Vous êtes trop grand pour QuickBooks ? Business Central pourrait être le bon choix pour vous  

22 avril 2022

13 octobre 2022

Abhishek Singh

Vous êtes trop grand pour QuickBooks ? Business Central pourrait être le bon choix pour vous  

Lorsqu'une entreprise élargit ses horizons, il est naturel qu'elle recherche des moyens de mettre à niveau son logiciel de comptabilité actuel. Les fonctionnalités et les outils qui ont aidé votre entreprise à se développer au début peuvent désormais constituer un obstacle à sa croissance. Mais, sur une note plus positive, il est compréhensible que la transition vers nouveau logiciel comptable prend du temps et tous les progrès se produisent lorsque vous l'entreprenez en dehors de votre zone de confort.

Ainsi, l'entreprise doit être prête à explorer toutes les possibilités associées au nouveau système comptable, qui n'a jamais été envisagé auparavant ! C'est ainsi que la croissance à long terme est atteinte. Plutôt que de continuer à faire ce que vous faisiez, vous devriez examiner les limites de votre entreprise et déterminer s'il faut abandonner certains outils et pratiques en faveur de quelque chose de plus intuitif, flexible et robuste pour soutenir votre opération en pleine croissance. 

La augmentation et développant de toute entreprise entraîne l'évolution des demandes et des attentes des clients. Cela peut avoir un impact significatif sur les relations avec les clients. En ce qui concerne les petites et moyennes entreprises (PME), elles sont continuellement à la recherche de technologies innovantes pour les aider dans les rapports sur les clients, la comptabilité et les procédures commerciales. Lorsque vous recherchez un logiciel de comptabilité, il existe quelques noms bien connus sur le marché, mais lequel est idéal pour votre entreprise ?

Au fur et à mesure que le temps passe et que les entreprises se développent, les solutions de prise de décision rapides et faciles qu'elles utilisent deviennent obsolètes et mal pensées. Nous pouvons considérer QuickBooks comme exemple. Chaque utilisateur de QuickBooks a d'abord adoré ce logiciel, mais au fil du temps, ils ont découvert que QuickBooks n'était pas l'option idéale pour eux.

QuickBooks la simplicité et la facilité d'utilisation se sont révélées être son principal défaut par la suite. La simplicité indiquait un manque de sophistication et la facilité de configuration est devenue une préoccupation après qu'il a été découvert qu'il y avait moins de contrôles comptables et d'audit.

De plus, QuickBooks ne peut suivre et traiter qu'un certain nombre d'enregistrements. Alors, que faire une fois cette limite atteinte ? De plus, les utilisateurs peuvent modifier les transactions téléchargées directement dans QuickBooks, et aucun enregistrement de ces modifications n'est conservé. 

Si vous rencontrez tous ces problèmes, il est temps de passer à une solution plus optimisée, telle que Business Central, avant qu'il ne soit trop tard.

Voyons maintenant plus en détail ces deux plateformes de gestion financière et de reporting avancées : Microsoft Dynamics 365 Business Central contre QuickBooks.  

Vue d’ensemble

Qu'est-ce que QuickBooks? 

QuickBooks est un un logiciel de comptabilité paquet produit par Intuit. Il s'agit d'une plate-forme technologique mondiale pour les petites entreprises et les start-ups. Ce logiciel est destiné à aider les petites et moyennes entreprises avec la facturation des clients, le paiement des factures, la génération de rapports et la préparation des déclarations de revenus.

Il se concentre sur les enregistrements de documents et les processus qui les entourent. Il est disponible dans une variété d'éditions en tant qu'applications de bureau pour Windows. Vous pouvez utiliser le Mac ou la version en ligne. 

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Qu'est-ce que Microsoft Dynamics 365 Business Central ?  

Microsoft Dynamics 365 Business Central est un progiciel de gestion intégré (ERP) solution avec des capacités de comptabilité conçues pour les petites et moyennes entreprises en croissance qui cherchent à faire évoluer leurs processus commerciaux. La gestion des stocks, la prévision des flux de trésorerie, la gestion de la relation client et les informations en temps réel sont quelques-unes des caractéristiques comptables de ses fonctionnalités.

Centre d'affaires Microsoft Dynamics 365l est une excellente option pour de nombreuses applications professionnelles en raison de sa large gamme de fonctionnalités. 

La plate-forme s'intègre à l'ensemble de la suite Office de Microsoft, y compris Outlook, Excel et Teams.  

Signes indiquant que votre système est obsolète :  

Votre logiciel de comptabilité est l'épine dorsale financière de votre entreprise. Malgré cela, de nombreuses entreprises changent à un rythme plus rapide que leurs systèmes comptables ne peuvent suivre. En conséquence, ils ignorent souvent qu'ils utilisent un logiciel comptable obsolète système qui n'a pas la fonctionnalité nécessaire pour répondre à leurs besoins changeants.  

• Les erreurs de saisie manuelle des données et la facturation en temps opportun ne peuvent pas être résolues en embauchant simplement plus de personnes.  
• Même avec des rapports plus fréquents et plus complexes, il y a encore des lacunes dans les données.   
• Travailler avec des données incomplètes a un impact négatif sur les ventes et la satisfaction des clients.  
• Il est difficile d'accéder aux données de l'entreprise depuis n'importe quel endroit et à tout moment. 
• Commutation entre plusieurs programmes et systèmes qui ne peuvent pas communiquer entre eux.  

Cependant, la résolution de vos problèmes de croissance implique plus que la simple amélioration de votre matériel et de vos logiciels. 

Prenez QuickBooks comme exemple; vous pouvez vous retrouver dans le genre de situation où vous l'avez dépassé aujourd'hui ; ne soyez pas surpris; tu n'es pas seul. 

Plusieurs utilisateurs de QuickBooks sont satisfaits de leur choix initial, et ce n'est qu'avec le temps et l'expérience qu'ils réalisent que QuickBooks n'était pas la meilleure option. La simplicité et la facilité d'utilisation de QuickBooks peuvent également être sa chute dans l'ensemble. La simplicité révèle un manque de compréhension, et la facilité de configuration devient un problème lorsque vous réalisez qu'elle implique également un manque de contrôles comptables et d'audit. 

Si vous utilisez QuickBooks depuis un certain temps, vous êtes peut-être au courant d'un ou plusieurs de ces problèmes :  

Limite d'enregistrements atteinte - QuickBooks limite le nombre d'enregistrements qu'il peut traiter et stocker dans sa base de données. Il existe des restrictions sur le nombre d'employés, le nombre de transactions pouvant être enregistrées, etc. Une fois que vous avez atteint ces limites, votre seule option est de commencer à supprimer votre historique QuickBooks. 

Les données QuickBooks sont vulnérables à la modification directe dans les tableaux de données si elles ont un format de fichier non sécurisé. Cela permet de "modifier" les transactions téléchargées après coup, sans enregistrer les modifications apportées. En l'utilisant, vous pouvez même créer des transactions déséquilibrées avec vos données (les crédits ne sont pas égaux aux débits). 

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Microsoft Dynamics 365 Business Central vs QuickBooks - Comparaison

Les deux  Microsoft Dynamics 365 Business Central et QuickBooks sont des systèmes logiciels de comptabilité qui peuvent être utilisés par diverses entreprises. Examinons quelques-unes des différences significatives entre ces deux options pour déterminer celle qui convient le mieux à votre entreprise. 

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1) Évolutivité et accessibilité 

Les deux QuickBooks et Dynamics 365 Business central ont une variété d'options, et celle que vous choisissez détermine les fonctionnalités auxquelles vous avez accès. Ces plans incluent des fonctionnalités de gestion administrative, fiscale, du personnel et de projet.

Centre d'affaires Dynamics 365 est conçu pour être flexible, vous permettant d'ajouter et de supprimer des modules et des fonctionnalités avancées dont votre entreprise a besoin. 

2) Personnalisations et intégrations 

Les utilisateurs peuvent personnaliser les plates-formes dans QuickBooks et Business Central. Les formulaires, les factures, les devis et les reçus peuvent tous être personnalisés dans QuickBooks. 

Il existe de nombreux choix dans Business Central pour trier et personnaliser les données afin de répondre aux besoins de chaque utilisateur. Les onglets des signets et de la page d'accueil peuvent également être personnalisés par utilisateur, ce qui simplifie la navigation sur la plate-forme en fonction des informations dont vous avez besoin. Vous pouvez partager rapidement des informations entre les services grâce à l'intégration de Microsoft 365 (anciennement Office 365). 

3) Sécurité des données 

La structure des fichiers dans QuickBooks est pas très sûr. Il permet aux utilisateurs d'apporter des modifications aux transactions précédemment enregistrées. De plus, aucun enregistrement des modifications apportées n'est conservé. Le suivi est toujours actif dans Business Central et il garde une trace de toutes les modifications. Du point de vue de la vérification, c'est très important. 

4) Rapports 

Ces plates-formes offrent des rapports prédéfinis pour tous les domaines du système. QuickBooks fournit des fonctionnalités de création et de partage de rapports personnalisés, et Centre d'affaires Microsoft fournit des calendriers de compte et une interaction native avec Power BI pour des capacités d'analyse plus approfondies. 

Fonctionnalité multilingue  

Microsoft Dynamics 365 Business Central prend en charge plus de 30 langues, contrairement à QuickBooks. 

Fonctionnalité multidevise 

QuickBooks a une fonctionnalité multidevise limitée. Microsoft 365 Business Central, d'autre part, fournit des fonctionnalités complètes de transaction multidevise qui peuvent être mises à jour automatiquement à l'aide des services de taux de change. 

Piste d'audit financier 

Bien que les deux programmes assurent le suivi des documents, seul Microsoft Dynamics 365 Business Central audite les écritures financières. 

5) Différentes versions 

QuickBooks est disponible en trois versions différentes : QuickBooks Pro, QuickBooks Online et QuickBooks Enterprise, chacune étant basée sur une plateforme différente. Il n'est pas facile de passer ou de mettre à niveau d'une version à une autre, comme de QuickBooks Pro ou QuickBooks Enterprise à QuickBooks Online. 

Centre d'affaires Microsoft est construit sur Microsoft Azure, tout comme ses prédécesseurs Dynamics NAV et autres. Il a des fonctionnalités de compatibilité et d'intégration. Il assure une transition en douceur vers la version mise à niveau. 

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Qu'est-ce qui rend 365 Business Central meilleur que QuickBooks ? 

Les entreprises en croissance d'aujourd'hui rencontreront des problèmes avec les limites de QuickBooks, car la base de données de QuickBooks n'est pas capable d'évoluer pour répondre au développement d'une entreprise au-delà d'un certain point. De plus, la sécurité en ligne est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises. Bien qu'il y ait eu des progrès récents, la sécurité de QuickBooks reste pâle par rapport à la sécurité de Dynamics 365 Business Central. 

D365 BC La valeur est l'un de ses points forts, Microsoft affirmant que Business Central a plus de 800 fonctionnalités de plus que QuickBooks. Business Central comprend également des fonctionnalités qui vont au-delà de l'évolutivité et des rapports. De plus, lorsque l'on compare les prix, Microsoft Dynamic est nettement moins cher que QuickBooks. Un système plus robuste, Dynamic 365 empêche le vol et les erreurs des employés. 

Limites de QuickBooks 

• QuickBooks a des options de sécurité faibles et il est trop simple de faire des erreurs avec un accès inapproprié aux données.  
• QuickBooks n'est pas un programme robuste et aucun enregistrement de connexion ou modification des enregistrements principaux n'est possible.  
• QuickBooks propose peu d'options de création de rapports, ce qui complique les informations sur les clients et les capacités d'analyse.  
• QuickBooks n'est pas conçu pour être mis à l'échelle. Par conséquent, si votre entreprise se développe, vous devriez envisager d'adopter Dynamic 365 BC pour améliorer vos alternatives de facturation. Comme avec QuickBooks, il est difficile de gérer des emplacements de clients tiers ou diversifiés. 

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En quoi la migration de QuickBooks vers Business Central est-elle bénéfique ?  

• Dynamics 365 Business Central est une solution complète capable de gérer des processus métier complexes, d'améliorer la conformité et de sécuriser les workflows.  

• Étant donné que Dynamics 365 Business Central et Dynamics NAV partagent une base de code commune, les utilisateurs peuvent facilement passer des versions sur site aux versions cloud. 

• Grâce à une intégration étendue avec les programmes de productivité Office 365 de Microsoft, les clients tirent le meilleur parti de l'écosystème Microsoft, augmentant ainsi la productivité et la convivialité.  

• Dynamics 365 Business Central est construit sur la plate-forme sécurisée Microsoft Cloud Azure et peut évoluer pour gérer le nombre croissant d'utilisateurs et les volumes de transactions. Il existe également une interface de rapport basée sur le Web avec une pléthore d'options de rapport.  

Quelles données pouvons-nous importer de QuickBooks en ligne vers Business Central ?  

Les données suivantes peuvent être importées de QuickBooks en ligne vers Business Central :  

• Clients
• Fournisseurs 
• Articles
• Grand livre des comptes 
• Opérations de solde d'ouverture dans le grand livre 
• Quantités disponibles pour les articles en stock  
• Documentation pour les consommateurs et les fournisseurs, factures, notes de crédit et paiements.  

Vous pouvez migrer des montants complets sur les documents de vente et d'achat. Vous ne pouvez pas mettre à jour les montants qui ont été partiellement payés. Par exemple, si un client paie 300 $ sur un total de 500 $ sur une facture de vente, vous pouvez déplacer la totalité des 500 $.

Si vous avez reçu des paiements partiels, vous devrez les mettre à jour manuellement avant ou après la migration de vos données. Pour faciliter les choses par la suite, il est recommandé d'appliquer les transactions en attente avant la migration.  

Toujours se rappeler:  

La spécification des comptes vers lesquels les transactions doivent être migrées est une partie importante du processus de migration. Avant de migrer les données, c'est une idée innovante de planifier cette cartographie. Par exemple, considérez les comptes pour lesquels vous enregistrez des transactions :  

• Les clients se voient vendre des choses ou des services.  
• Action d'acheter des biens ou des services auprès d'un fournisseur.  
• Changements au grand livre.  

Les numéros de compte doivent être attribués aux comptes du grand livre dans Business Central. Dans QuickBooks en ligne, vérifiez que des numéros de compte ont été attribués à vos comptes. 

Aussi, lisez: 5 étapes faciles pour le retour des ventes dans Business Central

Principaux avantages du passage de QuickBooks à Dynamic 365 Business Central 

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1) Caractéristiques 

Business Central comprend environ 800 fonctionnalités qui manquent à QuickBooks Online Plus, et c'est un ERP qui peut être personnalisé pour être utilisé à des fins comptables. Cela est principalement dû au fait que Business Central est une solution Microsoft ERP plutôt qu'une simple solution comptable. Business Central fournit la fonctionnalité permettant de corriger toutes les faiblesses de QuickBooks, et il possède les meilleures capacités d'évolutivité et de création de rapports.  

2) Prix  

Lorsque l'on compare les tarifs utilisateur de Dynamics 365 aux tarifs utilisateur de QuickBooks, Dynamics 365 s'élève à 70 USD par utilisateur et par mois, tandis que QuickBooks Enterprise Solution peut coûter jusqu'à 184 USD par utilisateur et par mois pour l'édition Platinum. 

3) Audit 

Piste d'audit et rapports de Business Central : la piste d'audit dans Business Central est beaucoup plus complète, protégeant les entreprises contre les erreurs et le vol des employés. Les utilisateurs de Business Central, par exemple, doivent annuler les transactions annulées au lieu de les supprimer (intentionnellement ou accidentellement). En conséquence, il y aura une piste d'audit valide. 

4) Rapports  

Les capacités de création de rapports de Business Central sont très étendues. Par exemple, utilisez un portail de reporting basé sur le Web pour afficher les commandes d'achat en cours et les comparaisons d'achat dans les comptes fournisseurs, connectez facilement vos données à une solution de reporting complète. Power BI, pour afficher l'analyse des performances des vendeurs dans les rapports de saisie des commandes et accorder différentes autorisations d'accès aux données à différents utilisateurs.   

5) Intégration transparente  

Si vous utilisez Microsoft Office, Outlook, Excel ou l'un des autres produits Microsoft, vous serez étonné de la simplicité de leur utilisation et de la rapidité avec laquelle les données circulent entre eux. Par exemple, vous pouvez créer des devis et des factures directement depuis Outlook.  

Aussi, lisez: Tolérance de paiement – ​​Manuel d'utilisation de Business Central

Conclusion  

Il est devenu crucial pour les entreprises de travailler avec des logiciels fiables et robustes pour optimiser leurs opérations commerciales. La meilleure décision que vous puissiez prendre pour aider votre entreprise à se développer est d'utiliser Microsoft Dynamic 365 Business Central. Avec son propre ensemble d'avantages et d'objectifs, Microsoft Dynamics 365 est une solution plus performante que toute autre plate-forme de reporting avancée comme QuickBooks. Il est idéal pour les grandes entreprises ayant plusieurs opérations commerciales.  

La migration de votre entreprise d'un ancien logiciel de comptabilité vers un système ERP/CRM complet peut être une tâche difficile. Comme vous le savez déjà Microsoft Dynamics 365 Business Central offre aux entreprises beaucoup plus de capacités et de ressources que QuickBooks, mais avec autant d'options, il peut être difficile de savoir par où commencer. Ne vous inquiétez pas, nous avons une connaissance et une expérience approfondies des technologies modernes et pouvons vous aider à prendre des décisions commerciales pratiques. Nous contacter aujourd'hui si vous souhaitez migrer de QuickBooks vers Dynamics 365 Business Central.  

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