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Système de bons de commande, système de bons de commande

Procurement Cloud et autres systèmes de commande d'achat basés sur le cloud - La vue d'ensemble de l'entreprise

By Abhishek Singh / 15 février 2023

15 février 2023
Procurement Cloud et autres systèmes de commande d'achat basés sur le cloud - La vue d'ensemble de l'entreprise

À l'ère actuelle des entreprises en croissance et en concurrence, garder un œil sur les dépenses et les achats peut être aussi simple ou aussi compliqué que les systèmes en place pour gérer ces activités et tâches. Fini le temps des factures perdues et les reçus sont finalement derrière nous. Ainsi, les organisations d'aujourd'hui ne peuvent plus compter sur des accords verbaux et des poignées de main pour prendre des décisions intelligentes concernant l'achat de biens et de services.

Ces organisations s'éloignent des méthodes conventionnelles chronophages processus d'approvisionnement à une plus adaptable système d'approvisionnement basé sur le cloud qui réduit les coûts d'organisation dans le monde entier. Des outils tels que logiciel de bon de commande rendre ces accords fiables et traçables.

Les dernières technologies ont orienté dans un nouveau génération d'approvisionnement, qui repose sur la technologie cloud. Il existe une tonne de raisons pour lesquelles le passage à l'approvisionnement basé sur le cloud est avantageux pour les entreprises. Le plus important est l'accessibilité et l'organisation du processus d'approvisionnement lui-même.

Plusieurs entreprises sont conscientes que les outils manuels et systèmes hérités ne sont pas les options les plus appropriées pour gérer le cycle compliqué de l'approvisionnement au paiement. En utilisant logiciel de bon de commande, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus, augmenter l'efficacité et réduire les probabilités d'écarts pouvant survenir en raison de saisies manuelles.

Qu'est-ce qu'un système de bons de commande ? 

À un moment donné, les entreprises qui déménagent avec de petites ou de grandes opérations sont sans aucun doute tenues d'acheter des biens ou des services auprès d'une autre entreprise. Peu importe qu'il s'agisse d'une tonne de petits achats ou de quelques gros achats, les entreprises ont besoin d'une méthode pour suivre toutes ces commandes.

C'est là un système de bon de commande entre en jeu, il vous permet de créer et de gérer les commandes - de la demande d'achat au paiement du détaillant pour rationaliser votre processus d'achat. Il est essentiel de créer un flux de travail qui aide les entreprises à gérer leurs bons de commande, car la gestion des achats et de l'approvisionnement peut être une tâche ardue.

A système de bon de commande basé sur le cloud permet aux entreprises d'automatiser et de gérer efficacement les dépenses dans le développement d'un flux de travail qui répond à leurs pratiques commerciales spécifiques. 

Rationalisez votre processus de bon de commande avec Dynamics 365 Business Central.

Dites adieu à la saisie manuelle des données et à la paperasserie et bonjour au traitement automatisé des commandes, au suivi des stocks en temps réel et aux rapports personnalisables.

Pourquoi utiliser un système de bons de commande basé sur le cloud ? 

Les entreprises utilisent Word ou Excel pour créer des bons de commande et sont souvent satisfaits des fils de discussion par e-mail ou des engagements verbaux.

Cependant, malgré leur nom, il y a plus d'avantages de systèmes de bons de commande basés sur le cloud. Voici les avantages de l'automatisation de vos processus avec logiciel de bon de commande

Système de bon de commande basé sur le cloud
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1) Réduit le temps consacré aux processus d'approvisionnement

Vous pouvez réduire le temps consacré à la plupart des tâches liées à l'approvisionnement en mettant en place un système dédié. Il aide également dans les cas suivants :

  • Guichet unique d'informations qui vous fait gagner du temps dans la recherche d'informations appropriées. 
  • Moins de saisies de données manuelles.
  • Les processus d'approbation numériques, rapides et sécurisés sont plus rapides que les processus manuels. 
  • Le temps consacré au traitement des factures diminue généralement.
  • Lors du contrôle budgétaire, un temps plus nominal est consacré au suivi des engagements. 
  • Avec toute l'équipe impliquée dans le processus d'achat travaillant ensemble dans un système dédié, ils auront tous accès aux mêmes informations en temps réel.

2) Meilleur contrôle de la budgétisation/dépenses

Des informations essentielles liées à un bon de commande peuvent être ajoutées au-delà du bon de commande envoyé au fournisseur.

Avec toutes vos dépenses directement dans un seul système d'achat et d'approvisionnement, vous pouvez suivre et gérer efficacement vos dépenses. Dans un logiciel d'approvisionnement, vous obtenez toutes les informations pertinentes en un seul endroit. 

Ça peut être: 

  • Informations liées au traitement des factures (service, compte, projet). 
  • Informations concernant la facturation ou la répartition des coûts. 
  • Fichiers joints liés au bon de commande (par exemple - devis). 

Aussi, lisez: Intégration de Business Central avec LeafLink Cannabis CRM

3) Gardez une trace des commandes entrantes et évitez les commandes en double avec meilleure gestion des stocks 

Si une seule personne dans votre organisation est responsable des achats, le suivi des commandes peut être simple.

Mais à mesure que vos ventes augmentent, le système de bons de commande peut conserver une trace de ce qui est commandé, quand et par qui.

Cela peut sembler clair mais en gardant un ordre bien organisé système de bon de commande basé sur le cloud permet de déterminer facilement quels produits arrivent à tout moment, ce qui simplifie la gestion des expéditions et des stocks. 

4) Accès simple aux données historiques avec une archive numérique et une gestion des stocks améliorée 

Une archive consultable est une source d'informations qui vous assiste de plusieurs manières, car vous pouvez facilement découvrir les commandes précédentes, récupérer des informations sur la quantité commandée auprès d'un vendeur au fil du temps, obtenir des rapports sur les commandes liées à un budget, etc. 

Logiciel d'approvisionnement vous permet de voir ce qui est disponible dans votre inventaire, ainsi, lorsqu'un consommateur passe une commande, vous pouvez comprendre que vous avez ces articles en stock, ce qui vous permet d'éviter tout consommateur mécontent à l'avenir. 

5) Amélioration de la sécurité des données avec un système de bons de commande 

Vous pouvez choisir qui doit avoir accès pour visualiser, modifier, approuver les données dans le système d'achat à l'aide du contrôle d'accès numérique. Il existe aujourd'hui plusieurs systèmes qui viennent avec des mesures de sécurité supplémentaires. Certains exemples pourraient être la fonctionnalité d'authentification unique ou l'authentification à 2 facteurs. Ces mesures de sécurité, associées à des routines de sauvegarde périodiques, sauvegardent vos précieuses données. 

6) Un travail de bonne qualité avec une planification appropriée  

En utilisant ceci système de bon de commande basé sur le cloud, vous pouvez facilement savoir qui a effectué les modifications et quand elles ont été effectuées. Ainsi, l'ensemble de votre processus devient moins sujet aux erreurs et la précision n'est pas non plus compromise, ce qui signifie en fin de compte que vous obtenez des données et un travail de bonne qualité.

Avec l'aide du Système de bons de commande différents départements ont accès aux bons de commande dans le système, les membres de différents départements peuvent planifier et planifier leurs journées de travail en fonction de l'approvisionnement et des achats.  

Aussi, lisez: Des experts CRM qui donnent la priorité à votre entreprise – Les meilleures stratégies de recrutement

Comment automatiser votre processus de système de commande d'achat ? 

Automatisation des bons de commande peuvent simplifier et rationaliser vos processus d'achat. Ces processus d'achat manuels sont non seulement lents et fastidieux, mais ils sont également sujets aux erreurs.

Cela entraîne des retards dans l'approvisionnement, des relations insuffisantes avec les fournisseurs et des coûts supplémentaires. Système de bons de commande l'automatisation des processus aide à neutraliser tous ces problèmes de traitement manuel. 

1) Cartographiez votre processus d'achat à l'aide d'un organigramme 

Chaque organisation a des parties prenantes avec des exigences d'achat distinctes réunies sous le même toit. La cartographie de l'ensemble du processus vous permet de déterminer les cas extrêmes possibles et d'ajuster en conséquence, dans votre politique d'achat, en veillant à ce que votre entreprise soit prête pour l'automatisation.  

La réponse à ces questions peut clarifier les choses : 

  • Qui fait une demande d'achat dans votre entreprise, et qui l'approuve ? 
  • Quels sont les seuils et qui reçoit les biens ou services ? 
  • Quel est le processus de budgétisation pour cet achat ? 

Vous pouvez commencer à construire votre système d'achat une fois que vous avez compris le processus d'achat dans son ensemble. 

2) Mettre en place et définir des règles d'approbation, les communiquer à votre équipe, puis choisir le logiciel d'achat  

Vous devez décrire clairement l'autorité d'approbation pour chaque type d'achat. Gardez toujours à l'esprit que les étapes d'approbation inutiles augmentent le temps de traitement global. Et une approche d'approbation stricte garantit que vous disposez du mécanisme approprié pour gérer les dépenses.

Cherchez maintenant le meilleur logiciel d'achat pour votre entreprise. Assurez-vous que le système que vous sélectionnez dispose d'une excellente équipe de service client, surtout si vous n'avez jamais utilisé de système basé sur le cloud. Système de bons de commande avant. 

3) Concevez votre bon de commande et implémentez votre système de bons de commande

En fonction de votre entreprise, vous devrez peut-être inclure des informations détaillées sur votre bon de commande pour vous conformer aux normes et à la législation de l'industrie.

Vous devez commencer progressivement à mettre en œuvre le nouveau logiciel dans votre entreprise en laissant les décideurs les plus importants de votre organisation l'utiliser en premier.

Après une simple démonstration, vous pouvez rendre votre système entièrement fonctionnel. 

Aussi, lisez: Systèmes d'achat automatisés pour la croissance des entreprises : le guide 2022

Comment fonctionnent les systèmes de gestion des bons de commande en ligne ?

Systèmes informatiques de bons de commande rendre le processus d'achat plus efficace et permettre un meilleur suivi des paiements et un inventaire avantageux.

Plusieurs organisations suivent le même cycle de vie lors de la création et du traitement des bons de commande. 

Système de bons de commande en ligne
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1) Réquisition

Cette étape consiste à reconnaître une exigence commerciale qui peut être satisfaite en achetant des services ou des biens. Pour les entreprises disposant de services d'approvisionnement fiables, cette étape consiste généralement à obtenir des devis auprès de nombreux fournisseurs et à négocier les prix. 

2) Approbation 

Cette étape implique l'approbation du bon de commande. Habituellement, les demandes d'approbation de bons de commande sont généralement approuvées par un responsable(s) des achats (30%), individuel chefs de service (34%), ou un assortiment des deux (26 %). 

3) Traitement des bons de commande

Au cours de cette étape, la création réelle du bon de commande se produit. Cela dépend de l'adoption de la technologie par l'entreprise, si le produit créé Système de bons de commande sont envoyés aux fournisseurs de manière manuelle, semi-manuelle ou entièrement automatisée. La plupart des petites entreprises commencent manuellement avec des bons de commande papier.  

4) Accusé de réception 

Cette étape implique que le fournisseur accuse réception et accepte votre demande en confirmant les termes de votre bon de commande.

Pourtant, il existe des circonstances inattendues qui ne laissent pas d'autre choix aux fournisseurs que de demander de nouvelles conditions. Si cela se produit, le Système de bons de commande peut être modifié via un processus d'ordre de modification. 

5) Ordre de modification du bon de commande 

Le fournisseur et l'acheteur peuvent initier un processus d'ordre de modification. Du côté de l'acheteur, les acheteurs exigent généralement un ordre de modification en raison d'une unité de mesure (UOM) incorrecte utilisée dans le bon de commande.

Et, d'autre part, un fournisseur peut modifier les commandes en raison d'une mauvaise tarification, d'articles abandonnés, de ruptures de stock ou de désaccords sur les articles du bon de commande. 

6) Fermer le bon de commande 

Après avoir vérifié toutes les informations, lorsqu'il n'y a pas d'écart dans la facture, vous pouvez enfin clôturer le bon de commande. Le standard cycle du processus d'approvisionnemente suivra ensuite. 

Aussi, lisez: Effectuer un rapprochement bancaire dans Dynamics 365 Business Central

Top 10 des logiciels de bons de commande

1. Négociation 

Un logiciel qui aspire à révolutionner la façon dont les administrateurs et les utilisateurs d'entreprise passent des commandes, supervisent les dépenses et soumettre le paiement auprès de leurs fournisseurs est acheté par Négociation de la startup new-yorkaise du même nom.

Les clients de Negotiatus peuvent également économiser une tonne d'argent en utilisant son vaste réseau de fournisseurs partenaires, qui comprend Office Depot, Costco, Best Buy et Amazon. 

2. Livres Zoho 

Votre guichet unique pour l'organisation des transactions et la gestion des responsabilités comptables est Livres Zoho.

C'est un endroit sûr où vous pouvez gérer toutes les factures de votre entreprise, rapprocher vos relevés bancaires, gérer vos dépenses, superviser des projets et oublier de vous soucier de la conformité à la TPS. 

Tout article commandé peut être facilement suivi, et vous pouvez obtenir des informations précises sur vos bons de commande et vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs ou de conflits entre ce qui a été commandé et ce qui a été livré.

Grâce à ses fonctionnalités intelligentes et à son interface utilisateur attrayante, Livres Zoho élimine toute complication potentielle du développement et de la gestion des OP.

Il est parfait pour les petites organisations avec peu de ressources en raison de sa simplicité contagieuse dans le suivi et la conversion des bons de commande. 

3. Projet de libre-approvisionnement 

Avec l'utilisation de formulaires personnalisés, Projet d'approvisionnement libre, une solution d'achat basée sur Windows, les petites et moyennes entreprises peuvent créer bons de commande (PO), envoyez-les aux fournisseurs et suivez la progression des bons de commande reçus ou en retard. Les gestionnaires peuvent l'utiliser pour établir des rapports de dépenses et garder un œil sur les budgets.  

Grâce au programme, les utilisateurs peuvent également envoyer ces formulaires par e-mail aux fournisseurs. De plus, il offre une assistance gratuite et des fonctionnalités de suivi du budget. Le suivi des stocks, le routage automatique des approbations et l'approbation des factures sont tous possibles. 

4. Base aérienne 

Base aérienne est une plate-forme de gestion qui aide à une pleine Solution de gestion des bons de commande. Il permet une correspondance à deux et à trois voies. Notre classement de Base aérienne repose principalement sur ses capacités d'automatisation. Chaque demande de bon de commande est automatiquement transmise à l'approbateur approprié.  

Les entreprises peuvent surveiller les dépenses en temps réel à partir de diverses sources de données grâce à Airbase. Les responsables peuvent garder un œil sur les dépenses des employés, des équipes, des services et des fournisseurs tout au long du mois en utilisant les fonctionnalités de création de rapports en libre-service.

Les utilisateurs peuvent également obtenir des données sur les coûts passés et prévus à partir de l'analyse des dépenses afin d'identifier les modèles et les tendances des dépenses. Les utilisateurs d'Airbase peuvent automatiser les procédures comptables en capturant les reçus et en synchronisant les transactions avec de nombreux systèmes tiers tels que QuickBooks, Xero et NetSuite. 

5. Lieu de travail primordial 

A solution de gestion des achats appelé Lieu de travail primordial est disponible pour l'hébergement sur site ou dans le cloud. La solution prend en charge les moyennes et grandes organisations dans une variété de secteurs industriels, y compris la technologie, le divertissement et le secteur de la santé.

La gestion des contrats des fournisseurs et des bons de commande, le suivi du statut et les capacités d'audit sont quelques-uns des aspects clés.  

Les utilisateurs peuvent facilement basculer entre différents flux de travail grâce à son intégration avec les meilleurs systèmes ERP, y compris Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage et Oracle NetSuite. 

6. Achats centralisés 

Avec l'aide d' Centre d'affaires, vous pouvez organiser les achats de l'entreprise et rendre les processus d'achat quotidiens compréhensibles et gérables.

De plus, vous obtenez un accès immédiat à un résumé des achats passés effectués par vos fournisseurs, des commandes ouvertes et des données commerciales.

Les informations détaillées sur les fournisseurs de l'entreprise permettent une meilleure gestion des relations et l'amélioration de ces relations.  

In Centre d'affaires, vous pouvez gérer votre inventaire en utilisant des factures d'achat pour maintenir dynamiquement les niveaux d'inventaire. Cela garantira une gestion efficace des stocks, vous aidant à réduire les coûts et à améliorer les niveaux de service en réduisant le coût de votre inventaire. 

7. ProcureDesk 

ProcureDesk est un outil d'achat basé sur le cloud qui aide les petites et moyennes entreprises à créer et à gérer leurs flux de trésorerie et leurs procédures d'achat. Les utilisateurs peuvent créer des bons de commande et suivre les remises de paiement à l'aide des fonctionnalités d'achat et de facturation de la solution. 

Les bons de commande et la facturation sont entièrement automatisés par ProcureDesk, vous offrant un contrôle total sur vos dépenses et un aperçu immédiat des flux de trésorerie.

Le fait que 40 % des directeurs financiers ne sachent pas qui achète quoi avant l'arrivée de la facture présente des défis importants en matière de conformité et de flux de trésorerie. 

Les catalogues personnalisés accélèrent le processus de demande et ProcureDesk s'interface également avec un logiciel de comptabilité comme QuickBooks pour synchroniser les données d'achat avec les services financiers. 

8. Précoro

Precoro est une plate-forme cloud attrayante et fluide. Il contribue à améliorer le processus d'approvisionnement pour les PME et les grandes entreprises.

Le développement et la distribution de bons de commande, de bons de commande généraux, d'analyses visuelles sur les dépenses des services, la facturation, la budgétisation en temps réel, la réception, la correspondance à trois et la gestion de catalogue avec des connexions de produits sont quelques-unes des fonctionnalités clés. 

De nombreuses fonctionnalités sont proposées par Précoro, comme l'API gratuite et les interfaces avec NetSuite et Quickbooks. Precoro fournit en outre un SSO et une authentification à deux facteurs fiable et sécurisée.

Il vous permet également de passer 65% de temps en moins sur la gestion des achats tout en économisant plus de 15% sur les coûts quotidiens. 

9. Kiss Flow 

flux de baisers Le Procurement Cloud doit être pris en compte par les entreprises qui abandonnent les systèmes manuels de gestion des achats, installent une solution pour la première fois ou remplacent plusieurs solutions ponctuelles. Les entreprises peuvent prendre des décisions d'achat meilleures, plus rapides et plus éclairées en éliminant les devinettes avec Kissflow. 

Pour garantir que les bons de commande créés respectent les politiques spécifiées, les utilisateurs ont accès à des workflows configurables basés sur des règles. Ce faisant, leur création est assurée d'être sans erreur. De plus, il offre une méthode très flexible pour inscrire des fournisseurs non enregistrés.

De plus, la direction a accès à des données opportunes qui peuvent être utilisées pour arrêter les dépenses inutiles et réduire les coûts d'approvisionnement. 

10. Fraxion 

Avec une analyse complète des dépenses, la plateforme d'approvisionnement basée sur le cloud de Fraxion offre une gestion des demandes d'achat, des dépenses et des approbations. Avec une visibilité totale, une connaissance du budget et une conformité aux politiques, automatisez les procédures d'approvisionnement et accélérez le cycle de l'approvisionnement au paiement.  

La solution offre des fonctionnalités sophistiquées d'acheminement des approbations, de devis, d'approbation des factures et de correspondance à 2 ou 3 voies, permettant une fonctionnalité de demande d'achat mobile à commande d'achat. Créez des politiques fermes et prenez des mesures proactives pour assurer la conformité.

Avec des rapports et des informations solides, les analyses avancées de Fraxion permettent d'analyser les dépenses. Avant de dépenser de l'argent, déterminez le niveau de risque des demandes et gagnez en visibilité sur les budgets aux points de décision. 

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Business Central simplifie l'ensemble du processus d'achat en facilitant la gestion et le suivi des commandes, la vérification des niveaux de stock et la génération de rapports personnalisés.

Quelques mythes courants sur le système de commande d'achat  

Avec les innovations et les découvertes viennent les doutes et les confusions. Nous avons compilé une liste de certains mythes très courants liés aux systèmes de bons de commande : 

#1 Pas seulement pour un lieu ou un modèle spécifique 

La conversation moderne tourne toujours autour de la conviction que les commandes d'approvisionnement ne peuvent fonctionner que pour les entreprises. La réalité est complètement différente - Les systèmes de bons de commande sont pour tout le monde. Quelle que soit la taille de votre entreprise, l'utilisation d'un système de commande en ligne vous permettra d'accéder en temps réel à vos bons de commande. 

Lorsqu'il s'agit de maximiser les dépenses de votre organisation, un logiciel de bon de commande basé sur le cloud vous aidera à prendre des décisions basées sur les données. Pour les PME, un système de bons de commande basé sur le cloud est beaucoup plus logique car les données en temps réel seront utiles à mesure qu'elles se développeront. Ils seront mieux à même d'identifier et de résoudre rapidement les goulots d'étranglement dans le processus de commande. 

#2 Élimination du travail manuel  

Un si grand non ! L'idée fausse la plus courante à propos du système basé sur le cloud est que les gens supposent qu'il élimine le travail humain. Alors qu'en réalité, non seulement les systèmes d'approvisionnement aident les entreprises à se connecter, mais ils augmentent également le niveau de communication.

L'ensemble du cycle de processus sera facilité pour les membres de l'équipe grâce à un système de bon de commande basé sur le cloud qui supprime les obstacles à la communication.  

En réalité, un système de commande d'achat automatisé éliminera les tâches fastidieuses et répétitives, libérant ainsi les agents d'approvisionnement pour qu'ils se concentrent sur des tâches plus stratégiques nécessitant une interaction humaine. 

#3 Vulnérable aux menaces extérieures 

Les innovations sont passionnantes et nouvelles, il faut du temps aux entreprises et aux gens pour accepter que le changement est digne de confiance. Bien que les systèmes basés sur le cloud fleurissent et se développent à chaque fois. Il existe une croyance commune selon laquelle ces systèmes ne sont pas fiables et que les informations sensibles peuvent devenir risquées sur ces plateformes.  

Au contraire, le système de bon de commande est livré avec des pare-feu puissants qui protègent les informations sensibles. Un certain nombre de mesures de sécurité, y compris des pare-feu sophistiqués et le cryptage des données, sont en place pour empêcher toute violation de données dans le système de bon de commande.  

#4 Beaucoup trop cher (logiciel coûteux)  

La majorité des Plateformes de bons de commande en mode SaaS proposent des abonnements "pay as you use", afin que les entreprises n'aient pas à faire un gros investissement initial.

Les solutions d'approvisionnement cloud avec des systèmes de bons de commande fantastiques conviennent parfaitement à l'administration des bons de commande dans les PME et les entreprises grâce à une tarification flexible, un large éventail de fonctions et une facilité d'utilisation. 

Aussi, lisez: Comment lire et évaluer une proposition de développement de logiciel CRM 

Quand et pourquoi utiliser le système PO ? 

Il y a plusieurs raisons pour utiliser les bons de commande au sein de votre entreprise. C'est à vous de choisir quelles catégories d'achats nécessitent des bons de commande. Assurez-vous simplement que vos politiques concernant l'exigence ou non d'un bon de commande sont spécifiées dans chaque cas. 

  • Aide à la budgétisation 
  • Gain de temps 
  • Permet la planification 
  • Agit comme un système d'alerte précoce pour les dépenses imprévues 
  • Élimine les gaffes 
  • Fournit une protection juridique 
  • Contrôle les dépenses et applique automatiquement la politique 
  • Suit les dépenses de l'entreprise 
  • Vous aide à comprendre les fournisseurs 
  • Améliore la gestion des stocks 

Il y a des situations où les ordres d'achat ne sont pas nécessaires. Par exemple, certaines entreprises utilisent des bons de commande pour les dépenses quotidiennes telles que les renouvellements d'adhésion et les services publics, mais pas toutes. 

Conclusion

Les employés négligent la plupart du temps nuage d'approvisionnement et le bon de commande, et personne ne le remarque. Mais il est essentiel de suivre les dépenses et ce logiciel aide à contrôler les dépenses. Il réduit la probabilité de fraude tout en éliminant le processus manuel. 

Une entreprise ne peut espérer réussir si ses système de passation des marchés est inefficace et dans un chaos continu. C'est pourquoi un logiciel de gestion des bons de commande capable d'automatiser l'ensemble du processus dans toute l'organisation est si essentiel.

Un excellent Logiciel de gestion des bons de commande or système de bon de commande basé sur le cloud aidera au suivi efficace des achats, à la création sans erreur des bons de commande, à l'amélioration des relations avec les fournisseurs et à l'exécution des commandes dans les délais.

Ainsi, la longue liste d'avantages fait des systèmes d'approvisionnement cloud la technologie la plus recherchée qui offre des opportunités d'améliorer l'efficacité transactionnelle dans le processus d'approvisionnement. 

Aussi, lisez: Tolérance de paiement – ​​Manuel d'utilisation de Business Central

Questions fréquemment posées (FAQ)

1) Qu'est-ce qu'un bon de commande (PO) ?

Un bon de commande est un document juridique envoyé par l'organisation d'achat au fournisseur. Il s'agit d'un document officiel qui peut être utilisé par un vendeur au cas où celui-ci n'obtiendrait pas le produit ou le service fourni. L'avantage du bon de commande est qu'il n'est pas nécessaire de payer un produit ou un service à l'avance. 

2) Quels sont les avantages d'un système de bon de commande cloud computing ? 

Les avantages du système de bon de commande du cloud computing sont mentionnés ci-dessous : 
> Accès aux données de n'importe où et sécurité des données 
> Base d'abonnement et flexibilité du travail 
> Réduction des dépenses opérationnelles 
> Meilleure gestion des fournisseurs 
> Rentable à long terme 
> Analyse de données 

3) Comment le système de bons de commande aide-t-il à la gestion des fournisseurs ? 

Le système de commande d'achat permet la gestion des fournisseurs car vous pouvez suivre chaque fournisseur pour ses performances. Par exemple, vous pouvez comprendre quel fournisseur fournit des produits en fonction des besoins. Vous pouvez prendre une meilleure décision concernant les performances des fournisseurs lorsque vous effectuez le suivi des fournisseurs.  

4) Quels sont les 3 principaux documents utilisés dans le processus d'achat ? 

‍Les trois principaux documents utilisés dans le processus d'achat sont la demande de proposition (RFP), la demande d'informations (RFI) et la demande de devis (RFQ). Chacun de ces documents a un objectif distinct.

5) Quelles fonctionnalités un bon système de bons de commande doit-il avoir ? 

Un bon système de bons de commande doit avoir les caractéristiques suivantes : 
- Création et gestion faciles des bons de commande 
- Intégration avec les logiciels comptables et financiers 
- Workflows d'approbation automatisés 
- Capacités de gestion et de communication des fournisseurs 
- Suivi et rapport en temps réel de l'état des bons de commande 
- Accessibilité mobile pour la gestion des bons de commande en déplacement 

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À l'ère actuelle des entreprises en croissance et en concurrence, garder un œil sur les dépenses et les achats peut être aussi simple ou aussi compliqué que les systèmes en place pour gérer ces activités et tâches. Fini le temps des factures perdues et les reçus sont finalement derrière nous. Ainsi, les organisations d'aujourd'hui ne peuvent plus compter sur des accords verbaux et des poignées de main pour prendre des décisions intelligentes concernant l'achat de biens et de services.

Ces organisations s'éloignent des méthodes conventionnelles chronophages processus d'approvisionnement à une plus adaptable système d'approvisionnement basé sur le cloud qui réduit les coûts d'organisation dans le monde entier. Des outils tels que logiciel de bon de commande rendre ces accords fiables et traçables.

Les dernières technologies ont orienté dans un nouveau génération d'approvisionnement, qui repose sur la technologie cloud. Il existe une tonne de raisons pour lesquelles le passage à l'approvisionnement basé sur le cloud est avantageux pour les entreprises. Le plus important est l'accessibilité et l'organisation du processus d'approvisionnement lui-même.

Plusieurs entreprises sont conscientes que les outils manuels et systèmes hérités ne sont pas les options les plus appropriées pour gérer le cycle compliqué de l'approvisionnement au paiement. En utilisant logiciel de bon de commande, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus, augmenter l'efficacité et réduire les probabilités d'écarts pouvant survenir en raison de saisies manuelles.

Qu'est-ce qu'un système de bons de commande ? 

À un moment donné, les entreprises qui déménagent avec de petites ou de grandes opérations sont sans aucun doute tenues d'acheter des biens ou des services auprès d'une autre entreprise. Peu importe qu'il s'agisse d'une tonne de petits achats ou de quelques gros achats, les entreprises ont besoin d'une méthode pour suivre toutes ces commandes.

C'est là un système de bon de commande entre en jeu, il vous permet de créer et de gérer les commandes - de la demande d'achat au paiement du détaillant pour rationaliser votre processus d'achat. Il est essentiel de créer un flux de travail qui aide les entreprises à gérer leurs bons de commande, car la gestion des achats et de l'approvisionnement peut être une tâche ardue.

A système de bon de commande basé sur le cloud permet aux entreprises d'automatiser et de gérer efficacement les dépenses dans le développement d'un flux de travail qui répond à leurs pratiques commerciales spécifiques. 

Rationalisez votre processus de bon de commande avec Dynamics 365 Business Central.

Dites adieu à la saisie manuelle des données et à la paperasserie et bonjour au traitement automatisé des commandes, au suivi des stocks en temps réel et aux rapports personnalisables.

Pourquoi utiliser un système de bons de commande basé sur le cloud ? 

Les entreprises utilisent Word ou Excel pour créer des bons de commande et sont souvent satisfaits des fils de discussion par e-mail ou des engagements verbaux.

Cependant, malgré leur nom, il y a plus d'avantages de systèmes de bons de commande basés sur le cloud. Voici les avantages de l'automatisation de vos processus avec logiciel de bon de commande

Système de bon de commande basé sur le cloud
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1) Réduit le temps consacré aux processus d'approvisionnement

Vous pouvez réduire le temps consacré à la plupart des tâches liées à l'approvisionnement en mettant en place un système dédié. Il aide également dans les cas suivants :

  • Guichet unique d'informations qui vous fait gagner du temps dans la recherche d'informations appropriées. 
  • Moins de saisies de données manuelles.
  • Les processus d'approbation numériques, rapides et sécurisés sont plus rapides que les processus manuels. 
  • Le temps consacré au traitement des factures diminue généralement.
  • Lors du contrôle budgétaire, un temps plus nominal est consacré au suivi des engagements. 
  • Avec toute l'équipe impliquée dans le processus d'achat travaillant ensemble dans un système dédié, ils auront tous accès aux mêmes informations en temps réel.

2) Meilleur contrôle de la budgétisation/dépenses

Des informations essentielles liées à un bon de commande peuvent être ajoutées au-delà du bon de commande envoyé au fournisseur.

Avec toutes vos dépenses directement dans un seul système d'achat et d'approvisionnement, vous pouvez suivre et gérer efficacement vos dépenses. Dans un logiciel d'approvisionnement, vous obtenez toutes les informations pertinentes en un seul endroit. 

Ça peut être: 

  • Informations liées au traitement des factures (service, compte, projet). 
  • Informations concernant la facturation ou la répartition des coûts. 
  • Fichiers joints liés au bon de commande (par exemple – devis). 

Aussi, lisez: Intégration de Business Central avec LeafLink Cannabis CRM

3) Gardez une trace des commandes entrantes et évitez les commandes en double avec meilleure gestion des stocks 

Si une seule personne dans votre organisation est responsable des achats, le suivi des commandes peut être simple.

Mais à mesure que vos ventes augmentent, le système de bons de commande peut conserver une trace de ce qui est commandé, quand et par qui.

Cela peut sembler clair mais en gardant un ordre bien organisé système de bon de commande basé sur le cloud permet de déterminer facilement quels produits arrivent à tout moment, ce qui simplifie la gestion des expéditions et des stocks. 

4) Accès simple aux données historiques avec une archive numérique et une gestion des stocks améliorée 

Une archive consultable est une source d'informations qui vous assiste de plusieurs manières, car vous pouvez facilement découvrir les commandes précédentes, récupérer des informations sur la quantité commandée auprès d'un vendeur au fil du temps, obtenir des rapports sur les commandes liées à un budget, etc. 

Logiciel d'approvisionnement vous permet de voir ce qui est disponible dans votre inventaire, ainsi, lorsqu'un consommateur passe une commande, vous pouvez comprendre que vous avez ces articles en stock, ce qui vous permet d'éviter tout consommateur mécontent à l'avenir. 

5) Amélioration de la sécurité des données avec un système de bons de commande 

Vous pouvez choisir qui doit avoir accès pour visualiser, modifier, approuver les données dans le système d'achat à l'aide du contrôle d'accès numérique. Il existe aujourd'hui plusieurs systèmes qui viennent avec des mesures de sécurité supplémentaires. Certains exemples pourraient être la fonctionnalité d'authentification unique ou l'authentification à 2 facteurs. Ces mesures de sécurité, associées à des routines de sauvegarde périodiques, sauvegardent vos précieuses données. 

6) Un travail de bonne qualité avec une planification appropriée  

En utilisant ceci système de bon de commande basé sur le cloud, vous pouvez facilement savoir qui a effectué les modifications et quand elles ont été effectuées. Ainsi, l'ensemble de votre processus devient moins sujet aux erreurs et la précision n'est pas non plus compromise, ce qui signifie en fin de compte que vous obtenez des données et un travail de bonne qualité.

Avec l'aide du Système de bons de commande différents départements ont accès aux bons de commande dans le système, les membres de différents départements peuvent planifier et planifier leurs journées de travail en fonction de l'approvisionnement et des achats.  

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Comment automatiser votre processus de système de commande d'achat ? 

Automatisation des bons de commande peuvent simplifier et rationaliser vos processus d'achat. Ces processus d'achat manuels sont non seulement lents et fastidieux, mais ils sont également sujets aux erreurs.

Cela entraîne des retards dans l'approvisionnement, des relations insuffisantes avec les fournisseurs et des coûts supplémentaires. Système de bons de commande l'automatisation des processus aide à neutraliser tous ces problèmes de traitement manuel. 

1) Cartographiez votre processus d'achat à l'aide d'un organigramme 

Chaque organisation a des parties prenantes avec des exigences d'achat distinctes réunies sous le même toit. La cartographie de l'ensemble du processus vous permet de déterminer les cas extrêmes possibles et d'ajuster en conséquence, dans votre politique d'achat, en veillant à ce que votre entreprise soit prête pour l'automatisation.  

La réponse à ces questions peut clarifier les choses : 

  • Qui fait une demande d'achat dans votre entreprise, et qui l'approuve ? 
  • Quels sont les seuils et qui reçoit les biens ou services ? 
  • Quel est le processus de budgétisation pour cet achat ? 

Vous pouvez commencer à construire votre système d'achat une fois que vous avez compris le processus d'achat dans son ensemble. 

2) Mettre en place et définir des règles d'approbation, les communiquer à votre équipe, puis choisir le logiciel d'achat  

Vous devez décrire clairement l'autorité d'approbation pour chaque type d'achat. Gardez toujours à l'esprit que les étapes d'approbation inutiles augmentent le temps de traitement global. Et une approche d'approbation stricte garantit que vous disposez du mécanisme approprié pour gérer les dépenses.

Cherchez maintenant le meilleur logiciel d'achat pour votre entreprise. Assurez-vous que le système que vous sélectionnez dispose d'une excellente équipe de service client, surtout si vous n'avez jamais utilisé de système basé sur le cloud. Système de bons de commande avant. 

3) Concevez votre bon de commande et implémentez votre système de bons de commande

En fonction de votre entreprise, vous devrez peut-être inclure des informations détaillées sur votre bon de commande pour vous conformer aux normes et à la législation de l'industrie.

Vous devez commencer progressivement à mettre en œuvre le nouveau logiciel dans votre entreprise en laissant les décideurs les plus importants de votre organisation l'utiliser en premier.

Après une simple démonstration, vous pouvez rendre votre système entièrement fonctionnel. 

Aussi, lisez: Systèmes d'achat automatisés pour la croissance des entreprises : le guide 2022

Comment fonctionnent les systèmes de gestion des bons de commande en ligne ?

Systèmes informatiques de bons de commande rendre le processus d'achat plus efficace et permettre un meilleur suivi des paiements et un inventaire avantageux.

Plusieurs organisations suivent le même cycle de vie lors de la création et du traitement des bons de commande. 

Système de bons de commande en ligne
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1) Réquisition

Cette étape consiste à reconnaître une exigence commerciale qui peut être satisfaite en achetant des services ou des biens. Pour les entreprises disposant de services d'approvisionnement fiables, cette étape consiste généralement à obtenir des devis auprès de nombreux fournisseurs et à négocier les prix. 

2) Approbation 

Cette étape implique l'approbation du bon de commande. Habituellement, les demandes d'approbation de bons de commande sont généralement approuvées par un responsable(s) des achats (30%), individuel chefs de service (34%), ou un assortiment des deux (26 %). 

3) Traitement des bons de commande

Au cours de cette étape, la création réelle du bon de commande se produit. Cela dépend de l'adoption de la technologie par l'entreprise, si le produit créé Système de bons de commande sont envoyés aux fournisseurs de manière manuelle, semi-manuelle ou entièrement automatisée. La plupart des petites entreprises commencent manuellement avec des bons de commande papier.  

4) Accusé de réception 

Cette étape implique que le fournisseur accuse réception et accepte votre demande en confirmant les termes de votre bon de commande.

Pourtant, il existe des circonstances inattendues qui ne laissent pas d'autre choix aux fournisseurs que de demander de nouvelles conditions. Si cela se produit, le Système de bons de commande peut être modifié via un processus d'ordre de modification. 

5) Ordre de modification du bon de commande 

Le fournisseur et l'acheteur peuvent initier un processus d'ordre de modification. Du côté de l'acheteur, les acheteurs exigent généralement un ordre de modification en raison d'une unité de mesure (UOM) incorrecte utilisée dans le bon de commande.

Et, d'autre part, un fournisseur peut modifier les commandes en raison d'une mauvaise tarification, d'articles abandonnés, de ruptures de stock ou de désaccords sur les articles du bon de commande. 

6) Fermer le bon de commande 

Après avoir vérifié toutes les informations, lorsqu'il n'y a pas d'écart dans la facture, vous pouvez enfin clôturer le bon de commande. Le standard cycle du processus d'approvisionnemente suivra ensuite. 

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Top 10 des logiciels de bons de commande

1. Négociation 

Un logiciel qui aspire à révolutionner la façon dont les administrateurs et les utilisateurs d'entreprise passent des commandes, supervisent les dépenses et soumettre le paiement auprès de leurs fournisseurs est acheté par Négociation de la startup new-yorkaise du même nom.

Les clients de Negotiatus peuvent également économiser une tonne d'argent en utilisant son vaste réseau de fournisseurs partenaires, qui comprend Office Depot, Costco, Best Buy et Amazon. 

2. Livres Zoho 

Votre guichet unique pour l'organisation des transactions et la gestion des responsabilités comptables est Livres Zoho.

C'est un endroit sûr où vous pouvez gérer toutes les factures de votre entreprise, rapprocher vos relevés bancaires, gérer vos dépenses, superviser des projets et oublier de vous soucier de la conformité à la TPS. 

Tout article commandé peut être facilement suivi, et vous pouvez obtenir des informations précises sur vos bons de commande et vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs ou de conflits entre ce qui a été commandé et ce qui a été livré.

Grâce à ses fonctionnalités intelligentes et à son interface utilisateur attrayante, Livres Zoho élimine toute complication potentielle du développement et de la gestion des OP.

Il est parfait pour les petites organisations avec peu de ressources en raison de sa simplicité contagieuse dans le suivi et la conversion des bons de commande. 

3. Projet de libre-approvisionnement 

Avec l'utilisation de formulaires personnalisés, Projet d'approvisionnement libre, une solution d'achat basée sur Windows, les petites et moyennes entreprises peuvent créer bons de commande (PO), envoyez-les aux fournisseurs et suivez la progression des bons de commande reçus ou en retard. Les gestionnaires peuvent l'utiliser pour établir des rapports de dépenses et garder un œil sur les budgets.  

Grâce au programme, les utilisateurs peuvent également envoyer ces formulaires par e-mail aux fournisseurs. De plus, il offre une assistance gratuite et des fonctionnalités de suivi du budget. Le suivi des stocks, le routage automatique des approbations et l'approbation des factures sont tous possibles. 

4. Base aérienne 

Base aérienne est une plate-forme de gestion qui aide à une pleine Solution de gestion des bons de commande. Il permet une correspondance à deux et à trois voies. Notre classement de Base aérienne repose principalement sur ses capacités d'automatisation. Chaque demande de bon de commande est automatiquement transmise à l'approbateur approprié.  

Les entreprises peuvent surveiller les dépenses en temps réel à partir de diverses sources de données grâce à Airbase. Les responsables peuvent garder un œil sur les dépenses des employés, des équipes, des services et des fournisseurs tout au long du mois en utilisant les fonctionnalités de création de rapports en libre-service.

Les utilisateurs peuvent également obtenir des données sur les coûts passés et prévus à partir de l'analyse des dépenses afin d'identifier les modèles et les tendances des dépenses. Les utilisateurs d'Airbase peuvent automatiser les procédures comptables en capturant les reçus et en synchronisant les transactions avec de nombreux systèmes tiers tels que QuickBooks, Xero et NetSuite. 

5. Lieu de travail primordial 

A solution de gestion des achats appelé Lieu de travail primordial est disponible pour l'hébergement sur site ou dans le cloud. La solution prend en charge les moyennes et grandes organisations dans une variété de secteurs industriels, y compris la technologie, le divertissement et le secteur de la santé.

La gestion des contrats des fournisseurs et des bons de commande, le suivi du statut et les capacités d'audit sont quelques-uns des aspects clés.  

Les utilisateurs peuvent facilement basculer entre différents flux de travail grâce à son intégration avec les meilleurs systèmes ERP, y compris Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage et Oracle NetSuite. 

6. Achats centralisés 

Avec l'aide d' Centre d'affaires, vous pouvez organiser les achats de l'entreprise et rendre les processus d'achat quotidiens compréhensibles et gérables.

De plus, vous obtenez un accès immédiat à un résumé des achats passés effectués par vos fournisseurs, des commandes ouvertes et des données commerciales.

Les informations détaillées sur les fournisseurs de l'entreprise permettent une meilleure gestion des relations et l'amélioration de ces relations.  

In Centre d'affaires, vous pouvez gérer votre inventaire en utilisant des factures d'achat pour maintenir dynamiquement les niveaux d'inventaire. Cela garantira une gestion efficace des stocks, vous aidant à réduire les coûts et à améliorer les niveaux de service en réduisant le coût de votre inventaire. 

7. ProcureDesk 

ProcureDesk est un outil d'achat basé sur le cloud qui aide les petites et moyennes entreprises à créer et à gérer leurs flux de trésorerie et leurs procédures d'achat. Les utilisateurs peuvent créer des bons de commande et suivre les remises de paiement à l'aide des fonctionnalités d'achat et de facturation de la solution. 

Les bons de commande et la facturation sont entièrement automatisés par ProcureDesk, vous offrant un contrôle total sur vos dépenses et un aperçu immédiat des flux de trésorerie.

Le fait que 40 % des directeurs financiers ne sachent pas qui achète quoi avant l'arrivée de la facture présente d'importants défis en matière de conformité et de flux de trésorerie. 

Les catalogues personnalisés accélèrent le processus de demande et ProcureDesk s'interface également avec un logiciel de comptabilité comme QuickBooks pour synchroniser les données d'achat avec les services financiers. 

8. Précoro

Precoro est une plate-forme cloud attrayante et fluide. Il contribue à améliorer le processus d'approvisionnement pour les PME et les grandes entreprises.

Le développement et la distribution de bons de commande, de bons de commande généraux, d'analyses visuelles sur les dépenses des services, la facturation, la budgétisation en temps réel, la réception, la correspondance à trois et la gestion de catalogue avec des connexions de produits sont quelques-unes des fonctionnalités clés. 

De nombreuses fonctionnalités sont proposées par Précoro, comme l'API gratuite et les interfaces avec NetSuite et Quickbooks. Precoro fournit en outre un SSO et une authentification à deux facteurs fiable et sécurisée.

Il vous permet également de passer 65% de temps en moins sur la gestion des achats tout en économisant plus de 15% sur les coûts quotidiens. 

9. Kiss Flow 

flux de baisers Le Procurement Cloud doit être pris en compte par les entreprises qui abandonnent les systèmes manuels de gestion des achats, installent une solution pour la première fois ou remplacent plusieurs solutions ponctuelles. Les entreprises peuvent prendre des décisions d'achat meilleures, plus rapides et plus éclairées en éliminant les devinettes avec Kissflow. 

Pour garantir que les bons de commande créés respectent les politiques spécifiées, les utilisateurs ont accès à des workflows configurables basés sur des règles. Ce faisant, leur création est assurée d'être sans erreur. De plus, il offre une méthode très flexible pour inscrire des fournisseurs non enregistrés.

De plus, la direction a accès à des données opportunes qui peuvent être utilisées pour arrêter les dépenses inutiles et réduire les coûts d'approvisionnement. 

10. Fraxion 

Avec une analyse complète des dépenses, la plateforme d'approvisionnement basée sur le cloud de Fraxion offre une gestion des demandes d'achat, des dépenses et des approbations. Avec une visibilité totale, une connaissance du budget et une conformité aux politiques, automatisez les procédures d'approvisionnement et accélérez le cycle de l'approvisionnement au paiement.  

La solution offre des fonctionnalités sophistiquées d'acheminement des approbations, de devis, d'approbation des factures et de correspondance à 2 ou 3 voies, permettant une fonctionnalité de demande d'achat mobile à commande d'achat. Créez des politiques fermes et prenez des mesures proactives pour assurer la conformité.

Avec des rapports et des informations solides, les analyses avancées de Fraxion permettent d'analyser les dépenses. Avant de dépenser de l'argent, déterminez le niveau de risque des demandes et gagnez en visibilité sur les budgets aux points de décision. 

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Business Central simplifie l'ensemble du processus d'achat en facilitant la gestion et le suivi des commandes, la vérification des niveaux de stock et la génération de rapports personnalisés.

Quelques mythes courants sur le système de commande d'achat  

Avec les innovations et les découvertes viennent les doutes et les confusions. Nous avons compilé une liste de certains mythes très courants liés aux systèmes de bons de commande : 

#1 Pas seulement pour un lieu ou un modèle spécifique 

La conversation moderne tourne toujours autour de la conviction que les commandes d'approvisionnement ne peuvent fonctionner que pour les entreprises. La réalité est complètement différente - Les systèmes de bons de commande sont pour tout le monde. Quelle que soit la taille de votre entreprise, l'utilisation d'un système de commande en ligne vous permettra d'accéder en temps réel à vos bons de commande. 

Lorsqu'il s'agit de maximiser les dépenses de votre organisation, un logiciel de bon de commande basé sur le cloud vous aidera à prendre des décisions basées sur les données. Pour les PME, un système de bons de commande basé sur le cloud est beaucoup plus logique car les données en temps réel seront utiles à mesure qu'elles se développeront. Ils seront mieux à même d'identifier et de résoudre rapidement les goulots d'étranglement dans le processus de commande. 

#2 Élimination du travail manuel  

Un si grand non ! L'idée fausse la plus courante à propos du système basé sur le cloud est que les gens supposent qu'il élimine le travail humain. Alors qu'en réalité, non seulement les systèmes d'approvisionnement aident les entreprises à se connecter, mais ils augmentent également le niveau de communication.

L'ensemble du cycle de processus sera facilité pour les membres de l'équipe grâce à un système de bon de commande basé sur le cloud qui supprime les obstacles à la communication.  

En réalité, un système de commande d'achat automatisé éliminera les tâches fastidieuses et répétitives, libérant ainsi les agents d'approvisionnement pour qu'ils se concentrent sur des tâches plus stratégiques nécessitant une interaction humaine. 

#3 Vulnérable aux menaces extérieures 

Les innovations sont passionnantes et nouvelles, il faut du temps aux entreprises et aux gens pour accepter que le changement est digne de confiance. Bien que les systèmes basés sur le cloud fleurissent et se développent à chaque fois. Il existe une croyance commune selon laquelle ces systèmes ne sont pas fiables et que les informations sensibles peuvent devenir risquées sur ces plateformes.  

Au contraire, le système de bon de commande est livré avec des pare-feu puissants qui protègent les informations sensibles. Un certain nombre de mesures de sécurité, y compris des pare-feu sophistiqués et le cryptage des données, sont en place pour empêcher toute violation de données dans le système de bon de commande.  

#4 Beaucoup trop cher (logiciel coûteux)  

La majorité des Plateformes de bons de commande en mode SaaS proposent des abonnements "pay as you use", afin que les entreprises n'aient pas à faire un gros investissement initial.

Les solutions d'approvisionnement cloud avec des systèmes de bons de commande fantastiques conviennent parfaitement à l'administration des bons de commande dans les PME et les entreprises grâce à une tarification flexible, un large éventail de fonctions et une facilité d'utilisation. 

Aussi, lisez: Comment lire et évaluer une proposition de développement de logiciel CRM 

Quand et pourquoi utiliser le système PO ? 

Il y a plusieurs raisons pour utiliser les bons de commande au sein de votre entreprise. C'est à vous de choisir quelles catégories d'achats nécessitent des bons de commande. Assurez-vous simplement que vos politiques concernant l'exigence ou non d'un bon de commande sont spécifiées dans chaque cas. 

  • Aide à la budgétisation 
  • Gain de temps 
  • Permet la planification 
  • Agit comme un système d'alerte précoce pour les dépenses imprévues 
  • Élimine les gaffes 
  • Fournit une protection juridique 
  • Contrôle les dépenses et applique automatiquement la politique 
  • Suit les dépenses de l'entreprise 
  • Vous aide à comprendre les fournisseurs 
  • Améliore la gestion des stocks 

Il y a des situations où les ordres d'achat ne sont pas nécessaires. Par exemple, certaines entreprises utilisent des bons de commande pour les dépenses quotidiennes telles que les renouvellements d'adhésion et les services publics, mais pas toutes. 

Conclusion

Les employés négligent la plupart du temps nuage d'approvisionnement et le bon de commande, et personne ne le remarque. Mais il est essentiel de suivre les dépenses et ce logiciel aide à contrôler les dépenses. Il réduit la probabilité de fraude tout en éliminant le processus manuel. 

Une entreprise ne peut espérer réussir si ses système de passation des marchés est inefficace et dans un chaos continu. C'est pourquoi un logiciel de gestion des bons de commande capable d'automatiser l'ensemble du processus dans toute l'organisation est si essentiel.

Un excellent Logiciel de gestion des bons de commande or système de bon de commande basé sur le cloud aidera au suivi efficace des achats, à la création sans erreur des bons de commande, à l'amélioration des relations avec les fournisseurs et à l'exécution des commandes dans les délais.

Ainsi, la longue liste d'avantages fait des systèmes d'approvisionnement cloud la technologie la plus recherchée qui offre des opportunités d'améliorer l'efficacité transactionnelle dans le processus d'approvisionnement. 

Aussi, lisez: Tolérance de paiement – ​​Manuel d'utilisation de Business Central

Questions fréquemment posées (FAQ)

1) Qu'est-ce qu'un bon de commande (PO) ?

Un bon de commande est un document juridique envoyé par l'organisation d'achat au fournisseur. Il s'agit d'un document officiel qui peut être utilisé par un vendeur au cas où celui-ci n'obtiendrait pas le produit ou le service fourni. L'avantage du bon de commande est qu'il n'est pas nécessaire de payer un produit ou un service à l'avance. 

2) Quels sont les avantages d'un système de bon de commande cloud computing ? 

Les avantages du système de bon de commande du cloud computing sont mentionnés ci-dessous : 
> Accès aux données de n'importe où et sécurité des données 
> Base d'abonnement et flexibilité du travail 
> Réduction des dépenses opérationnelles 
> Meilleure gestion des fournisseurs 
> Rentable à long terme 
> Analyse de données 

3) Comment le système de bons de commande aide-t-il à la gestion des fournisseurs ? 

Le système de commande d'achat permet la gestion des fournisseurs car vous pouvez suivre chaque fournisseur pour ses performances. Par exemple, vous pouvez comprendre quel fournisseur fournit des produits en fonction des besoins. Vous pouvez prendre une meilleure décision concernant les performances des fournisseurs lorsque vous effectuez le suivi des fournisseurs.  

4) Quels sont les 3 principaux documents utilisés dans le processus d'achat ? 

‍Les trois principaux documents utilisés dans le processus d'achat sont la demande de proposition (RFP), la demande d'informations (RFI) et la demande de devis (RFQ). Chacun de ces documents a un objectif distinct.

5) Quelles fonctionnalités un bon système de bons de commande doit-il avoir ? 

Un bon système de bons de commande doit avoir les caractéristiques suivantes : 
– Création et gestion faciles des bons de commande 
– Intégration avec les logiciels comptables et financiers 
– Workflows d'approbation automatisés 
– Capacités de gestion et de communication des fournisseurs 
– Suivi et rapport en temps réel de l'état des bons de commande 
– Accessibilité mobile pour la gestion des bons de commande en déplacement 

Microsoft Dynamics 365 Business Central

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