Integración de Salesforce SharePoint: ¿cómo ayuda a maximizar el valor de ambos sistemas?

10 de diciembre de 2021

10 de diciembre de 2021

Nitin dangwal

Integración de Salesforce SharePoint: ¿cómo ayuda a maximizar el valor de ambos sistemas?

Salesforce es una plataforma CRM que proporciona una amplia gama de funcionalidades a los empleados y clientes de una empresa. Es una plataforma CRM basada en la nube que optimiza los departamentos de ventas, marketing y servicios de una empresa al proporcionar características y funcionalidades de vanguardia como: 

• Automatización del flujo de trabajo
• Gestión de leads y contactos 
• Einstein Analytics 
• Cuadros de mando 
• Gestión de socios y canales 
• Sincronización y uso compartido de archivos, por ejemplo, en todos los canales

Concentrémonos en la sincronización y el intercambio de archivos en este blog. 

¿Qué es la sincronización y el uso compartido de archivos? 

La sincronización y el intercambio de archivos implican el intercambio de archivos, documentos, imágenes, videos entre empleados, clientes o socios comerciales. Los sistemas empresariales de sincronización y uso compartido, en nuestro caso Salesforce, proporcionan una plataforma para sincronizar y compartir datos en varios dispositivos. Los datos se pueden guardar en la nube y acceder a ellos desde cualquier lugar, lo que garantiza la colaboración externa e interna. 

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¿Cómo maneja Salesforce la colaboración y la gestión de documentos? 

Colaboración 

Salesforce Chatter es una herramienta de colaboración gratuita para interactuar con sus empleados y clientes en tiempo real; es más parecido a Facebook o Twitter pero exclusivo de su organización. Con la charla, los empleados pueden crear perfiles personales, grupos públicos y privados para intercambiar publicaciones, imágenes y otras personas del grupo pueden comentar y dar me gusta en estas publicaciones. 

Gestión de la documentación 

Con varios procesos comerciales en ejecución, una organización genera una gran cantidad de archivos, y estos archivos deben ser accesibles para todos en todo momento. Salesforce tiene varios sistemas de gestión de documentos nativos como: 

1. Inicio de archivos

2. Contenido de Salesforce CRM

3. Conocimiento de Salesforce 

4. Ficha Documentos

5. Archivos adjuntos

Pero existe una limitación en el sistema de colaboración y gestión de documentos proporcionado por Salesforce. 

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¿Cuáles son estas limitaciones? Echemos un vistazo a ellos

Para la gestión de documentos, el espacio de almacenamiento de archivos es de suma importancia; Salesforce, que es la plataforma de CRM número uno, todavía tiene muchas limitaciones cuando se trata de proporcionar amplias instalaciones de almacenamiento para sus usuarios. 

Cuando digo espacio de almacenamiento de archivos, me refiero al espacio reservado para almacenar archivos importantes de Salesforce, como archivos adjuntos, archivos de inicio, Salesforce CRM Contenido, pestaña Documentos, archivos de Chatter (incluidas fotos de usuario), archivos personalizados en artículos de conocimientos y otros activos. 

Existe un límite de menos de 10 GB de espacio para el almacenamiento de archivos principal, así como restricciones en los archivos y adjuntos de Salesforce que se pueden almacenar dentro del almacenamiento de archivos principal de la plataforma de Salesforce. 

Los límites de almacenamiento para diferentes funciones en Salesforce Classic y Lightning Experience se detallan a continuación. 

DESTAQUE	LIMITE LAS
ARCHIVOS DE SALESFORCE	2 GB
ACCESORIOS	2 GB (Lightning) y 25 MB (Classic)
INSTITUCIONALES	5 MB
ADJUNTOS DE CONOCIMIENTO DE SALESFORCE	5 MB
CHAT	5 MB
CONTENIDO CRM SALESFORCE	2 GB
CORREO ELECTRÓNICO, MENSAJES CON ADJUNTOS	25 MB

Según la tabla anterior, puede concluir fácilmente que el espacio disponible es sorprendentemente limitado. 

Ahora, llegando a la charla de la herramienta de colaboración predeterminada, aunque la charla facilita la colaboración de empleados y usuarios, todavía viene con restricciones en las que solo los usuarios pagos tienen acceso a sus funcionalidades completas, como acceder a los registros de Salesforce o editar los documentos. Esta función también tiene acceso restringido a la información incluso para sus clientes y socios donde no pueden ver calendarios, bibliotecas de contenido, contactos, eventos y temas como usuarios gratuitos. 

La empresa tiene que comprar más licencias de Salesforce en la nube para que todos sus empleados tengan acceso completo a las funciones de charla u optar por licencias de inicio de la plataforma Lightning de Salesforce que les da a los usuarios acceso completo a todas las funcionalidades de charla. Estas licencias comienzan en el rango de precios de aproximadamente 25 $ por mes por usuario. 

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Aún puede administrar de manera eficiente la administración de documentos y facilitar la colaboración utilizando las herramientas nativas de Salesforce. 

¿Pero es factible? ¿Es rentable? ¿Es fácil de usar y para los empleados?

¡La respuesta es un claro no!

Las capacidades de almacenamiento limitadas significan que los archivos deben eliminarse constantemente o trasladarse a un sistema de almacenamiento externo para dejar espacio para los archivos entrantes. Las capacidades limitadas de la herramienta de charla significan desembolsar más dinero para aprovechar las licencias para permitir el acceso completo. 

La mejor solución posible sería utilizar Salesforce como plataforma CRM exclusiva y adoptar una plataforma diferente para gestionar la documentación y las colaboraciones.

Una de esas plataformas que ayuda a funcionar como plataforma de colaboración empresarial es Microsoft SharePoint. 

Las organizaciones pequeñas y grandes generan una gran cantidad de contenido en diferentes formas: contratos, mensajes de correo electrónico, hojas de cálculo, archivos PDF, fotos, archivos de texto, videos, facturas, registros, currículums, materiales de marketing, presentaciones de clientes y argumentos de venta.  

Si bien crear este contenido puede ser fácil, organizarlo es una gran tarea. Aún así, con un sistema de administración de contenido empresarial eficaz como SharePoint, puede organizar y administrar fácilmente el contenido generado a lo largo de todo su ciclo de vida. 

Es una plataforma de colaboración de intranet basada en la web que proporciona administración de contenido, colaboración en el flujo de trabajo, funciones de uso compartido seguro y mucho más. Estas funciones son accesibles desde cualquier lugar en una variedad de dispositivos. 

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Ventajas de la integración de SharePoint con Salesforce

La integración de la mejor plataforma CRM como Salesforce con una plataforma de colaboración flexible y rica en funciones como SharePoint permite a las organizaciones maximizar el valor de ambos sistemas; echemos un vistazo a cómo ocurre la magia. 

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Económico 

Dado que requiere la compra de licencias costosas, almacenar archivos exclusivamente en Salesforce puede ser bastante costoso, mientras que el uso de una herramienta de colaboración basada en SharePoint permite una colaboración más rentable entre equipos grandes. 

Colaboración a gran escala 

Integraciones de Salesforce SharePoint permiten el almacenamiento de grandes cantidades de archivos y la colaboración en tiempo real y la edición fuera de línea. Alrededor de 1 TB de espacio de almacenamiento está disponible por organización, con 0.5 GB adicionales por usuario con licencia. Con SharePoint, la administración de documentos a gran escala y las colaboraciones ocurren rápidamente, eliminando las limitaciones de usar Salesforce para el almacenamiento. 

Control de versiones de documentos 

 El control de versiones proporciona una red de seguridad a los usuarios al ayudarlos a mantener un registro histórico de cualquier cambio o error que pueda ocurrir en los documentos. Los documentos que se originan en Salesforce se versionan automáticamente a través de SharePoint, lo que le brinda un mayor control sobre la documentación que ven sus clientes y socios. 

Mejor eficiencia 

La funcionalidad de SharePoint está integrada directamente en la plataforma Salesforce, lo que permite una experiencia de usuario perfecta a medida que acceden a la cuenta, la oportunidad, las páginas de contacto, etc. 

Aumento de la seguridad 

Con Integraciones de Salesforce SharePoint, cuando un usuario inicia sesión con sus credenciales de SharePoint, solo puede ver y acceder a los archivos y contenido alojados en SharePoint y no a todo el contenido disponible en Salesforce, mejorando así la seguridad de la plataforma Salesforce.

Conocimiento administrativo 

En SharePoint, los empleados y clientes pueden acceder al conocimiento en tiempo real a través de artículos, promociones, fragmentos de noticias, etc. Los empleados pueden acceder al conocimiento de Salesforce para compartirlo, pero el acceso de cliente solo es posible a través de un portal de cliente que complementa el conocimiento de Salesforce. La ruta de Salesforce para entregar conocimiento puede ser más costosa a largo plazo, debido a tarifas de licencia de usuario más caras. 

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Conclusión  

Integración de Salesforce SharePoint es posible mediante el uso de Salesforce Connect, aplicaciones de integración listas para usar de Salesforce AppExchangeo una aplicación de integración personalizada. Al integrar Salesforce y SharePoint, puede establecer una comunicación fluida y un intercambio de conocimientos sencillo entre todos los departamentos de su organización aprovechando por igual todas las funciones que ofrecen estas dos plataformas. 

Es un procedimiento confiable, sencillo y rentable que puede ayudar a su empresa a generar valor y prosperar. 

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