En la era actual de negocios en crecimiento y competencia, controlar los gastos y las compras puede ser tan simple o tan complicado como los sistemas existentes para administrar estas actividades y tareas. Atrás quedaron los días de las facturas perdidas, y los recibos finalmente quedaron atrás. Por lo tanto, las organizaciones de hoy ya no pueden contar con acuerdos orales y apretones de manos para tomar decisiones inteligentes con respecto a la compra de bienes y servicios.
Estas organizaciones están flotando desde el tiempo convencional procesos de adquisición a una más adaptable sistema de compras basado en la nube eso es reducir los costos organizacionales en todo el mundo. Herramientas como software de orden de compra hacer que estos acuerdos sean confiables y rastreables.
Las últimas tecnologías han dirigido una nueva generacion de compras, que se basa en la tecnología de la nube. Hay un montón de razones por las que un cambio a la adquisición basada en la nube es ventajoso para las empresas. Lo más destacado es la accesibilidad y la organización del propio proceso de contratación.
Varias empresas son conscientes de que las herramientas manuales y sistemas heredados no son las opciones más adecuadas para gestionar el complicado ciclo de compra a pago. Utilizando software de orden de compra, puede automatizar todo el proceso, aumentar la eficiencia y reducir las probabilidades de que se produzcan discrepancias debido a las entradas manuales.
¿Qué es un sistema de órdenes de compra?
Sin duda, las empresas que en algún momento se mueven con operaciones pequeñas o grandes deben comprar bienes o servicios de otra empresa. No importa si se trata de un montón de compras pequeñas o unas pocas compras grandes, las empresas requieren un método para rastrear todos esos pedidos.
Aquí es donde un sistema de orden de compra entra en juego, le permite crear y administrar los pedidos, desde la solicitud de compra hasta el pago del minorista para agilizar su proceso de compra. Es esencial crear un flujo de trabajo que ayude a las empresas a administrar sus órdenes de compra, ya que manejar las compras y adquisiciones puede ser una tarea abrumadora.
A sistema de orden de compra basado en la nube permite a las empresas automatizar y administrar de manera eficiente el gasto en el desarrollo de un flujo de trabajo que se adapte a sus prácticas comerciales específicas.
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Diga adiós a la entrada manual de datos y al papeleo y dé la bienvenida al procesamiento automatizado de pedidos, el seguimiento de inventario en tiempo real y los informes personalizables.
¿Por qué utilizar un sistema de órdenes de compra basado en la nube?
Empresas de uso Word o Excel para generar órdenes de compra y, a menudo, están contentos con los hilos de correo electrónico o los compromisos verbales.
Sin embargo, a pesar de su nombre, hay más ventajas de sistemas de órdenes de compra basados en la nube. Estos son los beneficios de automatizar sus procesos con software de orden de compra:
1) Reduce el tiempo dedicado a los procesos de adquisición
Puede reducir el tiempo dedicado a la mayoría de las tareas asociadas con la adquisición mediante la implementación de un sistema dedicado. También ayuda en lo siguiente:
- Ventanilla única para obtener información que le ahorra tiempo en la búsqueda de la información adecuada.
- Menos entradas de datos manuales.
- Los procesos de aprobación digitales, rápidos y seguros son más rápidos que los manuales.
- El tiempo dedicado al procesamiento de facturas generalmente disminuye.
- Al realizar el control presupuestario, se dedica más tiempo nominal al seguimiento de los compromisos.
- Con todo el equipo involucrado en el proceso de compra trabajando en conjunto en un sistema dedicado, todos tendrán acceso a la misma información en tiempo real.
2) Control mejorado de presupuestos/gastos
La información esencial relacionada con una orden de compra se puede agregar más allá de la orden de compra enviada al proveedor.
Con todos sus gastos directamente allí en un solo sistema de compras y adquisición, puede realizar un seguimiento y administrar sus gastos de manera eficiente. En el software de adquisiciones, obtiene toda la información relevante en un solo lugar.
Puede ser:
- Información relacionada con el procesamiento de facturas (departamento, cuenta, proyecto).
- Información sobre facturación o imputación de costes.
- Archivos adjuntos vinculados a la orden de compra (por ejemplo, cotizaciones).
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3) Mantenga un registro de los pedidos entrantes y evite pedidos duplicados con gestión de inventario mejorada
Si una sola persona en su organización está a cargo de realizar las compras, el seguimiento de los pedidos puede resultar sencillo.
Pero a medida que aumentan sus ventas, el sistema de órdenes de compra puede mantener un registro de lo que se pide, cuándo y por quién.
Puede parecer claro, pero mantener un orden bien organizado sistema de orden de compra basado en la nube hace que sea sencillo determinar qué productos están entrando en cualquier momento, lo que simplifica la gestión de envíos e inventarios.
4) Acceso sin complicaciones a datos históricos con un archivo digital y una gestión de inventario mejorada
Un archivo de búsqueda es una fuente de información que lo ayuda de múltiples maneras, ya que puede descubrir sin esfuerzo pedidos anteriores, recuperar información sobre cuánto se ha pedido a un vendedor a lo largo del tiempo, obtener informes sobre pedidos relacionados con un presupuesto, etc.
software de compras le permite ver lo que está disponible en su inventario, por lo que, cuando un consumidor hace un pedido, puede comprender que tiene esos artículos en stock, lo que le permite evitar consumidores insatisfechos en el futuro.
5) Mejora de la seguridad de los datos con un sistema de órdenes de compra
Puede elegir quién debe tener acceso para ver, modificar y aprobar datos en el sistema de compras con la ayuda del control de acceso digital. Hay varios sistemas hoy en día que vienen con medidas de seguridad adicionales. Algunos ejemplos podrían ser la función de inicio de sesión único o la autenticación de dos factores. Estas medidas de seguridad junto con las rutinas de copia de seguridad periódicas guardan sus datos valiosos.
6) Trabajo de buena calidad con una planificación adecuada
Usando esto sistema de orden de compra basado en la nube, puede distinguir fácilmente quién realizó los cambios y cuándo se realizaron. Por lo tanto, todo su proceso se vuelve menos propenso a errores y la precisión tampoco se ve comprometida, lo que en última instancia significa que obtiene datos y trabajo de buena calidad.
Con la ayuda de sistema de orden de compra diferentes departamentos tienen acceso a las órdenes de compra en el sistema, los miembros de diferentes departamentos pueden planificar y programar sus días de trabajo en función de las adquisiciones y las compras.
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¿Cómo automatizar el proceso de su Sistema de Orden de Compra?
Automatización de órdenes de compra puede simplificar y agilizar sus procesos de compra. Estos procesos de compra manuales no solo son lentos y torpes, sino que también son propensos a errores.
Esto da como resultado retrasos en la adquisición, relaciones insuficientes con los proveedores y costos adicionales. sistema de orden de compra la automatización de procesos ayuda a neutralizar todos estos problemas de procesamiento manual.
1) Traza tu proceso de compra con la ayuda de un diagrama de flujo
Cada organización tiene partes interesadas con distintos requisitos de compra unidos bajo el mismo techo. El mapeo de todo el proceso le permite determinar posibles casos extremos y ajustarlos en consecuencia en su política de compras, lo que garantiza que su empresa esté lista para la automatización.
La respuesta a estas preguntas puede aclarar las cosas:
- ¿Quién hace una solicitud de compra en su empresa y quién la aprueba?
- ¿Cuáles son los umbrales y quién recibe los bienes o servicios?
- ¿Cuál es el proceso de presupuestación para esta compra?
Puede comenzar a construir su sistema de compras una vez que tenga claro el proceso de compra en su conjunto.
2) Configure y defina reglas de aprobación, comuníqueselas a su equipo y luego elija el software de compra
Debe describir claramente la autoridad de aprobación para cada tipo de compra. Tenga siempre en cuenta que los pasos de aprobación innecesarios aumentan el tiempo total de procesamiento. Y un enfoque de aprobación estricto asegura que tiene el mecanismo adecuado que gestiona los gastos.
Ahora busca el mejor software de compras para su empresa Asegúrese de que el sistema que seleccione cuente con un excelente equipo de atención al cliente, especialmente si nunca ha utilizado un sistema basado en la nube. sistema de orden de compra antes.
3) Diseñe su orden de compra e implemente su sistema de PO
Dependiendo de su negocio, es posible que deba incluir información detallada en su orden de compra para cumplir con los estándares y la legislación de la industria.
Debe comenzar gradualmente a implementar el nuevo software en su empresa, permitiendo que los responsables de la toma de decisiones más importantes de su organización lo utilicen primero.
Después de una simple demostración, puede hacer que su sistema funcione completamente funcional.
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¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de órdenes de compra en línea?
Sistemas informáticos de órdenes de compra haga que el proceso de compra sea más eficiente y permita un mayor seguimiento de los pagos y un inventario beneficioso.
Varias organizaciones siguen el mismo ciclo de vida cuando crean y manejan órdenes de compra.
1) Solicitud
Esta etapa implica el reconocimiento de un requisito comercial que se puede cumplir mediante la compra de servicios o bienes. Para las empresas con departamentos de compras confiables, esta etapa generalmente implica obtener cotizaciones de numerosos proveedores y negociar precios.
2) Aprobación
Este paso implica la aprobación de la orden de compra. Por lo general, las solicitudes de aprobación de PO generalmente son aprobadas por un gerente(s) de adquisiciones (30%), individual Departamento de managers (34%), o una variedad de los dos (26%).
3) Procesamiento de orden de compra
En este paso, se produce la creación real de la orden de compra. Depende de la adopción de la tecnología por parte de la empresa, ya sea la creada sistema de orden de compra se envían a los proveedores de forma manual, semimanual o totalmente automatizada. La mayoría de las pequeñas empresas comienzan manualmente con formularios de órdenes de compra en papel.
4) Reconocimiento
Esta etapa implica que el proveedor reconozca y acepte su solicitud mediante la confirmación de los términos de su orden de compra.
Sin embargo, hay circunstancias inesperadas que dejan a los proveedores sin otra opción que solicitar nuevos términos. Si esto sucede, el sistema de orden de compra se puede cambiar a través de un proceso de orden de cambio.
5) Orden de cambio de orden de compra
Tanto el proveedor como el comprador pueden iniciar un proceso de orden de cambio. Del lado del comprador, los compradores generalmente exigen una orden de cambio debido a que se utilizó una unidad de medida (UOM) incorrecta en la orden de compra.
Y, por otro lado, un proveedor puede cambiar los pedidos debido a precios incorrectos, artículos descontinuados, desabastecimientos o desacuerdos sobre los artículos en la orden de compra.
6) Cerrar orden de compra
Después de verificar toda la información, cuando no haya discrepancias en la factura, finalmente puede cerrar la orden de compra. El estandar ciclo del proceso de adquisiciónLuego seguiremos.
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Los 10 mejores software de órdenes de compra
1. Negociar
Software que aspira a revolucionar la forma en que los administradores de empresas y los usuarios realizan pedidos, supervisan los gastos y enviar pago a través de sus proveedores está siendo comprado por Negociación de la startup con sede en Nueva York del mismo nombre.
Los clientes de Negotiatus también pueden ahorrar una tonelada de dinero utilizando su amplia red de proveedores asociados, que incluye Office Depot, Costco, Best Buy y Amazon.
2. Libros de Zoho
Su ventanilla única para organizar transacciones y manejar responsabilidades contables es Zoho books.
Es un lugar seguro donde puede administrar todas las cuentas y facturas de su empresa, conciliar sus extractos bancarios, administrar sus gastos, supervisar proyectos y olvidarse de preocuparse por el cumplimiento de GST.
Cualquier artículo pedido se puede rastrear fácilmente, y puede obtener información precisa sobre sus órdenes de compra y asegurarse de que no haya errores o conflictos entre lo que se ordenó y lo que se entregó.
Gracias a sus funciones inteligentes y su llamativa interfaz de usuario, Zoho books elimina cualquier complicación potencial del desarrollo y la gestión de las PO.
Es perfecto para pequeñas organizaciones con pocos recursos debido a su contagiosa simplicidad en el seguimiento y conversión de órdenes de compra.
3. Proyecto de Libre Adquisición
Con el uso de formularios personalizados, Proyecto de Libre Adquisición, una solución de compra basada en Windows, las pequeñas y medianas empresas pueden crear órdenes de compra (PO), enviarlos a los proveedores y realizar un seguimiento del progreso de las órdenes de compra recibidas o vencidas. Los gerentes pueden usarlo para hacer informes de gastos y controlar los presupuestos.
A través del programa, los usuarios también pueden enviar estos formularios por correo electrónico a los proveedores. Además, ofrece asistencia gratuita y funciones de seguimiento de presupuesto. El seguimiento de inventario, el enrutamiento de aprobación automática y la aprobación de facturas son posibles.
4. Base aérea
Base Aerea es una plataforma de gestión que asiste de forma completa Solución de gestión de órdenes de compra. Permite la coincidencia de dos y tres vías. Nuestra clasificación de Base Aerea se basa principalmente en sus capacidades de automatización. Cada solicitud de orden de compra se entrega automáticamente al aprobador apropiado.
Las empresas pueden monitorear los gastos en tiempo real desde una variedad de fuentes de datos gracias a Airbase. Los gerentes pueden controlar los gastos de empleados, equipos, departamentos y proveedores durante todo el mes mediante el uso de capacidades de informes de autoservicio.
Los usuarios también pueden obtener datos de costos pasados y anticipados a partir del análisis de gastos para identificar patrones y tendencias de gastos. Los usuarios de Airbase pueden automatizar los procedimientos de contabilidad capturando recibos y sincronizando transacciones con numerosos sistemas de terceros como QuickBooks, Xero y NetSuite.
5. Lugar de trabajo primordial
A solución de gestión de compras , que son Lugar de trabajo primordial está disponible para alojamiento local o en la nube. La solución es compatible con organizaciones medianas y grandes en una variedad de sectores industriales, incluidos la tecnología, el entretenimiento y el sector de la salud.
La gestión de contratos de proveedores y órdenes de compra, el seguimiento del estado y las capacidades de auditoría son algunos de los aspectos clave.
Los usuarios pueden cambiar fácilmente entre varios flujos de trabajo gracias a su integración con los principales sistemas ERP, incluidos Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage y Oracle NetSuite.
6. Aprovisionamiento central empresarial
Con la ayuda de Central de Negocios, puedes organizar las compras de la empresa y hacer comprensibles y manejables los procesos de compra diarios.
Además, obtiene acceso inmediato a un resumen de compras anteriores realizadas por sus proveedores, pedidos abiertos y datos comerciales.
La información detallada de los proveedores de la empresa permite mejorar la gestión de las relaciones y mejorar las mismas.
In Central de Negocios, puede administrar su inventario mediante el uso de facturas de compra para mantener dinámicamente los niveles de inventario. Esto garantizará una gestión de inventario eficaz, ayudándole a reducir costes y mejorar los niveles de servicio al reducir el coste de su inventario.
7. Escritorio de compras
ProcureDesk es una herramienta de compras basada en la nube que ayuda a las pequeñas y medianas empresas a crear y administrar sus flujos de efectivo y procedimientos de compra. Los usuarios pueden crear órdenes de compra y realizar un seguimiento de las remesas de pago utilizando las funciones de facturación y compras de la solución.
Las órdenes de compra y la facturación están totalmente automatizadas por ProcureDesk, brindándole un control total sobre sus gastos y una visión inmediata del flujo de caja.
El hecho de que el 40 % de los directores financieros no sepa quién está comprando qué hasta que llega la factura presenta importantes desafíos de cumplimiento y flujo de caja.
Los catálogos personalizados aceleran el proceso de solicitud y ProcureDesk también interactúa con software de contabilidad como QuickBooks para sincronizar los datos de compra con los departamentos financieros.
8. Précoro
Precoro es una plataforma basada en la nube atractiva y fluida. Ayuda a mejorar el proceso de compras para pymes y grandes empresas.
Algunas de las características clave son el desarrollo y la distribución de órdenes de compra, órdenes de compra abiertas, análisis visual de gastos departamentales, facturación, elaboración de presupuestos en tiempo real, recepción, correspondencia tripartita y gestión de catálogos con conexiones de productos.
Numerosas características son ofrecidas por Précoro, como API gratuita e interfaces con NetSuite y Quickbooks. Además, Precoro proporciona SSO y autenticación de dos factores confiable y segura.
También le permite dedicar un 65 % menos de tiempo a la gestión de adquisiciones y ahorrar más del 15 % en los costos diarios.
9. Flujo de besos
flujo de besos Procurement Cloud debe ser considerado por las empresas que están cambiando de los sistemas de gestión de compras manuales, instalando una solución por primera vez o reemplazando varias soluciones puntuales. Las empresas pueden tomar decisiones de compra mejores, más rápidas y más informadas al eliminar las conjeturas con Kissflow.
Para garantizar que las órdenes de compra creadas cumplan con las políticas específicas, los usuarios tienen acceso a flujos de trabajo configurables basados en reglas. Al hacer esto, se asegura que su creación esté libre de errores. Además, ofrece un método muy flexible para inscribir a proveedores no registrados.
Además, la gerencia tiene acceso a datos oportunos que pueden usarse para detener los gastos innecesarios y reducir el costo de adquisición.
10. Fraxión
Con análisis integrales de gastos, la plataforma de adquisiciones basada en la nube de Fraxion ofrece gestión de solicitudes de compra, gastos y aprobación. Con visibilidad total, conocimiento del presupuesto y cumplimiento de políticas, automatice los procedimientos de adquisición y agilice el ciclo de adquisición a pago.
La solución ofrece capacidades sofisticadas de enrutamiento de aprobación, cotización, aprobación de facturas y coincidencia de 2 o 3 vías, lo que permite la funcionalidad de solicitud de compra móvil a pedido de compra. Cree políticas firmes y tome medidas proactivas para garantizar su cumplimiento.
Con informes e información sólidos, los análisis avanzados de Fraxion permiten el análisis de gastos. Antes de gastar dinero, determine el nivel de riesgo en las solicitudes y obtenga visibilidad de los presupuestos en los puntos de decisión.
¿Quiere tomar el control de su proceso de compra?
Business Central simplifica todo el proceso de compra, lo que facilita la gestión y el seguimiento de los pedidos, la comprobación de los niveles de inventario y la generación de informes personalizados.
Algunos mitos comunes sobre el sistema de órdenes de compra
Con las innovaciones y los descubrimientos vienen las dudas y las confusiones. Hemos compilado una lista de algunos mitos muy comunes relacionados con los sistemas de órdenes de compra:
#1 No solo para un lugar o modelo específico
La conversación de hoy en día todavía gira en torno a la creencia de que las órdenes de compra solo pueden funcionar para las empresas. La realidad es completamente diferente: los sistemas de órdenes de compra son para todos. No importa cuán grande o pequeña sea su empresa, el uso de un sistema de órdenes de compra en línea le permitirá acceder en tiempo real a sus órdenes de compra.
Cuando se trata de maximizar los gastos de su organización, el software de órdenes de compra basado en la nube lo ayudará a tomar decisiones basadas en datos. Para las PYMES, un sistema de PO basado en la nube tiene mucho más sentido porque los datos en tiempo real serán útiles a medida que se expanden. Estarán mejor capacitados para identificar y resolver rápidamente los cuellos de botella en el proceso de la orden de compra.
#2 Eliminación del trabajo manual
¡Qué gran no! El concepto erróneo más común sobre el sistema basado en la nube es que la gente asume que elimina el trabajo humano. Si bien, en realidad, los sistemas de compras no solo ayudan a las empresas a conectarse, sino que también aumentan el nivel de comunicación.
Todo el ciclo del proceso será más fácil para que los miembros del equipo interactúen entre sí gracias a un sistema de órdenes de compra basado en la nube que elimina los obstáculos de comunicación.
En realidad, un sistema automatizado de órdenes de compra eliminará las tareas tediosas y repetitivas, liberando a los trabajadores de compras para que se concentren en tareas más estratégicas que requieren interacción humana.
#3 Vulnerable a amenazas externas
Las innovaciones son emocionantes y nuevas, lleva tiempo que las empresas y las personas acepten que el cambio es digno de confianza. Aunque los sistemas basados en la nube están floreciendo y creciendo con cada paso del tiempo. Hay creencias comunes de que estos sistemas no son confiables y que la información confidencial puede volverse riesgosa en estas plataformas.
En su lugar, el sistema de orden de compra viene con fuertes cortafuegos que protegen la información confidencial. Se han implementado una serie de medidas de seguridad, incluidos cortafuegos sofisticados y encriptación de datos, para evitar cualquier violación de datos en el sistema de órdenes de compra.
#4 Demasiado caro (software costoso)
La mayoría de los Plataformas de órdenes de compra basadas en SaaS ofrecer suscripciones de 'pago por uso', para que las empresas no tengan que hacer una gran inversión inicial.
Las soluciones de adquisición en la nube con fantásticos sistemas de órdenes de compra son una buena opción para la administración de órdenes de compra tanto en pymes como en empresas gracias a la flexibilidad de precios, una amplia gama de funciones y la facilidad de uso.
También, lea: Cómo leer y evaluar una propuesta de desarrollo de software CRM
¿Cuándo y por qué usar el sistema de PO?
Hay varias razones para emplear ordenes de compra dentro de su negocio. Es su preferencia elegir qué categorías de compras necesitan órdenes de compra. Solo asegúrese de que sus políticas con respecto a si se especifica o no un requisito de orden de compra en cada caso.
- Ayuda con el presupuesto
- Ahorra tiempo:
- Permite la planificación
- Actúa como un sistema de alerta temprana para gastos inesperados
- Erradica los errores
- Brinda protección legal
- Controla el gasto y aplica automáticamente la política
- Realiza un seguimiento de los gastos de la empresa
- Le ayuda a entender a los proveedores
- Mejora la gestión de inventario
Hay algunas situaciones en las que Ordenes de compra no son necesarios. Por ejemplo, algunas empresas usan órdenes de compra para los gastos diarios, como renovaciones de membresía y servicios públicos, pero no todas.
Conclusión
Los empleados en su mayoría pasan por alto la nube de adquisiciones y la orden de compra, y nadie se da cuenta. Pero es esencial mantener un registro de los gastos y este software ayuda a controlar los gastos. Reduce la probabilidad de fraude al tiempo que elimina el proceso manual.
Una empresa no puede aspirar a tener éxito si su sistema de adquisiciones es ineficiente y en continuo caos. Esta es la razón por la que es tan esencial un software de gestión de órdenes de compra que automatice todo el proceso en toda la organización.
Una excelente software de gestión de órdenes de compra or sistema de orden de compra basado en la nube ayudará en el seguimiento eficiente de las compras, la creación de órdenes de compra sin errores, la mejora de las relaciones con los proveedores y la finalización oportuna de los pedidos.
Por lo tanto, la larga lista de ventajas hace que los sistemas de adquisición en la nube sean la tecnología más buscada que presenta oportunidades para mejorar la eficiencia transaccional en el proceso de adquisición.
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Preguntas frecuentes (Preguntas frecuentes)
Una orden de compra es un documento legal enviado por la organización compradora al proveedor. Es un documento oficial que puede ser utilizado por un vendedor en caso de que el vendedor no obtenga el producto o servicio proporcionado. La ventaja de la orden de compra es que no hay necesidad de pagar un producto o servicio por adelantado.
Las ventajas del sistema de órdenes de compra de computación en la nube se mencionan a continuación:
> Acceso a datos desde cualquier lugar y seguridad de datos
> Base de suscripción y flexibilidad laboral
> Gastos operativos reducidos
> Mejor gestión de proveedores
> Rentable a largo plazo
> Análisis de datos
El sistema de órdenes de compra permite la gestión de proveedores, ya que puede realizar un seguimiento de cada proveedor para su desempeño. Por ejemplo, puede comprender qué proveedor proporciona productos según la necesidad. Puede tomar una mejor decisión con respecto al desempeño del proveedor cuando realiza un seguimiento de los proveedores.
Los tres documentos principales utilizados en el proceso de compra son Solicitud de propuesta (RFP), Solicitud de información (RFI) y Solicitud de cotización (RFQ). Cada uno de estos documentos tiene un propósito distinto.
Un buen sistema de órdenes de compra debe tener las siguientes características:
– Fácil creación y gestión de órdenes de compra
– Integración con software contable y financiero
– Flujos de trabajo de aprobación automatizados
– Gestión de proveedores y capacidades de comunicación.
– Seguimiento e informes en tiempo real del estado de la orden de compra
– Accesibilidad móvil para la gestión de órdenes de compra sobre la marcha
Microsoft Dynamics 365 Business Central
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