Automatización procesos manuales que requieren mucho tiempo, así como garantizar la máxima transparencia operativa es la última tendencia en el mundo empresarial en los últimos años. Puede notar estas modificaciones en casi todos los campos hoy en día, e incluso en los sectores gubernamentales también, mientras que estos avances pueden ser especialmente útiles en el comercio electrónico y el comercio minorista.
La influencia de los gastos no gestionados en los equipos financieros es tangible: cifras incorrectas sobre los gastos comprometidos, facturas impredecibles que pueden sabotear el flujo de caja e incluso inmovilización extrema del capital. Una adecuada sistema de compras automatizado puede manejar cada uno de estos problemas. Al cambiar la experiencia de los gerentes de negocios, brindando acceso a los proveedores correctos y aprobaciones fáciles, los equipos de finanzas tendrán control total y visibilidad sobre los gastos comprometidos en exceso.
Al considerar un sistema de compras automatizado, es importante comprender los objetivos específicos de las diferentes partes interesadas. Mejorar el proceso de compra, desde la obtención de los mejores proveedores a bordo hasta el ritmo de aprobación de la compra, ya que afecta todos los aspectos del negocio.
Comprensión de los procesos de adquisición
Procura es una función comercial vital de cada empresa, independientemente del tipo o tamaño de la empresa. Esta función de adquisición se crea a partir de una secuencia de pasos que lleva a cabo una organización para obtener bienes o servicios, incluido el abastecimiento, la realización de compras, la negociación de términos, el seguimiento de cuándo se reciben los suministros y el mantenimiento de registros, y todo lo que se necesita para lograr los objetivos comerciales. y metas
Reconocer y operar con los proveedores más adecuados para adquirir bienes o servicios a los precios más razonables y de buena calidad es el objetivo principal de la función de compras. Cuando se maneja de manera eficiente y se logra bien, puede ayudar a aumentar la rentabilidad de su negocio.
La función de adquisiciones además, se centra en la gestión de riesgos y cumplimiento, mejorando el rendimiento de los proveedores, reduciendo el tiempo del ciclo de abastecimiento y mejorando la utilización de los contratos.
Otras áreas importantes de enfoque de la sistema de compras automatizado incluyen la adquisición de un conocimiento profundo de los requisitos de todas las unidades de negocio, la identificación del proveedor correcto con el requisito, el seguimiento y la evaluación del rendimiento del proveedor y la negociación de contratos para obtener una buena relación calidad-precio.
La tecnología puede disminuir costos de adquisición y gastos generales administrativos mediante la automatización y el seguimiento de los procesos de adquisición. Es esencial monitorear y evaluar constantemente la proceso de adquisición para mejorar cualquier ineficiencia o punto débil.
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Beneficios de un sistema de Compras Automatizadas
La proceso de compra automatizado requiere una gran cantidad de esfuerzo manual, ya que las empresas dedican recursos para descubrir y obtener servicios, bienes o trabajo de fuentes externas.
Estos acuerdos necesitan atención adicional, como: los términos que deben acordarse, los contratos deben retirarse, etc. Y esos contratos se manejan a lo largo de la vida del proveedor/fabricante relación.
Afortunadamente, las herramientas modernas han permitido a los fabricantes transferir varias de estas tareas manuales a las soluciones de automatización de adquisiciones. El avance del proceso de adquisición resultante libera valiosos recursos internos para la toma de decisiones críticas para el negocio y otros esfuerzos de elaboración de estrategias.
¿Entonces automatizar el proceso de compras en su organización tiene muchos beneficios, algunos de los más significativos se definen a continuación:
1) Costo reducido
Gestión de compras automatizada disminuye los esfuerzos manuales y el papeleo. Con una mayor capacidad para llegar a un mayor número de proveedores, calcular las necesidades de suministro y administrar los contratos de manera competente, la principal ventaja de una función de adquisición automatizada es la reducción de costos.
Y todas las solicitudes de adquisiciones requieren aprobaciones, por lo que brinda a los gerentes la oportunidad de asegurar si el gasto es esencial o no. Esto da como resultado una disminución sustancial en los costos organizacionales y también se eliminan las redundancias, lo que mejora aún más la eficiencia.
2) Flujo de proceso optimizado
El primer efecto perceptible de agilización de procesos de automatización. Todo el proceso aquí se vuelve completamente automático con la automatización, desde completar los formularios hasta enrutar las solicitudes a las personas adecuadas en el proceso y pedir a las partes interesadas que terminen su parte. No más retrasos ni formularios perdidos de requisiciones olvidadas.
Intervención humana minimizada, solo donde no es necesaria, y reservada para tareas donde es necesaria. El proceso de adquisición automatizado comienza a funcionar como un reloj.
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3) Visibilidad mejorada
Cuando automatiza cualquier proceso, abre el camino para una mejor visibilidad del proceso. Cuando toda la información de una compra está en un solo lugar, el seguimiento de los pedidos se vuelve mucho más manejable.
Además, los paneles personalizables le permiten controlar múltiples procesos de adquisición a la vez para reconocer y resolver cualquier error o cuello de botella en tiempo real.
Además, los datos recopilados le brindan una mayor transparencia y claridad en toda su cadena de suministro, brindándole una evaluación más profunda de la salud general de su cadena de suministro.
4) Menos riesgo
La lista de riesgos para la cadena de suministro crece día a día. Aunque con una visibilidad más excelente viene una mayor conciencia de su entorno de adquisiciones. Una función de adquisición automatizada le permite predecir de dónde puede provenir el próximo riesgo y capacitarse en consecuencia.
Los datos disponibles de una cadena de suministro automatizada le permiten determinar más rápidamente los gastos de alto riesgo y la concentración riesgosa de proveedores. Con esta información, puede reducir el riesgo del proceso de adquisición proporcionando fuentes alternativas.
5) Eficiencia maximizada
Automatización las función de adquisiciones tiene muchas ventajas, el proceso de pedido se acelera al automatizar la función de compras, lo que significa que los plazos son más cortos y la eficiencia aumenta significativamente.
Además, la automatización permite a los gerentes ubicar a los miembros del equipo en las áreas que más necesitan, en lugar de asignarles las tareas diarias de baja prioridad que la automatización administra fácilmente. Incluso mejora la comunicación tanto con las partes interesadas internas como con los proveedores.
6) Elimine los cuellos de botella de aprobación y evite retrasos en las facturas y pagos duplicados
A sistema de adquisiciones que se basa en muchas intervenciones manuales y correos electrónicos y hojas de cálculo está sujeto a más errores humanos y otros riesgos asociados. A medida que las personas intentan hacer las cosas a su manera, incluso eludiendo las políticas y los procedimientos para reducir los ciclos de compra.
Por otro lado, una adecuada herramienta de contratación electrónica aborda dichos riesgos de inversión con responsabilidad implementada y accesibilidad basada en roles, salvaguardando la información confidencial y limitando la información confidencial a las partes interesadas relevantes mientras mantiene el ciclo de adquisición en marcha.
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¿Qué características debe considerar en el software de adquisición automatizado?
Hoy en día, hay una gran cantidad de herramientas en el mercado. Pero es esencial entender lo que necesitas. Estas son las principales cosas a considerar antes de comprar cualquier software de adquisición:
1) automatización
Este es el significado principal de las herramientas comerciales modernas. Simplemente no valen la pena si no pueden quitarle el trabajo más monótono de las manos. Su sistema de compras automatizado debe automatizar los flujos de trabajo para:
- Mejora la precisión
- Reducir el error humano
- Libere tiempo valioso para concentrarse en iniciativas más estratégicas
- Acelere los tiempos del ciclo de adquisición
La automatización de adquisiciones debe tener un flujo de trabajo para administrar órdenes de compra, obtener aprobaciones de ejecutivos y gerentes y un seguimiento sencillo que evite la necesidad de ingresar datos.
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2) Implementación rápida y flexible con una interfaz fácil de usar
La implementación de algunas plataformas de adquisiciones puede demorar varios meses o incluso años para una implementación exitosa.
Debe elegir una solución de adquisición en la nube robusta pero ágil para evitar este lento tiempo de valorización e implementación.
Una interfaz fácil de usar es muy importante ya que el tiempo y el dinero invertidos en capacitar o adaptar a su equipo a una plataforma demasiado complicada nunca se pueden recuperar.
El software de compras debe ser fácil de usar, elija una plataforma que brinde simplicidad, movilidad y se integre a la perfección con sus operaciones existentes.
3) Seguimiento de aprobación y flujos de trabajo
software de compras debe incorporar reglas sobre quién puede gastar y en qué. Si es un ejecutivo o gerente, no hay necesidad de hacer preguntas.
Pero cuando el empleado intermedio hace una orden de compra, el gerente debe ser informado (automáticamente) y debe ser requerido para aprobar antes del avance de la orden.
Además, los flujos de trabajo deben automatizarse, sin intervención manual del usuario final y escalamiento de varios niveles.
Con un sistema de flujo de trabajo de aprobación automatizado, puede reducir drásticamente el tiempo necesario para aprobar las solicitudes de compra y mitigar el riesgo durante todo el procedimiento de aprobación.
4) Inteligencia de negocio y visibilidad
El objetivo principal de las implementaciones de e-procurement es adquirir visibilidad del gasto por categoría de gasto.
La capacidad de analizar e informar sobre datos históricos y en tiempo real es la clave para comprender cómo su negocio expande el dinero y dónde recortar costos.
Esto hace que la inteligencia empresarial sea un atributo fundamental del software de adquisiciones que debe buscar en su solución.
5) Integraciones perfectas
Debe elegir un software de compras electrónicas que complemente y amplíe las soluciones de contabilidad o un ERP en la nube o en las instalaciones, para una eficiencia de compra a pago de extremo a extremo. Además, su software de compras electrónicas de preferencia debe proporcionar integraciones con los sistemas financieros, asegurando la precisión y la eficiencia del proceso.
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Automatización en los negocios: por qué la automatización es clave
Hoy, sistema de compras automatizado automatizar múltiples procesos de gestión de un restaurante o tienda o cualquier otro negocio. Se pronostica un mayor avance en la tecnología POS en 2022, con vendedores de POS concentrándose en el comercio electrónico y otros negocios, con pagos sin contacto.
La pandemia de coronavirus ha cambiado el comportamiento y los patrones de compra para siempre. Los clientes de todo el mundo se sienten cómodos comprando en línea y los minoristas no tienen otra opción que adaptarse a estos cambios. acuerdo.
A continuación se mencionan algunas de las principales tendencias que darán forma a la transformación digital:
- Desarrollo de una cultura preparada para lo digital.
- La innovación se democratizará.
- Los negocios serán componibles para una mayor agilidad y velocidad de ejecución.
- La seguridad de API asumirá una importancia más significativa.
- Los microservicios se aprovecharán para ayudar a una mayor innovación.
- La capacidad de desbloquear y utilizar datos determinará el crecimiento y el desarrollo de la organización.
Procura se ha convertido en la clave para mitigar los posibles efectos negativos en su negocio, especialmente en las condiciones económicas actuales, ya que el abastecimiento de servicios y productos se vuelve esencial para el éxito.
Los equipos de compras dependen de procesos basados en papel o sistemas obsoletos que no están abiertos a cambios. Con esos sistemas, se vuelve imposible obtener información sobre los miles de proveedores con los que trabajan y evaluar la continuidad del negocio.
Por lo tanto, la automatización del proceso de adquisición es una forma práctica de ayudar a que una función comercial crucial funcione de manera más efectiva.
Las tecnologías digitales pueden ayudar a las compras a mejorar la colaboración y el compromiso a lo largo de toda la cadena de valor de las compras, que incluye la planificación, la gestión de contratos, el abastecimiento, el control de pagos, la entrega de pedidos y la gestión de proveedores.
Algunos beneficios que incluye la transformación digital son:
- Logre que sus equipos colaboren de manera más eficiente y ponga fin a los silos de información.
- Erradicando cientos de correos electrónicos y hojas de cálculo.
- Cree un proceso de aprobación más rápido al recortar los procesos de compra y los ciclos de aprobación de principio a fin.
- Eliminando errores humanos.
- Automatización de tareas manuales que ahorran tiempo a los empleados.
- Mantener y fortalecer las relaciones con los proveedores.
- Mejorar la experiencia de usuario de todas las partes interesadas.
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Conclusión
Preparar su negocio para el futuro significa implementar sistema de compras automatizado que puede durar muy bien más allá de las trampas de los avances tecnológicos. Los procesos de compra modernos ayudan a asegurar que la empresa obtenga lo que necesita, al precio más adecuado, dentro del presupuesto, en buenas condiciones y sin conductas indebidas.
Existe una conexión prominente entre la sostenibilidad financiera y la gestión de órdenes de compra. Se ha demostrado que las compras eficaces marcan la diferencia entre que una empresa logre un éxito extraordinario y se derrumbe por completo.
Un sistema de compras completamente funcional le permitirá reducir costos, mejorar las relaciones entre compradores y proveedores, tomar decisiones basadas en datos más rentables, mejorar el rendimiento general y hacer crecer su negocio.
Estas ventajas y otras son imprescindibles para las empresas que se esfuerzan por crecer hasta 2022 y más allá.
Entonces, ya sea que tenga una empresa de comercio electrónico con una rotación masiva de existencias, una empresa de tecnología que opera innumerables facturas de diferentes proveedores o simplemente una empresa que necesita ayuda para mantener sus pagos en orden, un sistema de compras automatizado puede ser precisamente lo que necesita.
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Preguntas frecuentes (Preguntas frecuentes)
Casi todas las empresas requieren algún método para recibir y procesar los pagos de los consumidores, y sistemas de punto de venta permita a las empresas hacer eso de manera eficiente, y mucho más. Sin embargo, las industrias más comunes que utilizan sistemas POS son negocios orientados al cliente como minoristas, restaurantes, etc.
Un sistema POS hace que la experiencia de pago sea más sencilla y rápida tanto para usted como para sus consumidores. Tan pronto como comience a vender bienes o servicios en persona, su negocio requiere un sistema POS, no importa cuán pequeña sea su operación, este sistema reduce el tiempo que se tarda en registrar una venta y reduce los errores humanos, como los errores de cálculo. Además, los informes en tiempo real brindan información sobre qué artículos son los mejores y los peores vendedores.
Hay tres tipos de sistemas POS. El sistema adecuado para usted depende del tipo de negocio que esté ejecutando. Aquí están sus tres opciones:
i) Sistemas POS basados en la nube – Los sistemas POS en la nube no son complicados de usar, puede usarlos con un dispositivo móvil o tableta. Estos sistemas son populares entre los dueños de restaurantes y comerciantes. Aquí todo se almacena en línea y estos sistemas tienden a costar menos que los otros tipos de sistemas POS.
ii) Sistemas POS basados en servidor – Con los sistemas basados en servidor, el software se instala en un servidor que se encuentra en el sitio. Usted es responsable de instalar, mantener y proteger el sistema, así como de realizar copias de seguridad de los datos. Todo esto puede resultar costoso.
iii) Sistemas POS Híbridos – Un sistema POS híbrido le ofrece una combinación de los dos tipos de sistemas POS: sistemas POS basados en la nube y basados en servidores. Un sistema POS híbrido utiliza un servidor local, mientras que los datos se respaldan en la nube. Esto significa que si falla Internet, no hay interrupción en su negocio. Todavía puedes seguir vendiendo artículos.
El sistema POS menos costoso de integrar son los sistemas basados en la nube porque simplemente se conectan y funcionan; todo lo que necesita hacer es conectarse a Internet y descargar una aplicación. No necesita comprar, configurar y mantener un servidor.
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