يستخدم أبهيشيك سينغ، مدير المشروع المتمرس، تقنيات Microsoft لدفع نجاح المشروع وتعزيز نمو الأعمال. بصفته قائدًا تقنيًا أول في Cynoteck، فهو يتمتع بأكثر من عشر سنوات من الخبرة، بشكل أساسي في تقنيات Microsoft Stack، مع أكثر من 13 عامًا من العمل في تطوير البرامج، وتخصص في Dynamics 365 و.NET Framework. أبهيشيك يحمل عدة تفاصيل أكثر
نحن شريك Microsoft Gold مع وجودها في جميع أنحاء الولايات المتحدة والهند. نحن مزود خدمات تقنية معلومات ديناميكي ومهني يخدم المؤسسات والشركات الناشئة ، ويساعدها على مواجهة تحديات الاقتصاد العالمي. نحن نقدم خدمات في مجال استشارات إدارة علاقات العملاء وتنفيذها ، وتطوير التطبيقات ، وتطوير تطبيقات الهاتف المحمول ، وتطوير الويب ، والتطوير الخارجي.
أتمتة العمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً بالإضافة إلى ضمان أقصى قدر من الشفافية التشغيلية هي أحدث اتجاه في عالم الأعمال في السنوات الأخيرة. يمكنك ملاحظة هذه التعديلات في كل مجال تقريبًا اليوم ، وحتى في القطاعات الحكومية أيضًا ، في حين أن هذه التطورات يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص في التجارة الإلكترونية وتجارة التجزئة.
إن تأثير الإنفاق غير المدار على فرق المالية ملموس: أرقام غير صحيحة عن الإنفاق الملتزم ، والفواتير غير المتوقعة التي يمكن أن تخرب التدفق النقدي ، وحتى الربط الشديد لرأس المال. مناسب نظام الشراء الآلي يمكن إدارة كل واحدة من هذه القضايا. من خلال تغيير التجربة لمديري الأعمال - مما يتيح الوصول إلى الموردين المناسبين والموافقات السهلة - ستتمتع فرق المالية بالسيطرة الكاملة والرؤية على الإنفاق المفرط.
عند النظر في نظام الشراء الآلي، من المهم فهم الأهداف المحددة لأصحاب المصلحة المختلفين. تعزيز عملية الشراء - من الحصول على أفضل الموردين على متن الطائرة إلى وتيرة الموافقة على الشراء - لأنه يؤثر على كل جانب من جوانب الأعمال.
فهم عمليات الشراء
المشتريات هي وظيفة عمل حيوية لكل عمل بغض النظر عن نوع أو حجم العمل. يتم إنشاء وظيفة الشراء هذه من سلسلة من الخطوات التي يتم إجراؤها بواسطة منظمة للحصول على السلع أو الخدمات بما في ذلك تحديد المصادر وإجراء عمليات الشراء والتفاوض على الشروط وتتبع وقت استلام التوريدات والاحتفاظ بالسجلات وكل ما هو مطلوب لتحقيق أهداف العمل والأهداف.
التعرف والتشغيل مع أنسب الموردين للحصول على سلع أو خدمات بأفضل الأسعار المعقولة والجودة السليمة هو الهدف الرئيسي لوظيفة الشراء. عندما يتم التعامل معها بكفاءة وإنجازها بشكل جيد ، يمكن أن تساعد في زيادة ربحية عملك.
• وظيفة الشراء علاوة على ذلك ، يركز على إدارة المخاطر والامتثال ، وتحسين أداء الموردين ، وتقليل وقت دورة التوريد ، وتعزيز استخدام العقد.
مجالات التركيز الرئيسية الأخرى نظام الشراء الآلي تشمل اكتساب فهم شامل لمتطلبات جميع وحدات الأعمال ، ورسم خرائط للمورد الصحيح مع المتطلبات ، ومراقبة وتقييم أداء البائعين ، والتفاوض على العقود للحصول على القيمة مقابل المال.
يمكن أن تنخفض التكنولوجيا تكاليف الشراء والنفقات الإدارية من خلال أتمتة وتتبع عمليات الشراء. من الضروري مراقبة وتقييم عملية الشراء لتعزيز أي عدم كفاءة أو نقاط ضعف.
• عملية الشراء المؤتمتة يتطلب قدرًا ممتازًا من الجهد اليدوي ، حيث تخصص الشركات موارد لاكتشاف والحصول على الخدمات أو السلع أو العمل من مصادر خارجية.
تحتاج هذه الاتفاقيات إلى مزيد من الاهتمام مثل: الشروط التي يجب الاتفاق عليها ، والعقود التي يتعين سحبها ، وما إلى ذلك ، ويتم التعامل مع تلك العقود طوال فترة حياة المورد / الشركة المصنعة العلاقة.
لحسن الحظ ، سمحت الأدوات الحديثة للمصنعين بتسليم العديد من هذه المهام اليدوية إلى حلول أتمتة المشتريات. يؤدي التقدم الناتج في عملية الشراء إلى إطلاق موارد داخلية قيمة لاتخاذ القرارات الحاسمة للأعمال وجهود وضع الاستراتيجيات الأخرى.
وبالتالي، أتمتة عملية الشراء في مؤسستك الكثير من الفوائد ، يتم تحديد بعض أهمها أدناه:
فوائد نظام المشتريات الآلي
[تضمين الصورة]
1) انخفاض التكلفة
إدارة المشتريات الآلية يقلل من الجهود اليدوية والأوراق. مع قدرة أكبر على الوصول إلى عدد أكبر من الموردين ، واحتساب احتياجات التوريد ، وإدارة العقود بكفاءة ، فإن الميزة الأساسية لوظيفة المشتريات المؤتمتة هي انخفاض التكاليف.
وتتطلب جميع طلبات الشراء الموافقات ، لذا فهي توفر للمديرين الفرصة للتأكد مما إذا كانت النفقات ضرورية أم لا. ينتج عن هذا انخفاض كبير في التكاليف التنظيمية ، كما يتم التخلص من التكرار مما يعزز الكفاءة.
2) تدفق العملية المبسط
أول تأثير محسوس لـ تبسيط عمليات التشغيل الآلي. تصبح العملية برمتها هنا غير فعالة تمامًا مع الأتمتة ، بدءًا من ملء النماذج وحتى توجيه الطلبات إلى الأشخاص المناسبين في العملية ومطالبة أصحاب المصلحة بإنهاء دورهم. لا مزيد من التأخير أو طلبات الشراء المنسية فقدت النماذج.
الحد الأدنى من التدخل البشري ، فقط عندما لا تكون هناك حاجة إليه ، ومخصص للمهام عند الضرورة. ثم تبدأ عملية الشراء المؤتمتة في العمل كالساعة.
عندما تقوم بأتمتة أي عملية ، فإنك تمهد الطريق لتحسين رؤية العملية. عندما تكون جميع المعلومات الخاصة بالشراء في مكان واحد ، تصبح أوامر التتبع أكثر قابلية للإدارة.
أيضًا ، تتيح لك لوحات المعلومات القابلة للتخصيص مراقبة عمليات الشراء المتعددة في وقت واحد للتعرف على أي أخطاء أو اختناقات وتسويتها في الوقت الفعلي.
أيضًا ، توفر لك البيانات التي تم جمعها شفافية ووضوح أفضل من أعلى وأسفل سلسلة التوريد الخاصة بك ، مما يوفر لك تقييمًا أكثر تعمقًا للصحة العامة لسلسلة التوريد الخاصة بك.
4) مخاطر أقل
قائمة المخاطر على سلسلة التوريد تتزايد يوما بعد يوم. على الرغم من الرؤية الممتازة التي تأتي مع زيادة الوعي الخاص بك بيئة المشتريات. تمكّنك وظيفة الشراء المؤتمتة من التنبؤ بالمصدر الذي قد يأتي منه الخطر التالي والتدريب وفقًا لذلك.
تتيح لك البيانات المتاحة من سلسلة التوريد المؤتمتة تحديد الإنفاق عالي المخاطر والتركيز المحفوف بالمخاطر للموردين بشكل أسرع. باستخدام هذه الرؤية ، يمكنك التخلص من مخاطر عملية الشراء من خلال تقديم مصادر بديلة.
5) الكفاءة القصوى
أتمتة ال وظيفة الشراء العديد من المزايا ، حيث تتسارع عملية الطلب عند أتمتة وظيفة الشراء ، مما يدل على أن الأطر الزمنية أقصر ، وزيادة الكفاءة بشكل كبير.
علاوة على ذلك ، تتيح الأتمتة للمديرين وضع أعضاء الفريق في المجالات التي يحتاجون إليها كثيرًا ، بدلاً من تكليفهم بالمهام اليومية ذات الأولوية المنخفضة والتي تتم إدارتها بسهولة عن طريق الأتمتة. بل إنه يحسن التواصل مع كل من أصحاب المصلحة الداخليين والموردين.
6) إزالة معوقات الموافقة ، وتجنب أي تأخير في الفواتير والمدفوعات المكررة
A نظام المشتريات التي تعتمد على العديد من التدخلات اليدوية ورسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات عرضة لمزيد من الأخطاء البشرية والمخاطر الأخرى المرتبطة بها. بينما يحاول الناس القيام بالأشياء بطريقتهم حتى تجاوز السياسات والإجراءات لتقليص دورات الشراء.
من ناحية أخرى ، كافية أداة الشراء الإلكتروني يعالج مخاطر الاستثمار هذه من خلال المساءلة المطبقة وإمكانية الوصول على أساس الأدوار ، وحماية المعلومات الحساسة وقصر المعلومات السرية على أصحاب المصلحة المعنيين مع الحفاظ على دورة المشتريات للمضي قدمًا.
ما هي الميزات التي يجب أن تبحث عنها في برنامج الشراء الآلي؟
يوجد اليوم عدد كبير من الأدوات في السوق. لكن من الضروري أن تفهم ما تحتاجه. فيما يلي أهم الأشياء التي يجب مراعاتها قبل شراء أي برنامج شراء:
ميزات نظام الشراء الآلي
[تضمين الصورة]
1) الأتمتة
هذه هي الأهمية الأساسية لأدوات العمل الحديثة. إنهم ببساطة لا يستحقون وقتك إذا لم يتمكنوا من أخذ بعض الأعمال الرتيبة من يديك. لك نظام الشراء الآلي يجب أتمتة سير العمل من أجل:
تعزيز الدقة
تقليل الخطأ البشري
وفر وقتًا ثمينًا للتركيز على المزيد من المبادرات الإستراتيجية
تسريع أوقات دورات الشراء
تحتاج أتمتة المشتريات إلى سير عمل لإدارة أوامر الشراء ، والحصول على الموافقات من المديرين التنفيذيين والمديرين ، والتتبع السهل الذي يتجنب الحاجة إلى إدخال البيانات.
قد يستغرق تنفيذ بعض منصات الشراء عدة أشهر أو حتى سنوات لنشرها بنجاح.
يجب عليك اختيار حل شراء سحابي قوي وسريع لتجنب هذا البطء في تحقيق القيمة والنشر.
تعد الواجهة سهلة الاستخدام مهمة للغاية حيث لا يمكن أبدًا استعادة الوقت والمال الذي يتم إنفاقه في التدريب أو تكييف فريقك على نظام أساسي شديد التعقيد.
يجب أن يكون برنامج الشراء سهل الاستخدام ، وأن يختار نظامًا أساسيًا يوفر البساطة ، والتنقل ، ويتكامل بسلاسة مع عملياتك الحالية.
3) تتبع الموافقة وسير العمل
برمجيات المشتريات يجب أن تتضمن القواعد المتعلقة بمن يستطيع الإنفاق وعلى ماذا. إذا كان مديرًا تنفيذيًا أو مديرًا ، فلا داعي لطرح أي أسئلة.
ولكن عندما يقوم الموظف الوسيط بإصدار أمر شراء ، يجب إبلاغ المدير (تلقائيًا) ويجب أن يُطلب منه الموافقة قبل تقديم الطلب.
أيضًا ، يجب أن تكون تدفقات العمل تلقائية ، بدون تدخل يدوي من المستخدم النهائي والتصعيد متعدد المستويات.
من خلال نظام سير عمل الموافقة الآلي ، تصبح قادرًا على تقليل الوقت المطلوب بشكل كبير للموافقة على طلبات الشراء وتخفيف المخاطر خلال إجراء الموافقة.
4) ذكاء الأعمال والرؤية
الهدف الأساسي لعمليات نشر المشتريات الإلكترونية هو الحصول على رؤية للإنفاق حسب فئة الإنفاق.
تعد القدرة على تحليل البيانات في الوقت الفعلي والتاريخ وإعداد التقارير عنها هي المفتاح لفهم كيفية قيام عملك بتوسيع الأموال وأين يتم خفض التكاليف.
هذا يجعل ذكاء الأعمال سمة أساسية لبرنامج المشتريات يمكنك متابعتها في الحل الخاص بك.
5) تكامل سلس
يجب عليك اختيار برنامج الشراء الإلكتروني الذي يكمل ويوسع الحلول المحاسبية أو السحابة أو تخطيط موارد المؤسسات داخل الشركة ، من أجل كفاءة الشراء من البداية إلى النهاية. أيضًا ، يجب أن يوفر برنامج الشراء الإلكتروني المفضل لديك عمليات تكامل مع الأنظمة المالية ، مما يضمن الدقة وكفاءة العملية.
اليوم، نظام الشراء الآلي أتمتة عمليات متعددة لإدارة مطعم أو متجر أو أي عمل آخر. من المتوقع حدوث مزيد من التقدم في تقنية نقاط البيع في عام 2022 ، مع تركيز بائعي نقاط البيع على التجارة الإلكترونية ، والشركات الأخرى ، الذين لديهم مدفوعات لا تلامسية.
غيّر جائحة الفيروس التاجي أنماط السلوك والتسوق إلى الأبد. يشعر العملاء في جميع أنحاء العالم بالراحة أثناء التسوق عبر الإنترنت ، وليس أمام تجار التجزئة خيار سوى التكيف مع هذه التغييرات. اتفاق.
فيما يلي بعض أهم الاتجاهات التي ستشكل التحول الرقمي:
تطوير ثقافة رقمية جاهزة.
سيتم إضفاء الطابع الديمقراطي على الابتكار.
ستكون الأعمال قابلة للتكوين من أجل مزيد من المرونة وسرعة التنفيذ.
سوف يكتسب أمان واجهة برمجة التطبيقات أهمية أكبر.
سيتم الاستفادة من الخدمات المصغرة للمساعدة في زيادة الابتكار.
ستحدد القدرة على فتح البيانات واستخدامها النمو التنظيمي والتطوير.
المشتريات أصبح مفتاحًا للتخفيف من الآثار السلبية المحتملة على عملك ، خاصة في الظروف الاقتصادية الحالية حيث أصبح توفير الخدمات والمنتجات أمرًا ضروريًا للنجاح.
تعتمد فرق المشتريات على العمليات الورقية أو الأنظمة القديمة غير المفتوحة للتغيير. باستخدام هذه الأنظمة ، يصبح من المستحيل الحصول على نظرة ثاقبة لآلاف الموردين الذين يعملون معهم وتقييم استمرارية الأعمال.
لذا ، فإن أتمتة عملية الشراء هي طريقة عملية لمساعدة وظيفة عمل مهمة على العمل بشكل أكثر فعالية.
يمكن أن تساعد التقنيات الرقمية في المشتريات لتحسين التعاون والمشاركة على طول سلسلة قيمة المشتريات بأكملها ، والتي تشمل التخطيط وإدارة العقود وتحديد المصادر ومراقبة الدفع وتسليم الطلبات وإدارة الموردين.
بعض الفوائد التي يتضمنها التحول الرقمي هي:
جعل فرقك تتعاون بشكل أكثر كفاءة مع وضع حد لصوامع المعلومات.
القضاء على المئات من رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات.
بناء عملية موافقة أسرع من خلال تقليص عمليات الشراء الشاملة ودورات الموافقة.
تدقيق عملك في المستقبل يعني التنفيذ نظام الشراء الآلي يمكن أن تدوم بشكل جيد لتتخطى مظاهر التقدم التكنولوجي. تساعد عمليات الشراء الحديثة على ضمان حصول الشركة على ما تتطلبه ، بالسعر الأنسب ، وفي حدود الميزانية ، وبشروط جيدة ، ودون أي سوء سلوك.
هناك علاقة بارزة بين الاستدامة المالية وإدارة أوامر الشراء. أثبتت المشتريات الفعالة أنها تحدث فرقًا بين نجاح الأعمال التجارية والانهيار التام.
سيسمح لك نظام الشراء الذي يعمل بكامل طاقته بتخفيض التكاليف ، وتعزيز العلاقات بين المشتري والمورد ، واتخاذ قرارات أكثر ربحية تعتمد على البيانات ، وتحسين الأداء العام ، وتنمية عملك.
هذه المزايا وغيرها ضرورية للشركات التي تسعى جاهدة للنمو خلال عام 2022 وما بعده.
لذلك ، سواء كنت تعمل في مجال التجارة الإلكترونية مع معدل دوران ضخم للأوراق المالية ، أو شركة تقنية تدير فواتير لا حصر لها من موردين مختلفين ، أو مجرد شركة تحتاج إلى المساعدة في الحفاظ على مدفوعاتها مرتبة ، نظام الشراء الآلي قد يكون بالضبط ما تحتاجه.
1) ما هي أنواع الأعمال التي تستخدم أنظمة نقاط البيع؟
تتطلب كل الأعمال تقريبًا طريقة ما لتلقي مدفوعات المستهلك ومعالجتها ، و أنظمة نقاط البيع تسمح للشركات بالقيام بذلك بكفاءة ، وأكثر من ذلك بكثير. ومع ذلك ، فإن الصناعات الأكثر شيوعًا التي تستخدم أنظمة نقاط البيع هي الشركات التي تواجه العملاء مثل البيع بالتجزئة والمطاعم وما إلى ذلك.
2) متى يحتاج العمل إلى نظام نقاط البيع؟
يجعل نظام نقاط البيع تجربة الدفع أكثر وضوحًا وأسرع لك ولعملائك. بمجرد أن تبدأ في بيع السلع أو الخدمات بشكل شخصي ، فإن عملك يتطلب نظام نقاط البيع ، ولا يهم مدى صغر حجم عمليتك ، فهذا النظام يقلل من الوقت المستغرق لإجراء عملية بيع ويقلل من الأخطاء البشرية ، مثل الحسابات الخاطئة. أيضًا ، توفر التقارير في الوقت الفعلي نظرة ثاقبة للعناصر التي تعتبر الأفضل والأسوأ مبيعًا لديك.
3) تحديد أنواع أنظمة نقاط البيع التي يمكنك وضعها في الاعتبار؟
هناك ثلاثة أنواع من أنظمة نقاط البيع. يعتمد النظام المناسب لك على نوع العمل الذي تديره. فيما يلي خياراتك الثلاثة: ط) أنظمة نقاط البيع المستندة إلى السحابة - أنظمة نقاط البيع السحابية غير معقدة للاستخدام ، يمكنك استخدامها مع جهاز محمول أو جهاز لوحي. تحظى هذه الأنظمة بشعبية بين أصحاب المطاعم والتجار. هنا يتم تخزين كل شيء على الإنترنت ، وهذه الأنظمة تميل إلى أن تكون أقل تكلفة من الأنواع الأخرى لأنظمة نقاط البيع. ب) أنظمة نقاط البيع المستندة إلى الخادم - مع الأنظمة المستندة إلى الخادم ، يتم تثبيت البرنامج على خادم موجود في الموقع. أنت مسؤول عن تثبيت النظام وصيانته وتأمينه ونسخ البيانات احتياطيًا أيضًا. كل هذا يمكن أن يصبح مكلفًا. ج) أنظمة نقاط البيع الهجينة - يوفر لك نظام نقاط البيع المختلط مزيجًا من نوعي أنظمة نقاط البيع: أنظمة نقاط البيع المستندة إلى السحابة وأنظمة نقاط البيع المستندة إلى الخادم. يستخدم نظام POS الهجين خادمًا محليًا ، بينما يتم نسخ البيانات احتياطيًا إلى السحابة. هذا يعني أنه في حالة فشل الإنترنت ، فلا يوجد انقطاع في عملك. لا يزال بإمكانك الاستمرار في بيع العناصر.
4) ما هي أنظمة نقاط البيع الأقل تكلفة للتكامل؟
أقل أنظمة نقاط البيع تكلفة للتكامل هي الأنظمة المستندة إلى السحابة لأنها ببساطة متصلة وتشغيل - كل ما عليك فعله هو الاتصال بالإنترنت وتنزيل تطبيق. لست بحاجة إلى شراء خادم وإعداده وصيانته.
[sc name = "Dynamics 365 Business Central"] [add_newsletter] [add_related_page_diff_contents blog_cat = "ms-dynamics-business-central"]
أتمتة العمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً بالإضافة إلى ضمان أقصى قدر من الشفافية التشغيلية هي أحدث اتجاه في عالم الأعمال في السنوات الأخيرة. يمكنك ملاحظة هذه التعديلات في كل مجال تقريبًا اليوم ، وحتى في القطاعات الحكومية أيضًا ، في حين أن هذه التطورات يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص في التجارة الإلكترونية وتجارة التجزئة.
إن تأثير الإنفاق غير المدار على فرق المالية ملموس: أرقام غير صحيحة عن الإنفاق الملتزم ، والفواتير غير المتوقعة التي يمكن أن تخرب التدفق النقدي ، وحتى الربط الشديد لرأس المال. مناسب نظام الشراء الآلي يمكن إدارة كل واحدة من هذه القضايا. من خلال تغيير التجربة لمديري الأعمال - مما يتيح الوصول إلى الموردين المناسبين والموافقات السهلة - ستتمتع فرق المالية بالسيطرة الكاملة والرؤية على الإنفاق المفرط.
عند النظر في نظام الشراء الآلي، من المهم فهم الأهداف المحددة لأصحاب المصلحة المختلفين. تعزيز عملية الشراء - من الحصول على أفضل الموردين على متن الطائرة إلى وتيرة الموافقة على الشراء - لأنه يؤثر على كل جانب من جوانب الأعمال.
المشتريات هي وظيفة عمل حيوية لكل عمل بغض النظر عن نوع أو حجم العمل. يتم إنشاء وظيفة الشراء هذه من سلسلة من الخطوات التي يتم إجراؤها بواسطة منظمة للحصول على السلع أو الخدمات بما في ذلك تحديد المصادر وإجراء عمليات الشراء والتفاوض على الشروط وتتبع وقت استلام التوريدات والاحتفاظ بالسجلات وكل ما هو مطلوب لتحقيق أهداف العمل والأهداف.
التعرف والتشغيل مع أنسب الموردين للحصول على سلع أو خدمات بأفضل الأسعار المعقولة والجودة السليمة هو الهدف الرئيسي لوظيفة الشراء. عندما يتم التعامل معها بكفاءة وإنجازها بشكل جيد ، يمكن أن تساعد في زيادة ربحية عملك.
• وظيفة الشراء علاوة على ذلك ، يركز على إدارة المخاطر والامتثال ، وتحسين أداء الموردين ، وتقليل وقت دورة التوريد ، وتعزيز استخدام العقد.
مجالات التركيز الرئيسية الأخرى نظام الشراء الآلي تشمل اكتساب فهم شامل لمتطلبات جميع وحدات الأعمال ، ورسم خرائط للمورد الصحيح مع المتطلبات ، ومراقبة وتقييم أداء البائعين ، والتفاوض على العقود للحصول على القيمة مقابل المال.
يمكن أن تنخفض التكنولوجيا تكاليف الشراء والنفقات الإدارية من خلال أتمتة وتتبع عمليات الشراء. من الضروري مراقبة وتقييم عملية الشراء لتعزيز أي عدم كفاءة أو نقاط ضعف.
• عملية الشراء المؤتمتة يتطلب قدرًا ممتازًا من الجهد اليدوي ، حيث تخصص الشركات موارد لاكتشاف والحصول على الخدمات أو السلع أو العمل من مصادر خارجية.
تحتاج هذه الاتفاقيات إلى مزيد من الاهتمام مثل: الشروط التي يجب الاتفاق عليها ، والعقود التي يتعين سحبها ، وما إلى ذلك ، ويتم التعامل مع تلك العقود طوال فترة حياة المورد / الشركة المصنعة العلاقة.
لحسن الحظ ، سمحت الأدوات الحديثة للمصنعين بتسليم العديد من هذه المهام اليدوية إلى حلول أتمتة المشتريات. يؤدي التقدم الناتج في عملية الشراء إلى إطلاق موارد داخلية قيمة لاتخاذ القرارات الحاسمة للأعمال وجهود وضع الاستراتيجيات الأخرى.
وبالتالي، أتمتة عملية الشراء في مؤسستك الكثير من الفوائد ، يتم تحديد بعض أهمها أدناه:
فوائد نظام المشتريات الآلي
نسخ انفوجرافيك
×
1) انخفاض التكلفة
إدارة المشتريات الآلية يقلل من الجهود اليدوية والأوراق. مع قدرة أكبر على الوصول إلى عدد أكبر من الموردين ، واحتساب احتياجات التوريد ، وإدارة العقود بكفاءة ، فإن الميزة الأساسية لوظيفة المشتريات المؤتمتة هي انخفاض التكاليف.
وتتطلب جميع طلبات الشراء الموافقات ، لذا فهي توفر للمديرين الفرصة للتأكد مما إذا كانت النفقات ضرورية أم لا. ينتج عن هذا انخفاض كبير في التكاليف التنظيمية ، كما يتم التخلص من التكرار مما يعزز الكفاءة.
2) تدفق العملية المبسط
أول تأثير محسوس لـ تبسيط عمليات التشغيل الآلي. تصبح العملية برمتها هنا غير فعالة تمامًا مع الأتمتة ، بدءًا من ملء النماذج وحتى توجيه الطلبات إلى الأشخاص المناسبين في العملية ومطالبة أصحاب المصلحة بإنهاء دورهم. لا مزيد من التأخير أو طلبات الشراء المنسية فقدت النماذج.
الحد الأدنى من التدخل البشري ، فقط عندما لا تكون هناك حاجة إليه ، ومخصص للمهام عند الضرورة. ثم تبدأ عملية الشراء المؤتمتة في العمل كالساعة.
عندما تقوم بأتمتة أي عملية ، فإنك تمهد الطريق لتحسين رؤية العملية. عندما تكون جميع المعلومات الخاصة بالشراء في مكان واحد ، تصبح أوامر التتبع أكثر قابلية للإدارة.
أيضًا ، تتيح لك لوحات المعلومات القابلة للتخصيص مراقبة عمليات الشراء المتعددة في وقت واحد للتعرف على أي أخطاء أو اختناقات وتسويتها في الوقت الفعلي.
أيضًا ، توفر لك البيانات التي تم جمعها شفافية ووضوح أفضل من أعلى وأسفل سلسلة التوريد الخاصة بك ، مما يوفر لك تقييمًا أكثر تعمقًا للصحة العامة لسلسلة التوريد الخاصة بك.
4) مخاطر أقل
قائمة المخاطر على سلسلة التوريد تتزايد يوما بعد يوم. على الرغم من الرؤية الممتازة التي تأتي مع زيادة الوعي الخاص بك بيئة المشتريات. تمكّنك وظيفة الشراء المؤتمتة من التنبؤ بالمصدر الذي قد يأتي منه الخطر التالي والتدريب وفقًا لذلك.
تتيح لك البيانات المتاحة من سلسلة التوريد المؤتمتة تحديد الإنفاق عالي المخاطر والتركيز المحفوف بالمخاطر للموردين بشكل أسرع. باستخدام هذه الرؤية ، يمكنك التخلص من مخاطر عملية الشراء من خلال تقديم مصادر بديلة.
5) الكفاءة القصوى
أتمتة ال وظيفة الشراء العديد من المزايا ، حيث تتسارع عملية الطلب عند أتمتة وظيفة الشراء ، مما يدل على أن الأطر الزمنية أقصر ، وزيادة الكفاءة بشكل كبير.
علاوة على ذلك ، تتيح الأتمتة للمديرين وضع أعضاء الفريق في المجالات التي يحتاجون إليها كثيرًا ، بدلاً من تكليفهم بالمهام اليومية ذات الأولوية المنخفضة والتي تتم إدارتها بسهولة عن طريق الأتمتة. بل إنه يحسن التواصل مع كل من أصحاب المصلحة الداخليين والموردين.
6) إزالة معوقات الموافقة ، وتجنب أي تأخير في الفواتير والمدفوعات المكررة
A نظام المشتريات التي تعتمد على العديد من التدخلات اليدوية ورسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات عرضة لمزيد من الأخطاء البشرية والمخاطر الأخرى المرتبطة بها. بينما يحاول الناس القيام بالأشياء بطريقتهم حتى تجاوز السياسات والإجراءات لتقليص دورات الشراء.
من ناحية أخرى ، كافية أداة الشراء الإلكتروني يعالج مخاطر الاستثمار هذه من خلال المساءلة المطبقة وإمكانية الوصول على أساس الأدوار ، وحماية المعلومات الحساسة وقصر المعلومات السرية على أصحاب المصلحة المعنيين مع الحفاظ على دورة المشتريات للمضي قدمًا.
ما هي الميزات التي يجب أن تبحث عنها في برنامج الشراء الآلي؟
يوجد اليوم عدد كبير من الأدوات في السوق. لكن من الضروري أن تفهم ما تحتاجه. فيما يلي أهم الأشياء التي يجب مراعاتها قبل شراء أي برنامج شراء:
ميزات نظام الشراء الآلي
نسخ انفوجرافيك
×
1) الأتمتة
هذه هي الأهمية الأساسية لأدوات العمل الحديثة. إنهم ببساطة لا يستحقون وقتك إذا لم يتمكنوا من أخذ بعض الأعمال الرتيبة من يديك. لك نظام الشراء الآلي يجب أتمتة سير العمل من أجل:
تعزيز الدقة
تقليل الخطأ البشري
وفر وقتًا ثمينًا للتركيز على المزيد من المبادرات الإستراتيجية
تسريع أوقات دورات الشراء
تحتاج أتمتة المشتريات إلى سير عمل لإدارة أوامر الشراء ، والحصول على الموافقات من المديرين التنفيذيين والمديرين ، والتتبع السهل الذي يتجنب الحاجة إلى إدخال البيانات.
قد يستغرق تنفيذ بعض منصات الشراء عدة أشهر أو حتى سنوات لنشرها بنجاح.
يجب عليك اختيار حل شراء سحابي قوي وسريع لتجنب هذا البطء في تحقيق القيمة والنشر.
تعد الواجهة سهلة الاستخدام مهمة للغاية حيث لا يمكن أبدًا استعادة الوقت والمال الذي يتم إنفاقه في التدريب أو تكييف فريقك على نظام أساسي شديد التعقيد.
يجب أن يكون برنامج الشراء سهل الاستخدام ، وأن يختار نظامًا أساسيًا يوفر البساطة ، والتنقل ، ويتكامل بسلاسة مع عملياتك الحالية.
3) تتبع الموافقة وسير العمل
برمجيات المشتريات يجب أن تتضمن القواعد المتعلقة بمن يستطيع الإنفاق وعلى ماذا. إذا كان مديرًا تنفيذيًا أو مديرًا ، فلا داعي لطرح أي أسئلة.
ولكن عندما يقوم الموظف الوسيط بإصدار أمر شراء ، يجب إبلاغ المدير (تلقائيًا) ويجب أن يُطلب منه الموافقة قبل تقديم الطلب.
أيضًا ، يجب أن تكون تدفقات العمل تلقائية ، بدون تدخل يدوي من المستخدم النهائي والتصعيد متعدد المستويات.
من خلال نظام سير عمل الموافقة الآلي ، تصبح قادرًا على تقليل الوقت المطلوب بشكل كبير للموافقة على طلبات الشراء وتخفيف المخاطر خلال إجراء الموافقة.
4) ذكاء الأعمال والرؤية
الهدف الأساسي لعمليات نشر المشتريات الإلكترونية هو الحصول على رؤية للإنفاق حسب فئة الإنفاق.
تعد القدرة على تحليل البيانات في الوقت الفعلي والتاريخ وإعداد التقارير عنها هي المفتاح لفهم كيفية قيام عملك بتوسيع الأموال وأين يتم خفض التكاليف.
هذا يجعل ذكاء الأعمال سمة أساسية لبرنامج المشتريات يمكنك متابعتها في الحل الخاص بك.
5) تكامل سلس
يجب عليك اختيار برنامج الشراء الإلكتروني الذي يكمل ويوسع الحلول المحاسبية أو السحابة أو تخطيط موارد المؤسسات داخل الشركة ، من أجل كفاءة الشراء من البداية إلى النهاية. أيضًا ، يجب أن يوفر برنامج الشراء الإلكتروني المفضل لديك عمليات تكامل مع الأنظمة المالية ، مما يضمن الدقة وكفاءة العملية.
اليوم، نظام الشراء الآلي أتمتة عمليات متعددة لإدارة مطعم أو متجر أو أي عمل آخر. من المتوقع حدوث مزيد من التقدم في تقنية نقاط البيع في عام 2022 ، مع تركيز بائعي نقاط البيع على التجارة الإلكترونية ، والشركات الأخرى ، الذين لديهم مدفوعات لا تلامسية.
غيّر جائحة الفيروس التاجي أنماط السلوك والتسوق إلى الأبد. يشعر العملاء في جميع أنحاء العالم بالراحة أثناء التسوق عبر الإنترنت ، وليس أمام تجار التجزئة خيار سوى التكيف مع هذه التغييرات. اتفاق.
فيما يلي بعض أهم الاتجاهات التي ستشكل التحول الرقمي:
تطوير ثقافة رقمية جاهزة.
سيتم إضفاء الطابع الديمقراطي على الابتكار.
ستكون الأعمال قابلة للتكوين من أجل مزيد من المرونة وسرعة التنفيذ.
سوف يكتسب أمان واجهة برمجة التطبيقات أهمية أكبر.
سيتم الاستفادة من الخدمات المصغرة للمساعدة في زيادة الابتكار.
ستحدد القدرة على فتح البيانات واستخدامها النمو التنظيمي والتطوير.
المشتريات أصبح مفتاحًا للتخفيف من الآثار السلبية المحتملة على عملك ، خاصة في الظروف الاقتصادية الحالية حيث أصبح توفير الخدمات والمنتجات أمرًا ضروريًا للنجاح.
تعتمد فرق المشتريات على العمليات الورقية أو الأنظمة القديمة غير المفتوحة للتغيير. باستخدام هذه الأنظمة ، يصبح من المستحيل الحصول على نظرة ثاقبة لآلاف الموردين الذين يعملون معهم وتقييم استمرارية الأعمال.
لذا ، فإن أتمتة عملية الشراء هي طريقة عملية لمساعدة وظيفة عمل مهمة على العمل بشكل أكثر فعالية.
يمكن أن تساعد التقنيات الرقمية في المشتريات لتحسين التعاون والمشاركة على طول سلسلة قيمة المشتريات بأكملها ، والتي تشمل التخطيط وإدارة العقود وتحديد المصادر ومراقبة الدفع وتسليم الطلبات وإدارة الموردين.
بعض الفوائد التي يتضمنها التحول الرقمي هي:
جعل فرقك تتعاون بشكل أكثر كفاءة مع وضع حد لصوامع المعلومات.
القضاء على المئات من رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات.
بناء عملية موافقة أسرع من خلال تقليص عمليات الشراء الشاملة ودورات الموافقة.
تدقيق عملك في المستقبل يعني التنفيذ نظام الشراء الآلي يمكن أن تدوم بشكل جيد لتتخطى مظاهر التقدم التكنولوجي. تساعد عمليات الشراء الحديثة على ضمان حصول الشركة على ما تتطلبه ، بالسعر الأنسب ، وفي حدود الميزانية ، وبشروط جيدة ، ودون أي سوء سلوك.
هناك علاقة بارزة بين الاستدامة المالية وإدارة أوامر الشراء. أثبتت المشتريات الفعالة أنها تحدث فرقًا بين نجاح الأعمال التجارية والانهيار التام.
سيسمح لك نظام الشراء الذي يعمل بكامل طاقته بتخفيض التكاليف ، وتعزيز العلاقات بين المشتري والمورد ، واتخاذ قرارات أكثر ربحية تعتمد على البيانات ، وتحسين الأداء العام ، وتنمية عملك.
هذه المزايا وغيرها ضرورية للشركات التي تسعى جاهدة للنمو خلال عام 2022 وما بعده.
لذلك ، سواء كنت تعمل في مجال التجارة الإلكترونية مع معدل دوران ضخم للأوراق المالية ، أو شركة تقنية تدير فواتير لا حصر لها من موردين مختلفين ، أو مجرد شركة تحتاج إلى المساعدة في الحفاظ على مدفوعاتها مرتبة ، نظام الشراء الآلي قد يكون بالضبط ما تحتاجه.
1) ما هي أنواع الأعمال التي تستخدم أنظمة نقاط البيع؟
تتطلب كل الأعمال تقريبًا طريقة ما لتلقي مدفوعات المستهلك ومعالجتها ، و أنظمة نقاط البيع تسمح للشركات بالقيام بذلك بكفاءة ، وأكثر من ذلك بكثير. ومع ذلك ، فإن الصناعات الأكثر شيوعًا التي تستخدم أنظمة نقاط البيع هي الشركات التي تواجه العملاء مثل البيع بالتجزئة والمطاعم وما إلى ذلك.
2) متى يحتاج العمل إلى نظام نقاط البيع؟
يجعل نظام نقاط البيع تجربة الدفع أكثر وضوحًا وأسرع لك ولعملائك. بمجرد أن تبدأ في بيع السلع أو الخدمات بشكل شخصي ، فإن عملك يتطلب نظام نقاط البيع ، ولا يهم مدى صغر حجم عمليتك ، فهذا النظام يقلل من الوقت المستغرق لإجراء عملية بيع ويقلل من الأخطاء البشرية ، مثل الحسابات الخاطئة. أيضًا ، توفر التقارير في الوقت الفعلي نظرة ثاقبة للعناصر التي تعتبر الأفضل والأسوأ مبيعًا لديك.
3) تحديد أنواع أنظمة نقاط البيع التي يمكنك وضعها في الاعتبار؟
هناك ثلاثة أنواع من أنظمة نقاط البيع. يعتمد النظام المناسب لك على نوع العمل الذي تديره. فيما يلي خياراتك الثلاثة: ط) أنظمة نقاط البيع المستندة إلى السحابة - أنظمة نقاط البيع السحابية غير معقدة للاستخدام ، يمكنك استخدامها مع جهاز محمول أو جهاز لوحي. تحظى هذه الأنظمة بشعبية بين أصحاب المطاعم والتجار. هنا يتم تخزين كل شيء على الإنترنت ، وهذه الأنظمة تميل إلى أن تكون أقل تكلفة من الأنواع الأخرى لأنظمة نقاط البيع. ب) أنظمة نقاط البيع المستندة إلى الخادم - مع الأنظمة المستندة إلى الخادم ، يتم تثبيت البرنامج على خادم موجود في الموقع. أنت مسؤول عن تثبيت النظام وصيانته وتأمينه ونسخ البيانات احتياطيًا أيضًا. كل هذا يمكن أن يصبح مكلفًا. ج) أنظمة نقاط البيع الهجينة - يوفر لك نظام نقاط البيع المختلط مزيجًا من نوعي أنظمة نقاط البيع: أنظمة نقاط البيع المستندة إلى السحابة وأنظمة نقاط البيع المستندة إلى الخادم. يستخدم نظام POS الهجين خادمًا محليًا ، بينما يتم نسخ البيانات احتياطيًا إلى السحابة. هذا يعني أنه في حالة فشل الإنترنت ، فلا يوجد انقطاع في عملك. لا يزال بإمكانك الاستمرار في بيع العناصر.
4) ما هي أنظمة نقاط البيع الأقل تكلفة للتكامل؟
أقل أنظمة نقاط البيع تكلفة للتكامل هي الأنظمة المستندة إلى السحابة لأنها ببساطة متصلة وتشغيل - كل ما عليك فعله هو الاتصال بالإنترنت وتنزيل تطبيق. لست بحاجة إلى شراء خادم وإعداده وصيانته.
Microsoft Dynamics 365 Business Central هو حل إدارة أعمال متكامل لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) يساعدك على توصيل بياناتك المالية والمبيعات والخدمة والعمليات لتبسيط عمليات الأعمال. قم بتوصيل فريقنا إذا كنت مهتمًا بتنفيذ Dynamics 366 business central في عملك.
