يستخدم أبهيشيك سينغ، مدير المشروع المتمرس، تقنيات Microsoft لدفع نجاح المشروع وتعزيز نمو الأعمال. بصفته قائدًا تقنيًا أول في Cynoteck، فهو يتمتع بأكثر من عشر سنوات من الخبرة، بشكل أساسي في تقنيات Microsoft Stack، مع أكثر من 13 عامًا من العمل في تطوير البرامج، وتخصص في Dynamics 365 و.NET Framework. أبهيشيك يحمل عدة تفاصيل أكثر
نحن شريك Microsoft Gold مع وجودها في جميع أنحاء الولايات المتحدة والهند. نحن مزود خدمات تقنية معلومات ديناميكي ومهني يخدم المؤسسات والشركات الناشئة ، ويساعدها على مواجهة تحديات الاقتصاد العالمي. نحن نقدم خدمات في مجال استشارات إدارة علاقات العملاء وتنفيذها ، وتطوير التطبيقات ، وتطوير تطبيقات الهاتف المحمول ، وتطوير الويب ، والتطوير الخارجي.
Procurement Cloud وأنظمة أوامر الشراء الأخرى المستندة إلى السحابة - نظرة عامة على الأعمال
في عصر اليوم من الأعمال التجارية المتنامية والمتنافسة ، يمكن أن تكون متابعة الإنفاق والشراء بسيطة أو معقدة مثل الأنظمة الموجودة لإدارة هذه الأنشطة والمهام. لقد ولت أيام الفواتير الضائعة ، والإيصالات في النهاية وراءنا. لذلك ، لم يعد بإمكان المؤسسات اليوم الاعتماد على الاتفاقيات والمصافحات المنطوقة لاتخاذ قرارات ذكية بشأن شراء السلع والخدمات.
هذه المنظمات عائمة من التقليدية تستغرق وقتا طويلا عمليات الشراء إلى أكثر قابلية للتكيف نظام مشتريات قائم على السحابة هذا يقلل من التكاليف التنظيمية في جميع أنحاء العالم. أدوات مثل برنامج طلب الشراء جعل هذه الاتفاقيات جديرة بالثقة وقابلة للتتبع.
أحدث التقنيات وجهت في طريق جديد توليد المشتريات، والتي تم تأسيسها على تقنية السحابة. هناك العديد من الأسباب التي تجعل التحول إلى الشراء المستند إلى السحابة مفيدًا للشركات. الأهم هو سهولة الوصول وتنظيم عملية الشراء نفسها.
تدرك العديد من الشركات أن الأدوات اليدوية و النظم القديمة ليست أنسب الخيارات لإدارة دورة الشراء إلى الدفع المعقدة. استخدام برنامج طلب الشراء، يمكنك أتمتة العملية بأكملها وزيادة الكفاءة وتقليل احتمالات حدوث أي تناقضات قد تحدث بسبب الإدخالات اليدوية.
ما هو نظام أوامر الشراء؟
لا شك أن الأعمال التجارية في مرحلة ما بمرور الوقت تتحرك بعمليات صغيرة أو كبيرة مطلوبة لشراء سلع أو خدمات من شركة أخرى. لا يهم ما إذا كان عددًا كبيرًا من عمليات الشراء الصغيرة أو عددًا قليلاً من عمليات الشراء الكبيرة ، تتطلب الشركات طريقة لتتبع كل هذه الطلبات.
هذا هو المكان نظام أوامر الشراء يدخل حيز التنفيذ ، فهو يتيح لك إنشاء الطلبات وإدارتها - من طلب الشراء إلى دفع بائع التجزئة لتبسيط عملية الشراء الخاصة بك. من الضروري بناء سير عمل يساعد الشركات على إدارة طلبات الشراء الخاصة بهم ، حيث يمكن أن يكون التعامل مع عمليات الشراء والمشتريات مهمة شاقة.
A نظام أوامر الشراء القائم على السحابة يسمح للشركات بأتمتة وإدارة الإنفاق بكفاءة في تطوير سير العمل الذي يلبي ممارسات الأعمال المحددة الخاصة بهم.
قم بتبسيط عملية أمر الشراء الخاص بك باستخدام Dynamics 365 Business Central.
قل وداعًا لإدخال البيانات يدويًا والأعمال الورقية ومرحبًا بمعالجة الطلبات الآلية وتتبع المخزون في الوقت الفعلي وإعداد التقارير القابلة للتخصيص.
لماذا استخدام نظام أوامر الشراء القائم على السحابة؟
استخدام الشركات Word أو Excel لبناء أوامر الشراء وغالبًا ما يكونون سعداء بسلاسل رسائل البريد الإلكتروني أو الالتزامات الشفهية.
ومع ذلك ، على الرغم من اسمها ، هناك المزيد من المزايا أنظمة أوامر الشراء السحابية. فيما يلي فوائد أتمتة عملياتك باستخدام برنامج طلب الشراء:
نظام أوامر الشراء القائم على السحابة
[تضمين الصورة]
1) يقلل من الوقت الذي يقضيه في عمليات الشراء
يمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه في معظم المهام المرتبطة بالمشتريات من خلال تطبيق نظام مخصص. كما أنه يساعد في ما يلي:
متجر واحد للمعلومات يوفر لك الوقت في البحث عن المعلومات المناسبة.
عدد أقل من إدخالات البيانات اليدوية.
عمليات الموافقة الرقمية والسريعة والآمنة أسرع من العمليات اليدوية.
ينخفض الوقت المستغرق في معالجة الفاتورة بشكل عام.
عند القيام بضبط الميزانية ، يتم إنفاق وقت رمزي أكبر في تتبع الالتزامات.
مع عمل الفريق بأكمله في عملية الشراء معًا في نظام مخصص ، سيتمكنون جميعًا من الوصول إلى نفس المعلومات في الوقت الفعلي.
2) تحسين الرقابة على الميزانية / الإنفاق
يمكن إضافة المعلومات الأساسية المتعلقة بأمر الشراء خارج أمر الشراء المرسل إلى المورد.
مع وجود كل إنفاقك مباشرة في نظام شراء ومشتريات واحد ، يمكنك تتبع وإدارة إنفاقك بكفاءة. في برنامج المشتريات ، تحصل على جميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد.
يمكن أن يكون:
المعلومات المتعلقة بمعالجة الفواتير (قسم ، حساب ، مشروع).
معلومات تتعلق بالفواتير أو تخصيصات التكلفة.
مرفقات الملفات المرتبطة بأمر الشراء (على سبيل المثال - عروض الأسعار).
3) تتبع الطلبات الواردة وتجنب الطلبات المكررة معتحسين إدارة المخزون
إذا كان هناك شخص واحد في مؤسستك مسؤولاً عن عمليات الشراء ، فقد يكون تتبع الطلبات أمرًا غير معقد.
ولكن مع ارتفاع مبيعاتك ، يمكن لنظام أوامر الشراء أن يحافظ على مسار ما تم طلبه ومتى ومن قام به.
قد يبدو واضحا ولكن مع الحفاظ على التنظيم الجيد نظام أوامر الشراء القائم على السحابة يجعل من السهل تحديد المنتجات التي تأتي في أي وقت ، مما يجعل إدارة الشحن والمخزون أكثر بساطة.
4) الوصول غير المعقد إلى البيانات التاريخية بأرشيف رقمي وإدارة محسّنة للمخزون
الأرشيف القابل للبحث هو مصدر للمعلومات التي تساعدك بعدة طرق ، حيث يمكنك بسهولة اكتشاف الطلبات السابقة ، واسترداد المعلومات المتعلقة بالمقدار الذي تم طلبه من البائع بمرور الوقت ، والحصول على تقارير حول الطلبات المتصلة بالميزانية ، وما إلى ذلك.
برمجيات المشتريات يتيح لك معرفة ما هو متاح في مخزونك ، لذلك ، عندما يقوم المستهلك بتقديم طلب ، يمكنك أن تفهم أن لديك هذه العناصر في المخزون ، مما يتيح لك منع أي مستهلكين غير سعداء في المستقبل.
5) تحسين أمن البيانات مع نظام أوامر الشراء
يمكنك اختيار من يجب أن يكون لديه حق الوصول لعرض البيانات وتعديلها والموافقة عليها في نظام الشراء بمساعدة التحكم في الوصول الرقمي. يوجد اليوم العديد من الأنظمة التي تأتي مع إجراءات أمنية إضافية. قد تكون بعض الأمثلة ميزة تسجيل الدخول الأحادي أو المصادقة الثنائية. تعمل إجراءات الأمان هذه جنبًا إلى جنب مع إجراءات النسخ الاحتياطي الدورية على حفظ بياناتك القيمة.
6) عمل جيد النوعية مع التخطيط المناسب
باستخدام هذا نظام أوامر الشراء القائم على السحابة، يمكنك بسهولة تحديد من أجرى التغييرات ومتى تم إجراؤها. لذلك ، تصبح عمليتك بأكملها أقل عرضة للأخطاء ، كما أن الدقة لا تتعرض للخطر ، مما يعني في النهاية أنك تحصل على بيانات عالية الجودة وتعمل.
مع مساعدة من نظام PO تتمتع الإدارات المختلفة بإمكانية الوصول إلى أوامر الشراء في النظام ، ويمكن للأعضاء من الإدارات المختلفة تخطيط وجدولة أيام عملهم بناءً على الشراء والشراء.
أتمتة أوامر الشراء يمكن تبسيط وتبسيط عمليات الشراء الخاصة بك. عمليات الشراء اليدوية هذه ليست بطيئة وعرقلة فحسب ، ولكنها عرضة للخطأ أيضًا.
ينتج عن هذا تأخيرات في المشتريات ، وعلاقات غير كافية مع البائعين ، وتكاليف إضافية. نظام PO تساعد أتمتة العمليات في تحييد كل مشكلات المعالجة اليدوية هذه.
1) ضع خريطة لعملية الشراء الخاصة بك بمساعدة مخطط انسيابي
كل منظمة لديها أصحاب مصلحة لديهم متطلبات شراء متميزة متحدون تحت سقف واحد. يتيح لك تعيين العملية بأكملها تحديد حالات الحافة المحتملة وتعديلها وفقًا لذلك ، في سياسة الشراء الخاصة بك ، مما يضمن أن شركتك جاهزة للأتمتة.
يمكن أن تجعل الإجابة على هذه الأسئلة الأمور أكثر وضوحًا:
من يقوم بتقديم طلب شراء في شركتك ومن يوافق عليه؟
ما هي العتبات ومن الذي يتلقى السلع أو الخدمات؟
ما هي عملية وضع الميزانية لعملية الشراء هذه؟
يمكنك البدء في بناء نظام الشراء الخاص بك بعد أن تكون واضحًا في عملية الشراء ككل.
2) قم بإعداد قواعد الموافقة وتعريفها ، وقم بإبلاغها إلى فريقك ، ثم اختر برنامج الشراء
يجب أن تصف بوضوح سلطة الموافقة لكل نوع من أنواع الشراء. ضع في اعتبارك دائمًا أن خطوات الموافقة غير الضرورية تزيد من وقت المعالجة الإجمالي. ويؤكد نهج الموافقة الصارمة أن لديك الآلية المناسبة لإدارة النفقات.
ابحث الآن عن ملف أفضل برامج الشراء لشركتك. تأكد من أن النظام الذي تختاره لديه فريق خدمة عملاء رائع وراءه ، خاصة إذا لم تستخدم أبدًا نظامًا قائمًا على السحابة نظام PO قبل.
3) تصميم أمر الشراء الخاص بك ، وتنفيذ نظام PO الخاص بك
بالاعتماد على عملك ، قد تحتاج إلى تضمين معلومات مفصلة عن أمر الشراء الخاص بك للامتثال لمعايير وتشريعات الصناعة.
تحتاج إلى البدء في تنفيذ البرنامج الجديد تدريجيًا في عملك عن طريق السماح لأهم صانعي القرار في مؤسستك باستخدامه أولاً.
بعد عرض توضيحي بسيط ، يمكنك جعل نظامك يعمل بكامل طاقته.
شراء أنظمة الكمبيوتر جعل عملية الشراء أكثر كفاءة والسماح بمزيد من تتبع الدفع والمخزون المفيد.
تتبع العديد من المؤسسات دورة الحياة المماثلة عند إنشاء أوامر الشراء والتعامل معها.
نظام PO عبر الإنترنت
[تضمين الصورة]
1) الطلب
تتضمن هذه المرحلة التعرف على متطلبات العمل التي يمكن الوفاء بها عن طريق شراء الخدمات أو البضائع. بالنسبة للشركات التي لديها أقسام مشتريات موثوقة ، تتضمن هذه المرحلة عمومًا الحصول على عروض أسعار من العديد من الموردين وأسعار المساومة.
2) الموافقة
تتضمن هذه الخطوة الموافقة على أمر الشراء. عادة ، تتم الموافقة على طلبات الموافقة على أمر الشراء بشكل عام من قبل متخصص مدير (مدراء) المشتريات (30%)، فردي مدراء الأقسام (34%) ، أو تشكيلة من الاثنين (26٪).
3) معالجة أوامر الشراء
في إطار هذه الخطوة ، يحدث الإنشاء الفعلي لأمر الشراء. يعتمد ذلك على اعتماد الأعمال للتكنولوجيا ، سواء تم إنشاؤها نظام PO يتم إرسالها إلى الموردين يدويًا أو نصف يدويًا أو على أساس مؤتمت بالكامل. تبدأ معظم الشركات الصغيرة يدويًا بنماذج أوامر الشراء الورقية.
4) شكر وتقدير
تتضمن هذه المرحلة موافقة المورد على طلبك وقبوله من خلال تأكيد شروط طلب الشراء الخاص بك.
ومع ذلك ، هناك ظروف غير متوقعة لا تترك للموردين خيارًا سوى طلب شروط جديدة. إذا حدث هذا ، فإن نظام PO يمكن تغييرها من خلال عملية ترتيب التغيير.
5) أمر تغيير PO
يمكن لكل من المورد والمشتري بدء عملية أمر التغيير. من جانب المشتري ، يطلب المشترون عمومًا أمر تغيير بسبب استخدام وحدة قياس غير صحيحة (UOM) في أمر الشراء.
ومن ناحية أخرى ، يمكن للمورد تغيير الطلبات بسبب التسعير الخاطئ أو العناصر المتوقفة أو نفاد المخزون أو الخلافات حول العناصر الموجودة في أمر الشراء.
6) إغلاق أمر الشراء
بعد التحقق من جميع المعلومات ، في حالة عدم وجود اختلافات في الفاتورة ، يمكنك أخيرًا إغلاق أمر الشراء. المعيار دورة عملية الشراءسيتبع البريد بعد ذلك.
برنامج يطمح إلى إحداث ثورة في كيفية قيام مسؤولي الأعمال والمستخدمين بتقديم الطلبات والإشراف على الإنفاق و إرسال الدفع عبر بائعيها يتم شراؤها بواسطة نيغوياتوس من شركة ناشئة مقرها نيويورك تحمل نفس الاسم.
يمكن لعملاء Negiatus أيضًا توفير الكثير من المال من خلال استخدام شبكتها الواسعة من البائعين الشركاء ، والتي تشمل Office Depot و Costco و Best Buy و Amazon.
2. كتب Zoho
متجرك الشامل لتنظيم المعاملات ومعالجة المسؤوليات المحاسبية هو كتب زوهو.
إنه مكان واحد آمن حيث يمكنك إدارة جميع فواتير وفواتير عملك ، وتسوية كشوف حسابك المصرفي ، وإدارة إنفاقك ، والإشراف على المشاريع ، ونسيان القلق بشأن الامتثال لضريبة السلع والخدمات.
يمكن تتبع أي عنصر تم طلبه بسهولة ، ويمكنك الحصول على رؤى دقيقة حول أوامر الشراء الخاصة بك والتأكد من عدم وجود أخطاء أو تضارب بين ما تم طلبه وما تم تسليمه.
بفضل ميزاته الذكية وواجهة المستخدم الجذابة ، كتب زوهو يزيل أي مضاعفات محتملة من تطوير وإدارة أوامر الشراء.
إنه مثالي للمؤسسات الصغيرة ذات الموارد القليلة بسبب بساطته المعدية في تتبع وتحويل أوامر الشراء.
3. مشروع المشتريات الحرة
باستخدام النماذج المخصصة ، مشروع المشتريات الحرة، حل الشراء المستند إلى Windows ، يمكن للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة أن تخلقه أوامر الشراء (POs)وإرسالها إلى الموردين وتتبع التقدم في أوامر الشراء المستلمة أو المتأخرة. يمكن للمديرين استخدامه لإعداد تقارير الإنفاق ومراقبة الميزانيات.
من خلال البرنامج ، يمكن للمستخدمين أيضًا إرسال هذه النماذج بالبريد الإلكتروني إلى الموردين. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر مساعدة مجانية وميزات تتبع الميزانية. تتبع المخزون ، وتوجيه الموافقة التلقائي ، والموافقة على الفواتير كلها ممكنة.
4. القاعدة الجوية
قاعدة جوية هي عبارة عن نظام أساسي للإدارة يساعد بشكل كامل حل إدارة أوامر الشراء. يسمح بالمطابقة ثنائية وثلاثية الاتجاهات. ترتيبنا من قاعدة جوية يعتمد في الغالب على قدرات الأتمتة الخاصة به. يتم تسليم كل طلب أمر شراء تلقائيًا إلى جهة الموافقة المناسبة.
قد تراقب الشركات النفقات في الوقت الفعلي من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات بفضل Airbase. قد يراقب المديرون إنفاق الموظفين والفريق والقسم والموردين طوال الشهر باستخدام إمكانات إعداد تقارير الخدمة الذاتية.
يمكن للمستخدمين أيضًا الحصول على بيانات التكلفة السابقة والمتوقعة من تحليل الإنفاق لتحديد أنماط واتجاهات الإنفاق. يمكن لمستخدمي Airbase أتمتة إجراءات المحاسبة من خلال التقاط الإيصالات ومزامنة المعاملات مع العديد من أنظمة الجهات الخارجية مثل QuickBooks و Xero و NetSuite.
5. باراماونت WorkPlace
A حل إدارة المشتريات تسمى باراماونت وورك بليس متاح للاستضافة في مقر الشركة أو على السحابة. يدعم الحل المؤسسات المتوسطة والكبيرة في مجموعة متنوعة من قطاعات الصناعة ، بما في ذلك التكنولوجيا والترفيه وقطاع الرعاية الصحية.
تعد إدارة عقود البائعين وأوامر الشراء وتتبع الحالة وقدرات التدقيق بعضًا من الجوانب الرئيسية.
يمكن للمستخدمين التبديل بسهولة بين مهام سير العمل المختلفة بفضل تكاملها مع أفضل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بما في ذلك مايكروسوفت دايناميكس 365 الأعمال المركزيةو Sage و Oracle Netsuite.
6. المشتريات المركزية للأعمال
مع مساعدة من مركز الأعمال، يمكنك تنظيم مشتريات الشركة وجعل عمليات الشراء اليومية مفهومة وقابلة للإدارة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الوصول الفوري إلى ملخص عمليات الشراء السابقة التي قام بها مورديك ، والأوامر المفتوحة ، وبيانات التجارة.
تسمح المعلومات التفصيلية عن موردي الشركة بتحسين إدارة العلاقات وتحسين تلك العلاقات.
In مركز الأعمال، يمكنك إدارة مخزونك باستخدام فواتير الشراء للحفاظ على مستويات المخزون ديناميكيًا. سيضمن ذلك إدارة فعالة للمخزون ، مما يساعدك على خفض التكاليف وتحسين مستويات الخدمة عن طريق خفض تكلفة المخزون الخاص بك.
7. مكتب المشتريات
مكتب المشتريات هي أداة شراء قائمة على السحابة تساعد المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم على إنشاء وإدارة التدفقات النقدية وإجراءات الشراء الخاصة بها. يمكن للمستخدمين إنشاء أوامر شراء وتتبع تحويلات الدفع باستخدام ميزات الشراء والفوترة الخاصة بالحل.
أوامر الشراء والفواتير مؤتمتة بالكامل بواسطة مكتب المشتريات، مما يوفر لك التحكم الكامل في إنفاقك ورؤية التدفق النقدي الفوري.
حقيقة أن 40٪ من المديرين الماليين لا يعرفون من يشتري ماذا حتى وصول الفاتورة يمثل تحديات كبيرة في الامتثال والتدفق النقدي.
تعمل الكتالوجات المخصصة على تسريع عملية الطلب ، كما تتفاعل ProcureDesk مع برامج المحاسبة مثل QuickBooks لمزامنة بيانات الشراء مع الإدارات المالية.
8. بريكورو
Precoro عبارة عن منصة جذابة وسلسة قائمة على السحابة. يساعد على تحسين عملية الشراء للشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الكبيرة.
يعد تطوير وتوزيع أوامر الشراء وأوامر الشراء الشاملة والتحليلات المرئية بشأن إنفاق الإدارات والفواتير والميزنة في الوقت الفعلي والاستلام والمطابقة الثلاثية وإدارة الكتالوج مع اتصالات المنتج بعضًا من الميزات الرئيسية.
يتم تقديم العديد من الميزات بواسطة بريكورو، مثل واجهة برمجة تطبيقات مجانية وواجهات مع NetSuite و Quickbooks. علاوة على ذلك ، توفر شركة Precoro خدمة الدخول الموحد (SSO) ومصادقة ثنائية العوامل جديرة بالثقة.
كما يسمح لك بقضاء وقت أقل بنسبة 65٪ في إدارة المشتريات مع توفير أكثر من 15٪ من التكاليف اليومية.
9. كيسفلو
كيسلو يجب أن يتم أخذ Procurement Cloud في الاعتبار من قبل الشركات التي تقوم بالتبديل من أنظمة إدارة المشتريات اليدوية ، أو تقوم بتثبيت حل لأول مرة ، أو استبدال العديد من حلول النقاط. يمكن للشركات اتخاذ قرارات شراء أفضل وأسرع وأكثر استنارة من خلال التخلص من التخمين باستخدام Kissflow.
لضمان أن أوامر الشراء التي تم إنشاؤها تلتزم بالسياسات المحددة ، يمكن للمستخدمين الوصول إلى مهام سير العمل القابلة للتكوين المستندة إلى القواعد. من خلال القيام بذلك ، يتم ضمان خلو إنشائها من الأخطاء. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر طريقة مرنة للغاية لتسجيل البائعين غير المسجلين.
بالإضافة إلى ذلك ، تتمتع الإدارة بإمكانية الوصول إلى البيانات في الوقت المناسب والتي يمكن استخدامها لوقف إهدار النفقات وتقليل تكلفة الشراء.
10. الكسور
من خلال تحليلات الإنفاق الشاملة ، توفر منصة الشراء المستندة إلى السحابة من Fraxion إدارة طلبات الشراء والنفقات والموافقة. من خلال الرؤية الكاملة والمعرفة بالميزانية والامتثال للسياسة ، قم بأتمتة إجراءات الشراء وتسريع دورة الشراء إلى الدفع.
يوفر الحل توجيهًا متطورًا للموافقة ، والاقتباس ، والموافقة على الفاتورة ، وإمكانيات مطابقة ثنائية أو ثلاثية ، مما يتيح وظائف طلب الشراء عبر الهاتف المحمول لأمر الشراء. وضع سياسات ثابتة واتخاذ تدابير استباقية لضمان الامتثال.
بفضل التقارير والرؤى القوية ، تتيح تحليلات Fraxion المتقدمة تحليلات الإنفاق. قبل إنفاق أي أموال ، حدد مستوى المخاطرة في الطلبات واكتسب رؤية للميزانيات في نقاط اتخاذ القرار.
تبحث للسيطرة على عملية الشراء الخاصة بك؟
يبسط Business Central عملية الشراء بأكملها ، مما يجعل من السهل إدارة الطلبات وتتبعها ، والتحقق من مستويات المخزون ، وإنشاء تقارير مخصصة.
مع الابتكارات والاكتشافات تأتي الشكوك والارتباك. قمنا بتجميع قائمة ببعض الخرافات الشائعة جدًا المتعلقة بأنظمة أوامر الشراء:
# 1 ليس فقط لمكان أو نموذج معين
لا تزال محادثة العصر الحديث تدور حول الاعتقاد بأن أوامر الشراء يمكن أن تعمل فقط للشركات. الواقع يختلف تمامًا - أنظمة أوامر الشراء للجميع. بغض النظر عن حجم عملك التجاري الكبير أو الصغير ، فإن استخدام نظام طلب الشراء عبر الإنترنت سيمكنك من الوصول في الوقت الفعلي إلى طلبات الشراء الخاصة بك.
عندما يتعلق الأمر بزيادة إنفاق مؤسستك إلى الحد الأقصى ، فإن برنامج أوامر الشراء المستند إلى السحابة سيساعدك في إصدار أحكام تستند إلى البيانات. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة ، يكون نظام البريد المستند إلى السحابة أكثر منطقية لأن بيانات الوقت الفعلي ستكون مفيدة مع توسعها. سيكونون أكثر قدرة على تحديد ومعالجة الاختناقات في عملية الشراء بسرعة.
# 2 القضاء على العمل اليدوي
يا له من رقم كبير! أكثر المفاهيم الخاطئة شيوعًا حول النظام القائم على السحابة هو أن الناس يفترضون أنه يقضي على العمالة البشرية. في حين أن أنظمة الشراء في الواقع لا تساعد الشركات فقط على توصيلها إلا أنها تزيد من مستوى الاتصال.
سيتم تسهيل دورة العملية بأكملها على أعضاء الفريق للتفاعل مع بعضهم البعض بفضل نظام أوامر الشراء المستند إلى السحابة الذي يزيل عوائق الاتصال.
في الواقع ، سيتخلص نظام طلب الشراء الآلي من الأعمال الروتينية المملة والمتكررة ، مما يحرر عمال المشتريات للتركيز على واجبات أكثر استراتيجية تتطلب تفاعلًا بشريًا.
# 3 عرضة للتهديدات الخارجية
الابتكارات مثيرة وجديدة ، وتستغرق الشركات وقتًا ، ويقبل الناس أن التغيير جدير بالثقة. على الرغم من أن الأنظمة القائمة على السحابة تزدهر وتنمو مع مرور الوقت. هناك معتقدات شائعة مفادها أن هذه الأنظمة ليست جديرة بالثقة ، وأن المعلومات الحساسة يمكن أن تصبح محفوفة بالمخاطر على هذه المنصات.
بدلا من ذلك، فإن نظام أوامر الشراء يأتي بجدران حماية قوية تحمي المعلومات الحساسة. يوجد عدد من التدابير الأمنية ، بما في ذلك جدران الحماية المتطورة وتشفير البيانات ، لمنع أي انتهاكات للبيانات في نظام أوامر الشراء.
# 4 طريقة باهظة الثمن (برامج باهظة الثمن)
الأغلبية منصات أوامر الشراء القائمة على SaaS تقدم اشتراكات "الدفع حسب الاستخدام" ، حتى لا تضطر الشركات إلى القيام باستثمار كبير مقدمًا.
تعد حلول الشراء السحابية مع أنظمة أوامر الشراء الرائعة مناسبة تمامًا لإدارة أوامر الشراء في كل من الشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات بفضل الأسعار المرنة ومجموعة واسعة من الوظائف وسهولة الاستخدام.
هناك عدة أسباب ل توظيف أوامر الشراء في عملك. تفضل أن تختار فئات المشتريات التي تحتاج لأوامر الشراء. فقط تأكد من أن سياساتك المتعلقة بما إذا كان قد تم تحديد متطلبات أمر الشراء في كل حالة أم لا.
يساعد في وضع الميزانية
يوفر الوقت
تمكن من التخطيط
يعمل كنظام تحذير سابق للنفقات غير المتوقعة
يقضي على الأبله
يوفر الحماية القانونية
يتحكم في الإنفاق ويفرض السياسة تلقائيًا
يتتبع إنفاق الشركة
يساعدك على فهم البائعين
يعزز إدارة المخزون
هناك بعض الحالات حيث طلبات الشراء ليست هناك حاجة. على سبيل المثال ، تستخدم بعض الشركات أوامر الشراء لتغطية النفقات اليومية مثل تجديد العضوية والمرافق ، ولكن ليس كلها.
وفي الختام
يغفل الموظفون في الغالب عن سحابة المشتريات وأمر الشراء ، ولا يلاحظه أحد. ولكن من الضروري تتبع النفقات وهذا البرنامج يساعد في التحكم في النفقات. يقلل من احتمالية الاحتيال مع التخلص من العملية اليدوية.
لا يمكن لأي عمل أن يأمل في النجاح إذا كان نظام المشتريات غير فعال وفي حالة فوضى مستمرة. هذا هو السبب في أن برنامج إدارة أوامر الشراء القادر الذي يعمل على أتمتة العملية برمتها عبر المؤسسة أمر ضروري للغاية.
ممتاز برنامج إدارة PO or نظام أوامر الشراء القائم على السحابة سيساعد في التتبع الفعال للمشتريات ، وإنشاء أوامر الشراء بدون أخطاء ، وتعزيز العلاقات مع البائعين ، وإكمال الطلبات في الوقت المناسب.
لذا ، فإن القائمة الطويلة من المزايا تجعل أنظمة المشتريات السحابية هي أكثر التقنيات المرغوبة والتي توفر فرصًا لتعزيز كفاءة المعاملات في عملية الشراء.
أمر الشراء هو مستند قانوني ترسله مؤسسة الشراء إلى البائع. إنها وثيقة رسمية يمكن أن يستخدمها البائع في حالة عدم حصول البائع على المنتج أو الخدمة المقدمة. ميزة أمر الشراء هي أنه ليست هناك حاجة للدفع مقدمًا مقابل منتج أو خدمة.
2) ما هي مزايا نظام أوامر الشراء باستخدام الحوسبة السحابية؟
مزايا نظام أوامر الشراء للحوسبة السحابية مذكورة أدناه: > الوصول إلى البيانات من أي مكان وأمان البيانات > أساس الاشتراك ومرونة العمل > انخفاض المصاريف التشغيلية > إدارة أفضل للبائعين > فعالة من حيث التكلفة على المدى الطويل > تحليلات البيانات
3) كيف يساعد نظام أمر الشراء في إدارة البائعين؟
يسمح نظام أوامر الشراء بإدارة البائعين حيث يمكنك تتبع كل بائع لأدائه. على سبيل المثال ، يمكنك فهم البائع الذي يقدم المنتجات حسب الحاجة. يمكنك اتخاذ قرار أفضل فيما يتعلق بأداء البائع عندما تحتفظ بتتبع البائعين.
4) ما هي المستندات الثلاثة الأساسية المستخدمة في عملية الشراء؟
المستندات الثلاثة الرئيسية المستخدمة في عملية الشراء هي طلب تقديم العروض (RFP) وطلب المعلومات (RFI) وطلب عرض الأسعار (RFQ). كل من هذه الوثائق لها غرض مميز.
5) ما هي الميزات التي يجب أن يتمتع بها نظام أمر الشراء الجيد؟
يجب أن يحتوي نظام أمر الشراء الجيد على الميزات التالية: - سهولة إنشاء وإدارة أوامر الشراء - التكامل مع البرامج المحاسبية والمالية - سير عمل الموافقة الآلي - إدارة الموردين وقدرات الاتصال - تتبع في الوقت الحقيقي والإبلاغ عن حالة أمر الشراء - إمكانية الوصول عبر الأجهزة المحمولة لإدارة أوامر الشراء أثناء التنقل
[sc name = "Dynamics 365 Business Central"] [add_newsletter] [add_related_page_diff_contents blog_cat = "ms-dynamics-business-central"]
في عصر اليوم من الأعمال التجارية المتنامية والمتنافسة ، يمكن أن تكون مراقبة الإنفاق والشراء بسيطة أو معقدة مثل الأنظمة الموجودة لإدارة هذه الأنشطة والمهام. لقد ولت أيام الفواتير الضائعة ، والإيصالات في النهاية وراءنا. لذلك ، لم يعد بإمكان المؤسسات اليوم الاعتماد على الاتفاقيات والمصافحات المنطوقة لاتخاذ قرارات ذكية بشأن شراء السلع والخدمات.
هذه المنظمات عائمة من التقليدية تستغرق وقتا طويلا عمليات الشراء إلى أكثر قابلية للتكيف نظام مشتريات قائم على السحابة هذا يقلل من التكاليف التنظيمية في جميع أنحاء العالم. أدوات مثل برنامج طلب الشراء جعل هذه الاتفاقيات جديرة بالثقة وقابلة للتتبع.
أحدث التقنيات وجهت في طريق جديد توليد المشتريات، والتي تم تأسيسها على تقنية السحابة. هناك العديد من الأسباب التي تجعل التحول إلى الشراء المستند إلى السحابة مفيدًا للشركات. الأهم هو سهولة الوصول وتنظيم عملية الشراء نفسها.
تدرك العديد من الشركات أن الأدوات اليدوية و النظم القديمة ليست أنسب الخيارات لإدارة دورة الشراء إلى الدفع المعقدة. استخدام برنامج طلب الشراء، يمكنك أتمتة العملية بأكملها وزيادة الكفاءة وتقليل احتمالات حدوث أي تناقضات قد تحدث بسبب الإدخالات اليدوية.
لا شك أن الأعمال التجارية في مرحلة ما بمرور الوقت تتحرك بعمليات صغيرة أو كبيرة مطلوبة لشراء سلع أو خدمات من شركة أخرى. لا يهم ما إذا كان عددًا كبيرًا من عمليات الشراء الصغيرة أو عددًا قليلاً من عمليات الشراء الكبيرة ، تتطلب الشركات طريقة لتتبع كل هذه الطلبات.
هذا هو المكان نظام أوامر الشراء يدخل حيز التنفيذ ، فهو يتيح لك إنشاء الطلبات وإدارتها - من طلب الشراء إلى دفع بائع التجزئة لتبسيط عملية الشراء الخاصة بك. من الضروري بناء سير عمل يساعد الشركات على إدارة طلبات الشراء الخاصة بهم ، حيث يمكن أن يكون التعامل مع عمليات الشراء والمشتريات مهمة شاقة.
A نظام أوامر الشراء القائم على السحابة يسمح للشركات بأتمتة وإدارة الإنفاق بكفاءة في تطوير سير العمل الذي يلبي ممارسات الأعمال المحددة الخاصة بهم.
قم بتبسيط عملية أمر الشراء الخاص بك باستخدام Dynamics 365 Business Central.
قل وداعًا لإدخال البيانات يدويًا والأعمال الورقية ومرحبًا بمعالجة الطلبات الآلية وتتبع المخزون في الوقت الفعلي وإعداد التقارير القابلة للتخصيص.
لماذا استخدام نظام أوامر الشراء القائم على السحابة؟
استخدام الشركات Word أو Excel لبناء أوامر الشراء وغالبًا ما يكونون سعداء بسلاسل رسائل البريد الإلكتروني أو الالتزامات الشفهية.
ومع ذلك ، على الرغم من اسمها ، هناك المزيد من المزايا أنظمة أوامر الشراء السحابية. فيما يلي فوائد أتمتة عملياتك باستخدام برنامج طلب الشراء:
نظام أوامر الشراء القائم على السحابة
نسخ انفوجرافيك
×
1) يقلل من الوقت الذي يقضيه في عمليات الشراء
يمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه في معظم المهام المرتبطة بالمشتريات من خلال تطبيق نظام مخصص. كما أنه يساعد في ما يلي:
متجر واحد للمعلومات يوفر لك الوقت في البحث عن المعلومات المناسبة.
عدد أقل من إدخالات البيانات اليدوية.
عمليات الموافقة الرقمية والسريعة والآمنة أسرع من العمليات اليدوية.
ينخفض الوقت المستغرق في معالجة الفاتورة بشكل عام.
عند القيام بضبط الميزانية ، يتم إنفاق وقت رمزي أكبر في تتبع الالتزامات.
مع عمل الفريق بأكمله في عملية الشراء معًا في نظام مخصص ، سيتمكنون جميعًا من الوصول إلى نفس المعلومات في الوقت الفعلي.
2) تحسين الرقابة على الميزانية / الإنفاق
يمكن إضافة المعلومات الأساسية المتعلقة بأمر الشراء خارج أمر الشراء المرسل إلى المورد.
مع وجود كل إنفاقك مباشرة في نظام شراء ومشتريات واحد ، يمكنك تتبع وإدارة إنفاقك بكفاءة. في برنامج المشتريات ، تحصل على جميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد.
يمكن أن يكون:
المعلومات المتعلقة بمعالجة الفواتير (قسم ، حساب ، مشروع).
معلومات تتعلق بالفواتير أو تخصيصات التكلفة.
مرفقات الملفات المرتبطة بأمر الشراء (على سبيل المثال - عروض الأسعار).
3) تتبع الطلبات الواردة وتجنب الطلبات المكررة معتحسين إدارة المخزون
إذا كان هناك شخص واحد في مؤسستك مسؤولاً عن عمليات الشراء ، فقد يكون تتبع الطلبات أمرًا غير معقد.
ولكن مع ارتفاع مبيعاتك ، يمكن لنظام أوامر الشراء أن يحافظ على مسار ما تم طلبه ومتى ومن قام به.
قد يبدو واضحا ولكن مع الحفاظ على التنظيم الجيد نظام أوامر الشراء القائم على السحابة يجعل من السهل تحديد المنتجات التي تأتي في أي وقت ، مما يجعل إدارة الشحن والمخزون أكثر بساطة.
4) الوصول غير المعقد إلى البيانات التاريخية بأرشيف رقمي وإدارة محسّنة للمخزون
الأرشيف القابل للبحث هو مصدر للمعلومات التي تساعدك بعدة طرق ، حيث يمكنك بسهولة اكتشاف الطلبات السابقة ، واسترداد المعلومات المتعلقة بالمقدار الذي تم طلبه من البائع بمرور الوقت ، والحصول على تقارير حول الطلبات المتصلة بالميزانية ، وما إلى ذلك.
برمجيات المشتريات يتيح لك معرفة ما هو متاح في مخزونك ، لذلك ، عندما يقوم المستهلك بتقديم طلب ، يمكنك أن تفهم أن لديك هذه العناصر في المخزون ، مما يتيح لك منع أي مستهلكين غير سعداء في المستقبل.
5) تحسين أمن البيانات مع نظام أوامر الشراء
يمكنك اختيار من يجب أن يكون لديه حق الوصول لعرض البيانات وتعديلها والموافقة عليها في نظام الشراء بمساعدة التحكم في الوصول الرقمي. يوجد اليوم العديد من الأنظمة التي تأتي مع إجراءات أمنية إضافية. قد تكون بعض الأمثلة ميزة تسجيل الدخول الأحادي أو المصادقة الثنائية. تعمل إجراءات الأمان هذه جنبًا إلى جنب مع إجراءات النسخ الاحتياطي الدورية على حفظ بياناتك القيمة.
6) عمل جيد النوعية مع التخطيط المناسب
باستخدام هذا نظام أوامر الشراء القائم على السحابة، يمكنك بسهولة تحديد من أجرى التغييرات ومتى تم إجراؤها. لذلك ، تصبح عمليتك بأكملها أقل عرضة للأخطاء ، كما أن الدقة لا تتعرض للخطر ، مما يعني في النهاية أنك تحصل على بيانات عالية الجودة وتعمل.
مع مساعدة من نظام PO تتمتع الإدارات المختلفة بإمكانية الوصول إلى أوامر الشراء في النظام ، ويمكن للأعضاء من الإدارات المختلفة تخطيط وجدولة أيام عملهم بناءً على الشراء والشراء.
أتمتة أوامر الشراء يمكن تبسيط وتبسيط عمليات الشراء الخاصة بك. عمليات الشراء اليدوية هذه ليست بطيئة وعرقلة فحسب ، ولكنها عرضة للخطأ أيضًا.
ينتج عن هذا تأخيرات في المشتريات ، وعلاقات غير كافية مع البائعين ، وتكاليف إضافية. نظام PO تساعد أتمتة العمليات في تحييد كل مشكلات المعالجة اليدوية هذه.
1) ضع خريطة لعملية الشراء الخاصة بك بمساعدة مخطط انسيابي
كل منظمة لديها أصحاب مصلحة لديهم متطلبات شراء متميزة متحدون تحت سقف واحد. يتيح لك تعيين العملية بأكملها تحديد حالات الحافة المحتملة وتعديلها وفقًا لذلك ، في سياسة الشراء الخاصة بك ، مما يضمن أن شركتك جاهزة للأتمتة.
يمكن أن تجعل الإجابة على هذه الأسئلة الأمور أكثر وضوحًا:
من يقوم بتقديم طلب شراء في شركتك ومن يوافق عليه؟
ما هي العتبات ومن الذي يتلقى السلع أو الخدمات؟
ما هي عملية وضع الميزانية لعملية الشراء هذه؟
يمكنك البدء في بناء نظام الشراء الخاص بك بعد أن تكون واضحًا في عملية الشراء ككل.
2) قم بإعداد قواعد الموافقة وتعريفها ، وقم بإبلاغها إلى فريقك ، ثم اختر برنامج الشراء
يجب أن تصف بوضوح سلطة الموافقة لكل نوع من أنواع الشراء. ضع في اعتبارك دائمًا أن خطوات الموافقة غير الضرورية تزيد من وقت المعالجة الإجمالي. ويؤكد نهج الموافقة الصارمة أن لديك الآلية المناسبة لإدارة النفقات.
ابحث الآن عن ملف أفضل برامج الشراء لشركتك. تأكد من أن النظام الذي تختاره لديه فريق خدمة عملاء رائع وراءه ، خاصة إذا لم تستخدم أبدًا نظامًا قائمًا على السحابة نظام PO قبل.
3) تصميم أمر الشراء الخاص بك ، وتنفيذ نظام PO الخاص بك
بالاعتماد على عملك ، قد تحتاج إلى تضمين معلومات مفصلة عن أمر الشراء الخاص بك للامتثال لمعايير وتشريعات الصناعة.
تحتاج إلى البدء في تنفيذ البرنامج الجديد تدريجيًا في عملك عن طريق السماح لأهم صانعي القرار في مؤسستك باستخدامه أولاً.
بعد عرض توضيحي بسيط ، يمكنك جعل نظامك يعمل بكامل طاقته.
شراء أنظمة الكمبيوتر جعل عملية الشراء أكثر كفاءة والسماح بمزيد من تتبع الدفع والمخزون المفيد.
تتبع العديد من المؤسسات دورة الحياة المماثلة عند إنشاء أوامر الشراء والتعامل معها.
نظام PO عبر الإنترنت
نسخ انفوجرافيك
×
1) الطلب
تتضمن هذه المرحلة التعرف على متطلبات العمل التي يمكن الوفاء بها عن طريق شراء الخدمات أو البضائع. بالنسبة للشركات التي لديها أقسام مشتريات موثوقة ، تتضمن هذه المرحلة عمومًا الحصول على عروض أسعار من العديد من الموردين وأسعار المساومة.
2) الموافقة
تتضمن هذه الخطوة الموافقة على أمر الشراء. عادة ، تتم الموافقة على طلبات الموافقة على أمر الشراء بشكل عام من قبل متخصص مدير (مدراء) المشتريات (30%)، فردي مدراء الأقسام (34%) ، أو تشكيلة من الاثنين (26٪).
3) معالجة أوامر الشراء
في إطار هذه الخطوة ، يحدث الإنشاء الفعلي لأمر الشراء. يعتمد ذلك على اعتماد الأعمال للتكنولوجيا ، سواء تم إنشاؤها نظام PO يتم إرسالها إلى الموردين يدويًا أو نصف يدويًا أو على أساس مؤتمت بالكامل. تبدأ معظم الشركات الصغيرة يدويًا بنماذج أوامر الشراء الورقية.
4) شكر وتقدير
تتضمن هذه المرحلة موافقة المورد على طلبك وقبوله من خلال تأكيد شروط طلب الشراء الخاص بك.
ومع ذلك ، هناك ظروف غير متوقعة لا تترك للموردين خيارًا سوى طلب شروط جديدة. إذا حدث هذا ، فإن نظام PO يمكن تغييرها من خلال عملية ترتيب التغيير.
5) أمر تغيير PO
يمكن لكل من المورد والمشتري بدء عملية أمر التغيير. من جانب المشتري ، يطلب المشترون عمومًا أمر تغيير بسبب استخدام وحدة قياس غير صحيحة (UOM) في أمر الشراء.
ومن ناحية أخرى ، يمكن للمورد تغيير الطلبات بسبب التسعير الخاطئ أو العناصر المتوقفة أو نفاد المخزون أو الخلافات حول العناصر الموجودة في أمر الشراء.
6) إغلاق أمر الشراء
بعد التحقق من جميع المعلومات ، في حالة عدم وجود اختلافات في الفاتورة ، يمكنك أخيرًا إغلاق أمر الشراء. المعيار دورة عملية الشراءسيتبع البريد بعد ذلك.
برنامج يطمح إلى إحداث ثورة في كيفية قيام مسؤولي الأعمال والمستخدمين بتقديم الطلبات والإشراف على الإنفاق و إرسال الدفع عبر بائعيها يتم شراؤها بواسطة نيغوياتوس من شركة ناشئة مقرها نيويورك تحمل نفس الاسم.
يمكن لعملاء Negiatus أيضًا توفير الكثير من المال من خلال استخدام شبكتها الواسعة من البائعين الشركاء ، والتي تشمل Office Depot و Costco و Best Buy و Amazon.
2. كتب Zoho
متجرك الشامل لتنظيم المعاملات ومعالجة المسؤوليات المحاسبية هو كتب زوهو.
إنه مكان واحد آمن حيث يمكنك إدارة جميع فواتير وفواتير عملك ، وتسوية كشوف حسابك المصرفي ، وإدارة إنفاقك ، والإشراف على المشاريع ، ونسيان القلق بشأن الامتثال لضريبة السلع والخدمات.
يمكن تتبع أي عنصر تم طلبه بسهولة ، ويمكنك الحصول على رؤى دقيقة حول أوامر الشراء الخاصة بك والتأكد من عدم وجود أخطاء أو تضارب بين ما تم طلبه وما تم تسليمه.
بفضل ميزاته الذكية وواجهة المستخدم الجذابة ، كتب زوهو يزيل أي مضاعفات محتملة من تطوير وإدارة أوامر الشراء.
إنه مثالي للمؤسسات الصغيرة ذات الموارد القليلة بسبب بساطته المعدية في تتبع وتحويل أوامر الشراء.
3. مشروع المشتريات الحرة
باستخدام النماذج المخصصة ، مشروع المشتريات الحرة، حل الشراء المستند إلى Windows ، يمكن للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة أن تخلقه أوامر الشراء (POs)وإرسالها إلى الموردين وتتبع التقدم في أوامر الشراء المستلمة أو المتأخرة. يمكن للمديرين استخدامه لإعداد تقارير الإنفاق ومراقبة الميزانيات.
من خلال البرنامج ، يمكن للمستخدمين أيضًا إرسال هذه النماذج بالبريد الإلكتروني إلى الموردين. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر مساعدة مجانية وميزات تتبع الميزانية. تتبع المخزون ، وتوجيه الموافقة التلقائي ، والموافقة على الفواتير كلها ممكنة.
4. القاعدة الجوية
قاعدة جوية هي عبارة عن نظام أساسي للإدارة يساعد بشكل كامل حل إدارة أوامر الشراء. يسمح بالمطابقة ثنائية وثلاثية الاتجاهات. ترتيبنا من قاعدة جوية يعتمد في الغالب على قدرات الأتمتة الخاصة به. يتم تسليم كل طلب أمر شراء تلقائيًا إلى جهة الموافقة المناسبة.
قد تراقب الشركات النفقات في الوقت الفعلي من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات بفضل Airbase. قد يراقب المديرون إنفاق الموظفين والفريق والقسم والموردين طوال الشهر باستخدام إمكانات إعداد تقارير الخدمة الذاتية.
يمكن للمستخدمين أيضًا الحصول على بيانات التكلفة السابقة والمتوقعة من تحليل الإنفاق لتحديد أنماط واتجاهات الإنفاق. يمكن لمستخدمي Airbase أتمتة إجراءات المحاسبة من خلال التقاط الإيصالات ومزامنة المعاملات مع العديد من أنظمة الجهات الخارجية مثل QuickBooks و Xero و NetSuite.
5. باراماونت WorkPlace
A حل إدارة المشتريات تسمى باراماونت وورك بليس متاح للاستضافة في مقر الشركة أو على السحابة. يدعم الحل المؤسسات المتوسطة والكبيرة في مجموعة متنوعة من قطاعات الصناعة ، بما في ذلك التكنولوجيا والترفيه وقطاع الرعاية الصحية.
تعد إدارة عقود البائعين وأوامر الشراء وتتبع الحالة وقدرات التدقيق بعضًا من الجوانب الرئيسية.
يمكن للمستخدمين التبديل بسهولة بين مهام سير العمل المختلفة بفضل تكاملها مع أفضل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بما في ذلك مايكروسوفت دايناميكس 365 الأعمال المركزيةو Sage و Oracle Netsuite.
6. المشتريات المركزية للأعمال
مع مساعدة من مركز الأعمال، يمكنك تنظيم مشتريات الشركة وجعل عمليات الشراء اليومية مفهومة وقابلة للإدارة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الوصول الفوري إلى ملخص عمليات الشراء السابقة التي قام بها مورديك ، والأوامر المفتوحة ، وبيانات التجارة.
تسمح المعلومات التفصيلية عن موردي الشركة بتحسين إدارة العلاقات وتحسين تلك العلاقات.
In مركز الأعمال، يمكنك إدارة مخزونك باستخدام فواتير الشراء للحفاظ على مستويات المخزون ديناميكيًا. سيضمن ذلك إدارة فعالة للمخزون ، مما يساعدك على خفض التكاليف وتحسين مستويات الخدمة عن طريق خفض تكلفة المخزون الخاص بك.
7. مكتب المشتريات
مكتب المشتريات هي أداة شراء قائمة على السحابة تساعد المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم على إنشاء وإدارة التدفقات النقدية وإجراءات الشراء الخاصة بها. يمكن للمستخدمين إنشاء أوامر شراء وتتبع تحويلات الدفع باستخدام ميزات الشراء والفوترة الخاصة بالحل.
أوامر الشراء والفواتير مؤتمتة بالكامل بواسطة مكتب المشتريات، مما يوفر لك التحكم الكامل في إنفاقك ورؤية التدفق النقدي الفوري.
حقيقة أن 40٪ من المديرين الماليين لا يعرفون من يشتري ماذا حتى وصول الفاتورة يمثل تحديات كبيرة في الامتثال والتدفق النقدي.
تعمل الكتالوجات المخصصة على تسريع عملية الطلب ، كما تتفاعل ProcureDesk مع برامج المحاسبة مثل QuickBooks لمزامنة بيانات الشراء مع الإدارات المالية.
8. بريكورو
Precoro عبارة عن منصة جذابة وسلسة قائمة على السحابة. يساعد على تحسين عملية الشراء للشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الكبيرة.
يعد تطوير وتوزيع أوامر الشراء وأوامر الشراء الشاملة والتحليلات المرئية بشأن إنفاق الإدارات والفواتير والميزنة في الوقت الفعلي والاستلام والمطابقة الثلاثية وإدارة الكتالوج مع اتصالات المنتج بعضًا من الميزات الرئيسية.
يتم تقديم العديد من الميزات بواسطة بريكورو، مثل واجهة برمجة تطبيقات مجانية وواجهات مع NetSuite و Quickbooks. علاوة على ذلك ، توفر شركة Precoro خدمة الدخول الموحد (SSO) ومصادقة ثنائية العوامل جديرة بالثقة.
كما يسمح لك بقضاء وقت أقل بنسبة 65٪ في إدارة المشتريات مع توفير أكثر من 15٪ من التكاليف اليومية.
9. كيسفلو
كيسلو يجب أن يتم أخذ Procurement Cloud في الاعتبار من قبل الشركات التي تقوم بالتبديل من أنظمة إدارة المشتريات اليدوية ، أو تقوم بتثبيت حل لأول مرة ، أو استبدال العديد من حلول النقاط. يمكن للشركات اتخاذ قرارات شراء أفضل وأسرع وأكثر استنارة من خلال التخلص من التخمين باستخدام Kissflow.
لضمان أن أوامر الشراء التي تم إنشاؤها تلتزم بالسياسات المحددة ، يمكن للمستخدمين الوصول إلى مهام سير العمل القابلة للتكوين المستندة إلى القواعد. من خلال القيام بذلك ، يتم ضمان خلو إنشائها من الأخطاء. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر طريقة مرنة للغاية لتسجيل البائعين غير المسجلين.
بالإضافة إلى ذلك ، تتمتع الإدارة بإمكانية الوصول إلى البيانات في الوقت المناسب والتي يمكن استخدامها لوقف إهدار النفقات وتقليل تكلفة الشراء.
10. الكسور
من خلال تحليلات الإنفاق الشاملة ، توفر منصة الشراء المستندة إلى السحابة من Fraxion إدارة طلبات الشراء والنفقات والموافقة. من خلال الرؤية الكاملة والمعرفة بالميزانية والامتثال للسياسة ، قم بأتمتة إجراءات الشراء وتسريع دورة الشراء إلى الدفع.
يوفر الحل توجيهًا متطورًا للموافقة ، والاقتباس ، والموافقة على الفاتورة ، وإمكانيات مطابقة ثنائية أو ثلاثية ، مما يتيح وظائف طلب الشراء عبر الهاتف المحمول لأمر الشراء. وضع سياسات ثابتة واتخاذ تدابير استباقية لضمان الامتثال.
بفضل التقارير والرؤى القوية ، تتيح تحليلات Fraxion المتقدمة تحليلات الإنفاق. قبل إنفاق أي أموال ، حدد مستوى المخاطرة في الطلبات واكتسب رؤية للميزانيات في نقاط اتخاذ القرار.
تبحث للسيطرة على عملية الشراء الخاصة بك؟
يبسط Business Central عملية الشراء بأكملها ، مما يجعل من السهل إدارة الطلبات وتتبعها ، والتحقق من مستويات المخزون ، وإنشاء تقارير مخصصة.
مع الابتكارات والاكتشافات تأتي الشكوك والارتباك. قمنا بتجميع قائمة ببعض الخرافات الشائعة جدًا المتعلقة بأنظمة أوامر الشراء:
# 1 ليس فقط لمكان أو نموذج معين
لا تزال محادثة العصر الحديث تدور حول الاعتقاد بأن أوامر الشراء يمكن أن تعمل فقط للشركات. الواقع يختلف تمامًا - أنظمة أوامر الشراء للجميع. بغض النظر عن حجم عملك التجاري الكبير أو الصغير ، فإن استخدام نظام طلب الشراء عبر الإنترنت سيمكنك من الوصول في الوقت الفعلي إلى طلبات الشراء الخاصة بك.
عندما يتعلق الأمر بزيادة إنفاق مؤسستك إلى الحد الأقصى ، فإن برنامج أوامر الشراء المستند إلى السحابة سيساعدك في إصدار أحكام تستند إلى البيانات. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة ، يكون نظام البريد المستند إلى السحابة أكثر منطقية لأن بيانات الوقت الفعلي ستكون مفيدة مع توسعها. سيكونون أكثر قدرة على تحديد ومعالجة الاختناقات في عملية الشراء بسرعة.
# 2 القضاء على العمل اليدوي
يا له من رقم كبير! أكثر المفاهيم الخاطئة شيوعًا حول النظام القائم على السحابة هو أن الناس يفترضون أنه يقضي على العمالة البشرية. في حين أن أنظمة الشراء في الواقع لا تساعد الشركات فقط على توصيلها إلا أنها تزيد من مستوى الاتصال.
سيتم تسهيل دورة العملية بأكملها على أعضاء الفريق للتفاعل مع بعضهم البعض بفضل نظام أوامر الشراء المستند إلى السحابة الذي يزيل عوائق الاتصال.
في الواقع ، سيتخلص نظام طلب الشراء الآلي من الأعمال الروتينية المملة والمتكررة ، مما يحرر عمال المشتريات للتركيز على واجبات أكثر استراتيجية تتطلب تفاعلًا بشريًا.
# 3 عرضة للتهديدات الخارجية
الابتكارات مثيرة وجديدة ، وتستغرق الشركات وقتًا ، ويقبل الناس أن التغيير جدير بالثقة. على الرغم من أن الأنظمة القائمة على السحابة تزدهر وتنمو مع مرور الوقت. هناك معتقدات شائعة مفادها أن هذه الأنظمة ليست جديرة بالثقة ، وأن المعلومات الحساسة يمكن أن تصبح محفوفة بالمخاطر على هذه المنصات.
بدلا من ذلك، فإن نظام أوامر الشراء يأتي بجدران حماية قوية تحمي المعلومات الحساسة. يوجد عدد من التدابير الأمنية ، بما في ذلك جدران الحماية المتطورة وتشفير البيانات ، لمنع أي انتهاكات للبيانات في نظام أوامر الشراء.
# 4 طريقة باهظة الثمن (برامج باهظة الثمن)
الأغلبية منصات أوامر الشراء القائمة على SaaS تقدم اشتراكات "الدفع حسب الاستخدام" ، حتى لا تضطر الشركات إلى القيام باستثمار كبير مقدمًا.
تعد حلول الشراء السحابية مع أنظمة أوامر الشراء الرائعة مناسبة تمامًا لإدارة أوامر الشراء في كل من الشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات بفضل الأسعار المرنة ومجموعة واسعة من الوظائف وسهولة الاستخدام.
هناك عدة أسباب ل توظيف أوامر الشراء في عملك. تفضل أن تختار فئات المشتريات التي تحتاج لأوامر الشراء. فقط تأكد من أن سياساتك المتعلقة بما إذا كان قد تم تحديد متطلبات أمر الشراء في كل حالة أم لا.
يساعد في وضع الميزانية
يوفر الوقت
تمكن من التخطيط
يعمل كنظام تحذير سابق للنفقات غير المتوقعة
يقضي على الأبله
يوفر الحماية القانونية
يتحكم في الإنفاق ويفرض السياسة تلقائيًا
يتتبع إنفاق الشركة
يساعدك على فهم البائعين
يعزز إدارة المخزون
هناك بعض الحالات حيث طلبات الشراء ليست هناك حاجة. على سبيل المثال ، تستخدم بعض الشركات أوامر الشراء لتغطية النفقات اليومية مثل تجديد العضوية والمرافق ، ولكن ليس كلها.
وفي الختام
يغفل الموظفون في الغالب عن سحابة المشتريات وأمر الشراء ، ولا يلاحظه أحد. ولكن من الضروري تتبع النفقات وهذا البرنامج يساعد في التحكم في النفقات. يقلل من احتمالية الاحتيال مع التخلص من العملية اليدوية.
لا يمكن لأي عمل أن يأمل في النجاح إذا كان نظام المشتريات غير فعال وفي حالة فوضى مستمرة. هذا هو السبب في أن برنامج إدارة أوامر الشراء القادر الذي يعمل على أتمتة العملية برمتها عبر المؤسسة أمر ضروري للغاية.
ممتاز برنامج إدارة PO or نظام أوامر الشراء القائم على السحابة سيساعد في التتبع الفعال للمشتريات ، وإنشاء أوامر الشراء بدون أخطاء ، وتعزيز العلاقات مع البائعين ، وإكمال الطلبات في الوقت المناسب.
لذا ، فإن القائمة الطويلة من المزايا تجعل أنظمة المشتريات السحابية هي أكثر التقنيات المرغوبة والتي توفر فرصًا لتعزيز كفاءة المعاملات في عملية الشراء.
أمر الشراء هو مستند قانوني ترسله مؤسسة الشراء إلى البائع. إنها وثيقة رسمية يمكن أن يستخدمها البائع في حالة عدم حصول البائع على المنتج أو الخدمة المقدمة. ميزة أمر الشراء هي أنه ليست هناك حاجة للدفع مقدمًا مقابل منتج أو خدمة.
2) ما هي مزايا نظام أوامر الشراء باستخدام الحوسبة السحابية؟
مزايا نظام أوامر الشراء للحوسبة السحابية مذكورة أدناه: > الوصول إلى البيانات من أي مكان وأمان البيانات > أساس الاشتراك ومرونة العمل > انخفاض المصاريف التشغيلية > إدارة أفضل للبائعين > فعالة من حيث التكلفة على المدى الطويل > تحليلات البيانات
3) كيف يساعد نظام أمر الشراء في إدارة البائعين؟
يسمح نظام أوامر الشراء بإدارة البائعين حيث يمكنك تتبع كل بائع لأدائه. على سبيل المثال ، يمكنك فهم البائع الذي يقدم المنتجات حسب الحاجة. يمكنك اتخاذ قرار أفضل فيما يتعلق بأداء البائع عندما تحتفظ بتتبع البائعين.
4) ما هي المستندات الثلاثة الأساسية المستخدمة في عملية الشراء؟
المستندات الثلاثة الرئيسية المستخدمة في عملية الشراء هي طلب تقديم العروض (RFP) وطلب المعلومات (RFI) وطلب عرض الأسعار (RFQ). كل من هذه الوثائق لها غرض مميز.
5) ما هي الميزات التي يجب أن يتمتع بها نظام أمر الشراء الجيد؟
يجب أن يحتوي نظام أمر الشراء الجيد على الميزات التالية: - سهولة إنشاء وإدارة أوامر الشراء - التكامل مع البرامج المحاسبية والمالية - سير عمل الموافقة الآلي - إدارة الموردين وقدرات الاتصال - تتبع في الوقت الحقيقي والإبلاغ عن حالة أمر الشراء - إمكانية الوصول عبر الأجهزة المحمولة لإدارة أوامر الشراء أثناء التنقل
Microsoft Dynamics 365 Business Central هو حل إدارة أعمال متكامل لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) يساعدك على توصيل بياناتك المالية والمبيعات والخدمة والعمليات لتبسيط عمليات الأعمال. قم بتوصيل فريقنا إذا كنت مهتمًا بتنفيذ Dynamics 366 business central في عملك.
