أوديت هاندا، الرجل الذي يرتدي قبعات متعددة، هو اسم مطلوب في عالم التكنولوجيا. بعد أن عمل مع بعض من أفضل 500 شركة مثل Microsoft وJLL، بدأت رحلة السيد هاندا ببدايات متواضعة في دهرادون، الهند. بعد توليه عدة أدوار كمهندس برمجيات ومطور، عرف أوديت أخيرًا ما هو تفاصيل أكثر
نحن شريك Microsoft Gold مع وجودها في جميع أنحاء الولايات المتحدة والهند. نحن مزود خدمات تقنية معلومات ديناميكي ومهني يخدم المؤسسات والشركات الناشئة ، ويساعدها على مواجهة تحديات الاقتصاد العالمي. نحن نقدم خدمات في مجال استشارات إدارة علاقات العملاء وتنفيذها ، وتطوير التطبيقات ، وتطوير تطبيقات الهاتف المحمول ، وتطوير الويب ، والتطوير الخارجي.
كيف يمكن لأتمتة أوامر الشراء أن تزيد من إيراداتك في عام 2021
بمجرد زيادة الطلب على منتجك ، فمن المرجح أن تصبح عملياته التجارية أكثر تعقيدًا. في المرحلة الأولى من عملك ، يمكنك ببساطة طلب المواد من مورديك إما عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني. ولكن بمجرد أن يصبح عملك أكبر ، يصبح الحصول على الإمدادات أكثر صعوبة في إدارتها. إذا كانت هذه هي المشكلة التي تمر بها حاليًا. قد ترغب في النظر في أتمتة أوامر الشراء.
ماذا تعني أتمتة طلبات الشراء؟
أتمتة أوامر الشراء هي عملية الاستفادة من البرامج المركزية لتطوير عملية أمر الشراء التي سترسل تلقائيًا طلب شراء إلى الموظف المناسب للإقرار والموافقة. بعد الموافقة عليه ، يقوم تلقائيًا بإرسال مستند أمر الشراء إلى البائع. يحل محل الاستخدام العادي لأوامر الشراء الورقية التقليدية ويبسط العملية.
عندما تستخدم برنامج أوامر الشراء لإصدار أوامر شراء إلكترونية على نظام ERP الخاص بك ، يمكن لمورديك الموافقة عليها وتحويلها تلقائيًا إلى فواتير صحيحة تدمجك مع نظام المحاسبة. وسيجعل من الأسهل والأبسط لقسم الحسابات الدائنة (AP) التحكم في جميع المدفوعات وإدارتها بشكل صحيح.
يمنح استخدام التحكم في الشراء طبقة إضافية من الأمان لعملك ، كل ذلك بفضل المطابقة الثلاثية. باستخدام أمر الشراء والفاتورة ، يضمن قسم الاستلام أنك لا تتلقى سوى المواد والمنتجات التي تم طلبها ، كما يدفع مقابل السلع والخدمات التي تم استلامها.
إذا حدث خطأ حيث لم يتم استلام البضائع والخدمات بنجاح ، أو تم شحن العناصر الخاطئة ، يتم تحديد المشكلة بحيث لا تدفع AP للفواتير دون علمها ، أو تترك الفواتير معلقة لفترة طويلة.
كيف يمكن لأمر الشراء الآلي أن يوفر لك المال؟
إذا كانت مؤسستك لا تزال تتعامل مع مزيج غير منظم من معالجة الطلبات الورقية أو الأنظمة القديمة ، فإن التحول إلى الأتمتة يأتي مع الكثير من الفوائد. هذا صحيح للغاية خاصة في الشركات متعددة الجنسيات التي تتعامل بشكل رئيسي مع التعقيد الإضافي المرتبط بالحواجز اللغوية وتعريفات الاستيراد. قد تجد الشركات الصغيرة التي لا ترغب في قضاء الكثير من الوقت في عملياتها الحالية صعوبة في مواكبة التطورات أثناء تقدمها إلى الأمام. بغض النظر عن حجم مؤسستك ، يمكنك الاستفادة من أتمتة الشراء.
كيف تساعد أوامر الشراء الآلية في زيادة إيراداتك في عام 2021؟
التعامل مع المصاريف غير المتوقعة
الاستفادة من طلبات الشراء يمكن أن يكون بمثابة نظام إنذار مبكر لأية نفقات غير متوقعة. لأنه يجب على الجميع إرسال أمر الشراء لمعظم عمليات الشراء. حتى يكون هناك سجل مناسب لأي نفقات على الفور ، هناك حاجة لذلك.
افترض موقفًا فيه قسم لديه الكثير من النفقات الناشئة التي لم يخططوا لها أبدًا. إنهم يقدمون طلبًا ، ومن ثم لا تكون الحسابات المستحقة الدفع على علم بذلك حتى يحصلوا على الفاتورة. في هذه المرحلة ، هناك عملية موافقة طويلة يجب أن تمر بها حيث تحاول AP اكتشاف مصدر هذه النفقات غير المتوقعة وما يجب أن يتم التصريح به أو لا.
تمتلك أ نظام أوامر الشراء تكشف عن النفقات القادمة لفتح في وقت سابق. يساعد في إعداد الميزانية والتخطيط والتواصل الفعال بين الإدارات.
تحسين الميزانية
إذا كنت تخطط حاليًا لمشروع ضخم ، فيمكن لأوامر الشراء أن تساعد في وضع الميزانية. لإنشاء أوامر الشراء الصحيحة ، ستحتاج إلى حساب كميات الأمر قبل بدء المشروع. يساعدك القيام بذلك في الحصول على فكرة أفضل عن مقدار الميزانية المخصصة للمشروع.
أوامر الشراء لا تساعد فقط في المشاريع الكبيرة والضخمة. عند التعامل مع عمليات الشراء اليومية في التشغيل الناجح للأعمال ، فإن حقول السعر والكمية في أوامر الشراء تعطي أفكارك حول المقدار الذي تحتاجه شركتك لبيعه لتحقيق ربح كبير.
كما أنه يساعد في أغراض الميزانية التي ستمكنك من الرجوع إلى سجلات المشتريات. ستكون مجهزًا بشكل أفضل لتخطيط الميزانيات المستقبلية إذا كان كل ما عليك فعله هو إلقاء نظرة على سجلات المبلغ الذي أنفقته في الماضي دون ضغوط.
التخطيط المناسب
تساعدك سجلات الشراء على التنبؤ والتخطيط للمستقبل. إنها توفر نظرة ثاقبة لأداء الشركة ، والتي تزودك بالأدوات التي تحتاجها لفحص اتجاهات المنتج ودورات السوق وإنفاق الشركة.
تقوم معظم أنظمة أوامر الشراء بإنشاء المعلومات تلقائيًا. ومع ذلك ، ليس كل منهم جيدًا بنفس القدر في تسهيل الوصول إلى البيانات. كل ما تحتاجه هو نظام جيد جيد للتحكم في المستندات الرقمية وإدارتها بشكل فعال.
لديهم نظام شراء يحفظ جميع معلومات الشراء تلقائيًا. تقدم التقارير القياسية والمخصصة رؤية شاملة وعميقة للبيانات الأساسية. أيضًا ، يحتفظ النظام بكل هذه المعلومات بطريقة لن يكون الوصول إليها صعبًا. سيمكنك هذا من مراجعة السجلات التفصيلية بالإضافة إلى تتبع الميزانيات والإيصالات والفواتير وما إلى ذلك دون أي ضغوط.
رؤية أكبر
مع ميزات إعداد التقارير الرائعة ، ستتمتع برؤية رائعة حول إنفاق كل قسم. ستتمكن من رؤية كل شيء ينفقون المال عليه وكل شخص ينفقونه معه. سيمكنك هذا من تأمين صفقات أفضل مع مورديك أو تنبيهك إلى الوقت الذي يجب أن تفكر فيه بموردين جدد للعمل معهم. ستتمكن من الحصول على فكرة جيدة عن كيفية عمل سلسلة التوريد بأكملها وأداء المورد الكلي.
تخلص من الحماقات
تقدم أوامر الشراء سجلاً لما طلبته وبأي سعر لتوصيل كل تفاصيل عملية الشراء بشكل فعال. إن وجود مثل هذه الوثائق في حوزتك يحميك من أي خطأ عند إصدار الأوامر ، على سبيل المثال ، عندما يسيء شخص ما تفسير أمر تم وضعه على الهاتف.
يمكن لأعضاء فريقك الرجوع إلى أوامر الشراء في أي وقت يوجد فيه سوء فهم حول ما تم أو كان ينبغي أن يتم طلبه. يوفر لك الحصول على هذه الوثائق جهازًا أساسيًا لإصلاح أي أضرار قد تحدث داخل مؤسستك وأيضًا أي مشكلات تنشأ بينك وبين مورديك.
ضبط الإنفاق
من خلال تطبيق نظام جيد لأوامر الشراء ، سيسمح لك بالتحكم في من يُسمح له بإجراء عمليات الشراء. من خلال تحديد الشخص الذي سيصل إلى نظام الشراء ، ستتمكن من منع الأشخاص غير المصرح لهم من تقديم الطلبات دون تصريح مناسب.
يعد تطوير سياسات مكثفة تلقائيًا خطوة كبيرة نحو السيطرة على الإنفاق المنشق. يمكن للنظام أيضًا تقييد المنتجات التي يتم شراؤها من أي مورد لضمان قيام فريقك بتقديم الطلبات من الموردين المفضلين.
يوفر نظام المشتريات في Next Process تخصيصًا شاملاً ، مما يتيح لك تقييد مشتريات فرقك إما على مستوى الشركة أو على منتجات محددة لكل مورد. نضيف مكافأة ، لا نفرض رسومًا على المستخدمين الإضافيين. يمكنك منح أي عدد تريده من الموظفين الوصول إلى نظام الشراء دون أي تكلفة إضافية.
وفي الختام
من خلال أتمتة نظام طلب الشراء الخاص بك بالكامل ، يمكنك توفير ساعات عديدة ، وتسريع العملية بشكل كبير وتوفير "ذهابًا وإيابًا" غير محدود. هذا يقلل من الإحباط ويوفر المزيد من الوقت ويقلل من أي تناقضات تعيق الشركات في معظم الأحيان.
بمجرد زيادة الطلب على منتجك ، فمن المرجح أن تصبح عملياته التجارية أكثر تعقيدًا. في المرحلة الأولى من عملك ، يمكنك ببساطة طلب المواد من مورديك إما عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني. ولكن بمجرد أن يصبح عملك أكبر ، يصبح الحصول على الإمدادات أكثر صعوبة في إدارتها. إذا كانت هذه هي المشكلة التي تمر بها حاليًا. قد ترغب في النظر في أتمتة أوامر الشراء.
ماذا تعني أتمتة طلبات الشراء؟
أتمتة أوامر الشراء هي عملية الاستفادة من البرامج المركزية لتطوير عملية أمر الشراء التي سترسل تلقائيًا طلب شراء إلى الموظف المناسب للإقرار والموافقة. بعد الموافقة عليه ، يقوم تلقائيًا بإرسال مستند أمر الشراء إلى البائع. يحل محل الاستخدام العادي لأوامر الشراء الورقية التقليدية ويبسط العملية.
عندما تستخدم برنامج أوامر الشراء لإصدار أوامر شراء إلكترونية على نظام ERP الخاص بك ، يمكن لمورديك الموافقة عليها وتحويلها تلقائيًا إلى فواتير صحيحة تدمجك مع نظام المحاسبة. وسيجعل من الأسهل والأبسط لقسم الحسابات الدائنة (AP) التحكم في جميع المدفوعات وإدارتها بشكل صحيح.
يمنح استخدام التحكم في الشراء طبقة إضافية من الأمان لعملك ، كل ذلك بفضل المطابقة الثلاثية. باستخدام أمر الشراء والفاتورة ، يضمن قسم الاستلام أنك لا تتلقى سوى المواد والمنتجات التي تم طلبها ، كما يدفع مقابل السلع والخدمات التي تم استلامها.
إذا حدث خطأ حيث لم يتم استلام البضائع والخدمات بنجاح ، أو تم شحن العناصر الخاطئة ، يتم تحديد المشكلة بحيث لا تدفع AP للفواتير دون علمها ، أو تترك الفواتير معلقة لفترة طويلة.
كيف يمكن لأمر الشراء الآلي أن يوفر لك المال؟
إذا كانت مؤسستك لا تزال تتعامل مع مزيج غير منظم من معالجة الطلبات الورقية أو الأنظمة القديمة ، فإن التحول إلى الأتمتة يأتي مع الكثير من الفوائد. هذا صحيح للغاية خاصة في الشركات متعددة الجنسيات التي تتعامل بشكل رئيسي مع التعقيد الإضافي المرتبط بالحواجز اللغوية وتعريفات الاستيراد. قد تجد الشركات الصغيرة التي لا ترغب في قضاء الكثير من الوقت في عملياتها الحالية صعوبة في مواكبة التطورات أثناء تقدمها إلى الأمام. بغض النظر عن حجم مؤسستك ، يمكنك الاستفادة من أتمتة الشراء.
كيف تساعد أوامر الشراء الآلية في زيادة إيراداتك في عام 2021؟
التعامل مع المصاريف غير المتوقعة
الاستفادة من طلبات الشراء يمكن أن يكون بمثابة نظام إنذار مبكر لأية نفقات غير متوقعة. لأنه يجب على الجميع إرسال أمر الشراء لمعظم عمليات الشراء. حتى يكون هناك سجل مناسب لأي نفقات على الفور ، هناك حاجة لذلك.
افترض موقفًا فيه قسم لديه الكثير من النفقات الناشئة التي لم يخططوا لها أبدًا. إنهم يقدمون طلبًا ، ومن ثم لا تكون الحسابات المستحقة الدفع على علم بذلك حتى يحصلوا على الفاتورة. في هذه المرحلة ، هناك عملية موافقة طويلة يجب أن تمر بها حيث تحاول AP اكتشاف مصدر هذه النفقات غير المتوقعة وما يجب أن يتم التصريح به أو لا.
تمتلك أ نظام أوامر الشراء تكشف عن النفقات القادمة لفتح في وقت سابق. يساعد في إعداد الميزانية والتخطيط والتواصل الفعال بين الإدارات.
تحسين الميزانية
إذا كنت تخطط حاليًا لمشروع ضخم ، فيمكن لأوامر الشراء أن تساعد في وضع الميزانية. لإنشاء أوامر الشراء الصحيحة ، ستحتاج إلى حساب كميات الأمر قبل بدء المشروع. يساعدك القيام بذلك في الحصول على فكرة أفضل عن مقدار الميزانية المخصصة للمشروع.
أوامر الشراء لا تساعد فقط في المشاريع الكبيرة والضخمة. عند التعامل مع عمليات الشراء اليومية في التشغيل الناجح للأعمال ، فإن حقول السعر والكمية في أوامر الشراء تعطي أفكارك حول المقدار الذي تحتاجه شركتك لبيعه لتحقيق ربح كبير.
كما أنه يساعد في أغراض الميزانية التي ستمكنك من الرجوع إلى سجلات المشتريات. ستكون مجهزًا بشكل أفضل لتخطيط الميزانيات المستقبلية إذا كان كل ما عليك فعله هو إلقاء نظرة على سجلات المبلغ الذي أنفقته في الماضي دون ضغوط.
التخطيط المناسب
تساعدك سجلات الشراء على التنبؤ والتخطيط للمستقبل. إنها توفر نظرة ثاقبة لأداء الشركة ، والتي تزودك بالأدوات التي تحتاجها لفحص اتجاهات المنتج ودورات السوق وإنفاق الشركة.
تقوم معظم أنظمة أوامر الشراء بإنشاء المعلومات تلقائيًا. ومع ذلك ، ليس كل منهم جيدًا بنفس القدر في تسهيل الوصول إلى البيانات. كل ما تحتاجه هو نظام جيد جيد للتحكم في المستندات الرقمية وإدارتها بشكل فعال.
لديهم نظام شراء يحفظ جميع معلومات الشراء تلقائيًا. تقدم التقارير القياسية والمخصصة رؤية شاملة وعميقة للبيانات الأساسية. أيضًا ، يحتفظ النظام بكل هذه المعلومات بطريقة لن يكون الوصول إليها صعبًا. سيمكنك هذا من مراجعة السجلات التفصيلية بالإضافة إلى تتبع الميزانيات والإيصالات والفواتير وما إلى ذلك دون أي ضغوط.
رؤية أكبر
مع ميزات إعداد التقارير الرائعة ، ستتمتع برؤية رائعة حول إنفاق كل قسم. ستتمكن من رؤية كل شيء ينفقون المال عليه وكل شخص ينفقونه معه. سيمكنك هذا من تأمين صفقات أفضل مع مورديك أو تنبيهك إلى الوقت الذي يجب أن تفكر فيه بموردين جدد للعمل معهم. ستتمكن من الحصول على فكرة جيدة عن كيفية عمل سلسلة التوريد بأكملها وأداء المورد الكلي.
تخلص من الحماقات
تقدم أوامر الشراء سجلاً لما طلبته وبأي سعر لتوصيل كل تفاصيل عملية الشراء بشكل فعال. إن وجود مثل هذه الوثائق في حوزتك يحميك من أي خطأ عند إصدار الأوامر ، على سبيل المثال ، عندما يسيء شخص ما تفسير أمر تم وضعه على الهاتف.
يمكن لأعضاء فريقك الرجوع إلى أوامر الشراء في أي وقت يوجد فيه سوء فهم حول ما تم أو كان ينبغي أن يتم طلبه. يوفر لك الحصول على هذه الوثائق جهازًا أساسيًا لإصلاح أي أضرار قد تحدث داخل مؤسستك وأيضًا أي مشكلات تنشأ بينك وبين مورديك.
ضبط الإنفاق
من خلال تطبيق نظام جيد لأوامر الشراء ، سيسمح لك بالتحكم في من يُسمح له بإجراء عمليات الشراء. من خلال تحديد الشخص الذي سيصل إلى نظام الشراء ، ستتمكن من منع الأشخاص غير المصرح لهم من تقديم الطلبات دون تصريح مناسب.
يعد تطوير سياسات مكثفة تلقائيًا خطوة كبيرة نحو السيطرة على الإنفاق المنشق. يمكن للنظام أيضًا تقييد المنتجات التي يتم شراؤها من أي مورد لضمان قيام فريقك بتقديم الطلبات من الموردين المفضلين.
يوفر نظام المشتريات في Next Process تخصيصًا شاملاً ، مما يتيح لك تقييد مشتريات فرقك إما على مستوى الشركة أو على منتجات محددة لكل مورد. نضيف مكافأة ، لا نفرض رسومًا على المستخدمين الإضافيين. يمكنك منح أي عدد تريده من الموظفين الوصول إلى نظام الشراء دون أي تكلفة إضافية.
وفي الختام
من خلال أتمتة نظام طلب الشراء الخاص بك بالكامل ، يمكنك توفير ساعات عديدة ، وتسريع العملية بشكل كبير وتوفير "ذهابًا وإيابًا" غير محدود. هذا يقلل من الإحباط ويوفر المزيد من الوقت ويقلل من أي تناقضات تعيق الشركات في معظم الأحيان.
