"من لديه سبب يعيش من أجله يمكنه أن يتحمل أي "كيف" تقريبًا." ~ تعتقد فريدريش نيتشه بهافنا أرورا أن الاهتمام بالتفاصيل والمهارات التحليلية القوية يجعلها مديرة مشروع كفؤة. بالإضافة إلى الدكتوراه. في علوم الكمبيوتر، وهي أيضًا حاصلة على شهادة Scrum Master المهنية المعتمدة. بهافنا متحمسة ومركزة ودائما تفاصيل أكثر
نحن شريك Microsoft Gold مع وجودها في جميع أنحاء الولايات المتحدة والهند. نحن مزود خدمات تقنية معلومات ديناميكي ومهني يخدم المؤسسات والشركات الناشئة ، ويساعدها على مواجهة تحديات الاقتصاد العالمي. نحن نقدم خدمات في مجال استشارات إدارة علاقات العملاء وتنفيذها ، وتطوير التطبيقات ، وتطوير تطبيقات الهاتف المحمول ، وتطوير الويب ، والتطوير الخارجي.
ما هي أتمتة سير العمل؟ وأعلى برنامج سير العمل لعام 2023
تتجه المنظمات بشكل متزايد نحو العصر الرقمي ، وقد أدى ذلك إلى تغيير الطريقة التي يتم بها العمل. أوسع سير العمل الآلي عبر العمليات التجارية وداخلها عمليات تكنولوجيا المعلومات هو الشيء الذي تتجه المنظمات نحوه. يؤدي هذا إلى تحسين سرعة العمليات وتعزيز الاتصال أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على الشركات مواكبة الاحتياجات المتطورة للقوى العاملة لديها.
يجب أن تكون العمليات التجارية خالية من الازدواجية وعدم الاتساق لتعمل بسلاسة وكفاءة. سير عمل العملية هي مجموعة من المهام التي غالبًا ما تنفذها المنظمة. ما هي الطريقة الأكثر فعالية للتأكد من ذلك العمليات التجارية تسير على الطريق الصحيح وتحقق أفضل النتائج؟ أفضل إجابة على هذا هو تتبع و التحكم في سير العمل. لتجنب المهام المتكررة ، تتم مراقبة سير العمل بشكل مستمر بواسطة برنامج تتبع سير العمل.
• الهدف الأساسي لأتمتة سير العمل هو التأكد من أن الموظفين الصحيحين تعمل على المهام الصحيحة في الأوقات المناسبة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتمكنوا من الوصول إلى كل ما يحتاجون إليه لإنهاء الوظائف عندما يحتاجون إليها.
يمكن للشركات توحيد العمل باستخدام أتمتة سير العمل ، مما يضمن اتباع قواعد العمل المحددة مسبقًا وسياسات الامتثال. هذا يقلل أو يزيل الخطأ البشري والانحراف مع توفير الرؤية والمساءلة في كل مرحلة من مراحل العملية الآلية.
أتمتة سير العمل - ما هو؟
A نظام أتمتة سير العمل تمكن من تنفيذ عمليات معينة تلقائيًا دون تدخل بشري. كأداة ، فهي تسرع العمل وتبسطه وتوحيده. يشير إلى تخطيط وتنفيذ وأتمتة العمليات القائمة على سير العمل والتي توجه الملفات أو البيانات أو المهام بين الأفراد أو الأنظمة.
أتمتة سير العمل يساعد الشركات على تقليل العمل البشري والإجراءات المتكررة. ونتيجة لذلك ، تصبح العمليات أكثر فاعلية ، ويقضي الموظفون وقتًا أطول في المهام التي تحقق قيمة.
مهام اليوم و إدارة الوظائف يهيمن عليها البريد الإلكتروني واللوحات البيضاء والهاتف وجداول البيانات والملاحظات اللاصقة. وتواجه الشركات الحديثة تحدي التحول الرقمي: كيفية دمج اتصالات الأعمال الداخلية والخارجية.
كل تقنيات إدارة المهام هذه غير كافية لتعزيز التعاون وإبراز الرؤية ، عندما يحتاجها العامل أو صانع القرار. حيث أنهم يعتمدون بشكل كبير على الذاكرة البشرية.
منصات أتمتة سير العمل تمكين المؤسسات من تقليل اعتمادها بشكل كبير على أدوات الاتصالات والتتبع هذه.
يتم ذلك من خلال التأكد من إجراء جميع المعلومات والاتصالات المتعلقة بمهام العمل داخل المنصة. أو يتم الاحتفاظ بها كسجل لمهام العمل ذات الصلة.
• منصة سير العمل يحتفظ بالبيانات في ملف مستودع مركزي يمكن لأي شخص لديه الأذونات اللازمة مشاركتها أو الوصول إليها. يتم ذلك بمساعدة الأذونات المستندة إلى الأدوار.
يمكن تحقيق تقدم كبير في المجالات التالية من خلال أتمتة تدفقات العمل ، لا سيما تلك العمليات التي يتم تنفيذها يدويًا بواسطة الموظفين:
في معظم عمليات سير العمل ، توجد خيارات متنوعة للأتمتة. بشكل عام ، يمكن أتمتة العمل إذا كان رتيبًا أو يمكن التنبؤ به أو سهلًا أو مجدولًا أو يحدث بانتظام. يتم تشغيل سير العمل تلقائيًا عندما يتم تنفيذ العديد من المهام في سير العمل بواسطة برنامج كمبيوتر. يمكن أتمتة سير العمل الأكثر تعقيدًا عندما يكون ملف نظام إدارة سير العمل يتكامل مع البرامج والأدوات الأخرى.
يفضل عادةً اختيار "الكل في واحد"تقنية أتمتة سير العمل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى أتمتة العمليات الداخلية والخارجية بطريقة أكثر تخصصًا وتفردًا.
يعد تعيين مهام محددة لفريق مبيعات الشركة بناءً على التناوب على التوقعات مثالاً على سير العمل الداخلي. وتندرج حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني ورعاية العملاء المحتملين ضمن فئة سير العمل الخارجي.
يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل أعضاء الفريق في توفير الوقت والجهد في المهام الروتينية مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني ومتابعة العملاء المتوقعين. وهذا يسمح لهم بالتركيز على عمل أكثر إنتاجية وهامة مع خفض التكاليف الإجمالية للأعمال.
فيما يلي بعض الأمثلة على المهام التي يتعامل معها برنامج أتمتة سير العمل عادةً:
يتم إنشاء طلبات الخدمة من رسائل البريد الإلكتروني وعمليات إرسال النماذج.
يتم تخصيص الفرد المناسب أو توجيهه إلى عناصر العمل.
يتم إنشاء وإرسال الدعوات وأحداث التقويم.
عندما تتغير حالة عنصر العمل ، يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الإعلامات.
توزيع عبء العمل على أساس الحجم أو التوقيت أو عوامل أخرى.
عندما يتأخر العمل عن موعده أو يقترب من الموعد النهائي ، يتم تشغيل التنبيهات.
يتم إكمال عقود البيع أو الأعمال الورقية الأخرى وتسليمها للتوقيع.
يتم إرسال الرسائل باستخدام أنظمة مثل Slack أو WhatsApp أو SMS أو غيرها.
تُستخدم البيانات من سير العمل لإنشاء التقارير ولوحات المعلومات.
عند إجراء طلب للموافقة أو المراجعة ، يتم عرض الإخطارات.
في كل مرة يتم فيها إرسال نموذج أو تلقي بريد إلكتروني ، تتم مزامنة البيانات.
تتمثل الخطوة الأولى في حل أي مشكلات في سير العمل في العثور على برنامجك الأمثل. تحديد مكان تخزين جميع البيانات - حيث ستسجل المهام وتوضح التفاصيل وتعين العمل. كل هذا يجب أن يتم قبل أن تتمكن من تحديد برنامج سير العمل الأفضل بالنسبة لك.
أثناء فحص الميزات ، ضع في اعتبارك دائمًا المشكلات التي تأمل في حلها. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج أيضًا إلى التفكير في وضعك المالي لتحديد الخيار الأفضل لك. إذا كنت تحتاج فقط إلى عدد قليل من ميزات التطبيقات ، فإن معظمها يوفر أيضًا تجارب مجانية.
برنامج أتمتة سير العمل
[تضمين الصورة]
1) انقر فوق
من المهام والمستندات والدردشة والأهداف إلى التطبيقات ، يحتوي ClickUp على جميع الميزات. يتضمن أحد أفضل أنظمة إدارة المستندات لإدارة وتتبع الإستراتيجية والتقدم. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام ويتكامل مع العديد من الأنظمة الأساسية.
ClickUp علاوة على ذلك أتمتة المهام اليومية والعمليات. يمكنك البدء باستخدام قوالب أتمتة مسبقة الصنع ويمكنك أيضًا تعديلها لتناسب متطلباتك. أفضل ميزة في ClickUp هي السبورة البيضاء ، حيث يمكن لأي شخص نشر الأفكار والمشاركة في المناقشة في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر وظيفة الوضع المظلم التي تجعل التطبيق يبدو أنيقًا.
التسعير: خطة مجانية بسعة تخزين تبلغ 100 ميجابايت في جميع الأوقات. عند إصدار الفواتير سنويًا ، تتراوح الخطط المدفوعة من 5 دولارات إلى 19 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
2) زابير
مع مساعدة من هذا منصة أتمتة سهلة الاستخدام Zapier، يمكن أتمتة العمليات التي يتم إكمالها يدويًا عن طريق توصيل تطبيقين أو أكثر. إنه سهل الإعداد ، وهناك احتمالات لا حصر لها!
يمكنك استخدام الآلاف من القوالب المعدة مسبقًا والمتاحة على Zapier ، بدءًا من إنشاء قوائم العملاء المحتملين وحتى التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي. يساعدك هذا في إنشاء Zaps ببضع نقرات. يمكن أن يتكامل مع أي شخص وأتمتة أي شيء. يتيح لك Zapier إضافة عدة مراحل ومنطق سير العمل إلى الحلول الآلية لتكييفها وفقًا لمتطلبات فريقك.
الميزات الرئيسية:
4000+ تكامل
التطبيقات والضيوف والأذونات غير المحدودة
متعدد الخطوات ينطلق
مجتمع عظيم
التسعير: يقدم Zapier اشتراكًا مجانيًا مع إمكانية الوصول إلى التطبيقات الموجودة مسبقًا و 100 مهمة شهريًا لربط تطبيقاتك مباشرةً. يتراوح سعر الخطط المدفوعة من 19.99 دولارًا إلى 599 دولارًا شهريًا.
3) بايبفي
بالإضافة إلى تقديم عمليات الدمج ، تمتلك Pipefy أيضًا قوالب لوظائف أعمال محددة بما في ذلك التوظيف ، وتدريب عملاء جدد ، والمبيعات. بمساعدة نظام بطاقة Pipefy ، يمكنك إنشاء مهام آلية.
يمكنك أيضًا ربطها بالإجراءات المناسبة ، ثم الاسترخاء أثناء انتظار اكتمال العمل. بمجرد الانتهاء من ذلك ، سيتم إبلاغك. تعمل هذه القوالب على تبسيط ملفات قائمة مراجعة العملية ونزودك بقوالب رائعة مسبقة الصنع لإكمال عملك بشكل فعال.
الميزات الرئيسية:
اتصالات بأكثر من 500 تطبيق
قوالب العملية
المنطق الشرطي
قاعدة بيانات إجراءات الشركة الآمنة
الحفاظ على تقارير مفصلة لمراقبة أوضاع المشروع
التسعير: للمستخدمين الفرديين والفرق الصغيرة ، تقدم Pipefy خطة مجانية. تبدأ الاشتراكات المدفوعة بـ 30 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
Nintex عبارة عن منصة برمجية منخفضة الكود لسير العمل والأتمتة يمكن استخدامها من قبل أي صناعة أو قسم. باستخدام Nintex ، يمكنك تطوير نماذج التقاط العملاء المحتملين وتحسين تجربة المستخدم بمنطق متقدم. يمكن للشركات أتمتة العمليات المهمة باستخدام Nintex Workflow والحصول على رؤى لتحسين الوقت وتوفيره.
أتمتة المعالجة الروبوتية من Nintex يتيح لك أتمتة جميع الأنشطة المملة. Nintex هي مجموعة أدوات التحويل الرقمي الشاملة الخاصة بك. تدير أكثر من 10,000 شركة عملياتها التجارية وأتمتتها وتحسينها باستخدام هذه المنصة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر بيئة سحب وإفلات لتطوير العمليات التجارية في متصفح دون الحاجة إلى معرفة الترميز.
الميزات الرئيسية:
رسم الخرائط والتعاون
أتمتة العمليات الآلية
النماذج الرقمية وأتمتة المستندات
أتمتة سير العمل
eSignature
التسعير: تتراوح أسعار خطط سير عمل Nintex من 910 دولارات شهريًا لـ 10 مهام سير عمل مع مستخدمين غير محدودين إلى 1400 دولار شهريًا. أيضًا ، يتوفر إصدار تجريبي مجاني لمدة 30 يومًا.
5) كيسفلو
تم تصميم منصة سير عمل شاملة تسمى Kissflow لغير المبرمجين الذين ليس لديهم خبرة في الترميز. تدعي أنها أقوى أداة بدون رمز على الإنترنت. يمكن إنشاء عمليتك بشكل مرئي ، ويمكن إجراء التعديلات في أي وقت. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تمكين التتبع الديناميكي وتزويد الموظفين بتعيينات مهام مباشرة.
يعد Kissflow من بين حلول سير العمل المتاحة على نطاق واسع ، كما أنه ذو أسعار معقولة. مع التحرير بالسحب والإفلات وتصور سير العمل سهل الاستخدام ، فإنه يوفر واجهة مستخدم مباشرة. يقدم Kissflow رؤى حول عمليات سير العمل ويزودك بالمعلومات الدقيقة التي تحتاجها من خلال لوحات المعلومات والتقارير المخصصة.
الميزات الرئيسية:
توجيه سير العمل الآلي
تكاملات الطرف الثالث
نموذج مرئي ومصمم سير العمل
تعيين المهام الحسابية
نظام التذاكر
التقارير والتحليلات
التعاون السياقي
التسعير: تتراوح تكلفة استخدام البرنامج السحابي من 10 دولارات إلى 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. يتضمن ذلك مصمم سير العمل وتوجيه سير العمل الآلي. يمكنك في البداية تجربة نسخة تجريبية مجانية من الخدمة إذا لم تكن مستعدًا لاستخدامها.
6) أتمتة.io
بدون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية ، يمكنك تصور سير العمل بالكامل باستخدام واجهة Automate.io البسيطة والبديهية. يتضمن قوالب مسبقة الصنع وأداة السحب والإفلات لرسم خرائط تدفق البيانات. يمكنك التعاون مع فريقك وتنظيم مهامك وتلقي تقارير في الوقت الفعلي باستخدام هذا البرنامج.
تتم حماية البيانات أثناء النقل وكذلك أثناء الراحة عند استخدام الحلول الموثوقة والآمنة التي تقدمها Automatic.io. يمكن أيضًا استخدام المنطق المتقدم لإنشاء مهام سير عمل متعددة المستويات ، جنبًا إلى جنب مع Rest API Connector للاتصال بأكثر من 200 تطبيق.
الميزات الرئيسية:
قوالب أتمتة مسبقة الصنع
بقية موصل API
المجلدات المشتركة والفواتير الموحدة
مهام سير العمل متعددة الخطوات
واجهة السحب والإفلات
التسعير: يمكنك استخدام ما يصل إلى 5 روبوتات عمل فردي لعضو واحد في الفريق و 300 إجراء شهريًا باستخدام خطة Automate.io المجانية. تتراوح الخطط المدفوعة من 9.99 دولارًا أمريكيًا للاستخدام الشخصي إلى 159 دولارًا للأعمال يستخدم كل شهر.
هناك العديد من العقبات التي يجب التغلب عليها عند إدارة الأعمال التجارية. بدون أدوات تتبع سير العمل المناسبة ، يمكن أن تسوء حتى العمليات المخططة بعناية. أفضل نهج هو استخدام برنامج تتبع سير العمل المناسب. يساعدك هذا على البقاء في صدارة المنافسة والحصول على منصب في العمل. يساعدك هذا في البقاء على اطلاع دائم بحالات المشروع والعملية.
من المتوقع اليوم أن تقوم الشركات الصغيرة والمتوسطة بتنفيذ أتمتة سير العمل على نطاق واسع. يمكن أن يساعدك برنامج سير العمل متعدد الأغراض في تحقيق أهداف عملك من خلال تعزيز الكفاءة والإنتاجية وجوانب النجاح الأخرى. كل هذا ممكن بمساعدة أدوات وحلول الأتمتة المدمجة الرائعة هذه.
تساعد أتمتة تدفقات العمل الشركات في تحقيق نتائج أكثر موثوقية. يمكن للشركات تقليل مقدار العمل اليدوي الذي يقوم به الموظفون من خلال تنفيذ أتمتة سير العمل. هذا يساعد في تحريرهم للتركيز على واجبات أكثر أهمية. هذا يجعل من الممكن أيضًا إكمال المزيد من العمل في وقت أقل ، مما يؤدي إلى تحسين معنويات الفريق وتعزيز الإنتاجية الإجمالية.
FAQs (أسئلة وأجوبة)
1) ما هو برنامج إدارة سير العمل وسير العمل الآلي؟
سير العمل هو تمثيل رسومي لسلسلة محددة مسبقًا ومنظمة من الإجراءات التي تؤدي إلى نتيجة معينة. طريقة منهجية لإدارة وتنفيذ عمليات الشركة هو برنامج سير العمل. الهدف الرئيسي من هذا النوع المحدد من البرامج هو أتمتة المهام اليومية بالكامل وتبسيط حياة المديرين ، حتى يتمكنوا من التركيز على التطوير والابتكار.
2) كيف يمكن لبرنامج إدارة سير العمل المؤتمت زيادة إنتاجيتك؟
تزيد تدفقات العمل من احتمالية أن تكون العملية فعالة من حيث الوقت وقابلة للتكرار. ومع ذلك ، فإن مزايا برنامج إدارة سير العمل تتجاوز هاتين الميزتين الأوليتين ، وتشمل:
خفض التكاليف عن طريق تقليل التأخير ، مما يقلل بدوره من المخاطر. زيادة إمكانية الوصول إلى المعلومات وتعزيز العمل الجماعي. المساعدة في تفويض العمل والمساءلة. إنشاء والالتزام بالمواعيد النهائية. إدارة المستندات وحفظها. زيادة الوعي والتواصل.
3) ما الذي يجعل أداة جيدة لسير العمل؟
ستكون أداة سير العمل الجيدة سهلة الاستخدام ، وتوفر مجموعة متنوعة من الأتمتة وأمان البيانات القياسي. إن أعظم أدوات أتمتة سير العمل في السوق هي Nintex و Flokzu و Kissflow و Zapier و HubSpot وما إلى ذلك.
4) في CRM ، ماذا تعني أتمتة سير العمل؟
أتمتة سير العمل هي ميزة تم تضمينها في معظم حلول CRM. في معظم الحالات ، تتضمن بدء سير عمل لتحديث البيانات ، والتكامل ، والإجراءات المحددة بوقت ، وما إلى ذلك. يجب أن يكون لدى المستخدمين تراخيص CRM لاستخدام هذه القدرات ، والتي تكون حصرية لـ CRM نظام. يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل في جعل CRM الخاص بك أكثر كفاءة.
تتجه المنظمات بشكل متزايد نحو العصر الرقمي ، وقد أدى ذلك إلى تغيير الطريقة التي يتم بها العمل. أوسع سير العمل الآلي عبر العمليات التجارية وداخلها عمليات تكنولوجيا المعلومات هو الشيء الذي تتجه المنظمات نحوه. يؤدي هذا إلى تحسين سرعة العمليات وتعزيز الاتصال أيضًا. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على الشركات مواكبة الاحتياجات المتطورة للقوى العاملة لديها.
يجب أن تكون العمليات التجارية خالية من الازدواجية وعدم الاتساق لتعمل بسلاسة وكفاءة. سير عمل العملية هي مجموعة من المهام التي غالبًا ما تنفذها المنظمة. ما هي الطريقة الأكثر فعالية للتأكد من ذلك العمليات التجارية تسير على الطريق الصحيح وتحقق أفضل النتائج؟ أفضل إجابة على هذا هو تتبع و التحكم في سير العمل. لتجنب المهام المتكررة ، تتم مراقبة سير العمل بشكل مستمر بواسطة برنامج تتبع سير العمل.
• الهدف الأساسي لأتمتة سير العمل هو التأكد من أن الموظفين الصحيحين تعمل على المهام الصحيحة في الأوقات المناسبة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتمكنوا من الوصول إلى كل ما يحتاجون إليه لإنهاء الوظائف عندما يحتاجون إليها.
يمكن للشركات توحيد العمل باستخدام أتمتة سير العمل ، مما يضمن اتباع قواعد العمل المحددة مسبقًا وسياسات الامتثال. هذا يقلل أو يزيل الخطأ البشري والانحراف مع توفير الرؤية والمساءلة في كل مرحلة من مراحل العملية الآلية.
A نظام أتمتة سير العمل تمكن من تنفيذ عمليات معينة تلقائيًا دون تدخل بشري. كأداة ، فهي تسرع العمل وتبسطه وتوحيده. يشير إلى تخطيط وتنفيذ وأتمتة العمليات القائمة على سير العمل والتي توجه الملفات أو البيانات أو المهام بين الأفراد أو الأنظمة.
أتمتة سير العمل يساعد الشركات على تقليل العمل البشري والإجراءات المتكررة. ونتيجة لذلك ، تصبح العمليات أكثر فاعلية ، ويقضي الموظفون وقتًا أطول في المهام التي تحقق قيمة.
مهام اليوم و إدارة الوظائف يهيمن عليها البريد الإلكتروني واللوحات البيضاء والهاتف وجداول البيانات والملاحظات اللاصقة. وتواجه الشركات الحديثة تحدي التحول الرقمي: كيفية دمج اتصالات الأعمال الداخلية والخارجية.
كل تقنيات إدارة المهام هذه غير كافية لتعزيز التعاون وإبراز الرؤية ، عندما يحتاجها العامل أو صانع القرار. حيث أنهم يعتمدون بشكل كبير على الذاكرة البشرية.
منصات أتمتة سير العمل تمكين المؤسسات من تقليل اعتمادها بشكل كبير على أدوات الاتصالات والتتبع هذه.
يتم ذلك من خلال التأكد من إجراء جميع المعلومات والاتصالات المتعلقة بمهام العمل داخل المنصة. أو يتم الاحتفاظ بها كسجل لمهام العمل ذات الصلة.
• منصة سير العمل يحتفظ بالبيانات في ملف مستودع مركزي يمكن لأي شخص لديه الأذونات اللازمة مشاركتها أو الوصول إليها. يتم ذلك بمساعدة الأذونات المستندة إلى الأدوار.
يمكن تحقيق تقدم كبير في المجالات التالية من خلال أتمتة تدفقات العمل ، لا سيما تلك العمليات التي يتم تنفيذها يدويًا بواسطة الموظفين:
في معظم عمليات سير العمل ، توجد خيارات متنوعة للأتمتة. بشكل عام ، يمكن أتمتة العمل إذا كان رتيبًا أو يمكن التنبؤ به أو سهلًا أو مجدولًا أو يحدث بانتظام. يتم تشغيل سير العمل تلقائيًا عندما يتم تنفيذ العديد من المهام في سير العمل بواسطة برنامج كمبيوتر. يمكن أتمتة سير العمل الأكثر تعقيدًا عندما يكون ملف نظام إدارة سير العمل يتكامل مع البرامج والأدوات الأخرى.
يُفضل عادةً اختيار "الكل في واحد"تكنولوجيا أتمتة سير العمل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى أتمتة العمليات الداخلية والخارجية بطريقة أكثر تخصصًا وتفردًا.
يعد تعيين مهام محددة لفريق مبيعات الشركة بناءً على التناوب على التوقعات مثالاً على سير العمل الداخلي. وتندرج حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني ورعاية العملاء المحتملين ضمن فئة سير العمل الخارجي.
يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل أعضاء الفريق في توفير الوقت والجهد في المهام الروتينية مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني ومتابعة العملاء المتوقعين. وهذا يسمح لهم بالتركيز على عمل أكثر إنتاجية وهامة مع خفض التكاليف الإجمالية للأعمال.
فيما يلي بعض الأمثلة على المهام التي يتعامل معها برنامج أتمتة سير العمل عادةً:
يتم إنشاء طلبات الخدمة من رسائل البريد الإلكتروني وعمليات إرسال النماذج.
يتم تخصيص الفرد المناسب أو توجيهه إلى عناصر العمل.
يتم إنشاء وإرسال الدعوات وأحداث التقويم.
عندما تتغير حالة عنصر العمل ، يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الإعلامات.
توزيع عبء العمل على أساس الحجم أو التوقيت أو عوامل أخرى.
عندما يتأخر العمل عن موعده أو يقترب من الموعد النهائي ، يتم تشغيل التنبيهات.
يتم إكمال عقود البيع أو الأعمال الورقية الأخرى وتسليمها للتوقيع.
يتم إرسال الرسائل باستخدام أنظمة مثل Slack أو WhatsApp أو SMS أو غيرها.
تُستخدم البيانات من سير العمل لإنشاء التقارير ولوحات المعلومات.
عند إجراء طلب للموافقة أو المراجعة ، يتم عرض الإخطارات.
في كل مرة يتم فيها إرسال نموذج أو تلقي بريد إلكتروني ، تتم مزامنة البيانات.
تتمثل الخطوة الأولى في حل أي مشكلات في سير العمل في العثور على برنامجك الأمثل. تحديد مكان تخزين جميع البيانات - حيث ستسجل المهام وتوضح التفاصيل وتعين العمل. كل هذا يجب أن يتم قبل أن تتمكن من تحديد برنامج سير العمل الأفضل بالنسبة لك.
أثناء فحص الميزات ، ضع في اعتبارك دائمًا المشكلات التي تأمل في حلها. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج أيضًا إلى التفكير في وضعك المالي لتحديد الخيار الأفضل لك. إذا كنت تحتاج فقط إلى عدد قليل من ميزات التطبيقات ، فإن معظمها يوفر أيضًا تجارب مجانية.
برنامج أتمتة سير العمل
نسخ انفوجرافيك
×
1) انقر فوق
من المهام والمستندات والدردشة والأهداف إلى التطبيقات ، يحتوي ClickUp على جميع الميزات. يتضمن أحد أفضل أنظمة إدارة المستندات لإدارة وتتبع الإستراتيجية والتقدم. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام ويتكامل مع العديد من الأنظمة الأساسية.
ClickUp علاوة على ذلك أتمتة المهام اليومية والعمليات. يمكنك البدء باستخدام قوالب أتمتة مسبقة الصنع ويمكنك أيضًا تعديلها لتناسب متطلباتك. أفضل ميزة في ClickUp هي السبورة البيضاء ، حيث يمكن لأي شخص نشر الأفكار والمشاركة في المناقشة في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر وظيفة الوضع المظلم التي تجعل التطبيق يبدو أنيقًا.
التسعير: خطة مجانية بسعة تخزين تبلغ 100 ميجابايت في جميع الأوقات. عند إصدار الفواتير سنويًا ، تتراوح الخطط المدفوعة من 5 دولارات إلى 19 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
2) زابير
مع مساعدة من هذا منصة أتمتة سهلة الاستخدام Zapier، يمكن أتمتة العمليات التي يتم إكمالها يدويًا عن طريق توصيل تطبيقين أو أكثر. إنه سهل الإعداد ، وهناك احتمالات لا حصر لها!
يمكنك استخدام الآلاف من القوالب المعدة مسبقًا والمتاحة على Zapier ، بدءًا من إنشاء قوائم العملاء المحتملين وحتى التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي. يساعدك هذا في إنشاء Zaps ببضع نقرات. يمكن أن يتكامل مع أي شخص وأتمتة أي شيء. يتيح لك Zapier إضافة عدة مراحل ومنطق سير العمل إلى الحلول الآلية لتكييفها وفقًا لمتطلبات فريقك.
الميزات الرئيسية:
4000+ تكامل
التطبيقات والضيوف والأذونات غير المحدودة
متعدد الخطوات ينطلق
مجتمع عظيم
التسعير: يقدم Zapier اشتراكًا مجانيًا مع إمكانية الوصول إلى التطبيقات الموجودة مسبقًا و 100 مهمة شهريًا لربط تطبيقاتك مباشرةً. يتراوح سعر الخطط المدفوعة من 19.99 دولارًا إلى 599 دولارًا شهريًا.
3) بايبفي
بالإضافة إلى تقديم عمليات الدمج ، تمتلك Pipefy أيضًا قوالب لوظائف أعمال محددة بما في ذلك التوظيف ، وتدريب عملاء جدد ، والمبيعات. بمساعدة نظام بطاقة Pipefy ، يمكنك إنشاء مهام آلية.
يمكنك أيضًا ربطها بالإجراءات المناسبة ، ثم الاسترخاء أثناء انتظار اكتمال العمل. بمجرد الانتهاء من ذلك ، سيتم إبلاغك. تعمل هذه القوالب على تبسيط ملفات قائمة مراجعة العملية ونزودك بقوالب رائعة مسبقة الصنع لإكمال عملك بشكل فعال.
الميزات الرئيسية:
اتصالات بأكثر من 500 تطبيق
قوالب العملية
المنطق الشرطي
قاعدة بيانات إجراءات الشركة الآمنة
الحفاظ على تقارير مفصلة لمراقبة أوضاع المشروع
التسعير: للمستخدمين الفرديين والفرق الصغيرة ، تقدم Pipefy خطة مجانية. تبدأ الاشتراكات المدفوعة بـ 30 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
Nintex عبارة عن منصة برمجية منخفضة الكود لسير العمل والأتمتة يمكن استخدامها من قبل أي صناعة أو قسم. باستخدام Nintex ، يمكنك تطوير نماذج التقاط العملاء المحتملين وتحسين تجربة المستخدم بمنطق متقدم. يمكن للشركات أتمتة العمليات المهمة باستخدام Nintex Workflow والحصول على رؤى لتحسين الوقت وتوفيره.
أتمتة المعالجة الروبوتية من Nintex يتيح لك أتمتة جميع الأنشطة المملة. Nintex هي مجموعة أدوات التحويل الرقمي الشاملة الخاصة بك. تدير أكثر من 10,000 شركة عملياتها التجارية وأتمتتها وتحسينها باستخدام هذه المنصة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر بيئة سحب وإفلات لتطوير العمليات التجارية في متصفح دون الحاجة إلى معرفة الترميز.
الميزات الرئيسية:
رسم الخرائط والتعاون
أتمتة العمليات الآلية
النماذج الرقمية وأتمتة المستندات
أتمتة سير العمل
eSignature
التسعير: تتراوح أسعار خطط سير عمل Nintex من 910 دولارات شهريًا لـ 10 مهام سير عمل مع مستخدمين غير محدودين إلى 1400 دولار شهريًا. أيضًا ، يتوفر إصدار تجريبي مجاني لمدة 30 يومًا.
5) كيسفلو
تم تصميم منصة سير عمل شاملة تسمى Kissflow لغير المبرمجين الذين ليس لديهم خبرة في الترميز. تدعي أنها أقوى أداة بدون رمز على الإنترنت. يمكن إنشاء عمليتك بشكل مرئي ، ويمكن إجراء التعديلات في أي وقت. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تمكين التتبع الديناميكي وتزويد الموظفين بتعيينات مهام مباشرة.
يعد Kissflow من بين حلول سير العمل المتاحة على نطاق واسع ، كما أنه ذو أسعار معقولة. مع التحرير بالسحب والإفلات وتصور سير العمل سهل الاستخدام ، فإنه يوفر واجهة مستخدم مباشرة. يقدم Kissflow رؤى حول عمليات سير العمل ويزودك بالمعلومات الدقيقة التي تحتاجها من خلال لوحات المعلومات والتقارير المخصصة.
الميزات الرئيسية:
توجيه سير العمل الآلي
تكاملات الطرف الثالث
نموذج مرئي ومصمم سير العمل
تعيين المهام الحسابية
نظام التذاكر
التقارير والتحليلات
التعاون السياقي
التسعير: تتراوح تكلفة استخدام البرنامج السحابي من 10 دولارات إلى 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. يتضمن ذلك مصمم سير العمل وتوجيه سير العمل الآلي. يمكنك في البداية تجربة نسخة تجريبية مجانية من الخدمة إذا لم تكن مستعدًا لاستخدامها.
6) أتمتة.io
بدون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية ، يمكنك تصور سير العمل بالكامل باستخدام واجهة Automate.io البسيطة والبديهية. يتضمن قوالب مسبقة الصنع وأداة السحب والإفلات لرسم خرائط تدفق البيانات. يمكنك التعاون مع فريقك وتنظيم مهامك وتلقي تقارير في الوقت الفعلي باستخدام هذا البرنامج.
تتم حماية البيانات أثناء النقل وكذلك أثناء الراحة عند استخدام الحلول الموثوقة والآمنة التي تقدمها Automatic.io. يمكن أيضًا استخدام المنطق المتقدم لإنشاء مهام سير عمل متعددة المستويات ، جنبًا إلى جنب مع Rest API Connector للاتصال بأكثر من 200 تطبيق.
الميزات الرئيسية:
قوالب أتمتة مسبقة الصنع
بقية موصل API
المجلدات المشتركة والفواتير الموحدة
مهام سير العمل متعددة الخطوات
واجهة السحب والإفلات
التسعير: يمكنك استخدام ما يصل إلى 5 روبوتات عمل فردي لعضو واحد في الفريق و 300 إجراء شهريًا باستخدام خطة Automate.io المجانية. تتراوح الخطط المدفوعة من 9.99 دولارًا أمريكيًا للاستخدام الشخصي إلى 159 دولارًا للأعمال يستخدم كل شهر.
هناك العديد من العقبات التي يجب التغلب عليها عند إدارة الأعمال التجارية. بدون أدوات تتبع سير العمل المناسبة ، يمكن أن تسوء حتى العمليات المخططة بعناية. أفضل نهج هو استخدام برنامج تتبع سير العمل المناسب. يساعدك هذا على البقاء في صدارة المنافسة والحصول على منصب في العمل. يساعدك هذا في البقاء على اطلاع دائم بحالات المشروع والعملية.
من المتوقع اليوم أن تقوم الشركات الصغيرة والمتوسطة بتنفيذ أتمتة سير العمل على نطاق واسع. يمكن أن يساعدك برنامج سير العمل متعدد الأغراض في تحقيق أهداف عملك من خلال تعزيز الكفاءة والإنتاجية وجوانب النجاح الأخرى. كل هذا ممكن بمساعدة أدوات وحلول الأتمتة المدمجة الرائعة هذه.
تساعد أتمتة تدفقات العمل الشركات في تحقيق نتائج أكثر موثوقية. يمكن للشركات تقليل مقدار العمل اليدوي الذي يقوم به الموظفون من خلال تنفيذ أتمتة سير العمل. هذا يساعد في تحريرهم للتركيز على واجبات أكثر أهمية. هذا يجعل من الممكن أيضًا إكمال المزيد من العمل في وقت أقل ، مما يؤدي إلى تحسين معنويات الفريق وتعزيز الإنتاجية الإجمالية.
FAQs (أسئلة وأجوبة)
1) ما هو برنامج إدارة سير العمل وسير العمل الآلي؟
سير العمل هو تمثيل رسومي لسلسلة محددة مسبقًا ومنظمة من الإجراءات التي تؤدي إلى نتيجة معينة. طريقة منهجية لإدارة وتنفيذ عمليات الشركة هو برنامج سير العمل. الهدف الرئيسي من هذا النوع المحدد من البرامج هو أتمتة المهام اليومية بالكامل وتبسيط حياة المديرين ، حتى يتمكنوا من التركيز على التطوير والابتكار.
2) كيف يمكن لبرنامج إدارة سير العمل المؤتمت زيادة إنتاجيتك؟
تزيد تدفقات العمل من احتمالية أن تكون العملية فعالة من حيث الوقت وقابلة للتكرار. ومع ذلك ، فإن مزايا برنامج إدارة سير العمل تتجاوز هاتين الميزتين الأوليتين ، وتشمل:
خفض التكاليف عن طريق تقليل التأخير ، مما يقلل بدوره من المخاطر. زيادة إمكانية الوصول إلى المعلومات وتعزيز العمل الجماعي. المساعدة في تفويض العمل والمساءلة. إنشاء والالتزام بالمواعيد النهائية. إدارة المستندات وحفظها. زيادة الوعي والتواصل.
3) ما الذي يجعل أداة جيدة لسير العمل؟
ستكون أداة سير العمل الجيدة سهلة الاستخدام ، وتوفر مجموعة متنوعة من الأتمتة وأمان البيانات القياسي. إن أعظم أدوات أتمتة سير العمل في السوق هي Nintex و Flokzu و Kissflow و Zapier و HubSpot وما إلى ذلك.
4) في CRM ، ماذا تعني أتمتة سير العمل؟
أتمتة سير العمل هي ميزة تم تضمينها في معظم حلول CRM. في معظم الحالات ، تتضمن بدء سير عمل لتحديث البيانات ، والتكامل ، والإجراءات المحددة بوقت ، وما إلى ذلك. يجب أن يكون لدى المستخدمين تراخيص CRM لاستخدام هذه القدرات ، والتي تكون حصرية لـ CRM نظام. يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل في جعل CRM الخاص بك أكثر كفاءة.
