Caixa do Autor


Discuta o seu projeto

Sobre Nós

Somos o parceiro Microsoft Gold com presença nos Estados Unidos e na Índia. Somos um provedor de serviços de TI dinâmico e profissional que atende empresas e startups, ajudando-as a enfrentar os desafios da economia global. Oferecemos serviços na área de Consultoria e implementação de CRM, Desenvolvimento de aplicações, Desenvolvimento de aplicações mobile, Desenvolvimento Web e Desenvolvimento Offshore.

Integração do Salesforce com o SharePoint - como isso ajuda a maximizar o valor de ambos os sistemas?

By Nitin Dangwal / 10 de dezembro de 2021

10 de dezembro de 2021
Integração do Salesforce com o SharePoint - como isso ajuda a maximizar o valor de ambos os sistemas?

Salesforce é uma plataforma de CRM que oferece uma ampla gama de funcionalidades aos funcionários e clientes de uma empresa. É uma plataforma de CRM baseada em nuvem que otimiza os departamentos de vendas, marketing e serviços de uma empresa, fornecendo recursos e funcionalidades de ponta, como: 

  • Automação
  • Gestão de leads e contatos 
  • Análise do Einstein 
  • Dashboards 
  • Gestão de Parceiros e Canais 
  • Sincronização e compartilhamento de arquivos, por exemplo, em todos os canais

Vamos nos concentrar na sincronização e compartilhamento de arquivos neste blog. 

O que é sincronização e compartilhamento de arquivos? 

A sincronização e o compartilhamento de arquivos envolvem a troca de arquivos, documentos, imagens, vídeos entre funcionários, clientes ou parceiros de negócios. Os sistemas corporativos de sincronização e compartilhamento, em nosso caso, o Salesforce, fornecem uma plataforma para sincronizar e compartilhar dados em vários dispositivos. Os dados podem ser salvos na nuvem e acessados ​​de qualquer lugar, garantindo a colaboração externa e interna. 

Além disso, leia: Integração com Salesforce Mailchimp - aproveitando ao máximo

Como o Salesforce lida com a colaboração e o gerenciamento de documentos? 

Colaboração 

Salesforce Chatter é uma ferramenta de colaboração gratuita para interagir com seus funcionários e clientes em tempo real; é mais parecido com o Facebook ou o Twitter, mas exclusivo da sua organização. Com o chatter, os funcionários podem criar perfis pessoais, grupos públicos e privados para trocar postagens, imagens e outras pessoas do grupo podem comentar e curtir essas postagens. 

Gestão de documentação 

Com vários processos de negócios em execução, uma organização gera uma infinidade de arquivos, e esses arquivos devem estar acessíveis a todos o tempo todo. O Salesforce possui vários sistemas de gerenciamento de documentos nativos, como: 

  1. Arquivos Home
  1. Salesforce CRM Content
  1. Conhecimento de Salesforce 
  1. Guia Documentos
  1. Anexos

Mas há uma limitação para o sistema de colaboração e gerenciamento de documentos fornecido pela Salesforce. 

Além disso, leia: Integração entre Business Central e LeafLink Cannabis CRM

Quais são essas limitações? Vamos dar uma olhada neles

Para gerenciamento de documentos, o espaço de armazenamento de arquivos é de extrema importância; Salesforce sendo a plataforma de CRM número 1, ainda tem muitas limitações quando se trata de fornecer amplas instalações de armazenamento para seus usuários. 

Quando digo espaço de armazenamento de arquivos, quero dizer o espaço reservado para armazenar arquivos importantes do Salesforce, como anexos, arquivos em casa, Salesforce CRM Conteúdo, guia Documentos, arquivos do Chatter (incluindo fotos do usuário), arquivos personalizados em artigos de conhecimento e outros ativos. 

Há um limite de menos de 10 GB de espaço para armazenamento primário de arquivos, bem como restrições aos arquivos e anexos do Salesforce que podem ser armazenados no armazenamento primário de arquivos da plataforma Salesforce. 

Os limites de armazenamento para diferentes recursos no Salesforce Classic e no Lightning Experience são fornecidos a seguir. 

RECURSO LIMITE 
ARQUIVOS DE FORÇA DE VENDAS  2 GB 
ACESSÓRIOS   2 GB (relâmpago) e 25 MB (clássico) 
INSTITUCIONAIS  5 MB 
ANEXOS DE CONHECIMENTO DA FORÇA DE VENDAS  5 MB 
CONVERSAR 5 MB 
CONTEÚDO DE CRM DA FORÇA DE VENDAS  2 GB 
E-MAIL, MENSAGENS COM ANEXOS 25 MB 

Com base na tabela acima, você pode facilmente concluir que o espaço disponível é surpreendentemente limitado. 

Agora chegando ao chatter da ferramenta de colaboração padrão, embora o chatter facilite a colaboração de funcionários e usuários, ele ainda vem com restrições em que apenas os usuários pagos têm acesso às suas funcionalidades completas, como acessar registros do Salesforce ou editar os documentos. Esse recurso também restringiu o acesso às informações até mesmo para seus clientes e parceiros, onde eles não podem visualizar calendários, bibliotecas de conteúdo, contatos, eventos e tópicos como usuários gratuitos. 

A empresa precisa comprar mais licenças da nuvem do Salesforce para que todos os seus funcionários tenham acesso total aos recursos do chatter ou optar por licenças iniciais da plataforma Lightning da Salesforce, que dá aos usuários acesso total a todas as funcionalidades do chatter. Essas licenças começam na faixa de preço de cerca de US $ 25 por mês por usuário. 

Além disso, leia: Salesforce vs NetSuite: Escolha o CRM certo para você

Você ainda pode gerenciar com eficiência o gerenciamento de documentos e facilitar a colaboração usando as ferramentas nativas do Salesforce. 

Mas isso é viável? É eficaz em termos de custos? É fácil de usar e para os funcionários?

A resposta é um claro não!

Os recursos de armazenamento limitados significam que os arquivos devem ser constantemente excluídos ou movidos para um sistema de armazenamento externo para liberar espaço para os arquivos de entrada. Os recursos limitados da ferramenta de chatter significam gastar mais dinheiro para aproveitar as licenças para permitir o acesso total. 

A melhor solução possível seria usar o Salesforce como plataforma de CRM exclusiva e adotar uma plataforma diferente para gerenciar a documentação e as colaborações.

Uma dessas plataformas que ajuda a funcionar como uma plataforma de colaboração corporativa é o Microsoft SharePoint. 

Organizações pequenas e grandes geram grande quantidade de conteúdo em diferentes formas: contratos, mensagens de e-mail, planilhas, PDFs, fotos, arquivos de texto, vídeos, faturas, registros, currículos, materiais de marketing, apresentações para clientes e argumentos de vendas.  

Embora criar esse conteúdo possa ser fácil, organizá-lo é uma grande tarefa. Ainda assim, com um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial eficaz como o SharePoint, você pode organizar e gerenciar facilmente o conteúdo gerado ao longo de todo o seu ciclo de vida. 

É uma plataforma de colaboração de intranet baseada na web que fornece gerenciamento de conteúdo, colaboração de fluxo de trabalho, recursos de compartilhamento seguro e muito mais. Esses recursos podem ser acessados ​​de qualquer lugar em uma variedade de dispositivos. 

Além disso, leia: Segurança do Salesforce: o guia para manter seus dados comerciais e de clientes protegidos

Vantagens da integração do SharePoint com o Salesforce

Integrar a melhor plataforma de CRM da categoria, como Salesforce, com uma plataforma de colaboração flexível e rica em recursos como o SharePoint, permite que as organizações maximizem o valor de ambos os sistemas; vamos dar uma olhada em como a mágica acontece. 

[incorporar imagem]

Custo-beneficio 

Uma vez que requer a compra de licenças caras, armazenar arquivos exclusivamente no Salesforce pode ser muito caro, enquanto o uso de uma ferramenta de colaboração baseada no SharePoint permite uma colaboração mais econômica entre grandes equipes. 

Colaboração em grande escala 

Integrações do Salesforce SharePoint permitem o armazenamento de grandes quantidades de arquivos e colaboração em tempo real e edição offline. Cerca de 1 TB de espaço de armazenamento está disponível por organização, com 0.5 GB adicional por usuário licenciado. Com o SharePoint, o gerenciamento de documentos em grande escala e as colaborações acontecem rapidamente, eliminando as restrições de uso do Salesforce para armazenamento. 

Controle de versão do documento 

 O controle de versão fornece uma rede de segurança para os usuários, ajudando-os a manter um registro histórico de quaisquer alterações ou erros que possam ocorrer nos documentos. Os documentos originados no Salesforce são controlados automaticamente por meio do SharePoint, dando a você maior controle sobre a documentação que seus clientes e parceiros veem. 

Melhor eficiência 

A funcionalidade do SharePoint está diretamente incorporada à plataforma Salesforce, permitindo uma experiência perfeita do usuário à medida que acessa a conta, oportunidade, páginas de contato, etc. 

Maior segurança 

Com o  Integrações do Salesforce SharePoint, quando um usuário efetua login com suas credenciais do SharePoint, ele pode apenas visualizar e acessar os arquivos e conteúdo hospedado pelo SharePoint e não todo o conteúdo disponível no Salesforce, melhorando assim a segurança da plataforma Salesforce.

Gestão do conhecimento 

No SharePoint, funcionários e clientes podem acessar o conhecimento em tempo real por meio de artigos, promoções, trechos de notícias, etc. O conhecimento do Salesforce é acessível aos funcionários para compartilhamento de conhecimento, mas o acesso do cliente só é possível por meio de um portal do cliente que complementa o conhecimento do Salesforce. A rota do Salesforce para fornecer conhecimento pode ser mais cara a longo prazo, devido às taxas de licença de usuário mais caras. 

Além disso, leia: 5 principais motivos para usar o Salesforce Community Cloud

Conclusão 

Integração com Salesforce SharePoint é possível usando o Salesforce Connect, aplicativos de integração prontos do Salesforce AppExchangeou um aplicativo de integração customizado. Ao integrar o Salesforce e o SharePoint, você pode estabelecer uma comunicação tranquila e uma troca fácil de conhecimento em todos os departamentos de sua organização, aproveitando igualmente todos os recursos oferecidos por ambas as plataformas. 

É um procedimento confiável, fácil e econômico que pode ajudar sua empresa a gerar valor e prosperar. 

[sc name = "Salesforce Automation"] [add_newsletter] [add_related_page_diff_contents blog_cat = "salesforce"]

Salesforce é uma plataforma de CRM que oferece uma ampla gama de funcionalidades aos funcionários e clientes de uma empresa. É uma plataforma de CRM baseada em nuvem que otimiza os departamentos de vendas, marketing e serviços de uma empresa, fornecendo recursos e funcionalidades de ponta, como: 

  • Automação
  • Gestão de leads e contatos 
  • Análise do Einstein 
  • Dashboards 
  • Gestão de Parceiros e Canais 
  • Sincronização e compartilhamento de arquivos, por exemplo, em todos os canais

Vamos nos concentrar na sincronização e compartilhamento de arquivos neste blog. 

O que é sincronização e compartilhamento de arquivos? 

A sincronização e o compartilhamento de arquivos envolvem a troca de arquivos, documentos, imagens, vídeos entre funcionários, clientes ou parceiros de negócios. Os sistemas corporativos de sincronização e compartilhamento, em nosso caso, o Salesforce, fornecem uma plataforma para sincronizar e compartilhar dados em vários dispositivos. Os dados podem ser salvos na nuvem e acessados ​​de qualquer lugar, garantindo a colaboração externa e interna. 

Além disso, leia: Integração com Salesforce Mailchimp - aproveitando ao máximo

Como o Salesforce lida com a colaboração e o gerenciamento de documentos? 

Colaboração 

Salesforce Chatter é uma ferramenta de colaboração gratuita para interagir com seus funcionários e clientes em tempo real; é mais parecido com o Facebook ou o Twitter, mas exclusivo da sua organização. Com o chatter, os funcionários podem criar perfis pessoais, grupos públicos e privados para trocar postagens, imagens e outras pessoas do grupo podem comentar e curtir essas postagens. 

Gestão de documentação 

Com vários processos de negócios em execução, uma organização gera uma infinidade de arquivos, e esses arquivos devem estar acessíveis a todos o tempo todo. O Salesforce possui vários sistemas de gerenciamento de documentos nativos, como: 

  1. Arquivos Home
  1. Salesforce CRM Content
  1. Conhecimento de Salesforce 
  1. Guia Documentos
  1. Anexos

Mas há uma limitação para o sistema de colaboração e gerenciamento de documentos fornecido pela Salesforce. 

Além disso, leia: Integração entre Business Central e LeafLink Cannabis CRM

Quais são essas limitações? Vamos dar uma olhada neles

Para gerenciamento de documentos, o espaço de armazenamento de arquivos é de extrema importância; Salesforce sendo a plataforma de CRM número 1, ainda tem muitas limitações quando se trata de fornecer amplas instalações de armazenamento para seus usuários. 

Quando digo espaço de armazenamento de arquivos, quero dizer o espaço reservado para armazenar arquivos importantes do Salesforce, como anexos, arquivos em casa, Salesforce CRM Conteúdo, guia Documentos, arquivos do Chatter (incluindo fotos do usuário), arquivos personalizados em artigos de conhecimento e outros ativos. 

Há um limite de menos de 10 GB de espaço para armazenamento primário de arquivos, bem como restrições aos arquivos e anexos do Salesforce que podem ser armazenados no armazenamento primário de arquivos da plataforma Salesforce. 

Os limites de armazenamento para diferentes recursos no Salesforce Classic e no Lightning Experience são fornecidos a seguir. 

RECURSO LIMITE 
ARQUIVOS DE FORÇA DE VENDAS  2 GB 
ACESSÓRIOS   2 GB (relâmpago) e 25 MB (clássico) 
INSTITUCIONAIS  5 MB 
ANEXOS DE CONHECIMENTO DA FORÇA DE VENDAS  5 MB 
CONVERSAR 5 MB 
CONTEÚDO DE CRM DA FORÇA DE VENDAS  2 GB 
E-MAIL, MENSAGENS COM ANEXOS 25 MB 

Com base na tabela acima, você pode facilmente concluir que o espaço disponível é surpreendentemente limitado. 

Agora chegando ao chatter da ferramenta de colaboração padrão, embora o chatter facilite a colaboração de funcionários e usuários, ele ainda vem com restrições em que apenas os usuários pagos têm acesso às suas funcionalidades completas, como acessar registros do Salesforce ou editar os documentos. Esse recurso também restringiu o acesso às informações até mesmo para seus clientes e parceiros, onde eles não podem visualizar calendários, bibliotecas de conteúdo, contatos, eventos e tópicos como usuários gratuitos. 

A empresa precisa comprar mais licenças da nuvem do Salesforce para que todos os seus funcionários tenham acesso total aos recursos do chatter ou optar por licenças iniciais da plataforma Lightning da Salesforce, que dá aos usuários acesso total a todas as funcionalidades do chatter. Essas licenças começam na faixa de preço de cerca de US $ 25 por mês por usuário. 

Além disso, leia: Salesforce vs NetSuite: Escolha o CRM certo para você

Você ainda pode gerenciar com eficiência o gerenciamento de documentos e facilitar a colaboração usando as ferramentas nativas do Salesforce. 

Mas isso é viável? É eficaz em termos de custos? É fácil de usar e para os funcionários?

A resposta é um claro não!

Os recursos de armazenamento limitados significam que os arquivos devem ser constantemente excluídos ou movidos para um sistema de armazenamento externo para liberar espaço para os arquivos de entrada. Os recursos limitados da ferramenta de chatter significam gastar mais dinheiro para aproveitar as licenças para permitir o acesso total. 

A melhor solução possível seria usar o Salesforce como plataforma de CRM exclusiva e adotar uma plataforma diferente para gerenciar a documentação e as colaborações.

Uma dessas plataformas que ajuda a funcionar como uma plataforma de colaboração corporativa é o Microsoft SharePoint. 

Organizações pequenas e grandes geram grande quantidade de conteúdo em diferentes formas: contratos, mensagens de e-mail, planilhas, PDFs, fotos, arquivos de texto, vídeos, faturas, registros, currículos, materiais de marketing, apresentações para clientes e argumentos de vendas.  

Embora criar esse conteúdo possa ser fácil, organizá-lo é uma grande tarefa. Ainda assim, com um sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial eficaz como o SharePoint, você pode organizar e gerenciar facilmente o conteúdo gerado ao longo de todo o seu ciclo de vida. 

É uma plataforma de colaboração de intranet baseada na web que fornece gerenciamento de conteúdo, colaboração de fluxo de trabalho, recursos de compartilhamento seguro e muito mais. Esses recursos podem ser acessados ​​de qualquer lugar em uma variedade de dispositivos. 

Além disso, leia: Segurança do Salesforce: o guia para manter seus dados comerciais e de clientes protegidos

Vantagens da integração do SharePoint com o Salesforce

Integrar a melhor plataforma de CRM da categoria, como Salesforce, com uma plataforma de colaboração flexível e rica em recursos como o SharePoint, permite que as organizações maximizem o valor de ambos os sistemas; vamos dar uma olhada em como a mágica acontece. 

Copiar Infográfico
×

Custo-beneficio 

Uma vez que requer a compra de licenças caras, armazenar arquivos exclusivamente no Salesforce pode ser muito caro, enquanto o uso de uma ferramenta de colaboração baseada no SharePoint permite uma colaboração mais econômica entre grandes equipes. 

Colaboração em grande escala 

Integrações do Salesforce SharePoint permitem o armazenamento de grandes quantidades de arquivos e colaboração em tempo real e edição offline. Cerca de 1 TB de espaço de armazenamento está disponível por organização, com 0.5 GB adicional por usuário licenciado. Com o SharePoint, o gerenciamento de documentos em grande escala e as colaborações acontecem rapidamente, eliminando as restrições de uso do Salesforce para armazenamento. 

Controle de versão do documento 

 O controle de versão fornece uma rede de segurança para os usuários, ajudando-os a manter um registro histórico de quaisquer alterações ou erros que possam ocorrer nos documentos. Os documentos originados no Salesforce são controlados automaticamente por meio do SharePoint, dando a você maior controle sobre a documentação que seus clientes e parceiros veem. 

Melhor eficiência 

A funcionalidade do SharePoint está diretamente incorporada à plataforma Salesforce, permitindo uma experiência perfeita do usuário à medida que acessa a conta, oportunidade, páginas de contato, etc. 

Maior segurança 

Com o  Integrações do Salesforce SharePoint, quando um usuário efetua login com suas credenciais do SharePoint, ele pode apenas visualizar e acessar os arquivos e conteúdo hospedado pelo SharePoint e não todo o conteúdo disponível no Salesforce, melhorando assim a segurança da plataforma Salesforce.

Gestão do conhecimento 

No SharePoint, funcionários e clientes podem acessar o conhecimento em tempo real por meio de artigos, promoções, trechos de notícias, etc. O conhecimento do Salesforce é acessível aos funcionários para compartilhamento de conhecimento, mas o acesso do cliente só é possível por meio de um portal do cliente que complementa o conhecimento do Salesforce. A rota do Salesforce para fornecer conhecimento pode ser mais cara a longo prazo, devido às taxas de licença de usuário mais caras. 

Além disso, leia: 5 principais motivos para usar o Salesforce Community Cloud

Conclusão 

Integração com Salesforce SharePoint é possível usando o Salesforce Connect, aplicativos de integração prontos do Salesforce AppExchangeou um aplicativo de integração customizado. Ao integrar o Salesforce e o SharePoint, você pode estabelecer uma comunicação tranquila e uma troca fácil de conhecimento em todos os departamentos de sua organização, aproveitando igualmente todos os recursos oferecidos por ambas as plataformas. 

É um procedimento confiável, fácil e econômico que pode ajudar sua empresa a gerar valor e prosperar. 

Serviços de consultoria de Salesforce

Se você é novo em automação e confuso sobre o Workflow ou o Process Builder. Não precisa se preocupar, nós temos tudo sob controle. Fale com nossos especialistas e limpe todos os pensamentos nebulosos sobre automação.



0 Comentários
Comentários em linha
Ver todos os comentários
0
Adoraria seus pensamentos, por favor, comente.x