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Otimização de licença alesforce

Guia definitivo para otimização de licenças do Salesforce: reduza custos e maximize o ROI

By Nitin Dangwal / 1 de dezembro de 2023

1 de dezembro de 2023
Guia definitivo para otimização de licenças do Salesforce: reduza custos e maximize o ROI

Com a crescente adoção de Salesforce em organizações de todos os tamanhos, o gerenciamento de licenças e custos do Salesforce tornou-se uma tarefa crucial. As licenças do Salesforce representam uma parte significativa do custo total de propriedade do Salesforce. De acordo com um estudo, quase 37% das empresas admitem gastar demais com o Salesforce ao adquirir mais licenças do que precisam. 

Nesta postagem do blog, discutiremos estratégias eficazes que podem ajudá-lo a otimizar suas licenças do Salesforce e obter economias de custos de até 30%. Algumas das principais estratégias que abordaremos incluem a consolidação de múltiplas organizações, identificação e remoção de usuários inativos, alinhamento de licenças de usuário ao uso real e emprego de ferramentas de configuração para rastrear automaticamente o uso de licenças.

A implementação dessas estratégias requer algum esforço inicial, mas pode proporcionar grandes retornos a longo prazo. As economias de custos alcançadas podem ser investidas na aquisição de capacidades adicionais, no treinamento de funcionários ou no financiamento de inovações. Com uma abordagem bem definida para otimização de licenças do Salesforce, você pode ter certeza de que está aproveitando ao máximo seu investimento usando esta plataforma poderosa. Então vamos começar!

O que é a otimização de licença do Salesforce e por que ela é necessária?

A otimização de licenças do Salesforce refere-se à prática de gerenciar continuamente suas licenças de usuário do Salesforce para alinhá-las às suas necessidades comerciais atuais e reduzir os custos gerais de licenciamento. 

À medida que as empresas crescem e evoluem, os padrões de uso e os requisitos dos usuários do Salesforce também flutuam. No entanto, as compras, renovações e atribuições de licenças do Salesforce geralmente acontecem em equipes isoladas, sem supervisão centralizada. Com o tempo, isso causa compras excessivas, compras insuficientes e alocação ineficiente de licenças do Salesforce. 

Como você pode reduzir os custos de assinatura do Salesforce e fazer melhor uso do seu contrato?

A redução dos custos de assinatura do Salesforce e a expansão do valor do seu contrato podem ser alcançadas por meio de diversas abordagens estratégicas. Aqui estão algumas abordagens eficientes para fazer isso: 

  1. Auditoria regular de licença:
    Realize uma auditoria completa de suas licenças do Salesforce para identificar assinaturas subutilizadas ou desnecessárias. Isso envolve analisar a atividade do usuário e alinhar os tipos de licença com as necessidades reais do usuário. Ao dimensionar as licenças corretamente, você pode eliminar custos desnecessários. 
  2. Negociar com Salesforce:
    Participe de negociações com a Salesforce para explorar oportunidades de melhores preços ou termos contratuais mais favoráveis. Isso pode envolver a consolidação de licenças, o ajuste dos níveis de assinatura ou a discussão de estruturas de preços alternativas com base nas necessidades específicas da sua organização. 
  3. Utilize os recursos disponíveis:
    Certifique-se de que sua organização esteja utilizando totalmente os recursos incluídos em sua assinatura do Salesforce. Isto pode envolver o fornecimento de treinamento aos usuários para maximizar sua proficiência com a plataforma e aproveitar todo o seu potencial. 
  4. Otimize o acesso e as permissões do usuário:
    Simplifique o acesso e as permissões do usuário para se alinhar aos requisitos de negócios. Ao garantir que os usuários tenham o nível de acesso apropriado com base em suas funções, você poderá reduzir potencialmente o número necessário de licenças de custo mais alto. 
  5. Mantenha-se informado sobre atualizações e alterações:
    Mantenha-se atualizado sobre as atualizações do Salesforce, novos recursos e alterações nos modelos de licenciamento. Compreender essas atualizações pode ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre sua assinatura e aproveitar novas oportunidades para otimizar custos. 

Além disso, leia: Salesforce Consumer Goods Cloud: o guia definitivo para empresas de bens de consumo

Tipos de licenças do Salesforce:

O Salesforce oferece uma variedade de licenças para atender às necessidades de diferentes usuários e casos de uso. Alguns dos principais tipos de licença incluem: 

  • Plataforma Salesforce - Para usuários que precisam de acesso a aplicativos personalizados, mas não à funcionalidade padrão do CRM. 
  • Salesforce CRM - Para usuários de vendas, serviços e marketing.  
  • Plataforma Salesforce Um - Fornece acesso a aplicativos personalizados junto com CRM. 
  • Desenvolvedores da plataforma Salesforce - Para que os desenvolvedores criem e testem aplicativos personalizados. 
  • Espaço de trabalho/plataforma Salesforce - Projetado para clientes, parceiros e funcionários que precisam acessar aplicativos personalizados. 

Quais são os recursos e limitações de cada licença? 

As licenças diferem significativamente em termos dos recursos e funcionalidades do Salesforce aos quais fornecem acesso. Por exemplo, a licença Salesforce CRM permite acesso aos principais recursos de CRM para gerenciar o pipeline de vendas, contatar leads e oportunidades, ferramentas de produtividade para integração de e-mail e calendário, etc.  

Por outro lado, a licença de plataforma mais barata não inclui nenhum recurso padrão de CRM. A licença Platform é ideal para usuários que precisam apenas de acesso a aplicativos personalizados. Algumas limitações importantes são a falta de acesso a Leads, Oportunidades, Campanhas e outros objetos padrão. 

Compreender essas distinções para diferentes tipos de licença é muito importante para o provisionamento ideal de licenças. A atribuição de licenças alinhadas aos requisitos reais do usuário resulta em custos de licenciamento mais baixos. 

Como identificar licenças desnecessárias?

Para identificar licenças desnecessárias, é essencial compreender alguns cenários comuns em que licenças desnecessárias são adquiridas, como: 

  • Atribuir uma licença do Salesforce CRM aos membros da equipe de TI que acessam apenas o console do Service Cloud para tickets de suporte. 
  • Fornecimento de acesso ao Portal de parceiros personalizado por meio de licenças caras de CRM, em vez de licenças de plataforma. 
  • Deixar licenças atribuídas a ex-funcionários que não precisam mais de acesso. 

Administradores do Salesforce deve realizar revisões periódicas das licenças de usuário e identificar casos de uso em que a plataforma ou outras licenças mais baratas possam atender aos requisitos. A implementação do SSO entre aplicativos também pode ajudar a correlacionar a atribuição de licenças aos padrões de acesso dos aplicativos. 

Ao evitar licenças de prateleiras que são pagas, mas não utilizadas, as empresas podem obter economias de custos significativas. 

Avaliando o uso atual 

Auditoria do uso atual da licença do Salesforce. 

A primeira etapa para a otimização das licenças do Salesforce é realizar uma auditoria completa de suas licenças atuais do Salesforce. Isso envolve a criação de uma lista mestra de todas as licenças ativas do Salesforce e a revisão dos seguintes elementos para cada uma: 

  • Tipo de licença e produtos/recursos associados. 
  • O perfil de usuário ao qual a licença está atribuída. 
  • Departamento e função do funcionário para o qual a licença é fornecida. 
  • Data em que a licença foi provisionada pela primeira vez. 
  • Qualquer atividade ou login recente nos últimos 3 a 6 meses. 

A captura desses dados fornece visibilidade de diversas licenças adquiridas, sua distribuição entre funções e possíveis licenças de prateleira atribuídas a usuários inativos ou departamentos que não usam ativamente o Salesforce. 

Analisando a atividade e o envolvimento do usuário 

Além de auditar o uso de licenças, os administradores do Salesforce devem aproveitar relatórios e análises para determinar o quão ativamente os usuários estão interagindo com o Salesforce. Algumas métricas importantes para analisar por usuário licenciado incluem: 

  • Número de logins mensais. 
  • Objetos e registros visualizados/modificados recentemente. 
  • Tendências de uso ao longo do tempo. 
  • Adoção de recursos importantes como campanhas, casos e relatórios. 

Ao sobrepor métricas de atividade aos dados de auditoria de licença, você pode determinar possíveis downgrades ou remoções de licença para usuários minimamente ativos. 

Identificando licenças subutilizadas 

A correlação dos pontos de dados capturados na auditoria de licença e na análise de atividades destacará bolsões de licenciamento excessivo e subutilização em seu ambiente Salesforce. 

Alguns exemplos comuns incluem: 

  • Licenças de prateleira atribuídas a ex-funcionários ou chefes de departamento.
  • Superprovisionamento de licenças padrão de CRM em vez de licenças de plataforma mais baratas.
  • Compra de pacotes de licenças complementares em massa devido a solicitações internas não oficiais.
  • Racionalizar essas licenças subutilizadas, reatribuindo-as ou removendo-as, representa uma oportunidade de gerar economias de custos tangíveis.

Além disso, leia: Guia de implementação do Salesforce B2C Commerce Cloud

Como implementar práticas recomendadas para otimização de licenças do Salesforce?

  1. Dimensionamento correto de licenças para usuários:

O dimensionamento correto de licenças para usuários é um aspecto crucial da otimização de licenças do Salesforce. Envolve alinhar os recursos e funcionalidades fornecidos por uma licença com as necessidades reais e padrões de uso de usuários individuais.

Ao combinar o tipo de licença correto com os requisitos específicos de cada usuário, as organizações podem evitar o provisionamento excessivo e reduzir custos desnecessários. Essa prática garante que os usuários tenham acesso às ferramentas de que precisam sem pagar por recursos que não utilizam. 

  1. Utilizando a hierarquia de funções de maneira eficaz 

Utilizar a hierarquia de funções de maneira eficaz é essencial para gerenciar o acesso e as permissões dos usuários no Salesforce. Ao estabelecer uma hierarquia de funções clara e lógica, as organizações podem controlar a visibilidade dos dados, o acesso aos registros e a experiência geral do usuário.

Isso não apenas melhora a segurança e a integridade dos dados, mas também simplifica a experiência do usuário, fornecendo acesso às informações certas aos usuários certos, no momento certo. 

  1. Simplificando o acesso e as permissões do usuário 

A simplificação do acesso e das permissões dos usuários envolve o gerenciamento cuidadoso dos níveis de acesso concedidos a diferentes usuários com base em suas funções e responsabilidades.

Ao definir níveis de acesso e permissões claros, as organizações podem garantir que os usuários tenham acesso apropriado aos dados e funcionalidades do Salesforce, promovendo eficiência, segurança e conformidade com os regulamentos de proteção de dados. 

Implementando ferramentas de monitoramento é essencial para uma otimização eficaz da licença do Salesforce. Essas ferramentas podem ajudar as organizações a rastrear o uso de licenças, identificar licenças subutilizadas e monitorar a atividade do usuário para garantir que as licenças estejam sendo usadas de forma eficiente.

O Salesforce Optimizer é uma ferramenta que pode ajudar as organizações a entender o uso de recursos e permissões, permitindo-lhes otimizar as taxas de uso de licença do Salesforce entre seus usuários. 

  1. Relatórios regulares para uso de licença 

Relatórios regulares sobre o uso de licenças são outro aspecto crítico da otimização de licenças do Salesforce. Ao gerar relatórios regulares sobre o uso de licenças, as organizações podem identificar tendências, rastrear padrões de uso e identificar áreas onde as licenças estão sendo subutilizadas.

Estas informações podem então ser utilizadas para otimizar a atribuição de licenças e garantir que os consumidores tenham acesso às ferramentas de que necessitam, sem terem de pagar por serviços que não utilizam. 

  1. Configurando alertas para possíveis problemas 

Configurar alertas para possíveis problemas é outra prática recomendada para otimização de licenças do Salesforce. Ao configurar alertas para limites de uso de licenças, as organizações podem identificar proativamente possíveis problemas antes que se tornem problemas significativos.

Por exemplo, se um usuário estiver se aproximando do limite de licença, um alerta poderá ser acionado para notificar o administrador, que poderá então agir para otimizar a alocação de licenças ou adquirir licenças adicionais conforme necessário. 

Veja também: Salesforce para gerenciamento de propriedades: revelando as 10 principais soluções de CRM

Negociando com Salesforce

Compreendendo os acordos de licenciamento do Salesforce: 

Familiarize-se com os detalhes dos seus contratos de licenciamento atuais do Salesforce, incluindo os termos, condições e quaisquer possíveis limitações. Compreender as especificidades do seu contrato irá capacitá-lo durante as negociações. 

Dicas para uma negociação bem-sucedida: 

  • Descreva claramente as necessidades e os objetivos da sua organização para os representantes do Salesforce. Comunique quaisquer desafios ou áreas onde você busca melhorias em sua atual estrutura de licenciamento. 
  • Destaque o compromisso da sua organização com a plataforma e o seu potencial de crescimento futuro, demonstrando uma mentalidade de parceria de longo prazo. 
  • Esteja preparado para discutir dados específicos sobre uso, necessidades do usuário e quaisquer áreas onde você acredita que o modelo de licenciamento atual possa não estar alinhado com os requisitos da sua organização. 

Explorando oportunidades de desconto: 

  • Informe-se sobre possíveis oportunidades de desconto com base em fatores como volume de licenças, serviços adicionais ou prazos de contrato estendidos. 
  • Explore a possibilidade de agrupar serviços ou licenças para obter economia de custos. A Salesforce pode oferecer descontos para pacotes abrangentes que incluam vários serviços ou produtos. 

Treinamento e Adoção

Alinhar as partes interessadas internas sobre o valor da otimização das licenças do Salesforce é fundamental para impulsionar a adoção. Algumas recomendações incluem: 

  • Informe os usuários durante a integração sobre a seleção de licenças alinhadas às suas funções. 
  • Crie perguntas frequentes explicando os tipos de licença e como o uso é rastreado. 
  • Treine os gerentes de equipe sobre como solicitar níveis de licença apropriados. 
  • Desenvolva políticas para iniciar casos de uso que exijam licenças não padrão. 

Ao promover uma cultura de uso consciente do Salesforce, as equipes podem governar em conjunto o gerenciamento eficiente de licenças. 

Promovendo as melhores práticas dentro da organização 

Além dos programas formais de treinamento, as promoções em diversos canais reforçam continuamente as melhores práticas para os usuários: 

  • Os administradores do Salesforce podem mostrar sucessos de otimização em boletins informativos. 
  • As prefeituras de liderança devem destacar o ROI alcançado. 
  • Os canais sociais internos podem demonstrar exemplos de licenças de dimensionamento correto. 

Isto cria impulso e responsabilidade em todos os níveis para defender o uso responsável. 

Incentivando o feedback do usuário para melhoria contínua 

Por fim, receba feedback regular das equipes de negócios para descobrir novas oportunidades de otimização: 

  • Os representantes de vendas podem sugerir a remoção de complementos de produtos subutilizados. 
  • Os agentes de serviço podem sinalizar alocações de licença redundantes. 
  • Os analistas de negócios têm visibilidade das tendências de adoção. 

Essa entrada capacita usuários e equipes de linha de frente, estreita o ciclo de otimização e mantém seu modelo de gerenciamento de licenças atualizado. 

Veja também: Como o Salesforce Manufacturing Cloud está revolucionando a indústria

Potenciais desafios e soluções

A otimização das licenças do Salesforce pode apresentar vários desafios para as organizações. Os desafios comuns incluem a identificação de licenças subutilizadas, o alinhamento das licenças com as necessidades do usuário e o gerenciamento da complexidade de diferentes tipos e recursos de licença. 

1. Estratégias para superar desafios 

Para superar esses desafios, as organizações podem implementar estratégias como realizar auditorias regulares de uso de licenças, aproveitar ferramentas de monitoramento para rastrear o uso e dimensionar licenças corretamente para usuários com base em suas necessidades específicas.

Além disso, a utilização eficaz da hierarquia de funções e a simplificação do acesso e das permissões dos usuários podem resolver muitos dos desafios associados à otimização de licenças do Salesforce. 

2. Melhoria Contínua para Sucesso a Longo Prazo 

A melhoria contínua é essencial para o sucesso a longo prazo na otimização de licenças do Salesforce. Ao revisar e adaptar regularmente a alocação de licenças com base nas mudanças nas necessidades dos usuários e nos requisitos organizacionais, as empresas podem garantir economias contínuas de custos e utilização eficiente de licenças.

Essa abordagem iterativa permite que as organizações se adaptem à evolução das necessidades de negócios e aos avanços tecnológicos, maximizando o valor derivado do investimento no Salesforce. 

Além disso, leia: Salesforce para pequenas empresas: como pode ser útil

Obtenha a melhor maneira de identificar áreas para melhoria no uso de licenças do Salesforce

Cynoteck é um parceiro de consultoria Salesforce que pode ajudar as empresas a otimizar suas licenças Salesforce e obter economia de custos. Eles oferecem uma variedade de serviços, incluindo auditorias de uso de licenças, recomendações de otimização de licenças e serviços de consultoria em negociação de contratos.  

A equipe da Cynoteck de Especialistas em força de vendas pode ajudar as empresas a identificar licenças subutilizadas e dimensionar licenças corretas para os usuários, além de gerenciar com eficácia o acesso e as permissões dos usuários. Eles também podem ajudar as empresas a implementar ferramentas de monitoramento e configurar alertas para possíveis problemas, garantindo otimização contínua de licenças e economia de custos.  

By Parceria com Cynoteck, as empresas podem alcançar sucesso a longo prazo na otimização de licenças do Salesforce e maximizar o valor derivado de seu investimento no Salesforce. 

Conclusão

Enfatizar a importância do monitoramento e da adaptação contínuos é crucial para o sucesso sustentado na otimização de licenças do Salesforce. Ao monitorar continuamente o uso de licenças, identificar possíveis problemas e adaptar a alocação de licenças com base nas mudanças nos requisitos, as organizações podem garantir que seu investimento no Salesforce permaneça econômico e alinhado às necessidades de negócios em evolução. 

É essencial incentivar as empresas a tomar medidas proativas para reduzir custos por meio da otimização eficaz das licenças do Salesforce. Ao implementar as estratégias delineadas e monitorar e adaptar continuamente a alocação de licenças, as organizações podem obter economias de custos significativas e, ao mesmo tempo, maximizar os benefícios de seu investimento no Salesforce. 

Além disso, leia: Salesforce Lightning vs Classic: uma análise comparativa

Perguntas frequentes:

P. O que é a otimização de licença do Salesforce e por que ela é importante? 

A otimização de licenças do Salesforce é o gerenciamento estratégico de licenças do Salesforce para aumentar a eficiência e reduzir custos. É crucial porque garante que as organizações paguem apenas pelo que necessitam, levando a poupanças financeiras significativas. 

P. Como as organizações podem identificar licenças desnecessárias do Salesforce? 

A realização de uma auditoria completa do uso atual de licenças do Salesforce ajuda a identificar licenças desnecessárias. A análise da atividade e do envolvimento do usuário fornece insights sobre quais licenças estão subutilizadas, permitindo uma tomada de decisão informada. 

P. Quais são algumas estratégias eficazes para dimensionar corretamente as licenças do Salesforce? 

O dimensionamento correto envolve combinar licenças com as necessidades do usuário. As estratégias incluem compreender as funções dos usuários, otimizar a hierarquia de funções e simplificar o acesso e as permissões dos usuários para garantir que cada usuário tenha o nível de acesso apropriado. 

P. Como as organizações podem negociar com a Salesforce melhores termos de licenciamento? 

Compreender os acordos de licenciamento do Salesforce é fundamental. As organizações devem se preparar pesquisando suas necessidades de uso e estabelecendo uma comunicação aberta com os representantes do Salesforce. Explorar oportunidades de descontos e demonstrar compromisso com uma parceria de longo prazo pode levar a condições favoráveis. 

P. Que desafios as organizações podem enfrentar na otimização de licenças do Salesforce? 

Os desafios comuns incluem resistência à mudança, falta de conscientização do usuário e complexidade no monitoramento do uso. As soluções envolvem treinamento abrangente, promoção de melhores práticas e melhoria contínua para enfrentar os desafios em evolução no gerenciamento de licenças do Salesforce. 

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Com a crescente adoção de Salesforce em organizações de todos os tamanhos, o gerenciamento de licenças e custos do Salesforce tornou-se uma tarefa crucial. As licenças do Salesforce representam uma parte significativa do custo total de propriedade do Salesforce. De acordo com um estudo, quase 37% das empresas admitem gastar demais com o Salesforce ao adquirir mais licenças do que precisam. 

Nesta postagem do blog, discutiremos estratégias eficazes que podem ajudá-lo a otimizar suas licenças do Salesforce e obter economias de custos de até 30%. Algumas das principais estratégias que abordaremos incluem a consolidação de múltiplas organizações, identificação e remoção de usuários inativos, alinhamento de licenças de usuário ao uso real e emprego de ferramentas de configuração para rastrear automaticamente o uso de licenças.

A implementação dessas estratégias requer algum esforço inicial, mas pode proporcionar grandes retornos a longo prazo. As economias de custos alcançadas podem ser investidas na aquisição de capacidades adicionais, no treinamento de funcionários ou no financiamento de inovações. Com uma abordagem bem definida para otimização de licenças do Salesforce, você pode ter certeza de que está aproveitando ao máximo seu investimento usando esta plataforma poderosa. Então vamos começar!

O que é a otimização de licença do Salesforce e por que ela é necessária?

A otimização de licenças do Salesforce refere-se à prática de gerenciar continuamente suas licenças de usuário do Salesforce para alinhá-las às suas necessidades comerciais atuais e reduzir os custos gerais de licenciamento. 

À medida que as empresas crescem e evoluem, os padrões de uso e os requisitos dos usuários do Salesforce também flutuam. No entanto, as compras, renovações e atribuições de licenças do Salesforce geralmente acontecem em equipes isoladas, sem supervisão centralizada. Com o tempo, isso causa compras excessivas, compras insuficientes e alocação ineficiente de licenças do Salesforce. 

Como você pode reduzir os custos de assinatura do Salesforce e fazer melhor uso do seu contrato?

A redução dos custos de assinatura do Salesforce e a expansão do valor do seu contrato podem ser alcançadas por meio de diversas abordagens estratégicas. Aqui estão algumas abordagens eficientes para fazer isso: 

  1. Auditoria regular de licença:
    Realize uma auditoria completa de suas licenças do Salesforce para identificar assinaturas subutilizadas ou desnecessárias. Isso envolve analisar a atividade do usuário e alinhar os tipos de licença com as necessidades reais do usuário. Ao dimensionar as licenças corretamente, você pode eliminar custos desnecessários. 
  2. Negociar com Salesforce:
    Participe de negociações com a Salesforce para explorar oportunidades de melhores preços ou termos contratuais mais favoráveis. Isso pode envolver a consolidação de licenças, o ajuste dos níveis de assinatura ou a discussão de estruturas de preços alternativas com base nas necessidades específicas da sua organização. 
  3. Utilize os recursos disponíveis:
    Certifique-se de que sua organização esteja utilizando totalmente os recursos incluídos em sua assinatura do Salesforce. Isto pode envolver o fornecimento de treinamento aos usuários para maximizar sua proficiência com a plataforma e aproveitar todo o seu potencial. 
  4. Otimize o acesso e as permissões do usuário:
    Simplifique o acesso e as permissões do usuário para se alinhar aos requisitos de negócios. Ao garantir que os usuários tenham o nível de acesso apropriado com base em suas funções, você poderá reduzir potencialmente o número necessário de licenças de custo mais alto. 
  5. Mantenha-se informado sobre atualizações e alterações:
    Mantenha-se atualizado sobre as atualizações do Salesforce, novos recursos e alterações nos modelos de licenciamento. Compreender essas atualizações pode ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre sua assinatura e aproveitar novas oportunidades para otimizar custos. 

Além disso, leia: Salesforce Consumer Goods Cloud: o guia definitivo para empresas de bens de consumo

Tipos de licenças do Salesforce:

O Salesforce oferece uma variedade de licenças para atender às necessidades de diferentes usuários e casos de uso. Alguns dos principais tipos de licença incluem: 

  • Plataforma Salesforce – Para usuários que precisam de acesso a aplicativos personalizados, mas não à funcionalidade CRM padrão. 
  • Salesforce CRM – Para usuários de vendas, serviços e marketing.  
  • Plataforma Salesforce Um – Fornece acesso a aplicativos personalizados junto com CRM. 
  • Desenvolvedores da plataforma Salesforce – Para que os desenvolvedores criem e testem aplicativos personalizados. 
  • Espaço de trabalho/plataforma Salesforce – Projetado para clientes, parceiros e funcionários que precisam acessar aplicativos personalizados. 

Quais são os recursos e limitações de cada licença? 

As licenças diferem significativamente em termos dos recursos e funcionalidades do Salesforce aos quais fornecem acesso. Por exemplo, a licença Salesforce CRM permite acesso aos principais recursos de CRM para gerenciar o pipeline de vendas, contatar leads e oportunidades, ferramentas de produtividade para integração de e-mail e calendário, etc.  

Por outro lado, a licença de plataforma mais barata não inclui nenhum recurso padrão de CRM. A licença Platform é ideal para usuários que precisam apenas de acesso a aplicativos personalizados. Algumas limitações importantes são a falta de acesso a Leads, Oportunidades, Campanhas e outros objetos padrão. 

Compreender essas distinções para diferentes tipos de licença é muito importante para o provisionamento ideal de licenças. A atribuição de licenças alinhadas aos requisitos reais do usuário resulta em custos de licenciamento mais baixos. 

Como identificar licenças desnecessárias?

Para identificar licenças desnecessárias, é essencial compreender alguns cenários comuns em que licenças desnecessárias são adquiridas, como: 

  • Atribuir uma licença do Salesforce CRM aos membros da equipe de TI que acessam apenas o console do Service Cloud para tickets de suporte. 
  • Fornecimento de acesso ao Portal de parceiros personalizado por meio de licenças caras de CRM, em vez de licenças de plataforma. 
  • Deixar licenças atribuídas a ex-funcionários que não precisam mais de acesso. 

Administradores do Salesforce deve realizar revisões periódicas das licenças de usuário e identificar casos de uso em que a plataforma ou outras licenças mais baratas possam atender aos requisitos. A implementação do SSO entre aplicativos também pode ajudar a correlacionar a atribuição de licenças aos padrões de acesso dos aplicativos. 

Ao evitar licenças de prateleiras que são pagas, mas não utilizadas, as empresas podem obter economias de custos significativas. 

Avaliando o uso atual 

Auditoria do uso atual da licença do Salesforce. 

A primeira etapa para a otimização das licenças do Salesforce é realizar uma auditoria completa de suas licenças atuais do Salesforce. Isso envolve a criação de uma lista mestra de todas as licenças ativas do Salesforce e a revisão dos seguintes elementos para cada uma: 

  • Tipo de licença e produtos/recursos associados. 
  • O perfil de usuário ao qual a licença está atribuída. 
  • Departamento e função do funcionário para o qual a licença é fornecida. 
  • Data em que a licença foi provisionada pela primeira vez. 
  • Qualquer atividade ou login recente nos últimos 3 a 6 meses. 

A captura desses dados fornece visibilidade de diversas licenças adquiridas, sua distribuição entre funções e possíveis licenças de prateleira atribuídas a usuários inativos ou departamentos que não usam ativamente o Salesforce. 

Analisando a atividade e o envolvimento do usuário 

Além de auditar o uso de licenças, os administradores do Salesforce devem aproveitar relatórios e análises para determinar o quão ativamente os usuários estão interagindo com o Salesforce. Algumas métricas importantes para analisar por usuário licenciado incluem: 

  • Número de logins mensais. 
  • Objetos e registros visualizados/modificados recentemente. 
  • Tendências de uso ao longo do tempo. 
  • Adoção de recursos importantes como campanhas, casos e relatórios. 

Ao sobrepor métricas de atividade aos dados de auditoria de licença, você pode determinar possíveis downgrades ou remoções de licença para usuários minimamente ativos. 

Identificando licenças subutilizadas 

A correlação dos pontos de dados capturados na auditoria de licença e na análise de atividades destacará bolsões de licenciamento excessivo e subutilização em seu ambiente Salesforce. 

Alguns exemplos comuns incluem: 

  • Licenças de prateleira atribuídas a ex-funcionários ou chefes de departamento.
  • Superprovisionamento de licenças padrão de CRM em vez de licenças de plataforma mais baratas.
  • Compra de pacotes de licenças complementares em massa devido a solicitações internas não oficiais.
  • Racionalizar essas licenças subutilizadas, reatribuindo-as ou removendo-as, representa uma oportunidade de gerar economias de custos tangíveis.

Além disso, leia: Guia de implementação do Salesforce B2C Commerce Cloud

Como implementar práticas recomendadas para otimização de licenças do Salesforce?

  1. Dimensionamento correto de licenças para usuários:

O dimensionamento correto de licenças para usuários é um aspecto crucial da otimização de licenças do Salesforce. Envolve alinhar os recursos e funcionalidades fornecidos por uma licença com as necessidades reais e padrões de uso de usuários individuais.

Ao combinar o tipo de licença correto com os requisitos específicos de cada usuário, as organizações podem evitar o provisionamento excessivo e reduzir custos desnecessários. Essa prática garante que os usuários tenham acesso às ferramentas de que precisam sem pagar por recursos que não utilizam. 

  1. Utilizando a hierarquia de funções de maneira eficaz 

Utilizar a hierarquia de funções de maneira eficaz é essencial para gerenciar o acesso e as permissões dos usuários no Salesforce. Ao estabelecer uma hierarquia de funções clara e lógica, as organizações podem controlar a visibilidade dos dados, o acesso aos registros e a experiência geral do usuário.

Isso não apenas melhora a segurança e a integridade dos dados, mas também simplifica a experiência do usuário, fornecendo acesso às informações certas aos usuários certos, no momento certo. 

  1. Simplificando o acesso e as permissões do usuário 

A simplificação do acesso e das permissões dos usuários envolve o gerenciamento cuidadoso dos níveis de acesso concedidos a diferentes usuários com base em suas funções e responsabilidades.

Ao definir níveis de acesso e permissões claros, as organizações podem garantir que os usuários tenham acesso apropriado aos dados e funcionalidades do Salesforce, promovendo eficiência, segurança e conformidade com os regulamentos de proteção de dados. 

Implementando ferramentas de monitoramento é essencial para uma otimização eficaz da licença do Salesforce. Essas ferramentas podem ajudar as organizações a rastrear o uso de licenças, identificar licenças subutilizadas e monitorar a atividade do usuário para garantir que as licenças estejam sendo usadas de forma eficiente.

O Salesforce Optimizer é uma ferramenta que pode ajudar as organizações a entender o uso de recursos e permissões, permitindo-lhes otimizar as taxas de uso de licença do Salesforce entre seus usuários. 

  1. Relatórios regulares para uso de licença 

Relatórios regulares sobre o uso de licenças são outro aspecto crítico da otimização de licenças do Salesforce. Ao gerar relatórios regulares sobre o uso de licenças, as organizações podem identificar tendências, rastrear padrões de uso e identificar áreas onde as licenças estão sendo subutilizadas.

Estas informações podem então ser utilizadas para otimizar a atribuição de licenças e garantir que os consumidores tenham acesso às ferramentas de que necessitam, sem terem de pagar por serviços que não utilizam. 

  1. Configurando alertas para possíveis problemas 

Configurar alertas para possíveis problemas é outra prática recomendada para otimização de licenças do Salesforce. Ao configurar alertas para limites de uso de licenças, as organizações podem identificar proativamente possíveis problemas antes que se tornem problemas significativos.

Por exemplo, se um usuário estiver se aproximando do limite de licença, um alerta poderá ser acionado para notificar o administrador, que poderá então agir para otimizar a alocação de licenças ou adquirir licenças adicionais conforme necessário. 

Veja também: Salesforce para gerenciamento de propriedades: revelando as 10 principais soluções de CRM

Negociando com Salesforce

Compreendendo os acordos de licenciamento do Salesforce: 

Familiarize-se com os detalhes dos seus contratos de licenciamento atuais do Salesforce, incluindo os termos, condições e quaisquer possíveis limitações. Compreender as especificidades do seu contrato irá capacitá-lo durante as negociações. 

Dicas para uma negociação bem-sucedida: 

  • Descreva claramente as necessidades e os objetivos da sua organização para os representantes do Salesforce. Comunique quaisquer desafios ou áreas onde você busca melhorias em sua atual estrutura de licenciamento. 
  • Destaque o compromisso da sua organização com a plataforma e o seu potencial de crescimento futuro, demonstrando uma mentalidade de parceria de longo prazo. 
  • Esteja preparado para discutir dados específicos sobre uso, necessidades do usuário e quaisquer áreas onde você acredita que o modelo de licenciamento atual possa não estar alinhado com os requisitos da sua organização. 

Explorando oportunidades de desconto: 

  • Informe-se sobre possíveis oportunidades de desconto com base em fatores como volume de licenças, serviços adicionais ou prazos de contrato estendidos. 
  • Explore a possibilidade de agrupar serviços ou licenças para obter economia de custos. A Salesforce pode oferecer descontos para pacotes abrangentes que incluam vários serviços ou produtos. 

Treinamento e Adoção

Alinhar as partes interessadas internas sobre o valor da otimização das licenças do Salesforce é fundamental para impulsionar a adoção. Algumas recomendações incluem: 

  • Informe os usuários durante a integração sobre a seleção de licenças alinhadas às suas funções. 
  • Crie perguntas frequentes explicando os tipos de licença e como o uso é rastreado. 
  • Treine os gerentes de equipe sobre como solicitar níveis de licença apropriados. 
  • Desenvolva políticas para iniciar casos de uso que exijam licenças não padrão. 

Ao promover uma cultura de uso consciente do Salesforce, as equipes podem governar em conjunto o gerenciamento eficiente de licenças. 

Promovendo as melhores práticas dentro da organização 

Além dos programas formais de treinamento, as promoções em diversos canais reforçam continuamente as melhores práticas para os usuários: 

  • Os administradores do Salesforce podem mostrar sucessos de otimização em boletins informativos. 
  • As prefeituras de liderança devem destacar o ROI alcançado. 
  • Os canais sociais internos podem demonstrar exemplos de licenças de dimensionamento correto. 

Isto cria impulso e responsabilidade em todos os níveis para defender o uso responsável. 

Incentivando o feedback do usuário para melhoria contínua 

Por fim, receba feedback regular das equipes de negócios para descobrir novas oportunidades de otimização: 

  • Os representantes de vendas podem sugerir a remoção de complementos de produtos subutilizados. 
  • Os agentes de serviço podem sinalizar alocações de licença redundantes. 
  • Os analistas de negócios têm visibilidade das tendências de adoção. 

Essa entrada capacita usuários e equipes de linha de frente, estreita o ciclo de otimização e mantém seu modelo de gerenciamento de licenças atualizado. 

Veja também: Como o Salesforce Manufacturing Cloud está revolucionando a indústria

Potenciais desafios e soluções

A otimização das licenças do Salesforce pode apresentar vários desafios para as organizações. Os desafios comuns incluem a identificação de licenças subutilizadas, o alinhamento das licenças com as necessidades do usuário e o gerenciamento da complexidade de diferentes tipos e recursos de licença. 

1. Estratégias para superar desafios 

Para superar esses desafios, as organizações podem implementar estratégias como realizar auditorias regulares de uso de licenças, aproveitar ferramentas de monitoramento para rastrear o uso e dimensionar licenças corretamente para usuários com base em suas necessidades específicas.

Além disso, a utilização eficaz da hierarquia de funções e a simplificação do acesso e das permissões dos usuários podem resolver muitos dos desafios associados à otimização de licenças do Salesforce. 

2. Melhoria Contínua para Sucesso a Longo Prazo 

A melhoria contínua é essencial para o sucesso a longo prazo na otimização de licenças do Salesforce. Ao revisar e adaptar regularmente a alocação de licenças com base nas mudanças nas necessidades dos usuários e nos requisitos organizacionais, as empresas podem garantir economias contínuas de custos e utilização eficiente de licenças.

Essa abordagem iterativa permite que as organizações se adaptem à evolução das necessidades de negócios e aos avanços tecnológicos, maximizando o valor derivado do investimento no Salesforce. 

Além disso, leia: Salesforce para pequenas empresas: como pode ser útil

Obtenha a melhor maneira de identificar áreas para melhoria no uso de licenças do Salesforce

Cynoteck é um parceiro de consultoria Salesforce que pode ajudar as empresas a otimizar suas licenças Salesforce e obter economia de custos. Eles oferecem uma variedade de serviços, incluindo auditorias de uso de licenças, recomendações de otimização de licenças e serviços de consultoria em negociação de contratos.  

A equipe da Cynoteck de Especialistas em força de vendas pode ajudar as empresas a identificar licenças subutilizadas e dimensionar licenças corretas para os usuários, além de gerenciar com eficácia o acesso e as permissões dos usuários. Eles também podem ajudar as empresas a implementar ferramentas de monitoramento e configurar alertas para possíveis problemas, garantindo otimização contínua de licenças e economia de custos.  

By Parceria com Cynoteck, as empresas podem alcançar sucesso a longo prazo na otimização de licenças do Salesforce e maximizar o valor derivado de seu investimento no Salesforce. 

Conclusão

Enfatizar a importância do monitoramento e da adaptação contínuos é crucial para o sucesso sustentado na otimização de licenças do Salesforce. Ao monitorar continuamente o uso de licenças, identificar possíveis problemas e adaptar a alocação de licenças com base nas mudanças nos requisitos, as organizações podem garantir que seu investimento no Salesforce permaneça econômico e alinhado às necessidades de negócios em evolução. 

É essencial incentivar as empresas a tomar medidas proativas para reduzir custos por meio da otimização eficaz das licenças do Salesforce. Ao implementar as estratégias delineadas e monitorar e adaptar continuamente a alocação de licenças, as organizações podem obter economias de custos significativas e, ao mesmo tempo, maximizar os benefícios de seu investimento no Salesforce. 

Além disso, leia: Salesforce Lightning vs Classic: uma análise comparativa

Perguntas frequentes:

P. O que é a otimização de licença do Salesforce e por que ela é importante? 

A otimização de licenças do Salesforce é o gerenciamento estratégico de licenças do Salesforce para aumentar a eficiência e reduzir custos. É crucial porque garante que as organizações paguem apenas pelo que necessitam, levando a poupanças financeiras significativas. 

P. Como as organizações podem identificar licenças desnecessárias do Salesforce? 

A realização de uma auditoria completa do uso atual de licenças do Salesforce ajuda a identificar licenças desnecessárias. A análise da atividade e do envolvimento do usuário fornece insights sobre quais licenças estão subutilizadas, permitindo uma tomada de decisão informada. 

P. Quais são algumas estratégias eficazes para dimensionar corretamente as licenças do Salesforce? 

O dimensionamento correto envolve combinar licenças com as necessidades do usuário. As estratégias incluem compreender as funções dos usuários, otimizar a hierarquia de funções e simplificar o acesso e as permissões dos usuários para garantir que cada usuário tenha o nível de acesso apropriado. 

P. Como as organizações podem negociar com a Salesforce melhores termos de licenciamento? 

Compreender os acordos de licenciamento do Salesforce é fundamental. As organizações devem se preparar pesquisando suas necessidades de uso e estabelecendo uma comunicação aberta com os representantes do Salesforce. Explorar oportunidades de descontos e demonstrar compromisso com uma parceria de longo prazo pode levar a condições favoráveis. 

P. Que desafios as organizações podem enfrentar na otimização de licenças do Salesforce? 

Os desafios comuns incluem resistência à mudança, falta de conscientização do usuário e complexidade no monitoramento do uso. As soluções envolvem treinamento abrangente, promoção de melhores práticas e melhoria contínua para enfrentar os desafios em evolução no gerenciamento de licenças do Salesforce. 

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