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Sistema de pedido de compra, sistema de PO

Procurement Cloud e outro sistema de pedidos de compra baseado em nuvem - Visão geral do negócio

By Abhishek Singh / 15 de fevereiro de 2023

15 de fevereiro de 2023
Procurement Cloud e outro sistema de pedidos de compra baseado em nuvem - Visão geral do negócio

Na era atual de empresas em crescimento e concorrentes, controlar os gastos e as compras pode ser tão simples ou complicado quanto os sistemas existentes para gerenciar essas atividades e tarefas. Já se foram os dias de faturas perdidas e os recibos ficaram para trás. Assim, as organizações de hoje não podem mais contar com acordos falados e apertos de mão para tomar decisões inteligentes em relação à compra de bens e serviços.

Essas organizações estão flutuando do convencional demorado processos de aquisição para um mais adaptável sistema de compras baseado em nuvem que está reduzindo os custos organizacionais em todo o mundo. Ferramentas como software de pedido de compra tornar esses acordos confiáveis ​​e rastreáveis.

As mais recentes tecnologias orientaram-se para um novo geração de compras, que é estabelecido na tecnologia de nuvem. Há uma tonelada de razões pelas quais uma mudança para compras baseadas em nuvem é vantajosa para as empresas. Mais proeminente é a acessibilidade e organização do próprio processo de aquisição.

Várias empresas estão cientes de que ferramentas manuais e sistemas legados não são as opções mais adequadas para gerenciar o complicado ciclo da aquisição ao pagamento. Usando software de pedido de compra, você pode automatizar todo o processo, aumentar a eficiência e reduzir as probabilidades de quaisquer discrepâncias que possam ocorrer devido a entradas manuais.

O que é um sistema de ordem de compra? 

As empresas em algum momento ao longo do tempo que se deslocam com operações pequenas ou grandes são, sem dúvida, obrigadas a comprar bens ou serviços de outra empresa. Não importa se é uma tonelada de pequenas compras ou algumas grandes compras, as empresas exigem um método para rastrear todos esses pedidos.

É aqui que um sistema de pedidos entra em ação, ele permite que você crie e gerencie os pedidos – desde a requisição de compra até o pagamento do varejista para agilizar seu processo de compra. É essencial criar um fluxo de trabalho que ajude as empresas a gerenciar seus pedidos, pois lidar com compras e aquisições pode ser uma tarefa assustadora.

A sistema de pedido de compra baseado em nuvem permite que as empresas automatizem e gerenciem com eficiência os gastos no desenvolvimento de um fluxo de trabalho que atenda às suas práticas comerciais específicas. 

Simplifique o processo de pedido de compra com o Dynamics 365 Business Central.

Diga adeus à entrada manual de dados e à papelada e olá ao processamento automatizado de pedidos, rastreamento de estoque em tempo real e relatórios personalizáveis.

Por que usar um sistema de ordem de compra baseado em nuvem? 

As empresas usam Word ou Excel para criar pedidos de compra e geralmente ficam satisfeitos com conversas de e-mail ou compromissos verbais.

No entanto, apesar do nome, há mais vantagens de sistemas de pedidos de compra baseados em nuvem. Aqui estão os benefícios de automatizar seus processos com software de pedido de compra

Sistema de ordem de compra baseado em nuvem
[incorporar imagem]

1) Reduz o tempo gasto em processos de compras

Você pode reduzir o tempo gasto na maioria das tarefas associadas à aquisição implementando um sistema dedicado. Também ajuda no seguinte:

  • Um balcão único para informações que economizam seu tempo na busca de informações apropriadas. 
  • Menos entradas de dados manuais.
  • Processos de aprovação digitais, rápidos e seguros são mais rápidos que os manuais. 
  • O tempo gasto no processamento de faturas geralmente diminui.
  • Ao fazer o controle de orçamento, um tempo mais nominal é gasto no rastreamento de compromissos. 
  • Com toda a equipe envolvida no processo de compra trabalhando em conjunto em um sistema dedicado, todos terão acesso às mesmas informações em tempo real.

2) Melhor controle orçamentário/gastos

Informações essenciais relacionadas a um pedido de compra podem ser adicionadas além do pedido de compra enviado ao fornecedor.

Com todos os seus gastos diretamente em um sistema de compras e aquisições, você pode acompanhar e gerenciar seus gastos com eficiência. No software de compras, você obtém todas as informações relevantes em um só lugar. 

Pode ser: 

  • Informações relacionadas ao processamento de faturas (departamento, conta, projeto). 
  • Informações sobre faturamento ou alocações de custos. 
  • Anexos de arquivo vinculados ao pedido de compra (por exemplo - cotações). 

Além disso, leia: Integração do Business Central com LeafLink Cannabis CRM

3) Acompanhe os pedidos recebidos e evite pedidos duplicados com melhor gestão de estoque 

Se uma única pessoa em sua organização for responsável por fazer compras, manter o controle dos pedidos pode ser descomplicado.

Mas à medida que suas vendas aumentam, o sistema de pedidos de compra pode manter um controle do que é pedido, quando e por quem.

Pode parecer claro, mas manter um ambiente bem organizado sistema de pedido de compra baseado em nuvem torna simples determinar quais produtos estão chegando a qualquer momento, simplificando o envio e o gerenciamento de estoque. 

4) Acesso descomplicado a dados históricos com arquivo digital e gerenciamento de inventário aprimorado 

Um arquivo pesquisável é uma fonte de informações que o auxilia de várias maneiras, pois você pode descobrir pedidos anteriores sem esforço, recuperar informações sobre quanto foi pedido de um vendedor ao longo do tempo, obter relatórios sobre pedidos vinculados a um orçamento etc. 

Software de compras permite que você veja o que está disponível em seu inventário, assim, quando um consumidor faz um pedido, você pode entender que tem esses itens em estoque, permitindo que você evite consumidores insatisfeitos no futuro. 

5) Maior segurança de dados com um Sistema de Ordem de Compra 

Você pode escolher quem deve ter acesso para visualizar, modificar, aprovar dados no sistema de compras com o auxílio do controle de acesso digital. Existem vários sistemas hoje que vêm com medidas de segurança adicionais. Alguns exemplos podem ser o recurso de logon único ou a autenticação de dois fatores. Essas medidas de segurança, juntamente com rotinas de backup periódicas, salvam seus dados valiosos. 

6) Trabalho de boa qualidade com planejamento adequado  

Usando isso sistema de pedido de compra baseado em nuvem, você pode identificar facilmente quem fez as alterações e quando elas foram feitas. Assim, todo o seu processo se torna menos propenso a erros e a precisão também não é comprometida, o que, em última análise, significa que você obtém dados e trabalho de boa qualidade.

Com a ajuda do Sistema de PO diferentes departamentos têm acesso aos pedidos de compra no sistema, membros de diferentes departamentos podem planejar e programar seus dias de trabalho com base em compras e compras.  

Além disso, leia: Especialistas em CRM que colocam sua empresa em primeiro lugar - Principais estratégias de contratação

Como automatizar o processo do seu Sistema de Pedidos de Compras? 

Automação de pedido de compra pode simplificar e agilizar seus processos de compra. Esses processos manuais de compra não são apenas lentos e desajeitados, mas também propensos a erros.

Isso resulta em atrasos na aquisição, relacionamentos insuficientes com fornecedores e custos adicionais. Sistema de PO a automação de processos ajuda a neutralizar todos esses problemas de processamento manual. 

1) Mapeie seu processo de compra com a ajuda de um fluxograma 

Cada organização tem partes interessadas com requisitos de compra distintos unidos sob o mesmo teto. Mapear todo o processo permite determinar possíveis casos extremos e ajustar de acordo, em sua política de compras, garantindo que sua empresa esteja pronta para automação.  

A resposta a estas perguntas pode tornar as coisas mais claras: 

  • Quem faz uma solicitação de compra em sua empresa e quem a aprova? 
  • Quais são os limites e quem recebe os bens ou serviços? 
  • Qual é o processo de orçamento para esta compra? 

Você pode começar a construir seu sistema de compras depois de entender o processo de compra como um todo. 

2) Configure e defina regras de aprovação, comunique-as à sua equipe e escolha o software de compra  

Você precisa descrever claramente a autoridade de aprovação para cada tipo de compra. Tenha sempre em mente que etapas de aprovação desnecessárias aumentam o tempo total de processamento. E uma abordagem de aprovação rigorosa garante que você tenha o mecanismo apropriado para gerenciar as despesas.

Agora procure o melhor software de compra para sua empresa. Certifique-se de que o sistema selecionado tenha uma ótima equipe de atendimento ao cliente por trás dele, especialmente se você nunca utilizou um sistema baseado em nuvem Sistema de PO antes. 

3) Projete seu pedido de compra e implemente seu sistema de PO

Dependendo do seu negócio, pode ser necessário incluir informações detalhadas em seu pedido de compra para cumprir os padrões e a legislação do setor.

Você precisa começar a implementar gradualmente o novo software em sua empresa, permitindo que os tomadores de decisão mais importantes da sua organização o utilizem primeiro.

Após uma simples demonstração, você pode tornar seu sistema totalmente funcional. 

Além disso, leia: Sistemas de compras automatizados para o crescimento dos negócios: o guia de 2022

Como funcionam os sistemas de gerenciamento de PO on-line?

Sistemas de computador para pedidos de compra tornar o processo de compra mais eficiente e permitir mais rastreamento de pagamentos e inventário benéfico.

Várias organizações seguem o mesmo ciclo de vida ao criar e lidar com pedidos de compra. 

Sistema de PO on-line
[incorporar imagem]

1) Requisição

Esta etapa envolve o reconhecimento de um requisito de negócios que pode ser atendido pela compra de serviços ou bens. Para empresas com departamentos de compras confiáveis, esse estágio geralmente envolve a obtenção de cotações de vários fornecedores e preços de barganha. 

2) Aprovação 

Esta etapa envolve a aprovação do pedido de compra. Normalmente, as solicitações de aprovação de PO são geralmente aprovadas por um gerente(s) de compras (30%), Individual gerentes de departamento (34%), ou uma variedade dos dois (26%). 

3) Processamento de pedidos

Nesta etapa, ocorre a criação real do pedido de compra. Depende da adoção de tecnologia pelo negócio, se o produto criado Sistema de PO são enviados aos fornecedores de forma manual, semimanual ou totalmente automatizada. A maioria das pequenas empresas começa manualmente com formulários de ordem de compra em papel.  

4) Reconhecimento 

Esta etapa envolve o fornecedor reconhecendo e aceitando sua solicitação, confirmando os termos de seu pedido de compra.

No entanto, existem circunstâncias inesperadas que deixam os fornecedores sem opção a não ser solicitar novos termos. Se isso acontecer, o Sistema de PO podem ser alterados por meio de um processo de pedido de alteração. 

5) Pedido de alteração de PO 

Tanto o fornecedor quanto o comprador podem iniciar um processo de pedido de alteração. Do lado do comprador, os compradores geralmente exigem um pedido de alteração devido à utilização de uma unidade de medida (UOM) incorreta no pedido de compra.

E, por outro lado, um fornecedor pode alterar pedidos devido a preços errados, itens descontinuados, falta de estoque ou divergências sobre os itens do pedido de compra. 

6) Fechar pedido de compra 

Depois de verificar todas as informações, quando não houver discrepâncias na fatura, você pode finalmente fechar o pedido de compra. O padrão ciclo do processo de comprase seguirá então. 

Além disso, leia: Executando uma reconciliação bancária no Dynamics 365 Business Central

Os 10 principais softwares de pedidos de compra

1. Negociação 

Software que pretende revolucionar a forma como os administradores de negócios e usuários fazem pedidos, supervisionam gastos e enviar pagamento em seus fornecedores está sendo comprado por negociatus da startup de mesmo nome com sede em Nova York.

Os clientes da Negotiatus também podem economizar muito dinheiro utilizando sua extensa rede de fornecedores parceiros, que inclui Office Depot, Costco, Best Buy e Amazon. 

2. Livros Zoho 

Seu balcão único para organizar transações e lidar com responsabilidades contábeis é ZohoBooks.

É um lugar seguro onde você pode gerenciar todas as contas e faturas de sua empresa, reconciliar seus extratos bancários, gerenciar seus gastos, supervisionar projetos e esquecer de se preocupar com a conformidade do GST. 

Qualquer item pedido pode ser facilmente rastreado e você pode obter informações precisas sobre seus pedidos de compra e garantir que não haja erros ou conflitos entre o que foi pedido e o que foi entregue.

Graças aos seus recursos inteligentes e interface de usuário atraente, ZohoBooks remove quaisquer complicações potenciais do desenvolvimento e gerenciamento de POs.

É perfeito para pequenas organizações com poucos recursos devido à sua simplicidade contagiante no rastreamento e conversão de POs. 

3. Projeto de Livre Compra 

Com o uso de formulários personalizados, Projeto de aquisição gratuita, uma solução de compra baseada em Windows, pequenas e médias empresas podem criar ordens de compra (POs), enviá-los aos fornecedores e acompanhar o andamento dos pedidos de compra recebidos ou vencidos. Os gerentes podem usá-lo para fazer relatórios de gastos e ficar de olho nos orçamentos.  

Por meio do programa, os usuários também podem enviar esses formulários por e-mail aos fornecedores. Além disso, oferece assistência gratuita e recursos de rastreamento de orçamento. Rastreamento de estoque, roteamento de aprovação automática e aprovação de faturas são possíveis. 

4. Base Aérea 

Base Aérea é uma plataforma de gestão que auxilia de forma completa Solução de gerenciamento de pedidos de compra. Ele permite a correspondência de duas e três vias. Nossa classificação de Base Aérea baseia-se principalmente em seus recursos de automação. Cada solicitação de PO é entregue automaticamente ao aprovador apropriado.  

As empresas podem monitorar as despesas em tempo real a partir de uma variedade de fontes de dados graças ao Airbase. Os gerentes podem ficar de olho nos gastos de funcionários, equipes, departamentos e fornecedores ao longo do mês usando os recursos de relatórios de autoatendimento.

Os usuários também podem obter dados de custos anteriores e antecipados da análise de gastos para identificar tendências e padrões de gastos. Os usuários do Airbase podem automatizar procedimentos contábeis capturando recibos e sincronizando transações com vários sistemas de terceiros, como QuickBooks, Xero e NetSuite. 

5. Local de trabalho primordial 

A solução de gestão de compras chamado Local de Trabalho Paramount está disponível para hospedagem local ou na nuvem. A solução oferece suporte a organizações médias e grandes em uma variedade de setores da indústria, incluindo tecnologia, entretenimento e setor de saúde.

Gerenciar contratos de fornecedores e pedidos de compra, rastreamento de status e recursos de auditoria são alguns dos principais aspectos.  

Os usuários podem alternar facilmente entre vários fluxos de trabalho graças à sua integração com os principais sistemas ERP, incluindo Central de Negócios do Microsoft Dynamics 365, Sage e Oracle Netsuite. 

6. Compras da Central de Negócios 

Com a ajuda de Central de Negócios, você pode organizar as compras da empresa e tornar os processos de compras diários compreensíveis e gerenciáveis.

Além disso, você obtém acesso imediato a um resumo das compras anteriores feitas por seus fornecedores, pedidos em aberto e dados comerciais.

A informação detalhada sobre os fornecedores da empresa permite uma melhor gestão das relações e o aperfeiçoamento dessas relações.  

In Central de Negócios, você pode gerenciar seu estoque usando faturas de compra para manter dinamicamente os níveis de estoque. Isso garantirá um gerenciamento de estoque eficaz, ajudando você a reduzir custos e melhorar os níveis de serviço ao diminuir o custo de seu estoque. 

7. ProcureDesk 

ProcureDesk é uma ferramenta de compras baseada na nuvem que ajuda pequenas e médias empresas a criar e gerenciar seus fluxos de caixa e procedimentos de compra. Os usuários podem criar ordens de compra e rastrear remessas de pagamento usando os recursos de compra e faturamento da solução. 

Pedidos de compra e faturamento são totalmente automatizados por ProcureDesk, fornecendo a você controle total sobre seus gastos e visão imediata do fluxo de caixa.

O fato de 40% dos CFOs não saberem quem está comprando o quê até que a fatura chegue apresenta desafios significativos de conformidade e fluxo de caixa. 

Catálogos personalizados aceleram o processo de requisição, e o ProcureDesk também faz interface com software de contabilidade como QuickBooks para sincronizar dados de compra com departamentos financeiros. 

8. Pré-coro

Precoro é uma plataforma baseada em nuvem atraente e suave. Ele ajuda a melhorar o processo de compras para pequenas e médias empresas e grandes empresas.

O desenvolvimento e distribuição de ordens de compra, ordens de compra gerais, análise visual de gastos departamentais, faturamento, orçamento em tempo real, recebimento, correspondência de três vias e gerenciamento de catálogo com conexões de produtos são alguns dos principais recursos. 

Inúmeros recursos são oferecidos por pré-coro, como API gratuita e interfaces com NetSuite e Quickbooks. Além disso, a Precoro fornece SSO e autenticação confiável e segura de dois fatores.

Ele também permite que você gaste 65% menos tempo no gerenciamento de compras, economizando mais de 15% nos custos diários. 

9. KissFlow 

fluxo de beijo O Procurement Cloud deve ser considerado por empresas que estão migrando de sistemas manuais de gerenciamento de compras, instalando uma solução pela primeira vez ou substituindo várias soluções pontuais. As empresas podem tomar decisões de compra melhores, mais rápidas e mais informadas, eliminando a adivinhação com o Kissflow. 

Para garantir que os POs criados cumpram as políticas especificadas, os usuários têm acesso a fluxos de trabalho configuráveis ​​baseados em regras. Ao fazer isso, sua criação é garantida sem erros. Além disso, oferece um método muito flexível para inscrever fornecedores não registrados.

Além disso, a administração tem acesso a dados oportunos que podem ser usados ​​para interromper gastos desnecessários e reduzir o custo de aquisição. 

10. Fração 

Com análises abrangentes de despesas, a plataforma de aquisição baseada em nuvem da Fraxion oferece requisição de compras, despesas e gerenciamento de aprovação. Com total visibilidade, conhecimento do orçamento e conformidade com as políticas, automatize os procedimentos de aquisição e agilize o ciclo de aquisição ao pagamento.  

A solução oferece roteamento de aprovação sofisticado, cotação, aprovação de fatura e recursos de correspondência de 2 ou 3 vias, permitindo a funcionalidade móvel de requisição de compra para pedido de compra. Crie políticas firmes e tome medidas proativas para garantir a conformidade.

Com relatórios e insights robustos, as análises avançadas do Fraxion permitem análises de gastos. Antes de gastar qualquer dinheiro, determine o nível de risco nas solicitações e obtenha visibilidade dos orçamentos nos pontos de decisão. 

Quer assumir o controle do seu processo de compra?

O Business Central simplifica todo o processo de compra, facilitando o gerenciamento e o rastreamento de pedidos, a verificação dos níveis de estoque e a geração de relatórios personalizados.

Alguns mitos comuns sobre o sistema de pedidos de compra  

Com inovações e descobertas vêm dúvidas e confusões. Compilamos uma lista de alguns mitos muito comuns relacionados aos sistemas de pedidos de compra: 

#1 Não apenas para um local ou modelo específico 

A conversa moderna ainda gira em torno da crença de que os pedidos de aquisição só podem funcionar para empresas. A realidade é completamente diferente – Os sistemas de ordem de compra são para todos. Não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio, usar um sistema de pedidos de compra on-line permitirá acesso em tempo real aos seus pedidos de compra. 

Quando se trata de maximizar os gastos de sua organização, o software de ordem de compra baseado em nuvem o ajudará a fazer julgamentos baseados em dados. Para SMBs, um sistema PO baseado em nuvem faz muito mais sentido porque os dados em tempo real serão úteis à medida que se expandem. Eles serão mais capazes de identificar e resolver rapidamente os gargalos no processo de PO. 

#2 Eliminação do trabalho manual  

Um grande não! O equívoco mais comum sobre o sistema baseado em nuvem é que as pessoas assumem que ele elimina o trabalho humano. Embora, na realidade, os sistemas de compras não apenas ajudem as empresas a se conectar, eles aumentam o nível de comunicação.

Todo o ciclo do processo será facilitado para os membros da equipe interagirem uns com os outros, graças a um sistema de ordem de compra baseado em nuvem que remove os obstáculos de comunicação.  

Na verdade, um sistema automatizado de ordem de compra eliminará tarefas tediosas e repetitivas, liberando os funcionários de compras para se concentrarem em tarefas mais estratégicas que exigem interação humana. 

#3 Vulnerável a ameaças externas 

As inovações são excitantes e novas, leva tempo para as empresas e as pessoas aceitarem que a mudança é confiável. Embora os sistemas baseados em nuvem estejam florescendo e crescendo com o passar do tempo. Há crenças comuns de que esses sistemas não são confiáveis ​​e que informações confidenciais podem se tornar arriscadas nessas plataformas.  

Em vez disso, o sistema de pedidos vem com firewalls fortes que protegem informações confidenciais. Várias medidas de segurança, incluindo firewalls sofisticados e criptografia de dados, estão em vigor para evitar qualquer violação de dados no sistema de pedidos de compra.  

#4 Muito caro (software caro)  

A maioria dos Plataformas de pedidos de compra baseadas em SaaS oferecem assinaturas 'pague conforme você usa', para que as empresas não precisem fazer um grande investimento inicial.

As soluções de aquisição em nuvem com fantásticos sistemas de pedidos de compra são uma boa opção para a administração de pedidos de compra em PMEs e empresas, graças ao preço flexível, uma ampla gama de funções e facilidade de uso. 

Além disso, leia: Como ler e avaliar uma proposta de desenvolvimento de software de CRM 

Quando e por que usar o sistema PO? 

Existem várias razões para empregar ordens de compra dentro do seu negócio. É sua preferência escolher quais categorias de compras precisam de PO's. Apenas certifique-se de que suas políticas relativas a um requisito de ordem de compra ou não sejam especificadas em cada caso. 

  • Ajuda no orçamento 
  • Poupa tempo 
  • Permite o planejamento 
  • Atua como um sistema de alerta antecipado para despesas inesperadas 
  • Erradica as bobagens 
  • Oferece proteção jurídica 
  • Controla os gastos e aplica políticas automaticamente 
  • Acompanha os gastos da empresa 
  • Ajuda você a entender os fornecedores 
  • Melhora o gerenciamento de estoque 

Existem algumas situações em que ordens de compra não são necessários. Por exemplo, algumas empresas usam ordens de compra para despesas diárias, como renovações de assinaturas e serviços públicos, mas não todas. 

Conclusão

Os funcionários geralmente ignoram o nuvem de compras e a ordem de compra, e ninguém percebe. Mas é fundamental manter o controle das despesas e esse software auxilia no controle das despesas. Reduz a probabilidade de fraude enquanto elimina o processo manual. 

Uma empresa não pode esperar ter sucesso se sua sistema de compras é ineficiente e em caos contínuo. É por isso que um software de gerenciamento de pedidos de compra capaz que automatize todo o processo em toda a organização é tão essencial.

Um excelente software de gerenciamento de PO or sistema de pedido de compra baseado em nuvem ajudará no rastreamento eficiente de compras, criação de PO's sem erros, relacionamentos aprimorados com fornecedores e conclusão oportuna de pedidos.

Assim, a longa lista de vantagens torna os sistemas de compras em nuvem a tecnologia mais procurada que apresenta oportunidades para aumentar a eficiência transacional no processo de compras. 

Além disso, leia: Tolerância de pagamento - manual do usuário Business Central

Perguntas frequentes (Perguntas frequentes)

1) O que é uma ordem de compra (PO)?

Um pedido de compra é um documento legal enviado pela organização de compras ao fornecedor. É um documento oficial que pode ser utilizado por um vendedor caso o vendedor não receba pelo produto ou serviço prestado. A vantagem do pedido de compra é que não há necessidade de pagar antecipadamente por um produto ou serviço. 

2) Quais são as vantagens de um sistema de ordem de compra de computação em nuvem? 

As vantagens do sistema de ordem de compra de computação em nuvem são mencionadas abaixo: 
> Acesso a dados de qualquer lugar e segurança de dados 
> Base de assinatura e flexibilidade de trabalho 
> Redução de despesas operacionais 
> Melhor gerenciamento de fornecedores 
> Custo-benefício a longo prazo 
> Análise de dados 

3) Como o sistema de pedidos de compras auxilia na gestão de fornecedores? 

O sistema de pedidos de compra permite o gerenciamento de fornecedores, pois você pode acompanhar cada fornecedor por seu desempenho. Por exemplo, você pode entender qual fornecedor fornece produtos conforme a necessidade. Você pode tomar uma decisão melhor em relação ao desempenho do fornecedor ao acompanhar os fornecedores.  

4) Quais são os 3 principais documentos utilizados no processo de compra? 

‍Os três principais documentos utilizados no processo de compra são Solicitação de Proposta (RFP), Solicitação de Informações (RFI) e Solicitação de Cotação (RFQ). Cada um desses documentos tem uma finalidade distinta.

5) Quais características um bom sistema de ordem de compra deve ter? 

Um bom sistema de ordem de compra deve ter as seguintes características: 
- Fácil criação e gestão de ordens de compra 
- Integração com softwares de contabilidade e finanças 
- Fluxos de trabalho de aprovação automatizados 
- Recursos de gerenciamento e comunicação de fornecedores 
- Rastreamento e relatórios em tempo real do status do pedido de compra 
- Acessibilidade móvel para gerenciamento de pedidos de compra on-the-go 

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Na era atual de empresas em crescimento e concorrentes, controlar os gastos e as compras pode ser tão simples ou complicado quanto os sistemas existentes para gerenciar essas atividades e tarefas. Já se foram os dias de faturas perdidas e os recibos ficaram para trás. Assim, as organizações de hoje não podem mais contar com acordos falados e apertos de mão para tomar decisões inteligentes em relação à compra de bens e serviços.

Essas organizações estão flutuando do convencional demorado processos de aquisição para um mais adaptável sistema de compras baseado em nuvem que está reduzindo os custos organizacionais em todo o mundo. Ferramentas como software de pedido de compra tornar esses acordos confiáveis ​​e rastreáveis.

As mais recentes tecnologias orientaram-se para um novo geração de compras, que é estabelecido na tecnologia de nuvem. Há uma tonelada de razões pelas quais uma mudança para compras baseadas em nuvem é vantajosa para as empresas. Mais proeminente é a acessibilidade e organização do próprio processo de aquisição.

Várias empresas estão cientes de que ferramentas manuais e sistemas legados não são as opções mais adequadas para gerenciar o complicado ciclo da aquisição ao pagamento. Usando software de pedido de compra, você pode automatizar todo o processo, aumentar a eficiência e reduzir as probabilidades de quaisquer discrepâncias que possam ocorrer devido a entradas manuais.

O que é um sistema de ordem de compra? 

As empresas em algum momento ao longo do tempo que se deslocam com operações pequenas ou grandes são, sem dúvida, obrigadas a comprar bens ou serviços de outra empresa. Não importa se é uma tonelada de pequenas compras ou algumas grandes compras, as empresas exigem um método para rastrear todos esses pedidos.

É aqui que um sistema de pedidos entra em ação, ele permite que você crie e gerencie os pedidos – desde a requisição de compra até o pagamento do varejista para agilizar seu processo de compra. É essencial criar um fluxo de trabalho que ajude as empresas a gerenciar seus pedidos, pois lidar com compras e aquisições pode ser uma tarefa assustadora.

A sistema de pedido de compra baseado em nuvem permite que as empresas automatizem e gerenciem com eficiência os gastos no desenvolvimento de um fluxo de trabalho que atenda às suas práticas comerciais específicas. 

Simplifique o processo de pedido de compra com o Dynamics 365 Business Central.

Diga adeus à entrada manual de dados e à papelada e olá ao processamento automatizado de pedidos, rastreamento de estoque em tempo real e relatórios personalizáveis.

Por que usar um sistema de ordem de compra baseado em nuvem? 

As empresas usam Word ou Excel para criar pedidos de compra e geralmente ficam satisfeitos com conversas de e-mail ou compromissos verbais.

No entanto, apesar do nome, há mais vantagens de sistemas de pedidos de compra baseados em nuvem. Aqui estão os benefícios de automatizar seus processos com software de pedido de compra

Sistema de ordem de compra baseado em nuvem
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1) Reduz o tempo gasto em processos de compras

Você pode reduzir o tempo gasto na maioria das tarefas associadas à aquisição implementando um sistema dedicado. Também ajuda no seguinte:

  • Um balcão único para informações que economizam seu tempo na busca de informações apropriadas. 
  • Menos entradas de dados manuais.
  • Processos de aprovação digitais, rápidos e seguros são mais rápidos que os manuais. 
  • O tempo gasto no processamento de faturas geralmente diminui.
  • Ao fazer o controle de orçamento, um tempo mais nominal é gasto no rastreamento de compromissos. 
  • Com toda a equipe envolvida no processo de compra trabalhando em conjunto em um sistema dedicado, todos terão acesso às mesmas informações em tempo real.

2) Melhor controle orçamentário/gastos

Informações essenciais relacionadas a um pedido de compra podem ser adicionadas além do pedido de compra enviado ao fornecedor.

Com todos os seus gastos diretamente em um sistema de compras e aquisições, você pode acompanhar e gerenciar seus gastos com eficiência. No software de compras, você obtém todas as informações relevantes em um só lugar. 

Pode ser: 

  • Informações relacionadas ao processamento de faturas (departamento, conta, projeto). 
  • Informações sobre faturamento ou alocações de custos. 
  • Anexos de arquivo vinculados ao pedido de compra (por exemplo – cotações). 

Além disso, leia: Integração do Business Central com LeafLink Cannabis CRM

3) Acompanhe os pedidos recebidos e evite pedidos duplicados com melhor gestão de estoque 

Se uma única pessoa em sua organização for responsável por fazer compras, manter o controle dos pedidos pode ser descomplicado.

Mas à medida que suas vendas aumentam, o sistema de pedidos de compra pode manter um controle do que é pedido, quando e por quem.

Pode parecer claro, mas manter um ambiente bem organizado sistema de pedido de compra baseado em nuvem torna simples determinar quais produtos estão chegando a qualquer momento, simplificando o envio e o gerenciamento de estoque. 

4) Acesso descomplicado a dados históricos com arquivo digital e gerenciamento de inventário aprimorado 

Um arquivo pesquisável é uma fonte de informações que o auxilia de várias maneiras, pois você pode descobrir pedidos anteriores sem esforço, recuperar informações sobre quanto foi pedido de um vendedor ao longo do tempo, obter relatórios sobre pedidos vinculados a um orçamento etc. 

Software de compras permite que você veja o que está disponível em seu inventário, assim, quando um consumidor faz um pedido, você pode entender que tem esses itens em estoque, permitindo que você evite consumidores insatisfeitos no futuro. 

5) Maior segurança de dados com um Sistema de Ordem de Compra 

Você pode escolher quem deve ter acesso para visualizar, modificar, aprovar dados no sistema de compras com o auxílio do controle de acesso digital. Existem vários sistemas hoje que vêm com medidas de segurança adicionais. Alguns exemplos podem ser o recurso de logon único ou a autenticação de dois fatores. Essas medidas de segurança, juntamente com rotinas de backup periódicas, salvam seus dados valiosos. 

6) Trabalho de boa qualidade com planejamento adequado  

Usando isso sistema de pedido de compra baseado em nuvem, você pode identificar facilmente quem fez as alterações e quando elas foram feitas. Assim, todo o seu processo se torna menos propenso a erros e a precisão também não é comprometida, o que, em última análise, significa que você obtém dados e trabalho de boa qualidade.

Com a ajuda do Sistema de PO diferentes departamentos têm acesso aos pedidos de compra no sistema, membros de diferentes departamentos podem planejar e programar seus dias de trabalho com base em compras e compras.  

Além disso, leia: Especialistas em CRM que colocam sua empresa em primeiro lugar - Principais estratégias de contratação

Como automatizar o processo do seu Sistema de Pedidos de Compras? 

Automação de pedido de compra pode simplificar e agilizar seus processos de compra. Esses processos manuais de compra não são apenas lentos e desajeitados, mas também propensos a erros.

Isso resulta em atrasos na aquisição, relacionamentos insuficientes com fornecedores e custos adicionais. Sistema de PO a automação de processos ajuda a neutralizar todos esses problemas de processamento manual. 

1) Mapeie seu processo de compra com a ajuda de um fluxograma 

Cada organização tem partes interessadas com requisitos de compra distintos unidos sob o mesmo teto. Mapear todo o processo permite determinar possíveis casos extremos e ajustar de acordo, em sua política de compras, garantindo que sua empresa esteja pronta para automação.  

A resposta a estas perguntas pode tornar as coisas mais claras: 

  • Quem faz uma solicitação de compra em sua empresa e quem a aprova? 
  • Quais são os limites e quem recebe os bens ou serviços? 
  • Qual é o processo de orçamento para esta compra? 

Você pode começar a construir seu sistema de compras depois de entender o processo de compra como um todo. 

2) Configure e defina regras de aprovação, comunique-as à sua equipe e escolha o software de compra  

Você precisa descrever claramente a autoridade de aprovação para cada tipo de compra. Tenha sempre em mente que etapas de aprovação desnecessárias aumentam o tempo total de processamento. E uma abordagem de aprovação rigorosa garante que você tenha o mecanismo apropriado para gerenciar as despesas.

Agora procure o melhor software de compra para sua empresa. Certifique-se de que o sistema selecionado tenha uma ótima equipe de atendimento ao cliente por trás dele, especialmente se você nunca utilizou um sistema baseado em nuvem Sistema de PO antes. 

3) Projete seu pedido de compra e implemente seu sistema de PO

Dependendo do seu negócio, pode ser necessário incluir informações detalhadas em seu pedido de compra para cumprir os padrões e a legislação do setor.

Você precisa começar a implementar gradualmente o novo software em sua empresa, permitindo que os tomadores de decisão mais importantes da sua organização o utilizem primeiro.

Após uma simples demonstração, você pode tornar seu sistema totalmente funcional. 

Além disso, leia: Sistemas de compras automatizados para o crescimento dos negócios: o guia de 2022

Como funcionam os sistemas de gerenciamento de PO on-line?

Sistemas de computador para pedidos de compra tornar o processo de compra mais eficiente e permitir mais rastreamento de pagamentos e inventário benéfico.

Várias organizações seguem o mesmo ciclo de vida ao criar e lidar com pedidos de compra. 

Sistema de PO on-line
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1) Requisição

Esta etapa envolve o reconhecimento de um requisito de negócios que pode ser atendido pela compra de serviços ou bens. Para empresas com departamentos de compras confiáveis, esse estágio geralmente envolve a obtenção de cotações de vários fornecedores e preços de barganha. 

2) Aprovação 

Esta etapa envolve a aprovação do pedido de compra. Normalmente, as solicitações de aprovação de PO são geralmente aprovadas por um gerente(s) de compras (30%), Individual gerentes de departamento (34%), ou uma variedade dos dois (26%). 

3) Processamento de pedidos

Nesta etapa, ocorre a criação real do pedido de compra. Depende da adoção de tecnologia pelo negócio, se o produto criado Sistema de PO são enviados aos fornecedores de forma manual, semimanual ou totalmente automatizada. A maioria das pequenas empresas começa manualmente com formulários de ordem de compra em papel.  

4) Reconhecimento 

Esta etapa envolve o fornecedor reconhecendo e aceitando sua solicitação, confirmando os termos de seu pedido de compra.

No entanto, existem circunstâncias inesperadas que deixam os fornecedores sem opção a não ser solicitar novos termos. Se isso acontecer, o Sistema de PO podem ser alterados por meio de um processo de pedido de alteração. 

5) Pedido de alteração de PO 

Tanto o fornecedor quanto o comprador podem iniciar um processo de pedido de alteração. Do lado do comprador, os compradores geralmente exigem um pedido de alteração devido à utilização de uma unidade de medida (UOM) incorreta no pedido de compra.

E, por outro lado, um fornecedor pode alterar pedidos devido a preços errados, itens descontinuados, falta de estoque ou divergências sobre os itens do pedido de compra. 

6) Fechar pedido de compra 

Depois de verificar todas as informações, quando não houver discrepâncias na fatura, você pode finalmente fechar o pedido de compra. O padrão ciclo do processo de comprase seguirá então. 

Além disso, leia: Executando uma reconciliação bancária no Dynamics 365 Business Central

Os 10 principais softwares de pedidos de compra

1. Negociação 

Software que pretende revolucionar a forma como os administradores de negócios e usuários fazem pedidos, supervisionam gastos e enviar pagamento em seus fornecedores está sendo comprado por negociatus da startup de mesmo nome com sede em Nova York.

Os clientes da Negotiatus também podem economizar muito dinheiro utilizando sua extensa rede de fornecedores parceiros, que inclui Office Depot, Costco, Best Buy e Amazon. 

2. Livros Zoho 

Seu balcão único para organizar transações e lidar com responsabilidades contábeis é ZohoBooks.

É um lugar seguro onde você pode gerenciar todas as contas e faturas de sua empresa, reconciliar seus extratos bancários, gerenciar seus gastos, supervisionar projetos e esquecer de se preocupar com a conformidade do GST. 

Qualquer item pedido pode ser facilmente rastreado e você pode obter informações precisas sobre seus pedidos de compra e garantir que não haja erros ou conflitos entre o que foi pedido e o que foi entregue.

Graças aos seus recursos inteligentes e interface de usuário atraente, ZohoBooks remove quaisquer complicações potenciais do desenvolvimento e gerenciamento de POs.

É perfeito para pequenas organizações com poucos recursos devido à sua simplicidade contagiante no rastreamento e conversão de POs. 

3. Projeto de Livre Compra 

Com o uso de formulários personalizados, Projeto de aquisição gratuita, uma solução de compra baseada em Windows, pequenas e médias empresas podem criar ordens de compra (POs), enviá-los aos fornecedores e acompanhar o andamento dos pedidos de compra recebidos ou vencidos. Os gerentes podem usá-lo para fazer relatórios de gastos e ficar de olho nos orçamentos.  

Por meio do programa, os usuários também podem enviar esses formulários por e-mail aos fornecedores. Além disso, oferece assistência gratuita e recursos de rastreamento de orçamento. Rastreamento de estoque, roteamento de aprovação automática e aprovação de faturas são possíveis. 

4. Base Aérea 

Base Aérea é uma plataforma de gestão que auxilia de forma completa Solução de gerenciamento de pedidos de compra. Ele permite a correspondência de duas e três vias. Nossa classificação de Base Aérea baseia-se principalmente em seus recursos de automação. Cada solicitação de PO é entregue automaticamente ao aprovador apropriado.  

As empresas podem monitorar as despesas em tempo real a partir de uma variedade de fontes de dados graças ao Airbase. Os gerentes podem ficar de olho nos gastos de funcionários, equipes, departamentos e fornecedores ao longo do mês usando os recursos de relatórios de autoatendimento.

Os usuários também podem obter dados de custos anteriores e antecipados da análise de gastos para identificar tendências e padrões de gastos. Os usuários do Airbase podem automatizar procedimentos contábeis capturando recibos e sincronizando transações com vários sistemas de terceiros, como QuickBooks, Xero e NetSuite. 

5. Local de trabalho primordial 

A solução de gestão de compras chamado Local de Trabalho Paramount está disponível para hospedagem local ou na nuvem. A solução oferece suporte a organizações médias e grandes em uma variedade de setores da indústria, incluindo tecnologia, entretenimento e setor de saúde.

Gerenciar contratos de fornecedores e pedidos de compra, rastreamento de status e recursos de auditoria são alguns dos principais aspectos.  

Os usuários podem alternar facilmente entre vários fluxos de trabalho graças à sua integração com os principais sistemas ERP, incluindo Central de Negócios do Microsoft Dynamics 365, Sage e Oracle Netsuite. 

6. Compras da Central de Negócios 

Com a ajuda de Central de Negócios, você pode organizar as compras da empresa e tornar os processos de compras diários compreensíveis e gerenciáveis.

Além disso, você obtém acesso imediato a um resumo das compras anteriores feitas por seus fornecedores, pedidos em aberto e dados comerciais.

A informação detalhada sobre os fornecedores da empresa permite uma melhor gestão das relações e o aperfeiçoamento dessas relações.  

In Central de Negócios, você pode gerenciar seu estoque usando faturas de compra para manter dinamicamente os níveis de estoque. Isso garantirá um gerenciamento de estoque eficaz, ajudando você a reduzir custos e melhorar os níveis de serviço ao diminuir o custo de seu estoque. 

7. ProcureDesk 

ProcureDesk é uma ferramenta de compras baseada na nuvem que ajuda pequenas e médias empresas a criar e gerenciar seus fluxos de caixa e procedimentos de compra. Os usuários podem criar ordens de compra e rastrear remessas de pagamento usando os recursos de compra e faturamento da solução. 

Pedidos de compra e faturamento são totalmente automatizados por ProcureDesk, fornecendo a você controle total sobre seus gastos e visão imediata do fluxo de caixa.

O fato de 40% dos CFOs não saberem quem está comprando o quê até que a fatura chegue apresenta desafios significativos de conformidade e fluxo de caixa. 

Catálogos personalizados aceleram o processo de requisição, e o ProcureDesk também faz interface com software de contabilidade como QuickBooks para sincronizar dados de compra com departamentos financeiros. 

8. Pré-coro

Precoro é uma plataforma baseada em nuvem atraente e suave. Ele ajuda a melhorar o processo de compras para pequenas e médias empresas e grandes empresas.

O desenvolvimento e distribuição de ordens de compra, ordens de compra gerais, análise visual de gastos departamentais, faturamento, orçamento em tempo real, recebimento, correspondência de três vias e gerenciamento de catálogo com conexões de produtos são alguns dos principais recursos. 

Inúmeros recursos são oferecidos por pré-coro, como API gratuita e interfaces com NetSuite e Quickbooks. Além disso, a Precoro fornece SSO e autenticação confiável e segura de dois fatores.

Ele também permite que você gaste 65% menos tempo no gerenciamento de compras, economizando mais de 15% nos custos diários. 

9. KissFlow 

fluxo de beijo O Procurement Cloud deve ser considerado por empresas que estão migrando de sistemas manuais de gerenciamento de compras, instalando uma solução pela primeira vez ou substituindo várias soluções pontuais. As empresas podem tomar decisões de compra melhores, mais rápidas e mais informadas, eliminando a adivinhação com o Kissflow. 

Para garantir que os POs criados cumpram as políticas especificadas, os usuários têm acesso a fluxos de trabalho configuráveis ​​baseados em regras. Ao fazer isso, sua criação é garantida sem erros. Além disso, oferece um método muito flexível para inscrever fornecedores não registrados.

Além disso, a administração tem acesso a dados oportunos que podem ser usados ​​para interromper gastos desnecessários e reduzir o custo de aquisição. 

10. Fração 

Com análises abrangentes de despesas, a plataforma de aquisição baseada em nuvem da Fraxion oferece requisição de compras, despesas e gerenciamento de aprovação. Com total visibilidade, conhecimento do orçamento e conformidade com as políticas, automatize os procedimentos de aquisição e agilize o ciclo de aquisição ao pagamento.  

A solução oferece roteamento de aprovação sofisticado, cotação, aprovação de fatura e recursos de correspondência de 2 ou 3 vias, permitindo a funcionalidade móvel de requisição de compra para pedido de compra. Crie políticas firmes e tome medidas proativas para garantir a conformidade.

Com relatórios e insights robustos, as análises avançadas do Fraxion permitem análises de gastos. Antes de gastar qualquer dinheiro, determine o nível de risco nas solicitações e obtenha visibilidade dos orçamentos nos pontos de decisão. 

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O Business Central simplifica todo o processo de compra, facilitando o gerenciamento e o rastreamento de pedidos, a verificação dos níveis de estoque e a geração de relatórios personalizados.

Alguns mitos comuns sobre o sistema de pedidos de compra  

Com inovações e descobertas vêm dúvidas e confusões. Compilamos uma lista de alguns mitos muito comuns relacionados aos sistemas de pedidos de compra: 

#1 Não apenas para um local ou modelo específico 

A conversa moderna ainda gira em torno da crença de que os pedidos de aquisição só podem funcionar para empresas. A realidade é completamente diferente – Os sistemas de ordem de compra são para todos. Não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio, usar um sistema de pedidos de compra on-line permitirá acesso em tempo real aos seus pedidos de compra. 

Quando se trata de maximizar os gastos de sua organização, o software de ordem de compra baseado em nuvem o ajudará a fazer julgamentos baseados em dados. Para SMBs, um sistema PO baseado em nuvem faz muito mais sentido porque os dados em tempo real serão úteis à medida que se expandem. Eles serão mais capazes de identificar e resolver rapidamente os gargalos no processo de PO. 

#2 Eliminação do trabalho manual  

Um grande não! O equívoco mais comum sobre o sistema baseado em nuvem é que as pessoas assumem que ele elimina o trabalho humano. Embora, na realidade, os sistemas de compras não apenas ajudem as empresas a se conectar, eles aumentam o nível de comunicação.

Todo o ciclo do processo será facilitado para os membros da equipe interagirem uns com os outros, graças a um sistema de ordem de compra baseado em nuvem que remove os obstáculos de comunicação.  

Na verdade, um sistema automatizado de ordem de compra eliminará tarefas tediosas e repetitivas, liberando os funcionários de compras para se concentrarem em tarefas mais estratégicas que exigem interação humana. 

#3 Vulnerável a ameaças externas 

As inovações são excitantes e novas, leva tempo para as empresas e as pessoas aceitarem que a mudança é confiável. Embora os sistemas baseados em nuvem estejam florescendo e crescendo com o passar do tempo. Há crenças comuns de que esses sistemas não são confiáveis ​​e que informações confidenciais podem se tornar arriscadas nessas plataformas.  

Em vez disso, o sistema de pedidos vem com firewalls fortes que protegem informações confidenciais. Várias medidas de segurança, incluindo firewalls sofisticados e criptografia de dados, estão em vigor para evitar qualquer violação de dados no sistema de pedidos de compra.  

#4 Muito caro (software caro)  

A maioria dos Plataformas de pedidos de compra baseadas em SaaS oferecem assinaturas 'pague conforme você usa', para que as empresas não precisem fazer um grande investimento inicial.

As soluções de aquisição em nuvem com fantásticos sistemas de pedidos de compra são uma boa opção para a administração de pedidos de compra em PMEs e empresas, graças ao preço flexível, uma ampla gama de funções e facilidade de uso. 

Além disso, leia: Como ler e avaliar uma proposta de desenvolvimento de software de CRM 

Quando e por que usar o sistema PO? 

Existem várias razões para empregar ordens de compra dentro do seu negócio. É sua preferência escolher quais categorias de compras precisam de PO's. Apenas certifique-se de que suas políticas relativas a um requisito de ordem de compra ou não sejam especificadas em cada caso. 

  • Ajuda no orçamento 
  • Poupa tempo 
  • Permite o planejamento 
  • Atua como um sistema de alerta antecipado para despesas inesperadas 
  • Erradica as bobagens 
  • Oferece proteção jurídica 
  • Controla os gastos e aplica políticas automaticamente 
  • Acompanha os gastos da empresa 
  • Ajuda você a entender os fornecedores 
  • Melhora o gerenciamento de estoque 

Existem algumas situações em que ordens de compra não são necessários. Por exemplo, algumas empresas usam ordens de compra para despesas diárias, como renovações de assinaturas e serviços públicos, mas não todas. 

Conclusão

Os funcionários geralmente ignoram o nuvem de compras e a ordem de compra, e ninguém percebe. Mas é fundamental manter o controle das despesas e esse software auxilia no controle das despesas. Reduz a probabilidade de fraude enquanto elimina o processo manual. 

Uma empresa não pode esperar ter sucesso se sua sistema de compras é ineficiente e em caos contínuo. É por isso que um software de gerenciamento de pedidos de compra capaz que automatize todo o processo em toda a organização é tão essencial.

Um excelente software de gerenciamento de PO or sistema de pedido de compra baseado em nuvem ajudará no rastreamento eficiente de compras, criação de PO's sem erros, relacionamentos aprimorados com fornecedores e conclusão oportuna de pedidos.

Assim, a longa lista de vantagens torna os sistemas de compras em nuvem a tecnologia mais procurada que apresenta oportunidades para aumentar a eficiência transacional no processo de compras. 

Além disso, leia: Tolerância de pagamento - manual do usuário Business Central

Perguntas frequentes (Perguntas frequentes)

1) O que é uma ordem de compra (PO)?

Um pedido de compra é um documento legal enviado pela organização de compras ao fornecedor. É um documento oficial que pode ser utilizado por um vendedor caso o vendedor não receba pelo produto ou serviço prestado. A vantagem do pedido de compra é que não há necessidade de pagar antecipadamente por um produto ou serviço. 

2) Quais são as vantagens de um sistema de ordem de compra de computação em nuvem? 

As vantagens do sistema de ordem de compra de computação em nuvem são mencionadas abaixo: 
> Acesso a dados de qualquer lugar e segurança de dados 
> Base de assinatura e flexibilidade de trabalho 
> Redução de despesas operacionais 
> Melhor gerenciamento de fornecedores 
> Custo-benefício a longo prazo 
> Análise de dados 

3) Como o sistema de pedidos de compras auxilia na gestão de fornecedores? 

O sistema de pedidos de compra permite o gerenciamento de fornecedores, pois você pode acompanhar cada fornecedor por seu desempenho. Por exemplo, você pode entender qual fornecedor fornece produtos conforme a necessidade. Você pode tomar uma decisão melhor em relação ao desempenho do fornecedor ao acompanhar os fornecedores.  

4) Quais são os 3 principais documentos utilizados no processo de compra? 

‍Os três principais documentos utilizados no processo de compra são Solicitação de Proposta (RFP), Solicitação de Informações (RFI) e Solicitação de Cotação (RFQ). Cada um desses documentos tem uma finalidade distinta.

5) Quais características um bom sistema de ordem de compra deve ter? 

Um bom sistema de ordem de compra deve ter as seguintes características: 
– Fácil criação e gestão de ordens de compra 
– Integração com softwares de contabilidade e finanças 
– Fluxos de trabalho de aprovação automatizados 
– Recursos de gerenciamento e comunicação de fornecedores 
– Rastreamento e relatórios em tempo real do status do pedido de compra 
– Acessibilidade móvel para gerenciamento de pedidos de compra em trânsito 

Central de Negócios do Microsoft Dynamics 365

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