Como enviar alertas de email do Salesforce para vendas máximas

11 de dezembro de 2023

11 de dezembro de 2023

Nitin Dangwal

Como enviar alertas de email do Salesforce para vendas máximas

A oportunidades de alerta por e-mail in Salesforce pode parecer interminável, mas certos princípios orientam a segmentação de alertas impactantes. Por exemplo, no setor de varejo, direcionar alertas por e-mail com base no histórico e nas preferências de compras do cliente pode melhorar significativamente o engajamento.

No setor de saúde, o envio de alertas com base em agendamentos de consultas e lembretes de saúde pode melhorar o atendimento e a satisfação do paciente. Os alertas de e-mail do Salesforce são um ativo estratégico para impulsionar o crescimento das vendas. Quer você seja um usuário experiente do Salesforce ou para um novato na plataforma, compreender as nuances dos alertas por e-mail e como empregá-los de maneira eficaz pode impactar significativamente suas iniciativas de vendas.     

Em sua essência, enviar Alertas de e-mail do Salesforce obter o máximo de vendas envolve mais do que apenas transmitir mensagens; trata-se de criar comunicações direcionadas e impactantes que repercutam em seu público e promovam um envolvimento significativo. De chegar até potenciais leads no momento certo para nutrir relacionamentos existentes com os clientes, os alertas por e-mail podem servir como um poderoso catalisador para gerar conversões e promover a fidelidade.  

Ao longo deste blog, discutiremos diferentes estratégias, práticas recomendadas e dicas práticas para aproveitar todo o potencial dos alertas por email do Salesforce. Exploraremos como personalizar seus alertas para segmentos específicos de clientes, aproveitar a automação para agilizar seu alcance e criar conteúdo atraente que impulsione a ação.

Além disso, discutiremos como monitorar a eficácia de seus alertas por e-mail e iterar suas estratégias para otimizar continuamente seus esforços de vendas.  

Se você é um profissional de vendasPara você, um especialista em marketing ou proprietário de uma empresa que deseja aprimorar seu desempenho em vendas, este guia foi desenvolvido para fornecer a você o conhecimento e os insights necessários para aproveitar ao máximo os alertas de email do Salesforce.

Ao final deste blog, você terá a capacidade de enviar alertas por e-mail direcionados e impactantes que não apenas impulsionam as vendas, mas também promovem relacionamentos duradouros com os clientes, impulsionando seu negócio a novos patamares de sucesso!

Tipos de alertas de email do Salesforce:

Antes de determinar as maneiras estrategicamente impactantes de empregar alertas de email do Salesforce, é útil entender a variedade de tipos de alerta disponíveis.

Em termos gerais, o Salesforce permite configurar notificações automatizadas por email relacionadas a:

• Alterações ou atualizações feitas nos registros
• Valores de campo que atendem aos critérios especificados
• Métricas atingindo limites definidos
• Marcos ou datas se aproximando

Especificamente, os alertas comuns benéficos para as equipes de vendas incluem:

Os alertas desempenham um papel crucial para manter as equipes de vendas informadas e receptivas. No Salesforce, você pode configurar notificações em vários aspectos para aprimorar suas estratégias de vendas.

1. Alertas de oportunidade:
   Eles podem ser adaptados com base no tamanho do negócio, estágio, idade, datas de fechamento, atividades, mudanças de propriedade e até mesmo envolvimento do concorrente. Isso garante que sua equipe esteja bem informada sobre o andamento e a dinâmica de cada oportunidade.
2. Alertas de leads:
   Acione notificações para leads de consultas de alto valor que exigem acompanhamento e clientes potenciais prontos para transferência. Isso ajuda a priorizar ações dos leads em diferentes estágios, otimizando os esforços da sua equipe.
3. Alertas de conta:
   Mantenha sua equipe atualizada sobre mudanças críticas, incluindo contas-chave desativadas, renovações futuras e mudanças na saúde ou nas métricas da conta. Esta abordagem proativa garante que as principais contas sejam gerenciadas ativamente.
4. Alertas de contato:
   Fique por dentro das atualizações de contatos VIP, mudanças de funções e devoluções de e-mails. Esses alertas ajudam sua equipe a manter informações atualizadas e precisas sobre os principais contatos, vitais para o sucesso do relacionamento com os clientes. 
5. Alertas de cotação:
   Certifique-se de que sua equipe de negociação esteja ciente das alterações de preços, cotações pendentes de alto valor e vencimentos iminentes. Essas informações em tempo real são cruciais para aprovações oportunas e para manter as negociações no caminho certo.     

Essa variedade de objetos e eventos abre inúmeras possibilidades para notificações orientadas por eventos, agilizando as respostas da equipe de vendas. No entanto, o desafio reside em decidir quais alertas ativar. Profissionais experientes de operações de vendas empregam práticas recomendadas de alertas direcionados para navegar nisso. Ao ativar alertas estrategicamente com base em sua relevância e impacto, eles garantem que suas equipes recebam informações acionáveis ​​sem ficarem sobrecarregadas.   

Alocações diárias para alertas de e-mail

Há uma alocação diária para alertas por email, então você deve tomar nota. Para edição gratuita para desenvolvedores e organizações de teste, a alocação diária de emails do fluxo de trabalho é 15. 

No entanto, a versão paga ainda chega a 1000 por licença padrão do Salesforce por organização.

A alocação geral da organização é 2,000,000 e é composto por e-mails enviados por meio de alertas por e-mail no processo de aprovação Ed, regras de fluxo de trabalho, API REST, processos ou fluxos.

O que acontece depois que sua orgia atinge o limite de alocação de e-mail do fluxo de trabalho diário:

• Se houver algum e-mail restante na fila do fluxo de trabalho, eles serão descartados. O Salesforce não executa uma ação de reenvio.
• Acionando a regra de fluxo de trabalho com ação e um alerta de email é disparado, apenas a ação do email seria bloqueada.
• As ações de email serão bloqueadas.
• Uma mensagem de erro será adicionada ao log de depuração.

Além disso, leia: Salesforce vs NetSuite: Escolha o CRM certo para você

Como criar alertas de e-mail do Salesforce lucrativos (usando o Process Builder)

Uma das melhores maneiras de automatizar vários processos de negócios na força de vendas é o uso do construtor de processos.

O que ele faz é permitir que você estabeleça um processo que permita à força de vendas fazer muitas coisas, dependendo dos critérios que você definir.

Por exemplo, poste no chatter, crie um registro, envie um e-mail, atualize um registro, etc. Este blog aborda como você pode configurar um processo para enviar um alerta por e-mail.

Se você tem lutado para lucrar com seus alertas de e-mail, continue lendo, pois vou mostrar como usar o construtor de processos para resolvê-lo.

E-mails pode ser facilmente enviado de um construtor de processos usando enviar uma ação padrão de e-mail como a alerta de e-mail. 

Mas o construtor de processos não contém a configuração de alertas por e-mail que consistem em textos padrão, modelos para um e-mail e uma lista de destinatários.

O alerta de email foi projetado para funcionar ou funcionar com o mesmo objeto ao qual o construtor está associado.

Além disso, leia: Segurança do Salesforce: o guia para manter seus dados comerciais e de clientes protegidos

Guia passo a passo para criar alertas de email do Salesforce

Você pode assistir nosso vídeo em Como enviar alerta por email usando regras de fluxo de trabalho no Salesforce

https://www.youtube.com/watch?v=llbunjRERmo

A seguir está a lista de instruções para resolver os requisitos de negócios acima.

1. O primeiro passo é criar um modelo de e-mail.

Navegar para instalação -> Administrador -> modelo de comunicação -> Modelos de e-mail.

Em seguida, clique no botão Novo modelo e escolha o tipo de modelo que deseja criar. Depois disso, você selecionará o modelo do cliente (sem papel timbrado pendurado).

2. A criação de um alerta de e-mail no objeto de usuário é o próximo item da lista.

Acesse instalação -> Construa -> Crie -> Fluxo de trabalho e aprovações -> Alertas de e-mail.

Em seguida, pressione o botão de alerta de novo e-mail e insira os detalhes necessários.

Você precisa criar um processo no objeto de usuário. Isso é para enviar um e-mail de boas-vindas aos novos usuários.

Selecionar Nome -> instalação -> Configuração de aplicativo -> Crie -> Fluxo de trabalho e aprovações -> Construtor de Processo e aperte o botão novo.

Coloque Nome, Nome da API e clique no botão Salvar.

A próxima coisa a fazer é adicionar critérios de entrada. Para fazer isso, selecione adicionar objeto, clique em Objeto de usuário e selecione somente quando o registro for criado para os critérios de entrada. Empurre o salvar botão quando terminar.

5. Neste ponto, você precisa dos critérios do processo de hoje e é assim que você fará: selecione Adicionar critérios, insira o Nome, o tipo de ação e defina as condições do filtro (no cenário definido [usuário] é ativo igual Verdadeiro) e, em seguida, salve.

6. Adicionar ação imediata ao construtor de processos é a próxima etapa.

Selecione os Adicionar ação (Em Ações imediatas), escolha o tipo de ação a ser criada (neste caso, escolha Alerta por e-mail) e insira todas as informações necessárias para definir a ação.

Após o qual você selecionará Alerta por email. Procure o alerta de e-mail que você deseja usar para enviar o e-mail.

Clique na salvar botão quando terminar, e ele irá redirecioná-lo para a tela Processar.

Além disso, leia: Por que o treinamento do usuário final do Salesforce é importante para uma implementação tranquila

Melhores práticas para segmentação de alertas por e-mail de vendas

A oportunidades de alerta por e-mail no Salesforce pode parecer interminável, mas certos princípios orientam a segmentação de alertas impactantes.      

1. Priorize o estágio de desenvolvimento

Enfatize os estágios de desenvolvimento concentrando alertas nas fases principais – detectando novos clientes potenciais no início e destacando a urgência durante os estágios finais das oportunidades.

Priorize esses pontos essenciais para agilizar a eficiência do fluxo de trabalho e aprimorar a tomada de decisões estratégicas para obter resultados ideais no desenvolvimento de negócios.     

2. Alertar os tomadores de decisão

Notifique estrategicamente os tomadores de decisão, evitando comunicações executivas excessivas. Alcance um equilíbrio fornecendo informações importantes à liderança sem interromper seu foco estratégico de forma consistente.

Forneça aos executivos com eficiência os insights necessários em intervalos apropriados, garantindo que sua atenção permaneça exclusiva nas principais prioridades estratégicas.

Esta abordagem otimiza o fluxo de comunicação, permitindo que os líderes se mantenham bem informados, mantendo o foco necessário para uma tomada de decisão eficaz.      

3. Considere as estruturas da equipe  

Considere as estruturas da equipe ao entregar notificações. Direcione alertas aos proprietários de oportunidades e estenda a comunicação para equipes de suporte mais amplas, como Vendas e Operações de Marketing, que desempenham um papel crucial no fornecimento de recursos essenciais para permitir resultados bem-sucedidos.

Esta abordagem direcionada garante que as partes interessadas relevantes recebam informações pertinentes, promovendo a colaboração e melhorando a eficácia global da dinâmica da equipa.      

4. Limite a fadiga do alerta

Mitigue a fadiga dos alertas evitando a comunicação excessiva de atualizações incrementais de progresso. Esforce-se para manter o equilíbrio nas notificações, evitando inundar os destinatários com excesso de alertas.      

A qualidade deve substituir a quantidade para garantir que cada alerta forneça informações significativas e impactantes. Esta abordagem evita a diluição de valor associada a um volume avassalador de notificações e contribui para uma estratégia de comunicação mais focada e eficaz.     

5. Personalize para função e nível do representante     

Crie alertas em torno das necessidades e preferências exclusivas de AEs versus AMs e veteranos versus novos contratados com base no feedback.      

Ao aplicar essas regras práticas, surgem algumas práticas recomendadas direcionadas ao destinatário para alertas impactantes do Salesforce:       

• Representantes de vendas: Principais desenvolvimentos de negócios para organizações próprias, principalmente por e-mail     
• Gerentes de vendas: Encaminhamentos em torno do desempenho do representante, organização significativa, via e-mail + celular  
• Operações de marketing: Listas de leads ruins, mudanças na análise de campanhas, via Slack ou e-mail. 
• Liderança executiva: Prévias de resultados trimestrais, previsões semanais, via e-mail e relatórios personalizados. 
• Equipe completa: Grandes vitórias, grandes marcos celebrando o sucesso coletivo, via e-mail + exibição nas TVs do escritório.    

Agora vamos explorar alguns exemplos de alertas estrategicamente impactantes direcionados a essas personas e casos de uso.      

Além disso, leia: Como personalizar o Salesforce para uma experiência de marca unificada

Exemplos de alertas de e-mail de vendas de alto impacto

Notificação de oportunidade para representantes de vendas 

Alerte os representantes por e-mail quando eles forem designados como novos proprietários da primeira oportunidade de um cliente estratégico importante. Essas estruturas causam uma primeira impressão crítica, enquanto o ímpeto do relacionamento permanece fresco e impressionável.

Alerta de pontuação de lead para operações de marketing 

Notifique os especialistas de Operações de Marketing por meio do Slack quando um lote de novos leads de consulta de entrada tiver um índice de qualidade de lead abaixo da média. Isso permite ajustes rápidos na triagem antes que outros clientes em potencial de baixo potencial entrem no funil, desperdiçando largura de banda de vendas.

Alerta de renovações para gerentes de vendas   

Sinalize oportunidades antigas que serão encerradas em breve com negócios existentes substanciais em jogo para Gerentes de Vendas Territoriais por meio de alertas móveis. Inclua links para manuais de renovação. Capacita o enfrentamento proativo de grandes renovações, em vez de ser vítima de surpresas de rotatividade no final do trimestre.

Aviso de cumprimento de cota para VPs 

Envie relatórios personalizados e ricos em gráficos aos vice-presidentes, destacando os representantes que deverão perder significativamente as cotas anuais de vendas. Incorpore links para rastreadores de desempenho de representantes de baixo desempenho. Apresenta problemas crónicos e invisíveis para a visibilidade da liderança, permitindo uma intervenção de apoio. 

Ganhe a celebração pela liderança da empresa

Crie um alerta por e-mail para executivos anunciando cada fechamento de negócio de 7 dígitos, destacando os principais participantes contribuintes. Aumente o moral e reforce os comportamentos de vendas desejados, levando a cobiçados negócios de grandes empresas.

Agora vamos mudar o foco para elaborando o conteúdo desses alertas para taxas máximas de abertura e resposta.

Além disso, leia: Guia definitivo para otimização de licenças do Salesforce: reduza custos e maximize o ROI

Formatando conteúdo eficaz de e-mail de alerta de vendas

Mesmo os alertas mais estrategicamente cronometrados e direcionados serão ineficazes se não forem formatados de forma convincente.  

Portanto, você deve estruturar o conteúdo do alerta para destinatários ocupados com as seguintes práticas recomendadas:     

1. Linhas de assunto acionáveis

"Contratos de renovação que exigem revisão urgente"  

Parágrafos de introdução passíveis de leitura  

“Esta semana expiram três oportunidades de renovação multimilionárias que atualmente sustentam 3% do relacionamento da Acme Corp.” 

2. Chamadas em negrito das próximas etapas necessárias    

Para evitar a rotatividade prejudicial ao relacionamento, os representantes de vendas Tom, Sarah e Mike devem:  

• Reúna-se com os patrocinadores campeões do cliente até sexta-feira  
• Determine o verdadeiro status de risco  
• Resolver problemas de bloqueio que surgiram 

3. Links incorporados para registros relacionados 

Insira links clicáveis ​​para registros de contratos expirados como referência, evitando perder impulso devido a atrasos na pesquisa manual de registros.

4. Estimulando visualizações de dados

Tendências gráficas incorporadas das vendas mensais da empresa influenciadas por esta conta importante nos últimos 3 anos. Faça com que a magnitude pareça tangível.      

5. Tom de apoio positivo     

Apesar dos prazos de validade representarem um risco urgente, este cliente ainda está verbalmente satisfeito com a nossa cooperação. Isto é diferente de dizer: "Você está colocando em risco a nossa maior conta global devido à inação negligente!"     

Agora vamos explorar um exemplo de configuração de um alerta de email impactante do Salesforce usando essas práticas recomendadas de formatação.     

Exemplo de configuração de alerta

Habilite um alerta móvel automatizado para VPs de vendas regionais, notificando-os sempre que uma oportunidade superior a US$ 500 mil entrar no status de Fechamento Pendente, mas não tiver vínculo de contato de patrocínio executivo. Isso corre o risco de que grandes negócios sejam interrompidos devido à alavancagem inadequada do relacionamento com os executivos.      

Siga esses passos:  

1. Clique em Ícone de engrenagem > Configuração > Personalizações > Alertas de e-mail > Novo alerta de e-mail.  
2. Nome Alerta “Alerta Executivo de Negociação Estratégica”.  
3. Selecione o tipo de destinatário de “Função e subordinados” que se aplica à função de VP.    
4. Defina o filtro de tempo para “Oportunidade: estágio igual ao fechamento pendente E valor superior a US$ 500 mil”.  
5. Especifique o método de entrega móvel.  
6. Redija o assunto do e-mail “Advocacia executiva necessária para acordo estratégico”.   
7. Comece o texto enfatizando o impacto da receita em jogo, exigindo atenção urgente  
8. Adicione um link ao registro para acesso e visibilidade com um clique.   
9. Insira gráfico destacando a lacuna do campo de contato de nível C.   
10. Teste imediatamente a entrega de alertas ao público configurado a partir de um registro de oportunidade de teste de sandbox que atenda aos critérios.    
11. Expanda para implantação em produção após ajustes de acompanhamento com base no feedback do usuário.  

Este exemplo demonstra um e-mail de alerta altamente direcionado, estrategicamente cronometrado e formatado de maneira atraente, configurado com facilidade via Salesforce.   

Mas para garantir que o alerta atinja o impacto pretendido, vamos discutir as etapas críticas de testes completos e acompanhamento de desempenho.

Além disso, leia: Salesforce Consumer Goods Cloud: o guia definitivo para empresas de bens de consumo

Testando e acompanhando o desempenho do alerta de vendas

O alerta mais cuidadosamente concebido não terá impacto se não for testado e a sua influência sobre o comportamento não for medida. Portanto, siga este regime de implementação e monitoramento de desempenho:

1. Validar a mecânica de entrega:
   Acione alertas de teste para você mesmo primeiro, garantindo a frequência de envio adequada, a segmentação do destinatário e a entrega do canal antes de expandir a visibilidade.     
2. Feedback de crowdsourcing 
   Compartilhe alertas com membros amigáveis ​​da equipe e solicite informações sobre clareza, valor e melhorias desejadas para ajustar a relevância.      
3. Analise a eficácia do e-mail:
   Revise as taxas de abertura de e-mail, atividade de cliques em links e taxas de cancelamento de assinatura. Redesenhe o conteúdo se o engajamento cair.     
4. Confirmar alteração do processo:
   Verifique as empresas em estágio avançado para validar o aumento da presença das partes interessadas executivas após a implementação do alerta.     
5. Quantifique a influência da receita:
   Analise as taxas de ganho em grandes empresas com contatos executivos antes e depois dos alertas serem ativados para determinar o aumento do impacto nas vendas gerado, se possível.   

Essa combinação de validação da mecânica de configuração de alertas, monitoramento da recepção do público e quantificação dos resultados de vendas posteriores fornece uma imagem completa da eficácia geral do alerta e do ROI.

Executada de forma consistente, esta abordagem permite aprimorar continuamente um portfólio de alertas, proporcionando a máxima melhoria sustentada da receita por meio de comportamentos de vendas alinhados. 

Além disso, leia: Guia de implementação do Salesforce B2C Commerce Cloud

Parceria com Cynoteck para sucesso de alerta por e-mail do Salesforce:

Os recursos de alerta por e-mail do Salesforce têm um potencial significativo para melhorar os resultados de vendas, mas persistem complexidades em sua configuração inicial, formatação, relatórios e otimização contínua. Para enfrentar esses desafios, equipes de vendas experientes recorrem à orientação especializada de consultorias de elite da Salesforce, como a Cynoteck.    

Especializada em Cynoteck Serviços de alerta por e-mail do Salesforce abrangem planejamento de demanda, configuração e implementação, criação de conteúdo, otimização contínua e relatórios de impacto de alertas. Ao aproveitar do Cynoteck expertise, as equipes de vendas e análises podem aliviar os encargos estratégicos, técnicos e analíticos associados a Alertas de e-mail do Salesforce, permitindo-lhes concretizar todo o potencial transformador destes alertas sem sobrecarregar os recursos internos. 

CONTATE-NOS  com nossos especialistas hoje para explorar como nossos serviços podem impulsionar suas iniciativas de vendas a novos patamares!

Conclusão

Alertas do Salesforce são versáteis e oferecem inúmeras possibilidades de impactar as vendas. Ao focar nos principais alertas para funções importantes, criar conteúdo envolvente e monitorar de perto o impacto nas métricas de negócios, você pode gerar mudanças positivas no comportamento e nos resultados de vendas. 

Comece hoje mesmo uma campanha proativa de alerta por e-mail focada nas oportunidades de ponto de inflexão e nos fatores de risco. Em seguida, refine com base nos resultados registrados em cada etapa. Ao fazer isso, você desbloqueará o potencial de aceleração de receita deste poderoso sistema para impulsionar as vendas como nunca antes.  

Com esses insights e exemplos, agora você está equipado para implementar uma abordagem de alerta infalível do Salesforce, desde a configuração até a otimização, que estimula ações que levam suas equipes de vendas a patamares sem precedentes. 

Além disso, leia: Salesforce para gerenciamento de propriedades: revelando as 10 principais soluções de CRM

Perguntas frequentes:

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