CRM vs Excel: Por que o Excel não é um sistema escalável?

24 de novembro de 2023

24 de novembro de 2023

Abhishek Singh

CRM vs Excel: Por que o Excel não é um sistema escalável?

As indústrias exploram continuamente diferentes ferramentas de negócios para obter sucesso e confiabilidade no cenário tecnológico dinâmico e crescente de hoje. Nesse contexto, Excel e CRM destacam-se como ferramentas poderosas e benéficas para empresas de todos os tamanhos. Embora o Excel possa ser inicialmente útil para gerenciar relacionamentos, torna-se notável que ele fica aquém à medida que o negócio cresce.

É importante reconhecer que, apesar da sua popularidade, Excel não é formal Sistema ERP e não deve substituir soluções dedicadas como o Business Central. Existem razões convincentes pelas quais o Excel não é um substituto adequado para uma solução abrangente de CRM e ERP.

Escolher Excel para a gestão de relações e dados na educação pode parecer inicialmente acessível e rentável. No entanto, é crucial reconhecer as suas limitações. Depender apenas do Excel pode comprometer a eficiência e impactar negativamente as taxas de conversão. Em contrapartida, dedicado Soluções de CRM oferecem vantagens exclusivas que o Excel não pode oferecer, garantindo uma abordagem de gerenciamento mais simplificada e eficaz.

Continue lendo enquanto analisamos uma introdução abrangente ao Excel e CRM. Navegaremos por suas principais funções, destacaremos as diferenças em recursos e capacidades e destacaremos suas aplicações práticas em um ambiente de negócios. Iremos capacitá-lo com insights para tomar decisões informadas que o ajudarão a impulsionar o sucesso da sua organização.

CRM vs Excel – Como o CRM é melhor que uma planilha?

CRM, abreviação de gerenciamento de relacionamento com o cliente, é um software projetado para melhorar e agilizar suas interações com clientes potenciais e potenciais. Ele gerencia informações do cliente, fornece lembretes de tarefas e protege sua base de clientes contra exclusão acidental. A utilização do CRM permite a interação com o cliente, garantindo a satisfação.

Notavelmente, habilidades avançadas em planilhas, como conhecimento do Microsoft Excel, são incomuns, levando a possíveis erros ao inserir fórmulas.

Agora, à medida que sua empresa se expande, os desafios das planilhas, antes gerenciáveis, podem se tornar esmagadores. Editar informações de um único cliente em diversas planilhas é demorado. Embora as células da planilha sejam versáteis e familiares, elas se tornam difíceis de gerenciar para um gerenciamento extensivo de dados.

Em contrapartida, a interface amigável do CRM fornece informações de forma mais clara, facilitando a análise e a tomada de decisões.

CRM tem uma vantagem significativa sobre Planilhas Excel devido a sua versatilidade. Deixe-nos mergulhar no que seu software CRM pode realizar e explorar as diferenças entre CRM e planilhas e as vantagens do CRM em relação às planilhas. 

1. Mantendo os dados em um só lugar 
   • O CRM simplifica as operações com uma interface unificada, armazenando dados ilimitados de clientes com segurança na nuvem para facilitar o acesso da equipe.
   • Ao contrário das planilhas com armazenamento limitado, o CRM reúne as informações em um só lugar, eliminando a necessidade de navegar por várias planilhas, duplicar dados e desperdiçar recursos.      
2. Segurança de dados  
   • Nesta nova tendência de trabalho remoto e terceirização, é importante proteger as operações e os dados da sua empresa.
   • O Excel apresenta riscos de segurança com potencial corrupção de fórmulas e cópia, compartilhamento ou exclusão irrestrita.
   • Já o CRM permite gerenciar privilégios de acesso, aumentando a segurança dos dados. O software CRM armazena dados com segurança em plataformas de nuvem, usando servidores remotos ou servidores de backup para melhorar a acessibilidade.     
3. Planeje e organize suas tarefas
   • O software CRM vai além do rastreamento de contatos e gerenciamento de oportunidades; além disso, inclui ferramentas para planejamento eficiente de tarefas e agilização de ações manuais.
   • Por exemplo, se você tiver o número de telefone de um novo cliente e planeja fazer o acompanhamento em uma semana, poderá definir uma tarefa para garantir um lembrete oportuno.
   • Além disso, você pode anexar facilmente arquivos a registros de clientes ou oportunidades, como scripts de chamadas, ilustrações, documentos ou qualquer outra informação relevante para acesso rápido e conveniente.     
4. Colaboração fácil
   • Diga adeus às dores de cabeça de acompanhar as atualizações mais recentes no Planilhas Google. Usando o CRM, acessar as informações mais recentes torna-se extremamente fácil.
   • Chega de filtrar planilhas para comentários e notas – o CRM oferece um recurso de bate-papo instintivo com opções para conversas privadas e em grupo.
   • Além disso, você pode deixar comentários diretamente na conta CRM do seu cliente, melhorando a comunicação e a colaboração dentro de sua equipe.     
5. Painéis de relatórios para obter insights
   • Já se foi o tempo em que era necessário lidar com a entrada de dados em planilhas e depender de especialistas em tecnologia para a criação de relatórios.
   • O CRM simplifica o processo – apenas alguns cliques e você tem acesso a relatórios em tempo real e facilmente filtrados.
   • Agora não há necessidade de análise manual; este software interpreta os dados e destaca áreas de melhoria, algo que o Excel não consegue igualar.     
6. Gerenciamento aprimorado de leads
   • As planilhas limitam a quantidade de informações que você pode colocar em uma célula, representando um desafio para as empresas que tentam resumir os dados.
   • Mas o CRM vem em socorro, permitindo que as empresas não apenas registrem os detalhes dos clientes, mas também façam anotações completas conforme necessário. Esse recurso permite melhor organização e gerenciamento das informações dos leads.     
7. Automação de Tarefas de Rotina
   • CRM é uma mudança significativa que libera você do esforço de tarefas repetitivas por meio de automação contínua.
   • Com a integração da IA, as interações nas redes sociais e as tarefas dos aplicativos de mensagens, incluindo chatbots, são simplificadas, reduzindo o risco de erros humanos.
   • Por outro lado, o Excel exige esforço manual – um processo incontrolável e demorado que requer uma verificação manual cuidadosa de erros.     
8. Integração de Terceiros
   • O software CRM integra-se perfeitamente com diferentes aplicativos de negócios, incluindo mídias sociais e e-mails.
   • Ele recupera facilmente dados de clientes dessas plataformas, armazenando-os com segurança na nuvem. Os membros da equipe podem pesquisar contatos sem esforço, sem o incômodo de percorrer planilhas, economizando tempo e eliminando a necessidade de entrada manual de dados.

Além disso, leia: Comparando os 4 principais CRM para o sucesso de bancos de investimento

Excel vs CRM: uma comparação explícita

Excel e CRM se destacam como ferramentas populares para empresas. Embora cada um possua características distintas, seus propósitos e adequação para diferentes negócios precisam ser separados.

Para ilustrar por que o CRM pode superar o Excel para uma empresa em crescimento, descrevemos os principais pontos de comparação e fornecemos uma breve discussão sobre as diferenças entre os dois em cada ponto.

Excel:

• Os dados não são salvos com segurança.
• Mais esforços manuais implicam um maior risco de erro.
• É simples de manipular.
• Uma projeção de vendas é criada.

Customer Relationship Management:

• Logins seguros garantem que nenhum dado seja roubado.
• Não há manipulação, pois há menos intervenção manual.
• A projeção de vendas é calculada.

Agora, vamos compará-lo de várias maneiras:

Característica	Excel	CRM
Entrada de Dados	Entrada manual de dados	A automação é possível.
Armazenando Anexos	Não é possivel	Simples, com opção de conectá-los a contatos, negócios e oportunidades.
Gestão de dados	Fórmulas e tabelas dinâmicas	Acesso a todas as informações com um único clique.
História de Modificações	Disponível apenas através do Office 365	Cada registro/cartão de CRM é extremamente preciso e facilmente acessível.
Relatórios avançados	Somente dados manuais e limitados	Recurso automático de relatórios e análises para relatórios em trânsito.
Segurança e Personalização de Dados	Sem personalização, os dados geralmente são colocados localmente.	Interface totalmente customizável e segurança completa, na nuvem ou em servidores dedicados.
Integrações	Não possui integração com outros softwares empresariais.	Integração com diversos aplicativos como calendário, mailing, contatos e pacote de pagamentos.
Automação	Inaplicável	No seu painel, obtenha informações completas sobre seus leads, envie e-mails automatizados e ligue para eles.
Comunicação	Deve fazer upload de dados para várias ferramentas online	Conjunto de comunicação já construído.

1. Propósito:
   Quando se trata de organizar e analisar dados, o Excel assume a liderança com recursos como entrada de dados, classificação, filtragem e cálculos básicos. Em contraste, o CRM é projetado especialmente para gerenciar adequadamente as informações dos clientes, rastrear atividades de vendas e analisar dados dos clientes.     
2. Entrada de Dados:
   Uma grande limitação para empresas que dependem do Excel é a entrada manual de dados. Enquanto o software CRM agiliza processos com automação, integrando-se perfeitamente em diferentes aplicativos. Ele extrai facilmente dados relevantes de várias fontes, importa contatos, arquiva conversas de clientes e gerencia uma variedade de tarefas automatizadas.     
3. Rastreamento de comunicação:
   O Excel não consegue rastrear a comunicação com leads e clientes de forma eficaz. Até mesmo o registro de datas e horários de suas interações requer entrada manual de dados. E o software CRM é excelente no rastreamento de comunicação. As plataformas de CRM de qualidade oferecem recursos como registro de chamadas, integração de e-mail, rastreamento de chamadas móveis, rastreamento de SMS e muito mais, garantindo gerenciamento completo da comunicação.     
4. Valor de tempo e escalabilidade:
   Muitas vezes, o tempo é desperdiçado na entrada manual de dados e em tarefas repetitivas, criando ineficiências em vários processos. À medida que o seu negócio se expande e o relacionamento com os clientes se desenvolve, o Excel fica aquém, podendo causar oportunidades perdidas. Os CRMs oferecem maior escalabilidade, permitindo a identificação oportuna e a capitalização de oportunidades de upsell.     
5. Experiência e dinâmica de loja:
   A segmentação de dados padrão geralmente resulta em atraso na recuperação do histórico do cliente potencial/cliente, interrompendo o fluxo de comunicação e diminuindo a experiência do cliente. Os CRMs oferecem uma visão abrangente do envolvimento do cliente, permitindo acesso contínuo a comunicações atualizadas. Isso permite um fluxo de conversa mais tranquilo, melhorando a satisfação do cliente e desenvolvendo relacionamentos mais fortes. 
6. Documentos e Anexos:
   Os usuários do Excel enfrentam o desafio de armazenar anexos separadamente, necessitando alternar continuamente entre a planilha e outros aplicativos para referência. Por outro lado, as plataformas de CRM oferecem armazenamento integrado para diferentes arquivos e anexos, garantindo que tudo o que você precisa esteja prontamente disponível na plataforma, sem a necessidade de alternar entre aplicativos. 

Além disso, leia: Os principais aplicativos móveis de CRM para agilizar seus negócios

Alguns exemplos amplamente utilizados de CRM:

Embora o mercado de CRM seja competitivo, alguns nomes se destacam, como:

1) Força de vendas

Salesforce é um gigante da indústria de CRM. É bem conhecido por seu extenso conjunto de recursos e operações baseadas em nuvem.   

2)Microsoft Dynamics 365

O Microsoft Dynamics integra-se bem com outros produtos Microsoft e oferece funcionalidades abrangentes de CRM e ERP.

3) Hub Spot CRM

O HubSpot CRM é conhecido por sua interface intuitiva e recursos de integração. É particularmente popular entre organizações de pequeno e médio porte.

4) Zoho CRM

O Zoho CRM é elogiado por seu baixo custo e ampla gama de funcionalidades, tornando-o uma escolha popular para muitas pequenas empresas.

Além disso, leia: Um mergulho profundo no CRM colaborativo: exemplos e ferramentas de software

Por que o Excel não é uma opção viável para equipes de vendas em crescimento?

À medida que sua empresa cresce, planilhas tradicionais como o Excel apresentam limitações. Com o tempo, suas limitações tornam-se desafiadoras, se não impossíveis, de navegar. Se você está sofrendo com limites de planilhas, considere adotar um software CRM.

Ele fornece uma maneira mais eficaz de gerenciar clientes, clientes potenciais e dados financeiros, facilitando o compartilhamento contínuo entre equipes e aplicativos. Essas vantagens melhoram as vendas e a eficiência, aumentando seus resultados financeiros.

Além disso, leia: Comparação entre CRM e CMS: uma análise aprofundada de duas plataformas poderosas

Conclusão

O Excel pode ser popular entre as pequenas empresas, mas os CRMs são desenvolvidos especificamente para o gerenciamento eficaz dos dados do cliente, oferecendo uma infinidade de recursos e benefícios. Se você busca uma gestão eficiente do relacionamento com clientes e dos dados de vendas, opte por um CRM Acima de Excel vale a pena considerar. CRM os sistemas melhoram significativamente o desempenho dos negócios, automatizando tarefas e fornecendo informações em tempo real.

O software reúne dados e comunicações do cliente em um único banco de dados, fornecendo informações valiosas sobre os desejos e preferências do cliente. Esta estratégia simplificada permite um foco mais nítido na satisfação do cliente, permitindo uma colaboração mais eficiente e um acompanhamento proativo de problemas recorrentes.     

Para uma solução escalonável, livre de erros e descomplicada no gerenciamento de dados de clientes, um CRM intuitivo como Salesforce se destaca. Não só economiza tempo, mas também melhora o foco, aumenta a produtividade, ajuda na estratégia de vendas, garante a segurança dos dados e permite relatórios detalhados. Se você ainda não adotou um CRM, recomendamos fortemente que comece hoje. Embora o Excel seja adequado para uso pessoal, ele não consegue igualar o poder e os recursos de um CRM robusto.  

At Cinoteque, reconhecemos as limitações de ferramentas tradicionais como o Excel para atender a necessidades complexas de vendas. É por isso que aproveitamos CRMs avançados, como Salesforce e Microsoft Dynamics 365 para oferecer soluções abrangentes. Ao contrário do Excel, esses CRMs fornecem uma plataforma unificada para agilizar e aprimorar seus processos de vendas.

Do gerenciamento de leads ao rastreamento de oportunidades, nossa abordagem personalizada garante que todos os seus requisitos de vendas sejam atendidos de forma eficiente em um aplicativo único e integrado. Além disso, isso melhora sua experiência de negócios e libera potencial de crescimento de vendas.

Além disso, leia: CRM analítico: benefícios com as 10 melhores ferramentas de CRM analítico para 2023

FAQs (perguntas frequentes)

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