Automatizando processos manuais demorados, além de garantir a máxima transparência operacional, é a última tendência no mundo dos negócios nos últimos anos. Você pode notar essas modificações em quase todos os campos hoje, e até mesmo em setores governamentais também, enquanto esses avanços podem ser especialmente úteis no comércio eletrônico e no varejo.
A influência das despesas não gerenciadas nas equipes de finanças é tangível: números incorretos sobre gastos comprometidos, faturas imprevisíveis que podem sabotar o fluxo de caixa e até mesmo extrema imobilização de capital. Um bom sistema de compra automatizado pode gerenciar cada uma dessas questões. Ao mudar a experiência dos gerentes de negócios – dando acesso aos fornecedores certos e aprovações fáceis – as equipes financeiras terão total controle e visibilidade dos gastos supercomprometidos.
Ao considerar um sistema de compra automatizado, é importante entender os objetivos específicos dos diferentes stakeholders. Aprimorar o processo de compra – desde a obtenção dos melhores fornecedores a bordo até o ritmo de aprovação da compra – pois afeta todos os aspectos do negócio.
Entendendo os Processos de Compras
Concursos é uma função comercial vital de todos os negócios, independentemente do tipo ou tamanho do negócio. Esta função de aquisição é criada a partir de uma sequência de etapas que são conduzidas por uma organização para obter bens ou serviços, incluindo sourcing, compras, condições de negociação, rastreamento quando os suprimentos são recebidos e manutenção de registros, e tudo o que é necessário para atingir os objetivos de negócios e metas.
Reconhecendo e operando com os fornecedores mais adequados para adquirir bens ou serviços aos preços mais razoáveis e de boa qualidade é o principal objetivo da função de compras. Quando manuseado de forma eficiente e bem realizado, pode ajudar a aumentar a lucratividade do seu negócio.
A função de aquisição além disso, concentra-se no gerenciamento de riscos e conformidade, aprimorando o desempenho do fornecedor, reduzindo o tempo do ciclo de fornecimento e aprimorando a utilização do contrato.
Outras grandes áreas de foco da sistema automatizado de compras incluem adquirir uma compreensão completa dos requisitos de todas as unidades de negócios, mapear o fornecedor correto com o requisito, monitorar e avaliar o desempenho do fornecedor e negociar contratos para obter valor pelo dinheiro.
A tecnologia pode diminuir custos de aquisição e sobrecarga administrativa, automatizando e rastreando processos de aquisição. É essencial monitorar e avaliar constantemente o processo de procuração para melhorar quaisquer ineficiências ou pontos fracos.
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Benefícios de um sistema de compras automatizadas
A processo de compras automatizado requer muito esforço manual, pois as empresas dedicam recursos para descobrir e obter serviços, bens ou trabalho de fontes externas.
Esses acordos precisam de atenção adicional, como: termos que precisam ser acordados, contratos a serem retirados, etc. E esses contratos são tratados durante toda a vida do fornecedor/fabricante relacionamento.
Felizmente, as ferramentas modernas permitiram que os fabricantes transferissem várias dessas tarefas manuais para soluções de automação de compras. O avanço do processo de aquisição resultante libera recursos internos valiosos para a tomada de decisões críticas de negócios e outros esforços de estratégia.
então, automatizando o processo de compras em sua organização tem muitos benefícios, alguns dos mais significativos são definidos abaixo:
1) Custo reduzido
Gerenciamento automatizado de compras diminui os esforços manuais e papelada. Com uma maior capacidade de alcançar um número maior de fornecedores, calcular as necessidades de fornecimento e gerenciar contratos com competência, a principal vantagem de uma função de aquisição automatizada são os custos mais baixos.
E todas as solicitações de compras exigem aprovações, por isso oferece aos gerentes a chance de garantir se a despesa é essencial ou não. Isso resulta em uma diminuição substancial nos custos organizacionais e as redundâncias também são eliminadas, o que aumenta ainda mais a eficiência.
2) Fluxo de processo simplificado
O primeiro efeito perceptível de simplificação de processos de automação. Todo o processo aqui se torna completamente prático com a automação, desde o preenchimento dos formulários até o encaminhamento de solicitações para as pessoas certas no processo e solicitando que as partes interessadas concluam sua parte. Não há mais atrasos ou requisições esquecidas de formulários perdidos.
Intervenção humana minimizada, apenas onde não é necessária e reservada para tarefas onde é necessário. O processo de aquisição automatizado começa então a funcionar como um relógio.
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3) Visibilidade melhorada
Ao automatizar qualquer processo, você abre caminho para uma melhor visibilidade do processo. Quando todas as informações de uma compra estão em um único local, o rastreamento de pedidos se torna muito mais gerenciável.
Além disso, os painéis personalizáveis permitem que você verifique vários processos de aquisição de uma só vez para reconhecer e resolver quaisquer erros ou gargalos em tempo real.
Além disso, os dados coletados fornecem maior transparência e clareza em sua cadeia de suprimentos, fornecendo uma avaliação mais aprofundada da saúde geral de sua cadeia de suprimentos.
4) Menos risco
A lista de riscos para a cadeia de suprimentos cresce a cada dia. Embora com uma visibilidade mais excelente vem a consciência aprimorada de sua ambiente de compras. Uma função de aquisição automatizada permite prever de onde o próximo risco pode vir e treinar adequadamente.
Os dados disponíveis de uma cadeia de suprimentos automatizada permitem determinar mais rapidamente os gastos de alto risco e a concentração arriscada de fornecedores. Usando esse insight, você pode reduzir o risco do processo de aquisição fornecendo fontes alternativas.
5) Eficiência maximizada
Automatizando do função de aquisição tem muitas vantagens, o processo de pedido é acelerado ao automatizar a função de aquisição, o que significa que os prazos são mais curtos e a eficiência aumenta significativamente.
Além disso, a automação permite que os gerentes posicionem os membros da equipe nas áreas em que são mais necessários, em vez de atribuir a eles as tarefas diárias de baixa prioridade que são facilmente gerenciadas pela automação. Ele ainda melhora a comunicação com as partes interessadas internas e fornecedores.
6) Remova os gargalos de aprovação e evite atrasos nas faturas e pagamentos duplicados
A sistema de compras que depende de muitas intervenções manuais e e-mails e planilhas está sujeito a mais erros humanos e outros riscos associados. À medida que as pessoas tentam fazer as coisas do seu jeito, mesmo ignorando políticas e procedimentos para reduzir os ciclos de compra.
Por outro lado, uma adequada ferramenta de e-procurement aborda esses riscos de investimento com responsabilidade implementada e acessibilidade baseada em funções, protegendo informações confidenciais e limitando informações confidenciais às partes interessadas relevantes, mantendo o ciclo de aquisição avançando.
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Quais recursos você deve observar no software de aquisição automatizada?
Hoje, há um grande número de ferramentas no mercado. Mas é essencial entender o que você precisa. Aqui estão as principais coisas a considerar antes de comprar qualquer software de compras:
1) Automação
Este é o principal significado das ferramentas de negócios modernas. Eles simplesmente não valem o seu tempo se não puderem tirar alguns dos trabalhos mais monótonos de suas mãos. Sua sistema de compras automatizado deve automatizar fluxos de trabalho para:
- Melhorar a precisão
- Reduzir erro humano
- Libere tempo valioso para se concentrar em iniciativas mais estratégicas
- Acelere os tempos do ciclo de compras
A automação de compras precisa ter um fluxo de trabalho para gerenciar pedidos de compra, obter aprovações de executivos e gerentes e um rastreamento fácil que evite a necessidade de entrada de dados.
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2) Implementação rápida e flexível com uma interface fácil de usar
A implementação de algumas plataformas de aquisição pode levar vários meses ou até anos para uma implantação bem-sucedida.
Você deve escolher uma solução de aquisição em nuvem robusta, porém ágil, para evitar essa lentidão na obtenção de valor e na implantação.
Uma interface fácil de usar é muito importante, pois o tempo e o dinheiro gastos em treinamento ou adaptação de sua equipe a uma plataforma excessivamente complicada nunca podem ser recuperados.
O software de aquisição deve ser fácil de usar, escolha uma plataforma que forneça simplicidade, mobilidade e se integre perfeitamente às suas operações existentes.
3) Acompanhamento de aprovação e fluxos de trabalho
Software de compras deve incorporar regras sobre quem pode gastar e com o quê. Se for um executivo ou gerente, não há necessidade de fazer perguntas.
Mas quando o funcionário intermediário faz um pedido de compra, o gerente deve ser informado (automaticamente) e deve ser obrigado a aprovar antes do adiantamento do pedido.
Além disso, os fluxos de trabalho precisam ser automatizados, sem intervenção manual do usuário final e escalonamento em vários níveis.
Com um sistema de fluxo de trabalho de aprovação automatizado, você se torna capaz de diminuir drasticamente o tempo necessário para aprovar solicitações de compra e mitigar riscos ao longo do procedimento de aprovação.
4) Inteligência de negócios e visibilidade
O objetivo principal das implantações de e-procurement é adquirir visibilidade dos gastos por categoria de gastos.
A capacidade de analisar e relatar dados históricos e em tempo real é a chave para entender como sua empresa expande o dinheiro e onde cortar custos.
Isso torna a inteligência de negócios um atributo de software de aquisição fundamental para você buscar em sua solução.
5) Integrações perfeitas
Você deve escolher um software de e-procurement que complemente e expanda as soluções contábeis ou o ERP na nuvem ou no local, para obter eficiência completa do processo de compra ao pagamento. Além disso, seu software de e-procurement de preferência deve fornecer integrações com sistemas financeiros, garantindo precisão e eficiência do processo.
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Automação nos negócios – Por que a automação é fundamental
Hoje, sistema de compra automatizado automatizar vários processos de gestão de um restaurante ou loja ou qualquer outro negócio. Prevê-se um avanço adicional na tecnologia POS em 2022, com os vendedores de POS concentrando-se no comércio eletrônico e em outros negócios, com pagamentos sem contato.
A pandemia de coronavírus mudou o comportamento e os padrões de compras para sempre. Clientes em todo o mundo estão confortáveis comprando online, e os varejistas não têm outra opção a não ser se adaptar a essas mudanças. acordo.
A seguir, são mencionadas algumas das principais tendências que moldarão a transformação digital:
- Desenvolvimento de uma cultura pronta para o digital.
- A inovação será democratizada.
- Os negócios serão compostos para maior agilidade e velocidade de execução.
- A segurança da API assumirá uma importância mais significativa.
- Os microsserviços serão aproveitados para ajudar a uma maior inovação.
- A capacidade de desbloquear e usar dados determinará o crescimento e o desenvolvimento organizacional.
Concursos tornou-se a chave para mitigar possíveis efeitos negativos em seu negócio, especialmente nas atuais condições econômicas, pois a terceirização de serviços e produtos se torna essencial para o sucesso.
As equipes de compras dependem de processos baseados em papel ou sistemas obsoletos que não estão abertos a mudanças. Usando esses sistemas, torna-se impossível obter informações sobre os milhares de fornecedores com os quais trabalham e avaliar a continuidade dos negócios.
Portanto, automatizar o processo de aquisição é uma maneira prática de ajudar uma função crucial de negócios a trabalhar com mais eficiência.
As tecnologias digitais podem ajudar as compras a melhorar a colaboração e o envolvimento ao longo de toda a cadeia de valor de compras, que inclui planejamento, gerenciamento de contratos, fornecimento, controle de pagamentos, entrega de pedidos e gerenciamento de fornecedores.
Alguns benefícios que a transformação digital inclui são:
- Fazer com que suas equipes colaborem com mais eficiência ao mesmo tempo em que acaba com os silos de informações.
- Erradicar centenas de e-mails e planilhas.
- Construindo um processo de aprovação mais rápido, reduzindo os processos de compra e os ciclos de aprovação de ponta a ponta.
- Eliminando erros humanos.
- Automatização de tarefas manuais que economizam tempo dos funcionários.
- Manter e fortalecer o relacionamento com os fornecedores.
- Melhorar a experiência do usuário de todas as partes interessadas.
Além disso, leia: Procurement Cloud e outro sistema de pedidos de compra baseado em nuvem - Visão geral do negócio
Conclusão
Preparar o seu negócio para o futuro significa implementar sistema automatizado de compras que pode durar muito além das armadilhas dos avanços tecnológicos. Processos de compra modernos ajudam a garantir que a empresa obtenha o que precisa, pelo preço mais adequado, dentro do orçamento, em boas condições e sem qualquer má conduta.
Há uma conexão proeminente entre sustentabilidade financeira e gerenciamento de pedidos de compra. A aquisição eficaz provou fazer a diferença entre um negócio que alcança um sucesso notável e um colapso total.
Um sistema de compras totalmente funcional permitirá que você corte custos, melhore as relações comprador-fornecedor, tome decisões mais lucrativas baseadas em dados, melhore o desempenho geral e expanda seus negócios.
Essas vantagens e outras são obrigatórias para as empresas que desejam crescer até 2022 e além.
Portanto, seja você uma empresa de comércio eletrônico com grande rotatividade de estoque, uma empresa de tecnologia operando inúmeras faturas de diferentes fornecedores ou simplesmente uma empresa que precisa de ajuda para manter seus pagamentos em ordem, um sistema de compra automatizado pode ser exatamente o que você precisa.
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Perguntas frequentes (Perguntas frequentes)
Quase todos os negócios exigem algum método para receber e processar pagamentos de consumidores, e sistemas POS permitir que as empresas façam isso com eficiência e muito mais. No entanto, as indústrias mais comuns que utilizam sistemas POS são empresas voltadas para o cliente, como varejo, restaurante, etc.
Um sistema POS torna a experiência de checkout mais simples e rápida para você e seus consumidores. Assim que você começa a vender bens ou serviços pessoalmente, seu negócio requer um sistema de PDV, por menor que seja sua operação, este sistema reduz o tempo necessário para efetivar uma venda e reduz erros humanos, como erros de cálculo. Além disso, relatórios em tempo real fornecem informações sobre quais itens são seus melhores e piores vendedores.
Existem três tipos de sistemas POS. O sistema certo para você depende do tipo de negócio que você está executando. Aqui estão suas três opções:
i) Sistemas POS baseados em nuvem - Os sistemas Cloud POS são descomplicados de usar, você pode usá-los com um dispositivo móvel ou tablet. Esses sistemas são populares entre donos de restaurantes e comerciantes. Aqui tudo é armazenado online, e esses sistemas tendem a custar menos do que os outros tipos de sistemas POS.
ii) Sistemas POS baseados em servidor – Com sistemas baseados em servidor, o software é instalado em um servidor localizado no local. Você é responsável por instalar, manter e proteger o sistema, bem como fazer backup dos dados. Tudo isso pode custar caro.
iii) Sistemas híbridos de POS – Um sistema POS híbrido oferece uma combinação dos dois tipos de sistemas POS: sistemas POS baseados em nuvem e baseados em servidor. Um sistema POS híbrido utiliza um servidor local, enquanto o backup dos dados é feito na nuvem. Isso significa que, se a internet falhar, não haverá interrupção no seu negócio. Você ainda pode continuar a vender itens.
O sistema POS mais barato para integrar são os sistemas baseados em nuvem, porque eles são simplesmente plugados e reproduzidos – tudo o que você precisa fazer é conectar-se à Internet e baixar um aplicativo. Você não precisa comprar, configurar e manter um servidor.
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