Intégration Salesforce SharePoint – Comment aide-t-elle à maximiser la valeur des deux systèmes ?

10 décembre 2021

10 décembre 2021

Nitin Dangwal

Intégration Salesforce SharePoint – Comment aide-t-elle à maximiser la valeur des deux systèmes ?

Salesforce est une plate-forme CRM qui fournit un large éventail de fonctionnalités aux employés et aux clients d'une entreprise. Il s'agit d'une plate-forme CRM basée sur le cloud qui optimise les services de vente, de marketing et de service d'une entreprise en fournissant des fonctionnalités et des fonctionnalités de pointe telles que : 

• Automatisation du workflow
• Gestion des leads et contacts 
• Analyse Einstein 
• Tableaux de bord 
• Gestion des partenaires et des canaux 
• Synchronisation et partage de fichiers, par exemple, sur tous les canaux

Concentrons-nous sur la synchronisation et le partage de fichiers dans ce blog. 

Qu'est-ce que la synchronisation et le partage de fichiers ? 

La synchronisation et le partage de fichiers impliquent l'échange de fichiers, documents, images, vidéos entre employés, clients ou partenaires commerciaux. Les systèmes de synchronisation et de partage d'entreprise, dans notre cas Salesforce, fournissent une plate-forme pour synchroniser et partager des données sur plusieurs appareils. Les données peuvent être enregistrées sur le cloud et accessibles de n'importe où, garantissant une collaboration externe et interne. 

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Comment Salesforce gère-t-il la collaboration et la gestion des documents ? 

Collaboration 

Salesforce Chatter est un outil de collaboration gratuit pour dialoguer avec vos employés et clients en temps réel ; c'est plus comme Facebook ou Twitter mais exclusif à votre organisation. Avec Chatter, les employés peuvent créer des profils personnels, des groupes publics et privés pour échanger des publications, des images et les autres membres du groupe peuvent commenter et aimer ces publications. 

Gestion de la documentation 

Avec plusieurs processus métier en cours d'exécution, une organisation génère une pléthore de fichiers, et ces fichiers doivent être accessibles à tout le monde à tout moment. Salesforce dispose de plusieurs systèmes de gestion de documents natifs tels que : 

1. Fichiers Accueil

2. Contenu CRM Salesforce

3. Connaissance de la force de vente 

4. Onglet Documents

5. Pièces jointes

Mais il existe une limitation au système de gestion de documents et de collaboration fourni par Salesforce. 

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Quelles sont ces limites ? Jetons un coup d'oeil à eux

Pour la gestion des documents, l'espace de stockage des fichiers est de la plus haute importance ; Salesforce étant la plate-forme CRM n°1, a encore de nombreuses limitations lorsqu'il s'agit de fournir de vastes installations de stockage à ses utilisateurs. 

Quand je dis espace de stockage de fichiers, je veux dire l'espace réservé au stockage de fichiers Salesforce importants tels que les pièces jointes, Fichiers d'accueil, CRM Salesforce Contenu, onglet Documents, fichiers Chatter (y compris les photos des utilisateurs), fichiers personnalisés sur les articles de la base de connaissances et autres ressources. 

Il y a une limite de moins de 10 Go d'espace pour le stockage de fichiers principal, ainsi que des restrictions sur les fichiers et pièces jointes Salesforce qui peuvent être stockés dans le stockage de fichiers principal de la plate-forme Salesforce. 

Les limites de stockage pour différentes fonctionnalités dans Salesforce Classic et Lightning Experience sont indiquées ci-dessous. 

CARACTÉRISTIQUES	LIMIT
FICHIERS SALESFORCE	2 GB
ACCESSOIRES	2 Go (Lightning) & 25 Mo (Classique)
DÉMATÉRIALISÉS	5 MB
PIÈCES JOINTES DE SALESFORCE KNOWLEDGE	5 MB
CHAT	5 MB
CONTENU SALESFORCE CRM	2 GB
COURRIEL, MESSAGES AVEC PIÈCES JOINTES	25 MB

Sur la base du tableau ci-dessus, vous pouvez facilement conclure que l'espace disponible est étonnamment limité. 

Venons-en maintenant à l'outil de collaboration par défaut Chatter, bien que Chatter facilite les collaborations entre les employés et les utilisateurs, il comporte toujours des restrictions selon lesquelles seuls les utilisateurs payants ont accès à ses fonctionnalités complètes, telles que l'accès aux enregistrements Salesforce ou la modification des documents. Cette fonctionnalité a également un accès restreint aux informations, même pour leurs clients et partenaires où ils ne peuvent pas afficher les calendriers, les bibliothèques de contenu, les contacts, les événements et les sujets en tant qu'utilisateurs gratuits. 

L'entreprise doit soit acheter plus de licences cloud Salesforce afin que tous ses employés aient un accès complet aux fonctionnalités de Chatter, soit opter pour des licences de démarrage de la plate-forme Salesforce Lightning qui donnent aux utilisateurs un accès complet à toutes les fonctionnalités de Chatter. Ces licences commencent à partir d'une fourchette de prix d'environ 25 $ par mois et par utilisateur. 

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Vous pouvez toujours gérer efficacement la gestion des documents et faciliter la collaboration à l'aide des outils natifs de Salesforce. 

Mais est-ce faisable ? Est-ce rentable? Est-il employé et convivial ?

La réponse est clairement non !

Les capacités de stockage limitées signifient que les fichiers doivent être constamment supprimés ou déplacés vers un système de stockage externe pour faire de la place pour les fichiers entrants. Les capacités limitées de l'outil de discussion signifient débourser plus d'argent pour bénéficier des licences permettant un accès complet. 

La meilleure solution serait d'utiliser Salesforce comme plateforme CRM exclusive et d'adopter une plateforme différente pour gérer la documentation et les collaborations.

Une telle plate-forme qui aide à fonctionner comme une plate-forme de collaboration d'entreprise est Microsoft SharePoint. 

Petites et grandes organisations génèrent des tonnes de contenu sous différentes formes : contrats, e-mails, feuilles de calcul, pdf, photos, fichiers texte, vidéos, factures, enregistrements, CV, supports marketing, présentations clients et argumentaires de vente.  

Bien que la création de ce contenu puisse être facile, son organisation est une tâche ardue. Néanmoins, avec un système de gestion de contenu d'entreprise efficace comme SharePoint, vous pouvez facilement organiser et gérer le contenu généré tout au long de son cycle de vie. 

Il s'agit d'une plate-forme de collaboration intranet basée sur le Web offrant une gestion de contenu, une collaboration de flux de travail, des fonctionnalités de partage sécurisé et bien d'autres. Ces fonctionnalités sont accessibles de n'importe où sur une gamme d'appareils. 

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Avantages de l'intégration de SharePoint avec Salesforce

L'intégration de la meilleure plate-forme CRM telle que Salesforce à une plate-forme de collaboration flexible et riche en fonctionnalités telle que SharePoint permet aux organisations de maximiser la valeur de ces deux systèmes ; Voyons comment la magie opère. 

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Rentable 

Comme cela nécessite l'achat de licences coûteuses, le stockage de fichiers exclusivement sur Salesforce peut être assez coûteux, tandis que l'utilisation d'un outil de collaboration basé sur SharePoint permet une collaboration plus rentable entre les grandes équipes. 

Collaboration à grande échelle 

Intégrations Salesforce SharePoint permettent le stockage de grandes quantités de fichiers et la collaboration en temps réel et l'édition hors ligne. Environ 1 To d'espace de stockage est disponible par organisation, avec 0.5 Go supplémentaire par utilisateur sous licence. Avec SharePoint, la gestion de documents et les collaborations à grande échelle se produisent rapidement, éliminant les contraintes liées à l'utilisation de Salesforce pour le stockage. 

Contrôle de version des documents 

 La gestion des versions fournit un filet de sécurité aux utilisateurs en les aidant à conserver un historique de tout changement ou erreur pouvant survenir dans les documents. Les documents provenant de Salesforce sont automatiquement versionnés via SharePoint, ce qui vous donne un meilleur contrôle sur la documentation que vos clients et partenaires voient. 

meilleure efficacité 

La fonctionnalité SharePoint est directement intégrée à la plate-forme Salesforce, permettant une expérience utilisateur transparente lorsqu'il accède au compte, à l'opportunité, aux pages de contact, etc. 

Sécurité accrue 

Avec Intégrations Salesforce SharePoint, lorsqu'un utilisateur se connecte avec ses identifiants SharePoint, il ne peut afficher et accéder qu'aux fichiers et contenus hébergés par SharePoint et non à tout le contenu disponible sur Salesforce, améliorant ainsi la sécurité de la plateforme Salesforce.

Gestion des connaissances 

Dans SharePoint, les employés et les clients peuvent accéder aux connaissances en temps réel via des articles, des promotions, des extraits de nouvelles, etc. Les connaissances Salesforce sont accessibles aux employés pour le partage des connaissances, mais l'accès client n'est possible que via un portail client qui complète les connaissances Salesforce. L'itinéraire Salesforce pour fournir des connaissances peut être plus coûteux à long terme, en raison des frais de licence utilisateur plus élevés. 

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Conclusion 

Intégration de Salesforce SharePoint est possible en utilisant Salesforce Connect, des applications d'intégration prêtes à l'emploi de Salesforce AppExchange, ou une application d'intégration personnalisée. En intégrant Salesforce et SharePoint, vous pouvez établir une communication fluide et un échange de connaissances aisé entre tous les départements de votre organisation en exploitant de manière égale toutes les fonctionnalités offertes par ces deux plates-formes. 

Il s'agit d'une procédure fiable, fluide et rentable qui peut aider votre entreprise à générer de la valeur et à prospérer. 

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