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Optimisation des licences alesforce

Guide ultime de l'optimisation des licences Salesforce : réduisez les coûts et maximisez le retour sur investissement

By Nitin Dangwal / 1 décembre 2023

1 décembre 2023
Guide ultime de l'optimisation des licences Salesforce : réduisez les coûts et maximisez le retour sur investissement

Avec l'adoption croissante de Salesforce dans les organisations de toutes tailles, la gestion des licences et des coûts Salesforce est devenue une tâche cruciale. Les licences Salesforce représentent une part importante du coût total de possession de Salesforce. Selon une étude, près de 37 % des entreprises admettent dépenser trop pour Salesforce en achetant plus de licences que nécessaire. 

Dans cet article de blog, nous discuterons des stratégies efficaces qui peuvent vous aider à optimiser vos licences Salesforce et à réaliser des économies allant jusqu'à 30 %. Certaines des stratégies clés que nous aborderons incluent la consolidation de plusieurs organisations, l'identification et la suppression des utilisateurs inactifs, l'alignement des licences utilisateur sur l'utilisation réelle et l'utilisation d'outils de configuration pour suivre automatiquement l'utilisation des licences.

La mise en œuvre de ces stratégies nécessite un certain effort au départ, mais peut générer d’excellents rendements à long terme. Les économies réalisées peuvent être investies dans l’achat de capacités supplémentaires, la formation des employés ou le financement d’innovations. Avec une approche bien définie de l'optimisation des licences Salesforce, vous pouvez vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre investissement en utilisant cette puissante plateforme. Alors, commençons!

Qu’est-ce que l’optimisation des licences Salesforce et pourquoi est-elle requise ?

L'optimisation des licences Salesforce fait référence à la pratique consistant à gérer en permanence vos licences utilisateur Salesforce pour les aligner sur les besoins actuels de votre entreprise et réduire les coûts globaux de licences. 

À mesure que les entreprises grandissent et évoluent, les modèles d’utilisation de Salesforce et les exigences des utilisateurs fluctuent également. Cependant, les achats, renouvellements et attributions de licences Salesforce se font souvent dans des équipes cloisonnées sans surveillance centralisée. Au fil du temps, cela entraîne un surachat, un sous-achat et une allocation inefficace des licences Salesforce. 

Comment réduire les coûts d’abonnement à Salesforce et mieux utiliser votre contrat ?

Réduire les coûts d’abonnement à Salesforce et augmenter la valeur de votre contrat peuvent être obtenus grâce à plusieurs approches stratégiques. Voici quelques approches efficaces pour y parvenir : 

  1. Audit de licence régulier :
    Réalisez un audit approfondi de vos licences Salesforce pour identifier les abonnements sous-utilisés ou inutiles. Cela implique d'analyser l'activité des utilisateurs et d'aligner les types de licences sur les besoins réels des utilisateurs. En dimensionnant correctement les licences, vous pouvez éliminer les coûts inutiles. 
  2. Négocier avec Salesforce :
    Engagez des négociations avec Salesforce pour explorer les opportunités de meilleurs prix ou de conditions contractuelles plus favorables. Cela peut impliquer de consolider les licences, d'ajuster les niveaux d'abonnement ou de discuter de structures tarifaires alternatives en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. 
  3. Utiliser les fonctionnalités disponibles :
    Assurez-vous que votre organisation utilise pleinement les fonctionnalités et capacités incluses dans votre abonnement Salesforce. Cela peut impliquer de fournir une formation aux utilisateurs pour maximiser leur maîtrise de la plateforme et tirer parti de tout son potentiel. 
  4. Optimisez l'accès et les autorisations des utilisateurs :
    Rationalisez l’accès et les autorisations des utilisateurs pour les aligner sur les exigences de l’entreprise. En garantissant que les utilisateurs disposent du niveau d'accès approprié en fonction de leurs rôles, vous pouvez potentiellement réduire le nombre de licences plus coûteuses nécessaires. 
  5. Restez informé des mises à jour et des modifications :
    Tenez-vous au courant des mises à jour de Salesforce, des nouvelles fonctionnalités et des modifications apportées aux modèles de licence. Comprendre ces mises à jour peut vous aider à prendre des décisions éclairées concernant votre abonnement et à profiter de nouvelles opportunités d'optimisation des coûts. 

Aussi, lisez: Salesforce Consumer Goods Cloud : le guide ultime pour les entreprises de biens de consommation

Types de licences Salesforce :

Salesforce propose une variété de licences pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et cas d'utilisation. Certains des principaux types de licences incluent : 

  • Plateforme Salesforce - Pour les utilisateurs qui ont besoin d'accéder à des applications personnalisées mais pas aux fonctionnalités CRM standard. 
  • Salesforce CRM - Pour les utilisateurs des ventes, du service et du marketing.  
  • Plateforme Salesforce One - Fournit un accès à des applications personnalisées ainsi qu'à CRM. 
  • Développeurs de plateforme Salesforce - Pour que les développeurs créent et testent des applications personnalisées. 
  • Espace de travail/plateforme Salesforce - Conçu pour les clients, partenaires et employés qui ont besoin d'accéder à des applications personnalisées. 

Quelles sont les fonctionnalités et les limitations de chaque licence ? 

Les licences diffèrent considérablement en termes de fonctionnalités Salesforce auxquelles elles donnent accès. Par exemple, la licence Salesforce CRM permet d'accéder aux fonctionnalités CRM clés pour gérer le pipeline des ventes, contacter les prospects et les opportunités, les outils de productivité pour l'intégration des e-mails et du calendrier, etc.  

En revanche, la licence Platform, moins chère, n’inclut aucune fonctionnalité CRM standard. La licence Platform est idéale pour les utilisateurs qui ont uniquement besoin d'accéder à des applications personnalisées. Certaines limitations clés sont l'absence d'accès aux pistes, opportunités, campagnes et autres objets standard. 

Comprendre ces distinctions pour les différents types de licences est très important pour un approvisionnement optimal des licences. L'attribution de licences alignées sur les besoins réels des utilisateurs entraîne une réduction des coûts de licence. 

Comment identifier les licences inutiles ?

Pour identifier les licences inutiles, il est essentiel de comprendre quelques scénarios courants dans lesquels des licences inutiles sont achetées, tels que : 

  • Attribution d'une licence Salesforce CRM aux membres de l'équipe informatique qui accèdent uniquement à la console Service Cloud pour les tickets de support. 
  • Fournir un accès au portail partenaire personnalisé via des licences CRM coûteuses, par opposition aux licences de plateforme. 
  • Laisser les licences attribuées aux ex-salariés qui n’ont plus besoin d’y accéder. 

Administrateurs Salesforce certifiés devrait procéder à des examens périodiques des licences d'utilisation et identifier les cas d'utilisation dans lesquels la plate-forme ou d'autres licences moins chères pourraient répondre aux exigences. La mise en œuvre du SSO dans les applications peut également aider à corréler l’attribution des licences aux modèles d’accès aux applications. 

En évitant les licences de matériel en étagère qui sont payées mais non utilisées, les entreprises peuvent réaliser d'importantes économies. 

Évaluation de l'utilisation actuelle 

Audit de l'utilisation actuelle des licences Salesforce. 

La première étape vers l’optimisation des licences Salesforce consiste à effectuer un audit approfondi de vos licences Salesforce actuelles. Cela implique de créer une liste principale de toutes les licences Salesforce actives et de vérifier les éléments suivants pour chacune : 

  • Type de licence et produits/fonctionnalités associés. 
  • Le profil utilisateur auquel la licence est attribuée. 
  • Département et rôle de l'employé pour lequel la licence est prévue. 
  • Date à laquelle la licence a été provisionnée pour la première fois. 
  • Toute activité ou connexion récente au cours des 3 à 6 derniers mois. 

La capture de ces données offre une visibilité sur plusieurs licences achetées, leur répartition entre les fonctions et les licences de étagères potentielles attribuées à des utilisateurs inactifs ou à des services n'utilisant pas activement Salesforce. 

Analyse de l'activité et de l'engagement des utilisateurs 

En plus d'auditer l'utilisation des licences, les administrateurs Salesforce doivent tirer parti des rapports et des analyses pour déterminer le degré d'activité des utilisateurs avec Salesforce. Certaines mesures clés à analyser par utilisateur de licence incluent : 

  • Nombre de connexions mensuelles. 
  • Objets et enregistrements récemment consultés/modifiés. 
  • Tendances d'utilisation au fil du temps. 
  • Adoption de fonctionnalités clés telles que les campagnes, les requêtes et les rapports. 

En superposant les mesures d'activité aux données d'audit de licence, vous pouvez déterminer les rétrogradations ou les suppressions potentielles de licence pour les utilisateurs peu actifs. 

Identifier les licences sous-utilisées 

La corrélation des points de données capturés lors de l'audit de licence et de l'analyse d'activité mettra en évidence les poches de sur-licence et de sous-utilisation dans votre environnement Salesforce. 

Voici quelques exemples courants : 

  • Licences Shelfware attribuées à d'anciens salariés ou chefs de service.
  • Surprovisionner des licences CRM standard au lieu de licences de plateforme moins chères.
  • Achat de packs de licences complémentaires en gros en raison de demandes internes non officielles.
  • Rationaliser ces licences sous-utilisées en les réattribuant ou en les supprimant présente une opportunité de générer des économies de coûts tangibles.

Aussi, lisez: Guide de mise en œuvre de Salesforce B2C Commerce Cloud

Comment mettre en œuvre les meilleures pratiques pour l’optimisation des licences Salesforce ?

  1. Licences adaptées aux utilisateurs:

Le dimensionnement adéquat des licences pour les utilisateurs est un aspect crucial de l’optimisation des licences Salesforce. Cela implique d’aligner les caractéristiques et fonctionnalités fournies par une licence avec les besoins réels et les modèles d’utilisation des utilisateurs individuels.

En adaptant le bon type de licence aux besoins spécifiques de chaque utilisateur, les organisations peuvent éviter le surprovisionnement et réduire les coûts inutiles. Cette pratique garantit que les utilisateurs ont accès aux outils dont ils ont besoin sans payer pour des fonctionnalités qu'ils n'utilisent pas. 

  1. Utiliser efficacement la hiérarchie des rôles 

L'utilisation efficace de la hiérarchie des rôles est essentielle pour gérer l'accès et les autorisations des utilisateurs dans Salesforce. En établissant une hiérarchie de rôles claire et logique, les organisations peuvent contrôler la visibilité des données, l'accès aux enregistrements et l'expérience utilisateur globale.

Cela améliore non seulement la sécurité et l'intégrité des données, mais rationalise également l'expérience utilisateur en donnant accès aux bonnes informations aux bons utilisateurs et au bon moment. 

  1. Rationalisation de l'accès et des autorisations des utilisateurs 

La rationalisation de l'accès et des autorisations des utilisateurs implique de gérer soigneusement les niveaux d'accès accordés aux différents utilisateurs en fonction de leurs rôles et responsabilités.

En définissant des niveaux d'accès et des autorisations clairs, les organisations peuvent garantir que les utilisateurs disposent d'un accès approprié aux données et aux fonctionnalités de Salesforce, favorisant ainsi l'efficacité, la sécurité et le respect des réglementations en matière de protection des données. 

Mise en place d'outils de suivi est essentiel pour une optimisation efficace des licences Salesforce. Ces outils peuvent aider les organisations à suivre l'utilisation des licences, à identifier les licences sous-utilisées et à surveiller l'activité des utilisateurs pour garantir que les licences sont utilisées efficacement.

Salesforce Optimizer est l'un de ces outils qui peut aider les organisations à comprendre l'utilisation des fonctionnalités et les autorisations, leur permettant ainsi d'optimiser leurs taux d'utilisation des licences Salesforce pour leurs utilisateurs. 

  1. Rapports réguliers sur l'utilisation des licences 

La création de rapports réguliers sur l'utilisation des licences est un autre aspect essentiel de l'optimisation des licences Salesforce. En générant régulièrement des rapports sur l'utilisation des licences, les organisations peuvent identifier les tendances, suivre les modèles d'utilisation et identifier les domaines dans lesquels les licences sont sous-utilisées.

Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour optimiser l'attribution des licences et garantir que les consommateurs ont accès aux outils dont ils ont besoin sans avoir à payer pour des services qu'ils n'utilisent pas. 

  1. Configuration d'alertes pour les problèmes potentiels 

La configuration d'alertes pour les problèmes potentiels est une autre bonne pratique pour l'optimisation des licences Salesforce. En configurant des alertes pour les seuils d'utilisation des licences, les organisations peuvent identifier de manière proactive les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes importants.

Par exemple, si un utilisateur approche de sa limite de licence, une alerte peut être déclenchée pour avertir l'administrateur, qui peut alors agir pour optimiser l'attribution des licences ou acheter des licences supplémentaires si nécessaire. 

A lire également: Salesforce pour la gestion immobilière : dévoilement des 10 meilleures solutions CRM

Négocier avec Salesforce

Comprendre les contrats de licence Salesforce : 

Familiarisez-vous avec les détails de vos contrats de licence Salesforce actuels, y compris les termes, conditions et toute limitation potentielle. Comprendre les spécificités de votre contrat vous donnera plus de pouvoir lors des négociations. 

Conseils pour une négociation réussie : 

  • Décrivez clairement les besoins et les objectifs de votre organisation aux représentants Salesforce. Communiquez tous les défis ou domaines dans lesquels vous souhaitez améliorer votre structure de licence actuelle. 
  • Mettez en valeur l'engagement de votre organisation envers la plateforme et son potentiel de croissance future, démontrant un état d'esprit de partenariat à long terme. 
  • Soyez prêt à discuter de données spécifiques sur l'utilisation, les besoins des utilisateurs et tout domaine dans lequel vous pensez que le modèle de licence actuel pourrait ne pas correspondre aux exigences de votre organisation. 

Explorer les opportunités de réduction : 

  • Renseignez-vous sur les opportunités de remise potentielles en fonction de facteurs tels que le volume de licences, les services supplémentaires ou les conditions contractuelles prolongées. 
  • Explorez la possibilité de regrouper des services ou des licences pour réaliser des économies. Salesforce peut proposer des remises pour des packages complets comprenant plusieurs services ou produits. 

Formation et Adoption

Il est essentiel d’aligner les parties prenantes internes sur l’intérêt de l’optimisation des licences Salesforce pour favoriser l’adoption. Certaines recommandations incluent : 

  • Informez les utilisateurs lors de l'intégration de la sélection de licences adaptées à leurs rôles. 
  • Créez des FAQ expliquant les types de licences et la manière dont l'utilisation est suivie. 
  • Formez les chefs d’équipe sur la façon de demander les niveaux de licence appropriés. 
  • Élaborer des politiques pour lancer des cas d’utilisation nécessitant des licences non standard. 

En favorisant une culture d’utilisation consciente de Salesforce, les équipes peuvent gérer conjointement une gestion efficace des licences. 

Promouvoir les meilleures pratiques au sein de l’organisation 

En plus des programmes de formation formels, les promotions via différents canaux renforcent continuellement les meilleures pratiques pour les utilisateurs : 

  • Les administrateurs Salesforce peuvent présenter les réussites d’optimisation dans les newsletters. 
  • Les assemblées publiques de leadership devraient mettre en évidence le retour sur investissement obtenu. 
  • Les réseaux sociaux internes peuvent présenter des exemples de licences adaptées. 

Cela crée une dynamique et une responsabilité à tous les niveaux pour maintenir une utilisation responsable. 

Encourager les commentaires des utilisateurs pour une amélioration continue 

Enfin, bénéficiez des retours réguliers des équipes métiers pour découvrir de nouvelles opportunités d’optimisation : 

  • Les commerciaux peuvent suggérer des modules complémentaires de produits sous-utilisés à supprimer. 
  • Les agents de service peuvent signaler les allocations de licences redondantes. 
  • Les analystes commerciaux ont une visibilité sur les tendances d’adoption. 

Cette contribution responsabilise les utilisateurs et les équipes de première ligne, resserre le cycle d'optimisation et maintient votre modèle de gestion des licences à jour. 

A lire également: Comment Salesforce Manufacturing Cloud révolutionne le secteur

Défis potentiels et solutions

L'optimisation des licences Salesforce peut présenter plusieurs défis pour les organisations. Les défis courants incluent l'identification des licences sous-utilisées, l'alignement des licences sur les besoins des utilisateurs et la gestion de la complexité des différents types de licences et fonctionnalités. 

1. Stratégies pour surmonter les défis 

Pour surmonter ces défis, les organisations peuvent mettre en œuvre des stratégies telles que la réalisation d'audits réguliers d'utilisation des licences, l'exploitation d'outils de surveillance pour suivre l'utilisation et le dimensionnement adéquat des licences pour les utilisateurs en fonction de leurs besoins spécifiques.

De plus, une utilisation efficace de la hiérarchie des rôles et la rationalisation de l'accès et des autorisations des utilisateurs peuvent résoudre de nombreux défis associés à l'optimisation des licences Salesforce. 

2. Amélioration continue pour un succès à long terme 

L'amélioration continue est essentielle pour le succès à long terme de l'optimisation des licences Salesforce. En examinant et en adaptant régulièrement l'attribution des licences en fonction de l'évolution des besoins des utilisateurs et des exigences organisationnelles, les entreprises peuvent garantir des économies continues et une utilisation efficace des licences.

Cette approche itérative permet aux organisations de s'adapter à l'évolution des besoins commerciaux et aux avancées technologiques, maximisant ainsi la valeur dérivée de leur investissement Salesforce. 

Aussi, lisez: Salesforce pour les petites entreprises : en quoi cela peut être utile

Obtenez le meilleur moyen d'identifier les domaines à améliorer dans l'utilisation des licences Salesforce

Cynoteck est un partenaire de conseil Salesforce qui peut aider les entreprises à optimiser leurs licences Salesforce et à réaliser des économies. Ils offrent une gamme de services, notamment des audits d'utilisation des licences, des recommandations d'optimisation des licences et des services de conseil en négociation de contrats.  

L'équipe de Cynoteck Experts Salesforce peut aider les entreprises à identifier les licences sous-utilisées et à adapter les licences aux utilisateurs, ainsi qu'à gérer efficacement l'accès et les autorisations des utilisateurs. Ils peuvent également aider les entreprises à mettre en œuvre des outils de surveillance et à configurer des alertes en cas de problèmes potentiels, garantissant ainsi une optimisation continue des licences et des économies de coûts.  

By Partenariat avec Cynoteck, les entreprises peuvent réussir à long terme dans l'optimisation des licences Salesforce et maximiser la valeur dérivée de leur investissement Salesforce. 

Conclusion

Il est crucial de souligner l’importance d’une surveillance et d’une adaptation continues pour un succès durable dans l’optimisation des licences Salesforce. En surveillant en permanence l'utilisation des licences, en identifiant les problèmes potentiels et en adaptant l'attribution des licences en fonction de l'évolution des exigences, les organisations peuvent garantir que leur investissement Salesforce reste rentable et aligné sur l'évolution de leurs besoins commerciaux. 

Il est essentiel d’encourager les entreprises à prendre des mesures proactives pour réaliser des économies grâce à une optimisation efficace des licences Salesforce. En mettant en œuvre les stratégies décrites et en surveillant et en adaptant en permanence l'attribution des licences, les organisations peuvent réaliser des économies significatives tout en maximisant les avantages de leur investissement Salesforce. 

Aussi, lisez: Salesforce Lightning vs Classic : une analyse comparative

Questions fréquemment posées:

Q. Qu'est-ce que l'optimisation des licences Salesforce et pourquoi est-ce important ? 

L'optimisation des licences Salesforce est la gestion stratégique des licences Salesforce pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts. C'est crucial car cela garantit que les organisations ne paient que ce dont elles ont besoin, ce qui entraîne d'importantes économies financières. 

Q. Comment les organisations peuvent-elles identifier les licences Salesforce inutiles ? 

Effectuer un audit approfondi de l’utilisation actuelle des licences Salesforce permet d’identifier les licences inutiles. L'analyse de l'activité et de l'engagement des utilisateurs fournit des informations sur les licences sous-utilisées, permettant ainsi une prise de décision éclairée. 

Q. Quelles sont les stratégies efficaces pour redimensionner les licences Salesforce ? 

Le redimensionnement implique d'adapter les licences aux besoins des utilisateurs. Les stratégies incluent la compréhension des rôles des utilisateurs, l'optimisation de la hiérarchie des rôles et la rationalisation de l'accès et des autorisations des utilisateurs pour garantir que chaque utilisateur dispose du niveau d'accès approprié. 

Q. Comment les organisations peuvent-elles négocier avec Salesforce pour obtenir de meilleures conditions de licence ? 

Comprendre les accords de licence Salesforce est essentiel. Les organisations doivent se préparer en recherchant leurs besoins d'utilisation et en s'engageant dans une communication ouverte avec les représentants Salesforce. Explorer les opportunités de réduction et démontrer un engagement envers un partenariat à long terme peut conduire à des conditions favorables. 

Q. À quels défis les organisations peuvent-elles être confrontées en matière d'optimisation des licences Salesforce ? 

Les défis courants incluent la résistance au changement, le manque de sensibilisation des utilisateurs et la complexité de la surveillance de l'utilisation. Les solutions impliquent une formation complète, la promotion des meilleures pratiques et une amélioration continue pour relever les défis changeants de la gestion des licences Salesforce. 

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Avec l'adoption croissante de Salesforce dans les organisations de toutes tailles, la gestion des licences et des coûts Salesforce est devenue une tâche cruciale. Les licences Salesforce représentent une part importante du coût total de possession de Salesforce. Selon une étude, près de 37 % des entreprises admettent dépenser trop pour Salesforce en achetant plus de licences que nécessaire. 

Dans cet article de blog, nous discuterons des stratégies efficaces qui peuvent vous aider à optimiser vos licences Salesforce et à réaliser des économies allant jusqu'à 30 %. Certaines des stratégies clés que nous aborderons incluent la consolidation de plusieurs organisations, l'identification et la suppression des utilisateurs inactifs, l'alignement des licences utilisateur sur l'utilisation réelle et l'utilisation d'outils de configuration pour suivre automatiquement l'utilisation des licences.

La mise en œuvre de ces stratégies nécessite un certain effort au départ, mais peut générer d’excellents rendements à long terme. Les économies réalisées peuvent être investies dans l’achat de capacités supplémentaires, la formation des employés ou le financement d’innovations. Avec une approche bien définie de l'optimisation des licences Salesforce, vous pouvez vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre investissement en utilisant cette puissante plateforme. Alors, commençons!

Qu’est-ce que l’optimisation des licences Salesforce et pourquoi est-elle requise ?

L'optimisation des licences Salesforce fait référence à la pratique consistant à gérer en permanence vos licences utilisateur Salesforce pour les aligner sur les besoins actuels de votre entreprise et réduire les coûts globaux de licences. 

À mesure que les entreprises grandissent et évoluent, les modèles d’utilisation de Salesforce et les exigences des utilisateurs fluctuent également. Cependant, les achats, renouvellements et attributions de licences Salesforce se font souvent dans des équipes cloisonnées sans surveillance centralisée. Au fil du temps, cela entraîne un surachat, un sous-achat et une allocation inefficace des licences Salesforce. 

Comment réduire les coûts d’abonnement à Salesforce et mieux utiliser votre contrat ?

Réduire les coûts d’abonnement à Salesforce et augmenter la valeur de votre contrat peuvent être obtenus grâce à plusieurs approches stratégiques. Voici quelques approches efficaces pour y parvenir : 

  1. Audit de licence régulier :
    Réalisez un audit approfondi de vos licences Salesforce pour identifier les abonnements sous-utilisés ou inutiles. Cela implique d'analyser l'activité des utilisateurs et d'aligner les types de licences sur les besoins réels des utilisateurs. En dimensionnant correctement les licences, vous pouvez éliminer les coûts inutiles. 
  2. Négocier avec Salesforce :
    Engagez des négociations avec Salesforce pour explorer les opportunités de meilleurs prix ou de conditions contractuelles plus favorables. Cela peut impliquer de consolider les licences, d'ajuster les niveaux d'abonnement ou de discuter de structures tarifaires alternatives en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. 
  3. Utiliser les fonctionnalités disponibles :
    Assurez-vous que votre organisation utilise pleinement les fonctionnalités et capacités incluses dans votre abonnement Salesforce. Cela peut impliquer de fournir une formation aux utilisateurs pour maximiser leur maîtrise de la plateforme et tirer parti de tout son potentiel. 
  4. Optimisez l'accès et les autorisations des utilisateurs :
    Rationalisez l’accès et les autorisations des utilisateurs pour les aligner sur les exigences de l’entreprise. En garantissant que les utilisateurs disposent du niveau d'accès approprié en fonction de leurs rôles, vous pouvez potentiellement réduire le nombre de licences plus coûteuses nécessaires. 
  5. Restez informé des mises à jour et des modifications :
    Tenez-vous au courant des mises à jour de Salesforce, des nouvelles fonctionnalités et des modifications apportées aux modèles de licence. Comprendre ces mises à jour peut vous aider à prendre des décisions éclairées concernant votre abonnement et à profiter de nouvelles opportunités d'optimisation des coûts. 

Aussi, lisez: Salesforce Consumer Goods Cloud : le guide ultime pour les entreprises de biens de consommation

Types de licences Salesforce :

Salesforce propose une variété de licences pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et cas d'utilisation. Certains des principaux types de licences incluent : 

  • Plateforme Salesforce – Pour les utilisateurs qui ont besoin d’accéder à des applications personnalisées mais pas aux fonctionnalités CRM standard. 
  • Salesforce CRM – Pour les utilisateurs des ventes, du service et du marketing.  
  • Plateforme Salesforce One – Donne accès à des applications personnalisées ainsi qu’à CRM. 
  • Développeurs de plateforme Salesforce – Pour que les développeurs créent et testent des applications personnalisées. 
  • Espace de travail/plateforme Salesforce – Conçu pour les clients, partenaires et employés qui ont besoin d’accéder à des applications personnalisées. 

Quelles sont les fonctionnalités et les limitations de chaque licence ? 

Les licences diffèrent considérablement en termes de fonctionnalités Salesforce auxquelles elles donnent accès. Par exemple, la licence Salesforce CRM permet d'accéder aux fonctionnalités CRM clés pour gérer le pipeline des ventes, contacter les prospects et les opportunités, les outils de productivité pour l'intégration des e-mails et du calendrier, etc.  

En revanche, la licence Platform, moins chère, n’inclut aucune fonctionnalité CRM standard. La licence Platform est idéale pour les utilisateurs qui ont uniquement besoin d'accéder à des applications personnalisées. Certaines limitations clés sont l'absence d'accès aux pistes, opportunités, campagnes et autres objets standard. 

Comprendre ces distinctions pour les différents types de licences est très important pour un approvisionnement optimal des licences. L'attribution de licences alignées sur les besoins réels des utilisateurs entraîne une réduction des coûts de licence. 

Comment identifier les licences inutiles ?

Pour identifier les licences inutiles, il est essentiel de comprendre quelques scénarios courants dans lesquels des licences inutiles sont achetées, tels que : 

  • Attribution d'une licence Salesforce CRM aux membres de l'équipe informatique qui accèdent uniquement à la console Service Cloud pour les tickets de support. 
  • Fournir un accès au portail partenaire personnalisé via des licences CRM coûteuses, par opposition aux licences de plateforme. 
  • Laisser les licences attribuées aux ex-salariés qui n’ont plus besoin d’y accéder. 

Administrateurs Salesforce certifiés devrait procéder à des examens périodiques des licences d'utilisation et identifier les cas d'utilisation dans lesquels la plate-forme ou d'autres licences moins chères pourraient répondre aux exigences. La mise en œuvre du SSO dans les applications peut également aider à corréler l’attribution des licences aux modèles d’accès aux applications. 

En évitant les licences de matériel en étagère qui sont payées mais non utilisées, les entreprises peuvent réaliser d'importantes économies. 

Évaluation de l'utilisation actuelle 

Audit de l'utilisation actuelle des licences Salesforce. 

La première étape vers l’optimisation des licences Salesforce consiste à effectuer un audit approfondi de vos licences Salesforce actuelles. Cela implique de créer une liste principale de toutes les licences Salesforce actives et de vérifier les éléments suivants pour chacune : 

  • Type de licence et produits/fonctionnalités associés. 
  • Le profil utilisateur auquel la licence est attribuée. 
  • Département et rôle de l'employé pour lequel la licence est prévue. 
  • Date à laquelle la licence a été provisionnée pour la première fois. 
  • Toute activité ou connexion récente au cours des 3 à 6 derniers mois. 

La capture de ces données offre une visibilité sur plusieurs licences achetées, leur répartition entre les fonctions et les licences de étagères potentielles attribuées à des utilisateurs inactifs ou à des services n'utilisant pas activement Salesforce. 

Analyse de l'activité et de l'engagement des utilisateurs 

En plus d'auditer l'utilisation des licences, les administrateurs Salesforce doivent tirer parti des rapports et des analyses pour déterminer le degré d'activité des utilisateurs avec Salesforce. Certaines mesures clés à analyser par utilisateur de licence incluent : 

  • Nombre de connexions mensuelles. 
  • Objets et enregistrements récemment consultés/modifiés. 
  • Tendances d'utilisation au fil du temps. 
  • Adoption de fonctionnalités clés telles que les campagnes, les requêtes et les rapports. 

En superposant les mesures d'activité aux données d'audit de licence, vous pouvez déterminer les rétrogradations ou les suppressions potentielles de licence pour les utilisateurs peu actifs. 

Identifier les licences sous-utilisées 

La corrélation des points de données capturés lors de l'audit de licence et de l'analyse d'activité mettra en évidence les poches de sur-licence et de sous-utilisation dans votre environnement Salesforce. 

Voici quelques exemples courants : 

  • Licences Shelfware attribuées à d'anciens salariés ou chefs de service.
  • Surprovisionner des licences CRM standard au lieu de licences de plateforme moins chères.
  • Achat de packs de licences complémentaires en gros en raison de demandes internes non officielles.
  • Rationaliser ces licences sous-utilisées en les réattribuant ou en les supprimant présente une opportunité de générer des économies de coûts tangibles.

Aussi, lisez: Guide de mise en œuvre de Salesforce B2C Commerce Cloud

Comment mettre en œuvre les meilleures pratiques pour l’optimisation des licences Salesforce ?

  1. Licences adaptées aux utilisateurs:

Le dimensionnement adéquat des licences pour les utilisateurs est un aspect crucial de l’optimisation des licences Salesforce. Cela implique d’aligner les caractéristiques et fonctionnalités fournies par une licence avec les besoins réels et les modèles d’utilisation des utilisateurs individuels.

En adaptant le bon type de licence aux besoins spécifiques de chaque utilisateur, les organisations peuvent éviter le surprovisionnement et réduire les coûts inutiles. Cette pratique garantit que les utilisateurs ont accès aux outils dont ils ont besoin sans payer pour des fonctionnalités qu'ils n'utilisent pas. 

  1. Utiliser efficacement la hiérarchie des rôles 

L'utilisation efficace de la hiérarchie des rôles est essentielle pour gérer l'accès et les autorisations des utilisateurs dans Salesforce. En établissant une hiérarchie de rôles claire et logique, les organisations peuvent contrôler la visibilité des données, l'accès aux enregistrements et l'expérience utilisateur globale.

Cela améliore non seulement la sécurité et l'intégrité des données, mais rationalise également l'expérience utilisateur en donnant accès aux bonnes informations aux bons utilisateurs et au bon moment. 

  1. Rationalisation de l'accès et des autorisations des utilisateurs 

La rationalisation de l'accès et des autorisations des utilisateurs implique de gérer soigneusement les niveaux d'accès accordés aux différents utilisateurs en fonction de leurs rôles et responsabilités.

En définissant des niveaux d'accès et des autorisations clairs, les organisations peuvent garantir que les utilisateurs disposent d'un accès approprié aux données et aux fonctionnalités de Salesforce, favorisant ainsi l'efficacité, la sécurité et le respect des réglementations en matière de protection des données. 

Mise en place d'outils de suivi est essentiel pour une optimisation efficace des licences Salesforce. Ces outils peuvent aider les organisations à suivre l'utilisation des licences, à identifier les licences sous-utilisées et à surveiller l'activité des utilisateurs pour garantir que les licences sont utilisées efficacement.

Salesforce Optimizer est l'un de ces outils qui peut aider les organisations à comprendre l'utilisation des fonctionnalités et les autorisations, leur permettant ainsi d'optimiser leurs taux d'utilisation des licences Salesforce pour leurs utilisateurs. 

  1. Rapports réguliers sur l'utilisation des licences 

La création de rapports réguliers sur l'utilisation des licences est un autre aspect essentiel de l'optimisation des licences Salesforce. En générant régulièrement des rapports sur l'utilisation des licences, les organisations peuvent identifier les tendances, suivre les modèles d'utilisation et identifier les domaines dans lesquels les licences sont sous-utilisées.

Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour optimiser l'attribution des licences et garantir que les consommateurs ont accès aux outils dont ils ont besoin sans avoir à payer pour des services qu'ils n'utilisent pas. 

  1. Configuration d'alertes pour les problèmes potentiels 

La configuration d'alertes pour les problèmes potentiels est une autre bonne pratique pour l'optimisation des licences Salesforce. En configurant des alertes pour les seuils d'utilisation des licences, les organisations peuvent identifier de manière proactive les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes importants.

Par exemple, si un utilisateur approche de sa limite de licence, une alerte peut être déclenchée pour avertir l'administrateur, qui peut alors agir pour optimiser l'attribution des licences ou acheter des licences supplémentaires si nécessaire. 

A lire également: Salesforce pour la gestion immobilière : dévoilement des 10 meilleures solutions CRM

Négocier avec Salesforce

Comprendre les contrats de licence Salesforce : 

Familiarisez-vous avec les détails de vos contrats de licence Salesforce actuels, y compris les termes, conditions et toute limitation potentielle. Comprendre les spécificités de votre contrat vous donnera plus de pouvoir lors des négociations. 

Conseils pour une négociation réussie : 

  • Décrivez clairement les besoins et les objectifs de votre organisation aux représentants Salesforce. Communiquez tous les défis ou domaines dans lesquels vous souhaitez améliorer votre structure de licence actuelle. 
  • Mettez en valeur l'engagement de votre organisation envers la plateforme et son potentiel de croissance future, démontrant un état d'esprit de partenariat à long terme. 
  • Soyez prêt à discuter de données spécifiques sur l'utilisation, les besoins des utilisateurs et tout domaine dans lequel vous pensez que le modèle de licence actuel pourrait ne pas correspondre aux exigences de votre organisation. 

Explorer les opportunités de réduction : 

  • Renseignez-vous sur les opportunités de remise potentielles en fonction de facteurs tels que le volume de licences, les services supplémentaires ou les conditions contractuelles prolongées. 
  • Explorez la possibilité de regrouper des services ou des licences pour réaliser des économies. Salesforce peut proposer des remises pour des packages complets comprenant plusieurs services ou produits. 

Formation et Adoption

Il est essentiel d’aligner les parties prenantes internes sur l’intérêt de l’optimisation des licences Salesforce pour favoriser l’adoption. Certaines recommandations incluent : 

  • Informez les utilisateurs lors de l'intégration de la sélection de licences adaptées à leurs rôles. 
  • Créez des FAQ expliquant les types de licences et la manière dont l'utilisation est suivie. 
  • Formez les chefs d’équipe sur la façon de demander les niveaux de licence appropriés. 
  • Élaborer des politiques pour lancer des cas d’utilisation nécessitant des licences non standard. 

En favorisant une culture d’utilisation consciente de Salesforce, les équipes peuvent gérer conjointement une gestion efficace des licences. 

Promouvoir les meilleures pratiques au sein de l’organisation 

En plus des programmes de formation formels, les promotions via différents canaux renforcent continuellement les meilleures pratiques pour les utilisateurs : 

  • Les administrateurs Salesforce peuvent présenter les réussites d’optimisation dans les newsletters. 
  • Les assemblées publiques de leadership devraient mettre en évidence le retour sur investissement obtenu. 
  • Les réseaux sociaux internes peuvent présenter des exemples de licences adaptées. 

Cela crée une dynamique et une responsabilité à tous les niveaux pour maintenir une utilisation responsable. 

Encourager les commentaires des utilisateurs pour une amélioration continue 

Enfin, bénéficiez des retours réguliers des équipes métiers pour découvrir de nouvelles opportunités d’optimisation : 

  • Les commerciaux peuvent suggérer des modules complémentaires de produits sous-utilisés à supprimer. 
  • Les agents de service peuvent signaler les allocations de licences redondantes. 
  • Les analystes commerciaux ont une visibilité sur les tendances d’adoption. 

Cette contribution responsabilise les utilisateurs et les équipes de première ligne, resserre le cycle d'optimisation et maintient votre modèle de gestion des licences à jour. 

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Défis potentiels et solutions

L'optimisation des licences Salesforce peut présenter plusieurs défis pour les organisations. Les défis courants incluent l'identification des licences sous-utilisées, l'alignement des licences sur les besoins des utilisateurs et la gestion de la complexité des différents types de licences et fonctionnalités. 

1. Stratégies pour surmonter les défis 

Pour surmonter ces défis, les organisations peuvent mettre en œuvre des stratégies telles que la réalisation d'audits réguliers d'utilisation des licences, l'exploitation d'outils de surveillance pour suivre l'utilisation et le dimensionnement adéquat des licences pour les utilisateurs en fonction de leurs besoins spécifiques.

De plus, une utilisation efficace de la hiérarchie des rôles et la rationalisation de l'accès et des autorisations des utilisateurs peuvent résoudre de nombreux défis associés à l'optimisation des licences Salesforce. 

2. Amélioration continue pour un succès à long terme 

L'amélioration continue est essentielle pour le succès à long terme de l'optimisation des licences Salesforce. En examinant et en adaptant régulièrement l'attribution des licences en fonction de l'évolution des besoins des utilisateurs et des exigences organisationnelles, les entreprises peuvent garantir des économies continues et une utilisation efficace des licences.

Cette approche itérative permet aux organisations de s'adapter à l'évolution des besoins commerciaux et aux avancées technologiques, maximisant ainsi la valeur dérivée de leur investissement Salesforce. 

Aussi, lisez: Salesforce pour les petites entreprises : en quoi cela peut être utile

Obtenez le meilleur moyen d'identifier les domaines à améliorer dans l'utilisation des licences Salesforce

Cynoteck est un partenaire de conseil Salesforce qui peut aider les entreprises à optimiser leurs licences Salesforce et à réaliser des économies. Ils offrent une gamme de services, notamment des audits d'utilisation des licences, des recommandations d'optimisation des licences et des services de conseil en négociation de contrats.  

L'équipe de Cynoteck Experts Salesforce peut aider les entreprises à identifier les licences sous-utilisées et à adapter les licences aux utilisateurs, ainsi qu'à gérer efficacement l'accès et les autorisations des utilisateurs. Ils peuvent également aider les entreprises à mettre en œuvre des outils de surveillance et à configurer des alertes en cas de problèmes potentiels, garantissant ainsi une optimisation continue des licences et des économies de coûts.  

By Partenariat avec Cynoteck, les entreprises peuvent réussir à long terme dans l'optimisation des licences Salesforce et maximiser la valeur dérivée de leur investissement Salesforce. 

Conclusion

Il est crucial de souligner l’importance d’une surveillance et d’une adaptation continues pour un succès durable dans l’optimisation des licences Salesforce. En surveillant en permanence l'utilisation des licences, en identifiant les problèmes potentiels et en adaptant l'attribution des licences en fonction de l'évolution des exigences, les organisations peuvent garantir que leur investissement Salesforce reste rentable et aligné sur l'évolution de leurs besoins commerciaux. 

Il est essentiel d’encourager les entreprises à prendre des mesures proactives pour réaliser des économies grâce à une optimisation efficace des licences Salesforce. En mettant en œuvre les stratégies décrites et en surveillant et en adaptant en permanence l'attribution des licences, les organisations peuvent réaliser des économies significatives tout en maximisant les avantages de leur investissement Salesforce. 

Aussi, lisez: Salesforce Lightning vs Classic : une analyse comparative

Questions fréquemment posées:

Q. Qu'est-ce que l'optimisation des licences Salesforce et pourquoi est-ce important ? 

L'optimisation des licences Salesforce est la gestion stratégique des licences Salesforce pour améliorer l'efficacité et réduire les coûts. C'est crucial car cela garantit que les organisations ne paient que ce dont elles ont besoin, ce qui entraîne d'importantes économies financières. 

Q. Comment les organisations peuvent-elles identifier les licences Salesforce inutiles ? 

Effectuer un audit approfondi de l’utilisation actuelle des licences Salesforce permet d’identifier les licences inutiles. L'analyse de l'activité et de l'engagement des utilisateurs fournit des informations sur les licences sous-utilisées, permettant ainsi une prise de décision éclairée. 

Q. Quelles sont les stratégies efficaces pour redimensionner les licences Salesforce ? 

Le redimensionnement implique d'adapter les licences aux besoins des utilisateurs. Les stratégies incluent la compréhension des rôles des utilisateurs, l'optimisation de la hiérarchie des rôles et la rationalisation de l'accès et des autorisations des utilisateurs pour garantir que chaque utilisateur dispose du niveau d'accès approprié. 

Q. Comment les organisations peuvent-elles négocier avec Salesforce pour obtenir de meilleures conditions de licence ? 

Comprendre les accords de licence Salesforce est essentiel. Les organisations doivent se préparer en recherchant leurs besoins d'utilisation et en s'engageant dans une communication ouverte avec les représentants Salesforce. Explorer les opportunités de réduction et démontrer un engagement envers un partenariat à long terme peut conduire à des conditions favorables. 

Q. À quels défis les organisations peuvent-elles être confrontées en matière d'optimisation des licences Salesforce ? 

Les défis courants incluent la résistance au changement, le manque de sensibilisation des utilisateurs et la complexité de la surveillance de l'utilisation. Les solutions impliquent une formation complète, la promotion des meilleures pratiques et une amélioration continue pour relever les défis changeants de la gestion des licences Salesforce. 

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