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Comment l'automatisation des bons de commande peut augmenter vos revenus en 2021

By Réviser Handa / 3 février 2021

3 février 2021
Comment l'automatisation des bons de commande peut augmenter vos revenus en 2021

Une fois que la demande pour votre produit augmente, ses processus commerciaux risquent de devenir plus compliqués. Au tout début de votre activité, vous pouvez simplement commander du matériel auprès de vos fournisseurs par téléphone ou par e-mail. Mais dès que votre entreprise s'agrandit, l'approvisionnement devient plus difficile à gérer. Si c'est le problème que vous rencontrez actuellement. Vous voudrez peut-être envisager d'automatiser les bons de commande.

Que signifie l'automatisation des bons de commande?

L'automatisation des bons de commande consiste à utiliser un logiciel centralisé pour développer un processus de bon de commande qui enverra automatiquement une demande d'achat au bon membre du personnel pour confirmation et approbation. Après son approbation, il envoie automatiquement le document de commande au fournisseur. Il remplace l'utilisation normale des bons de commande papier traditionnels et simplifie le processus.

Chaque fois que vous utilisez un logiciel de bon de commande pour émettre des bons de commande électroniques sur votre système ERP, vos fournisseurs peuvent les approuver et les convertir automatiquement en factures correctes qui vous intègrent au système comptable. Et cela permettra à votre service des comptes fournisseurs (AP) de contrôler et de gérer correctement tous les paiements effectués.

L'utilisation du contrôle des achats offre une couche supplémentaire de sécurité pour votre entreprise, le tout grâce à la correspondance à trois. À l'aide du bon de commande et de la facture, votre service de réception s'assure que vous ne recevez que les matériaux et produits commandés et payez également les biens et services reçus.

S'il y a une erreur où les biens et services n'ont pas été reçus avec succès, ou les mauvais articles ont été expédiés, le problème est identifié afin que l'AP ne paie pas les factures à son insu ou ne laisse pas les factures en attente pendant longtemps.

Comment un bon de commande automatisé peut-il vous faire économiser de l'argent?

Si votre organisation est toujours confrontée à un mélange désorganisé de traitement des commandes sur papier ou de systèmes obsolètes, le passage à l'automatisation présente de nombreux avantages. Cela est particulièrement vrai dans les entreprises multinationales qui sont principalement confrontées à une complexité supplémentaire associée aux barrières linguistiques et aux tarifs d'importation. Les petites entreprises qui souhaitent ne pas consacrer trop de temps à leurs processus actuels peuvent avoir du mal à suivre le rythme à mesure qu'elles progressent. Quelle que soit la taille de votre organisation, vous pouvez bénéficier de l'automatisation des achats.

Comment les bons de commande automatisés contribuent-ils à augmenter vos revenus en 2021?

Gérer les dépenses imprévues

Faire usage de les ordres d'achat peut servir de système d'alerte précoce pour toute dépense imprévue. Parce que tout le monde doit soumettre un bon de commande pour la plupart des achats. Pour qu'il y ait un registre approprié de toutes les dépenses immédiatement, il y a un besoin.

Supposons une situation où un ministère a beaucoup de dépenses qu'il n'avait jamais prévues. Ils passent une commande et les comptes fournisseurs n'en sont pas conscients tant qu'ils n'ont pas reçu la facture. À ce stade, il y a un long processus d'approbation à suivre car AP tente de découvrir d'où vient cette dépense imprévue et qu'elle aurait dû ou non être autorisée.

Posséder un système de bon de commande dévoile plus tôt les dépenses à venir. Il aide à la budgétisation, à la planification et à une communication efficace entre les départements.

Budgétisation améliorée

Si vous planifiez actuellement un projet de grande envergure, les bons de commande peuvent vous aider à établir votre budget. Pour générer des bons de commande corrects, vous devrez calculer les quantités de commande avant de démarrer le projet. Cela vous aide à avoir une meilleure idée du montant que vous allez budgéter pour le projet.

Les bons de commande ne sont pas seulement utiles pour les projets de grande envergure. Lorsqu'il s'agit d'achats quotidiens dans le cadre du bon fonctionnement de l'entreprise, les champs de prix et de quantité sur les bons de commande vous donnent des idées sur ce que votre entreprise doit vendre pour réaliser un grand profit.

Il aide également à des fins de budgétisation qui vous permettront de revenir sur les enregistrements d'achats. Vous serez mieux équipé pour planifier les budgets futurs si tout ce que vous avez à faire est de regarder les enregistrements de combien vous avez dépensé dans le passé sans stress.

Planification adéquate

Les dossiers d'achat vous aident à prévoir et à planifier l'avenir. Ils offrent un aperçu majeur des performances de l'entreprise, ce qui vous fournit les outils dont vous avez besoin pour examiner les tendances des produits, les cycles du marché et les dépenses de l'entreprise.

La plupart des systèmes de bons de commande génèrent automatiquement des informations. Cependant, tous ne sont pas aussi bons pour simplifier l'accès aux données. Tout ce dont vous avez besoin est un bon système qui permet de contrôler et de gérer efficacement les documents numériques.

Ils possèdent un système d'approvisionnement qui enregistre automatiquement toutes les informations d'achat. Les rapports standard et personnalisés offrent un aperçu complet et approfondi des données essentielles. En outre, le système conserve toutes ces informations de manière à ce que leur accès ne soit pas difficile. Cela vous permettra de consulter les dossiers détaillés ainsi que de suivre les budgets, les reçus, les factures, etc. sans aucun stress.

Une plus grande visibilité

Grâce à d'excellentes fonctionnalités de reporting, vous aurez une excellente visibilité sur les dépenses de chaque département. Vous pourrez voir tout ce sur quoi ils dépensent de l'argent et tous ceux avec qui ils le dépensent. Cela vous permettra de conclure de meilleures offres avec vos fournisseurs ou de vous alerter du moment où vous devriez envisager de nouveaux fournisseurs avec lesquels travailler. Vous serez en mesure d'avoir une bonne idée du fonctionnement de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement et des performances de l'ensemble du fournisseur.

Éliminez les Goof-Ups

Les bons de commande offrent un enregistrement de ce que vous avez commandé et à quel prix pour communiquer efficacement chacun des détails d'un achat. Avoir une documentation comme celle-ci en votre possession vous protège de toute erreur lors de la passation de commandes, par exemple, lorsque quelqu'un interprète mal une commande passée au téléphone.

Les membres de votre équipe peuvent référencer des bons de commande chaque fois qu'il y a un malentendu sur ce qui a été ou aurait dû être commandé. La possession de cette documentation vous fournit un dispositif essentiel pour réparer les dommages pouvant survenir au sein de votre organisation ainsi que les problèmes qui surviennent entre vous et vos fournisseurs.

Contrôle des dépenses

En mettant en place un bon système de bon de commande, vous pourrez contrôler qui est autorisé à faire des achats. En sélectionnant la personne qui accédera au système d'achat, vous serez en mesure d'empêcher les personnes non autorisées de passer des commandes sans autorisation appropriée.

L'élaboration de politiques automatiquement intensifiées est un grand pas en avant vers le contrôle des dépenses non conformes. Le système peut également restreindre les produits achetés auprès de quel fournisseur pour garantir que votre équipe passe des commandes auprès de fournisseurs privilégiés.

Le système d'approvisionnement de Next Process offre une personnalisation étendue, vous permettant de limiter les achats de vos équipes à des produits à l'échelle de l'entreprise ou à des produits spécifiques par fournisseur. Nous ajoutons un bonus, nous ne facturons pas les utilisateurs supplémentaires. Vous pouvez donner accès au système d'achat à autant d'employés que vous le souhaitez sans frais supplémentaires.

Conclusion

En automatisant complètement votre système de commande d'achat, vous pouvez vous faire gagner de nombreuses heures, accélérer considérablement le processus et économiser des allers-retours infinis. Cela réduit la frustration, fait gagner plus de temps et diminue les incohérences qui la plupart du temps retiennent les entreprises.

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Une fois que la demande pour votre produit augmente, ses processus commerciaux risquent de devenir plus compliqués. Au tout début de votre activité, vous pouvez simplement commander du matériel auprès de vos fournisseurs par téléphone ou par e-mail. Mais dès que votre entreprise s'agrandit, l'approvisionnement devient plus difficile à gérer. Si c'est le problème que vous rencontrez actuellement. Vous voudrez peut-être envisager d'automatiser les bons de commande.

Que signifie l'automatisation des bons de commande?

L'automatisation des bons de commande consiste à utiliser un logiciel centralisé pour développer un processus de bon de commande qui enverra automatiquement une demande d'achat au bon membre du personnel pour confirmation et approbation. Après son approbation, il envoie automatiquement le document de commande au fournisseur. Il remplace l'utilisation normale des bons de commande papier traditionnels et simplifie le processus.

Chaque fois que vous utilisez un logiciel de bon de commande pour émettre des bons de commande électroniques sur votre système ERP, vos fournisseurs peuvent les approuver et les convertir automatiquement en factures correctes qui vous intègrent au système comptable. Et cela permettra à votre service des comptes fournisseurs (AP) de contrôler et de gérer correctement tous les paiements effectués.

L'utilisation du contrôle des achats offre une couche supplémentaire de sécurité pour votre entreprise, le tout grâce à la correspondance à trois. À l'aide du bon de commande et de la facture, votre service de réception s'assure que vous ne recevez que les matériaux et produits commandés et payez également les biens et services reçus.

S'il y a une erreur où les biens et services n'ont pas été reçus avec succès, ou les mauvais articles ont été expédiés, le problème est identifié afin que l'AP ne paie pas les factures à son insu ou ne laisse pas les factures en attente pendant longtemps.

Comment un bon de commande automatisé peut-il vous faire économiser de l'argent?

Si votre organisation est toujours confrontée à un mélange désorganisé de traitement des commandes sur papier ou de systèmes obsolètes, le passage à l'automatisation présente de nombreux avantages. Cela est particulièrement vrai dans les entreprises multinationales qui sont principalement confrontées à une complexité supplémentaire associée aux barrières linguistiques et aux tarifs d'importation. Les petites entreprises qui souhaitent ne pas consacrer trop de temps à leurs processus actuels peuvent avoir du mal à suivre le rythme à mesure qu'elles progressent. Quelle que soit la taille de votre organisation, vous pouvez bénéficier de l'automatisation des achats.

Comment les bons de commande automatisés contribuent-ils à augmenter vos revenus en 2021?

Gérer les dépenses imprévues

Faire usage de les ordres d'achat peut servir de système d'alerte précoce pour toute dépense imprévue. Parce que tout le monde doit soumettre un bon de commande pour la plupart des achats. Pour qu'il y ait un registre approprié de toutes les dépenses immédiatement, il y a un besoin.

Supposons une situation où un ministère a beaucoup de dépenses qu'il n'avait jamais prévues. Ils passent une commande et les comptes fournisseurs n'en sont pas conscients tant qu'ils n'ont pas reçu la facture. À ce stade, il y a un long processus d'approbation à suivre car AP tente de découvrir d'où vient cette dépense imprévue et qu'elle aurait dû ou non être autorisée.

Posséder un système de bon de commande dévoile plus tôt les dépenses à venir. Il aide à la budgétisation, à la planification et à une communication efficace entre les départements.

Budgétisation améliorée

Si vous planifiez actuellement un projet de grande envergure, les bons de commande peuvent vous aider à établir votre budget. Pour générer des bons de commande corrects, vous devrez calculer les quantités de commande avant de démarrer le projet. Cela vous aide à avoir une meilleure idée du montant que vous allez budgéter pour le projet.

Les bons de commande ne sont pas seulement utiles pour les projets de grande envergure. Lorsqu'il s'agit d'achats quotidiens dans le cadre de la bonne marche de l'entreprise, les champs de prix et de quantité sur les bons de commande vous donnent des idées sur ce que votre entreprise doit vendre pour réaliser un grand profit.

Il aide également à des fins de budgétisation qui vous permettront de revenir sur les enregistrements d'achats. Vous serez mieux équipé pour planifier les budgets futurs si tout ce que vous avez à faire est de regarder les enregistrements de combien vous avez dépensé dans le passé sans stress.

Planification adéquate

Les dossiers d'achat vous aident à prévoir et à planifier l'avenir. Ils offrent un aperçu majeur des performances de l'entreprise, ce qui vous fournit les outils dont vous avez besoin pour examiner les tendances des produits, les cycles du marché et les dépenses de l'entreprise.

La plupart des systèmes de bons de commande génèrent automatiquement des informations. Cependant, tous ne sont pas aussi bons pour simplifier l'accès aux données. Tout ce dont vous avez besoin est un bon système qui permet de contrôler et de gérer efficacement les documents numériques.

Ils possèdent un système d'approvisionnement qui enregistre automatiquement toutes les informations d'achat. Les rapports standard et personnalisés offrent un aperçu complet et approfondi des données essentielles. En outre, le système conserve toutes ces informations de manière à ce que leur accès ne soit pas difficile. Cela vous permettra de consulter les dossiers détaillés ainsi que de suivre les budgets, les reçus, les factures, etc. sans aucun stress.

Une plus grande visibilité

Grâce à d'excellentes fonctionnalités de reporting, vous aurez une excellente visibilité sur les dépenses de chaque département. Vous pourrez voir tout ce sur quoi ils dépensent de l'argent et tous ceux avec qui ils le dépensent. Cela vous permettra de conclure de meilleures offres avec vos fournisseurs ou de vous alerter du moment où vous devriez envisager de nouveaux fournisseurs avec lesquels travailler. Vous serez en mesure d'avoir une bonne idée du fonctionnement de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement et des performances de l'ensemble du fournisseur.

Éliminez les Goof-Ups

Les bons de commande offrent un enregistrement de ce que vous avez commandé et à quel prix pour communiquer efficacement chacun des détails d'un achat. Avoir une documentation comme celle-ci en votre possession vous protège de toute erreur lors de la passation de commandes, par exemple, lorsque quelqu'un interprète mal une commande passée au téléphone.

Les membres de votre équipe peuvent référencer des bons de commande chaque fois qu'il y a un malentendu sur ce qui a été ou aurait dû être commandé. La possession de cette documentation vous fournit un dispositif essentiel pour réparer les dommages pouvant survenir au sein de votre organisation ainsi que les problèmes qui surviennent entre vous et vos fournisseurs.

Contrôle des dépenses

En mettant en place un bon système de bon de commande, vous pourrez contrôler qui est autorisé à faire des achats. En sélectionnant la personne qui accédera au système d'achat, vous serez en mesure d'empêcher les personnes non autorisées de passer des commandes sans autorisation appropriée.

L'élaboration de politiques automatiquement intensifiées est un grand pas en avant vers le contrôle des dépenses non conformes. Le système peut également restreindre les produits achetés auprès de quel fournisseur pour garantir que votre équipe passe des commandes auprès de fournisseurs privilégiés.

Le système d'approvisionnement de Next Process offre une personnalisation étendue, vous permettant de limiter les achats de vos équipes à des produits à l'échelle de l'entreprise ou à des produits spécifiques par fournisseur. Nous ajoutons un bonus, nous ne facturons pas les utilisateurs supplémentaires. Vous pouvez donner accès au système d'achat à autant d'employés que vous le souhaitez sans frais supplémentaires.

Conclusion

En automatisant complètement votre système de commande d'achat, vous pouvez vous faire gagner de nombreuses heures, accélérer considérablement le processus et économiser des allers-retours infinis. Cela réduit la frustration, fait gagner plus de temps et diminue les incohérences qui la plupart du temps retiennent les entreprises.

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