Comment envoyer des alertes par e-mail Salesforce pour des ventes maximales

11 décembre 2023

11 décembre 2023

Nitin Dangwal

Comment envoyer des alertes par e-mail Salesforce pour des ventes maximales

La opportunités d'alerte par e-mail in Salesforce peut sembler interminable, mais certains principes guident un ciblage d’alertes percutant. Par exemple, dans le secteur de la vente au détail, le ciblage des alertes par e-mail en fonction de l'historique d'achat et des préférences des clients peut améliorer considérablement l'engagement.

Dans le secteur de la santé, l'envoi d'alertes basées sur les horaires de rendez-vous et les rappels de santé peut améliorer les soins et la satisfaction des patients. Les alertes e-mail Salesforce sont un atout stratégique pour stimuler la croissance des ventes. Que vous soyez un utilisateur expérimenté de Salesforce ou un nouveau venu sur la plateforme, comprendre les nuances des alertes par e-mail et comment les utiliser efficacement peut avoir un impact significatif sur vos initiatives commerciales.     

À la base, l'envoi Alertes e-mail Salesforce car les ventes maximales ne se résument pas à la simple diffusion de messages ; il s'agit d'élaborer des communications ciblées et percutantes qui trouvent un écho auprès de votre public et suscitent un engagement significatif. De tendre la main à prospects potentiels au bon moment pour entretenir les relations clients existantes, les alertes par e-mail peuvent servir de puissant catalyseur pour générer des conversions et favoriser la fidélité.  

Tout au long de ce blog, nous discuterons de différentes stratégies, bonnes pratiques et conseils pratiques pour exploiter tout le potentiel des alertes par e-mail Salesforce. Nous explorerons comment adapter vos alertes à des segments de clientèle spécifiques, tirer parti de l'automatisation pour rationaliser votre sensibilisation et créer un contenu convaincant qui incite à l'action.

De plus, nous verrons comment suivre l'efficacité de vos alertes par e-mail et réitérer vos stratégies pour optimiser continuellement vos efforts de vente.  

Que vous soyez professionnel de la vente, un spécialiste du marketing ou un propriétaire d'entreprise cherchant à améliorer son jeu de vente, ce guide est conçu pour vous fournir les connaissances et les informations nécessaires pour tirer le meilleur parti des alertes par e-mail Salesforce.

À la fin de ce blog, vous serez en mesure d'envoyer des alertes par e-mail ciblées et percutantes qui non seulement stimuleront les ventes, mais favoriseront également des relations clients durables, propulsant votre entreprise vers de nouveaux sommets de réussite !

Types d'alertes par e-mail Salesforce :

Avant de déterminer les moyens stratégiquement efficaces d'utiliser les alertes par e-mail Salesforce, il est utile de comprendre la gamme de types d'alertes disponibles.

De manière générale, Salesforce permet de configurer des notifications automatisées par e-mail liées à :

• Modifications ou mises à jour apportées aux enregistrements
• Valeurs de champ répondant aux critères spécifiés
• Mesures atteignant des seuils définis
• Jalons ou dates à venir

Plus précisément, les alertes courantes bénéfiques pour les équipes commerciales incluent :

Les alertes jouent un rôle crucial pour tenir les équipes commerciales informées et réactives. Dans Salesforce, vous pouvez configurer des notifications sur différents aspects pour améliorer vos stratégies de vente.

1. Alertes d'opportunité :
   Ceux-ci peuvent être adaptés en fonction de la taille de la transaction, de son stade, de son âge, des dates de clôture, des activités, des changements de propriété et même de l'implication des concurrents. Cela garantit que votre équipe est bien informée de l’avancement et de la dynamique de chaque opportunité.
2. Alertes de prospects :
   Déclenchez des notifications pour les demandes de renseignements de grande valeur nécessitant un suivi et les prospects prêts à être transférés. Cela permet de prioriser les actions pour les leads à différentes étapes, optimisant ainsi les efforts de votre équipe.
3. Alertes de compte :
   Tenez votre équipe informée des changements critiques, notamment les comptes clés désactivés, les renouvellements à venir et les changements dans l'état ou les statistiques des comptes. Cette approche proactive garantit que les grands comptes sont gérés activement.
4. Alertes de contact :
   Restez informé des mises à jour des contacts VIP, des changements de rôle et des rebonds d'e-mails. Ces alertes aident votre équipe à maintenir des informations à jour et précises sur les contacts clés, essentielles au succès des relations clients. 
5. Alertes de devis :
   Assurez-vous que votre équipe commerciale est consciente des changements de prix, des devis de grande valeur en attente et des expirations imminentes. Ces informations en temps réel sont cruciales pour obtenir des approbations en temps opportun et maintenir les négociations sur la bonne voie.     

Cette gamme d'objets et d'événements ouvre de nombreuses possibilités de notifications basées sur des événements, rationalisant ainsi les réponses des équipes commerciales. Cependant, le défi réside dans le choix des alertes à activer. Les professionnels avisés des opérations commerciales emploient les meilleures pratiques d’alerte ciblées pour y parvenir. En activant stratégiquement les alertes en fonction de leur pertinence et de leur impact, ils s'assurent que leurs équipes reçoivent des informations exploitables sans être submergées.   

Allocations quotidiennes pour les alertes par e-mail

Il y a une allocation quotidienne pour les alertes par e-mail, vous devez donc en prendre note. Pour édition développeur gratuite et les organisations d'essai, l'allocation quotidienne d'e-mails de workflow est de 15. 

Cependant, la version payante reste à la hauteur 1000 XNUMX par licence Salesforce standard et par organisation.

L'allocation globale de l'organisation est 2,000,000 et il comprend des e-mails envoyés via des alertes par e-mail dans le processus d'approbation Ed, des règles de workflow, l'API REST, des processus ou des flux.

Que se passe-t-il une fois que votre orgie a atteint sa limite d'allocation de courrier électronique de flux de travail quotidien:

• S'il reste des e-mails dans la file d'attente du workflow, ils sont supprimés. Salesforce n'effectue pas d'action de renvoi.
• Déclencher la règle de workflow avec une action et une alerte par e-mail est déclenchée, seule l'action par e-mail serait bloquée.
• Les actions par e-mail seront bloquées.
• Un message d'erreur sera ajouté au journal de débogage.

Aussi, lisez: Salesforce vs NetSuite : choisissez le CRM qui vous convient

Comment créer des alertes par e-mail Salesforce rentables (à l'aide de Process Builder)

L'utilisation du générateur de processus est l'un des meilleurs moyens d'automatiser divers processus métier dans Salesforce.

Ce qu'il fait, c'est qu'il vous permet d'établir un processus qui permet à Salesforce de faire beaucoup de choses en fonction des critères que vous définissez.

Par exemple, publiez sur Chatter, créez un enregistrement, envoyez un e-mail, mettez à jour un enregistrement, etc. Ce blog explique comment vous pouvez configurer un processus pour envoyer une alerte par e-mail.

Si vous avez eu du mal à tirer parti de vos alertes par e-mail, continuez à lire, car je vais vous montrer comment utiliser le générateur de processus pour le résoudre.

Emails peut être facilement envoyé à partir d'un générateur de processus en utilisant l'action standard d'envoi d'un e-mail comme l'action standard Alerte email. 

Mais  constructeur de processus ne contient pas la configuration des alertes email qui sont constituées de textes standards, de modèles d'email et d'une liste de destinataires.

L'alerte par e-mail est conçue pour fonctionner ou travailler avec le même objet auquel le générateur est associé.

Aussi, lisez: Sécurité Salesforce : le guide pour protéger vos données commerciales et clients

Guide étape par étape pour créer des alertes par e-mail Salesforce

Vous pouvez regarder notre vidéo sur Comment envoyer une alerte par e-mail à l'aide des règles de workflow dans Salesforce

https://www.youtube.com/watch?v=llbunjRERmo

Voici la liste des instructions pour résoudre les exigences commerciales ci-dessus.

1. La première étape consiste à créer un modèle d'e-mail.

Accédez à installation -> Administrer -> modèle de communication -> Email Templates.

Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau modèle et choisissez le type de modèle que vous souhaitez créer. Après quoi, vous sélectionnerez le modèle client (sans papier à en-tête accroché).

2. La création d'une alerte e-mail sur l'objet utilisateur est la prochaine chose sur la liste.

Cliquez sur installation -> Développer -> Création -> Flux de travail et approbations -> Alertes E-mail.

Appuyez ensuite sur le nouveau bouton d'alerte par e-mail et saisissez les détails nécessaires.

Vous devez créer un processus sur l'objet utilisateur. Il s'agit d'envoyer un e-mail de bienvenue aux nouveaux utilisateurs.

Sélectionnez Nom -> installation -> Configuration de l'application -> Création -> Flux de travail et approbations -> Générateur de processus et appuyez sur le nouveau bouton.

Mettez le nom, le nom de l'API, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

La prochaine chose à faire est de ajouter des critères d'entrée. Pour ce faire, sélectionnez Ajouter un objet, cliquez sur Objet utilisateur et sélectionnez uniquement lorsque l'enregistrement est créé pour les critères de saisie. Pousse le enregistrer bouton une fois que vous avez terminé.

5. À ce stade, vous avez besoin des critères de processus d'aujourd'hui et c'est ainsi que vous procéderez, sélectionnez Ajouter des critères, entrez le nom, le type d'action et définissez les conditions de filtrage (dans le scénario défini [utilisateur] est actif est égal à Vrai) puis enregistrez.

6. L'ajout d'une action immédiate au générateur de processus est la prochaine étape.

Sélectionnez le Ajouter une action (Sous Actions immédiates), puis choisissez le type d'action à créer (dans ce cas, choisissez Alerte par e-mail) et saisissez toutes les informations nécessaires pour définir l'action.

Après quoi vous sélectionnerez Alerte Email. Recherchez l'alerte par e-mail que vous souhaitez utiliser pour envoyer l'e-mail.

Cliquez enregistrer lorsque vous avez terminé, et il vous redirigera vers le canevas de processus.

Aussi, lisez: Pourquoi la formation des utilisateurs finaux Salesforce est importante pour une mise en œuvre fluide

Meilleures pratiques pour le ciblage des alertes par e-mail de vente

La opportunités d'alerte par e-mail dans Salesforce peut sembler interminable, mais certains principes guident un ciblage d’alertes percutant.      

1. Prioriser la phase de développement

Mettez l’accent sur les étapes de développement en concentrant les alertes sur les phases clés : en détectant les nouveaux prospects dès le début et en soulignant l’urgence lors des dernières étapes des opportunités.

Donnez la priorité à ces points cruciaux pour rationaliser l’efficacité du flux de travail et améliorer la prise de décision stratégique pour des résultats optimaux en matière de développement commercial.     

2. Alerter les décideurs

Informez les décideurs de manière stratégique, en évitant les communications excessives avec la direction. Trouvez un équilibre en fournissant des informations clés aux dirigeants sans perturber systématiquement leur orientation stratégique.

Fournir efficacement aux dirigeants les informations nécessaires à des intervalles appropriés, en garantissant que leur attention reste concentrée sur les priorités stratégiques fondamentales.

Cette approche optimise le flux de communication, permettant aux dirigeants de rester bien informés tout en conservant la concentration nécessaire à une prise de décision efficace.      

3. Tenir compte des structures d'équipe  

Tenez compte des structures d’équipe lors de l’envoi de notifications. Dirigez les alertes vers les propriétaires d'opportunités et étendez la communication à des équipes de soutien plus larges telles que les opérations commerciales et marketing, qui jouent un rôle crucial en fournissant des ressources essentielles pour obtenir des résultats positifs.

Cette approche ciblée garantit que les parties prenantes concernées reçoivent des informations pertinentes, favorisant la collaboration et améliorant l'efficacité globale de la dynamique d'équipe.      

4. Limiter la fatigue due aux alertes

Atténuez la lassitude liée aux alertes en évitant toute communication excessive de mises à jour de progression incrémentielles. Efforcez-vous de maintenir un équilibre dans les notifications, en évitant d’inonder les destinataires avec un excès d’alertes.      

La qualité doit primer sur la quantité pour garantir que chaque alerte fournit des informations significatives et percutantes. Cette approche évite la dilution de la valeur associée à un volume écrasant de notifications et contribue à une stratégie de communication plus ciblée et plus efficace.     

5. Personnaliser pour le rôle et le niveau du représentant     

Façonnez les alertes en fonction des besoins et des préférences uniques des AE par rapport aux AM, et des vétérans par rapport aux nouvelles recrues, en fonction des commentaires.      

En appliquant ces règles empiriques, certaines bonnes pratiques de ciblage des destinataires pour des alertes Salesforce percutantes émergent :       

• VRP : Développements majeurs d'accords pour une organisation détenue, principalement par courrier électronique     
• Directeurs des ventes: Escalades autour des performances des représentants, organisation importante, via email + mobile  
• Opérations marketing: Mauvaises listes de prospects, changements d'analyse de campagne, via Slack ou par e-mail. 
• Leadership executif: Aperçus des résultats trimestriels, prévisions hebdomadaires, par e-mail et rapports personnalisés. 
• Équipe complète: De grandes victoires, des étapes majeures célébrant la réussite collective, par e-mail + affichage sur les téléviseurs du bureau.    

Explorons maintenant quelques exemples d'alertes à impact stratégique ciblant ces personnalités et ces cas d'utilisation.      

Aussi, lisez: Comment personnaliser Salesforce pour une expérience de marque unifiée

Exemples d'alertes par e-mail de vente à fort impact

Notification d'opportunité pour les commerciaux 

Alertez les commerciaux par e-mail lorsqu'ils sont désignés comme nouveaux propriétaires pour la première opportunité d'un client stratégique clé. Ces structures font une première impression critique tandis que la dynamique relationnelle reste fraîche et impressionnable.

Alerte de score de prospect pour les opérations marketing 

Informez les spécialistes des opérations marketing via Slack lorsqu'un lot de nouvelles pistes de demandes entrantes a un score de qualité des pistes inférieur à la moyenne. Cela permet des ajustements de sélection rapides avant que d'autres prospects à faible potentiel n'entrent dans l'entonnoir, gaspillant ainsi la bande passante des ventes.

Alerte de renouvellement pour les directeurs commerciaux   

Signalez les opportunités vieillissantes qui se clôtureront bientôt avec des affaires existantes importantes en jeu pour les responsables des ventes de territoire via des alertes mobiles. Incluez des liens vers des playbooks de renouvellement. Permet de s'attaquer de manière proactive aux renouvellements majeurs plutôt que d'être victime des surprises de désabonnement de fin de trimestre.

Avertissement d'atteinte du quota pour les vice-présidents 

Envoyez aux vice-présidents des rapports personnalisés riches en graphiques mettant en évidence les commerciaux qui risquent de manquer considérablement leurs quotas de vente annuels. Intégrez des liens vers des outils de suivi des performances des représentants sous-performants. Fait apparaître des problèmes chroniques invisibles pour une visibilité du leadership permettant une intervention de soutien. 

Gagnez une célébration pour le leadership de l'entreprise

Créez une alerte e-mail pour les dirigeants annonçant chaque conclusion d'accord à 7 chiffres mettant en évidence les acteurs essentiels. Remontez le moral et renforcez les comportements de vente souhaités menant à des transactions convoitées par les grandes entreprises.

Maintenant, concentrons-nous sur créer le contenu de ces alertes pour des taux d'ouverture et de réponse maximaux.

Aussi, lisez: Guide ultime de l'optimisation des licences Salesforce : réduisez les coûts et maximisez le retour sur investissement

Formatage du contenu efficace des e-mails d'alerte de vente

Même les alertes les plus stratégiquement planifiées et ciblées resteront inefficaces si elles ne sont pas formatées de manière convaincante.  

Vous devez donc structurer le contenu des alertes pour les destinataires occupés avec les bonnes pratiques suivantes :     

1. Lignes d'objet exploitables

"Contrats de renouvellement nécessitant un examen urgent »  

Paragraphes d'introduction écrémés  

"Cette semaine, 3 opportunités de renouvellement de plusieurs millions de dollars expirent et soutiennent actuellement 75 % de la relation Acme Corp." 

2. Légendes en gras des prochaines étapes requises    

Pour éviter un désabonnement préjudiciable aux relations, les commerciaux Tom, Sarah et Mike doivent :  

• Rencontrez les sponsors champions clients d'ici vendredi  
• Déterminer le véritable statut à risque  
• Résoudre les problèmes de blocage apparus 

3. Liens intégrés vers des enregistrements associés 

Insérez des liens cliquables vers les enregistrements de contrats expirés comme référence en évitant de perdre de l'élan en raison des retards de recherche manuelle des enregistrements.

4. Stimuler les visualisations de données

Graphique intégré des tendances des ventes mensuelles de l'entreprise influencées par ce grand compte au cours des 3 dernières années. Rendre l’ampleur tangible.      

5. Ton de soutien positif     

Malgré les dates d'expiration qui présentent un risque urgent, ce client est toujours verbalement satisfait de notre coopération. Ce n'est pas la même chose que de dire : « Vous mettez en danger notre plus grand compte mondial en raison d'une inaction négligente ! »     

Explorons maintenant un exemple pas à pas de configuration d'une alerte e-mail Salesforce percutante à l'aide de ces bonnes pratiques de formatage.     

Exemple de configuration d'alerte

Activez une alerte mobile automatisée pour les vice-présidents commerciaux régionaux, les avertissant chaque fois qu'une opportunité supérieure à 500 XNUMX $ entre dans le statut En attente de clôture mais ne dispose pas de lien de contact avec le parrainage de la direction. Cela risque de faire échouer des transactions importantes en raison d’un effet de levier inadéquat sur les relations avec les dirigeants.      

Suivez les étapes de synthèse:  

1. Cliquez sur Icône d'engrenage > Configuration > Personnalisations > Alertes par e-mail > Nouvelle alerte par e-mail.  
2. Nom de l’alerte « Alerte stratégique pour les dirigeants de transactions ».  
3. Sélectionnez le type de destinataire « Rôle et subordonnés » applicable au rôle de vice-président.    
4. Définissez le filtre de synchronisation sur « Opportunité : l'étape est égale à une clôture en attente ET un montant supérieur à 500 XNUMX $ ».  
5. Spécifiez la méthode de livraison mobile.  
6. Composez la ligne d'objet de l'e-mail « Plaidoyer de la direction nécessaire pour un accord stratégique ».   
7. Commencez le corps du texte en mettant l'accent sur l'impact sur les revenus en jeu nécessitant une attention urgente  
8. Ajoutez un lien vers l'enregistrement pour un accès et une visibilité en un clic.   
9. Insérez un graphique mettant en évidence l’écart dans le champ de contact au niveau C.   
10. Testez rapidement la diffusion des alertes à l’audience configurée à partir d’un enregistrement d’opportunité de test sandbox répondant aux critères.    
11. Développez le déploiement en production après des ajustements de suivi basés sur les commentaires des utilisateurs.  

Cet exemple montre un e-mail d'alerte hautement ciblé, stratégiquement chronométré et formaté de manière convaincante, configuré facilement via Salesforce.   

Mais pour garantir que l’alerte ait l’impact escompté, discutons des étapes critiques de tests approfondis et de suivi des performances.

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Test et suivi des performances des alertes de vente

L’alerte la plus réfléchie n’a pas d’impact si elle n’est pas testée et son influence sur le comportement n’est pas mesurée. Suivez donc ce régime de déploiement et de surveillance des performances :

1. Valider les mécanismes de livraison:
   Déclenchez d'abord des alertes de test pour vous assurer que la fréquence d'envoi, le ciblage des destinataires et la diffusion par canal sont appropriés avant d'étendre la visibilité.     
2. Commentaires participatifs 
   Partagez des alertes avec des membres amicaux de l’équipe et demandez des commentaires sur la clarté, la valeur et les améliorations souhaitées pour affiner la pertinence.      
3. Analyser l'efficacité des e-mails:
   Consultez les taux d'ouverture des e-mails, l'activité des clics sur les liens et les taux de désabonnement. Reformulez le contenu si l’engagement diminue.     
4. Confirmer le changement de processus :
   Effectuez des contrôles ponctuels dans les entreprises en phase de développement avancé pour valider la présence accrue des dirigeants après la mise en œuvre de l’alerte.     
5. Quantifier l'influence des revenus :
   Analysez les taux de réussite des grandes entreprises ayant des contacts avec les dirigeants avant et après la mise en ligne des alertes pour déterminer, si possible, l'impact sur les ventes généré.   

Cette combinaison de validation des mécanismes de configuration des alertes, de surveillance de la réception du public et de quantification des résultats des ventes en aval fournit une image complète de l'efficacité globale des alertes et du retour sur investissement.

Exécutée de manière cohérente, cette approche permet d'affiner en permanence un portefeuille d'alertes offrant une amélioration maximale et durable des revenus grâce à des comportements de vente alignés. 

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Partenariat avec Cynoteck pour le succès des alertes par e-mail Salesforce :

Les capacités d'alerte par e-mail de Salesforce offrent un potentiel important pour améliorer les résultats commerciaux, mais des complexités persistent dans leur configuration initiale, leur formatage, leurs rapports et leur optimisation continue. Pour relever ces défis, les équipes commerciales avisées se tournent vers les conseils d'experts de cabinets de conseil Salesforce d'élite tels que Cynoteck.    

Cynoteck spécialisé Services d'alerte par e-mail Salesforce englobent la planification de la demande, la configuration et le déploiement, la création de contenu, l'optimisation continue et le reporting sur l'impact des alertes. En tirant parti Cynoteck's les équipes d'expertise, de vente et d'analyse peuvent se décharger des charges stratégiques, techniques et analytiques associées à Alertes e-mail Salesforce, leur permettant de réaliser tout le potentiel de transformation de ces alertes sans surcharger les ressources internes. 

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Conclusion

Alertes Salesforce sont polyvalents et offrent de nombreuses possibilités pour influencer les ventes. En vous concentrant sur les alertes clés pour les rôles importants, en créant un contenu attrayant et en surveillant de près l'impact sur les indicateurs commerciaux, vous pouvez générer des changements positifs dans le comportement et les résultats commerciaux. 

Démarrez dès aujourd’hui une campagne d’alerte proactive par e-mail axée sur les opportunités de basculement et les facteurs de risque. Affinez ensuite en fonction des résultats enregistrés à chaque étape. Ce faisant, vous libérerez le potentiel d’accélération des revenus de ce puissant système pour générer des ventes comme jamais auparavant.  

Grâce à ces informations et exemples, vous êtes désormais équipé pour mettre en œuvre une approche d'alerte Salesforce infaillible, de la configuration à l'optimisation, qui incite à des actions menant vos équipes commerciales vers des sommets sans précédent. 

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Questions fréquemment posées:

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