CRM vs Excel : Pourquoi Excel n'est-il pas un système évolutif ?

24 novembre 2023

24 novembre 2023

Abhishek Singh

CRM vs Excel : Pourquoi Excel n'est-il pas un système évolutif ?

Les industries explorent continuellement différents outils commerciaux pour assurer leur réussite et leur fiabilité dans le paysage technologique dynamique et en pleine croissance d'aujourd'hui. Dans ce contexte, Excel et CRM se démarquent comme des outils puissants bénéfiques pour les entreprises de toutes tailles. Bien qu'Excel puisse être utile au départ pour gérer les relations, il devient notable qu'il ne fonctionne pas à mesure que l'entreprise se développe.

Il est important de reconnaître que, malgré sa popularité, Excel n'est pas un formel système ERP et ne doit pas remplacer les solutions dédiées telles que Business Central. Il existe des raisons impérieuses pour lesquelles Excel ne constitue pas un substitut approprié à une solution CRM et ERP complète.

Choisir Excel pour gérer les relations et les données dans l’éducation peut sembler accessible et rentable au départ. Il est cependant crucial d’en reconnaître les limites. S'appuyer uniquement sur Excel pourrait compromettre l'efficacité et avoir un impact négatif sur les taux de conversion. En revanche, dédié Solutions CRM offrent des avantages uniques qu'Excel ne peut pas offrir, garantissant une approche de gestion plus rationalisée et plus efficace.

Continuez à lire pendant que nous examinons une introduction complète à Excel et CRM. Nous naviguerons à travers leurs fonctions clés, mettrons en évidence les différences de fonctionnalités et de capacités, et mettrons en évidence leurs applications pratiques dans un environnement professionnel. Nous vous donnerons les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées qui vous aideront à contribuer au succès de votre organisation.

CRM vs Excel – En quoi le CRM est-il meilleur qu'une feuille de calcul ?

CRM, abréviation de gestion de la relation client, est un logiciel conçu pour améliorer et rationaliser vos interactions avec les prospects et les clients. Il gère les informations client, fournit des rappels de tâches et protège votre clientèle contre toute suppression accidentelle. L'utilisation du CRM permet les interactions avec les clients, garantissant leur satisfaction.

Notamment, les compétences avancées en matière de tableur, comme l’expertise de Microsoft Excel, sont rares, ce qui entraîne des erreurs potentielles lors de la saisie de formules.

Désormais, à mesure que votre entreprise se développe, les défis liés aux feuilles de calcul, autrefois gérables, peuvent désormais devenir insurmontables. La modification des informations d'un seul client sur plusieurs feuilles de calcul prend du temps. Bien que les cellules des feuilles de calcul soient polyvalentes et familières, elles deviennent ingérables pour une gestion étendue des données.

En revanche, l'interface conviviale du CRM fournit des informations plus claires, facilitant ainsi l'analyse et la prise de décision.

CRM a un avantage significatif sur Feuilles de calcul Excel en raison de son la versatilité. Laissez-nous découvrir ce que votre logiciel CRM peut accomplir et explorer les différences entre le CRM et les feuilles de calcul ainsi que les avantages du CRM par rapport aux feuilles de calcul. 

1. Conserver les données au même endroit 
   • Le CRM simplifie les opérations avec une interface unifiée, stockant un nombre illimité de données clients en toute sécurité dans le cloud pour un accès facile aux équipes.
   • Contrairement aux feuilles de calcul dont le stockage est limité, le CRM regroupe les informations en un seul endroit, éliminant ainsi le besoin de parcourir plusieurs feuilles, de dupliquer les données et de gaspiller des ressources.      
2. Sécurité des données  
   • Dans cette nouvelle tendance du travail à distance et de l'externalisation, il est important de protéger les opérations et les données de votre entreprise.
   • Excel présente des risques de sécurité avec une corruption potentielle des formules et une copie, un partage ou une suppression sans restriction.
   • CRM, quant à lui, vous permet de gérer les privilèges d'accès, améliorant ainsi la sécurité des données. Le logiciel CRM stocke en toute sécurité les données sur des plates-formes cloud, en utilisant des serveurs distants ou des serveurs de sauvegarde pour une meilleure accessibilité.     
3. Planifiez et organisez vos tâches
   • Le logiciel CRM va au-delà du suivi des contacts et de la gestion des opportunités ; il comprend en outre des outils pour une planification efficace des tâches et la rationalisation des actions manuelles.
   • Par exemple, si vous disposez du numéro de téléphone d'un nouveau client et prévoyez d'effectuer un suivi dans une semaine, vous pouvez définir une tâche pour garantir un rappel en temps opportun.
   • De plus, vous pouvez facilement joindre des fichiers aux enregistrements de clients ou d'opportunités, tels que des scripts d'appel, des illustrations, des documents ou toute autre information pertinente pour un accès rapide et pratique.     
4. Collaboration facile
   • Dites adieu aux maux de tête liés au suivi des dernières mises à jour de Google Sheets. Grâce au CRM, accéder aux dernières informations devient extrêmement simple.
   • Plus besoin de filtrer les commentaires et les notes dans les feuilles de calcul : CRM fournit une fonctionnalité de chat instinctive avec des options pour les conversations privées et de groupe.
   • De plus, vous pouvez facilement laisser des commentaires directement sur le compte CRM de votre client, améliorant ainsi la communication et la collaboration au sein de votre équipe.     
5. Tableaux de bord de reporting pour obtenir des informations
   • Il est révolu le temps où il fallait gérer la saisie de données dans des feuilles de calcul et s'appuyer sur des experts techniques pour la création de rapports.
   • Le CRM simplifie le processus : quelques clics suffisent et vous avez accès à des rapports en temps réel facilement filtrés.
   • Désormais, aucune analyse manuelle n’est nécessaire ; ce logiciel interprète les données et met en évidence les domaines à améliorer, ce qu'Excel ne peut pas égaler.     
6. Amélioration de la gestion des prospects
   • Les feuilles de calcul limitent la quantité d'informations que vous pouvez insérer dans une cellule, ce qui pose un défi aux entreprises qui tentent de résumer les données.
   • Mais le CRM vient à la rescousse, permettant aux entreprises non seulement d'enregistrer les détails des clients, mais également de prendre des notes détaillées si nécessaire. Cette fonctionnalité permet une meilleure organisation et gestion des informations sur les prospects.     
7. Automatisation des tâches de routine
   • Le CRM est un changement important qui vous libère de l’effort des tâches répétitives grâce à une automatisation transparente.
   • Grâce à l'intégration de l'IA, les interactions sur les réseaux sociaux et les tâches des applications de messagerie, y compris les chatbots, sont rationalisées, réduisant ainsi le risque d'erreurs humaines.
   • D'un autre côté, Excel nécessite un effort manuel, un processus ingérable et long qui nécessite une vérification manuelle minutieuse des erreurs.     
8. Intégration tierce
   • Le logiciel CRM s'intègre facilement à différentes applications professionnelles, notamment les réseaux sociaux et les e-mails.
   • Il récupère sans effort les données clients de ces plateformes et les stocke en toute sécurité dans le cloud. Les membres de l'équipe peuvent facilement rechercher des contacts sans avoir à faire défiler des feuilles de calcul, ce qui permet de gagner du temps et d'éliminer le besoin de saisie manuelle des données.

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Excel vs CRM : une comparaison explicite

Excel ainsi que CRM se démarquent comme des outils populaires pour les entreprises. Bien que chacun possède des caractéristiques distinctes, leurs objectifs et leur adéquation aux différentes entreprises doivent être distincts.

Pour illustrer pourquoi le CRM peut battre Excel pour une entreprise en croissance, nous avons présenté les principaux points de comparaison et fourni une brève discussion sur les différences entre les deux sous chaque point.

Excel:

• Les données ne sont pas enregistrées en toute sécurité.
• Plus d’efforts manuels impliquent un risque d’erreur plus élevé.
• C'est simple à manipuler.
• Une projection des ventes est créée.

Gestion De La Relation Client:

• Les connexions sécurisées garantissent qu’aucune donnée n’est volée.
• Il n’y a aucune manipulation puisqu’il y a moins d’intervention manuelle.
• La projection des ventes est calculée.

Maintenant, comparons-le de plusieurs manières :

Fonctionnalité	Excel	CRM
Saisie de données	Saisie manuelle des données	L'automatisation est possible.
Stockage des pièces jointes	Pas possible	Simple, avec la possibilité de les connecter à des contacts, des entreprises et des opportunités.
Gestion des données	Formules et tableaux croisés dynamiques	Accédez à toutes les informations en un seul clic.
Historique des modifications	Uniquement disponible via Office 365	Chaque enregistrement/carte CRM est extrêmement précis et facilement accessible.
Rapports avancés	Données manuelles et limitées uniquement	Fonctionnalité de reporting et d'analyse automatique pour des rapports en déplacement.
Sécurité et personnalisation des données	Pas de personnalisation, les données sont souvent placées localement.	Interface entièrement personnalisable et sécurité complète, dans le cloud ou sur des serveurs dédiés.
Intégration	N'a aucune intégration avec d'autres logiciels d'entreprise.	Intégration avec différentes applications telles que le calendrier, la messagerie, les contacts et la suite de paiement.
Automation	Inapplicable	Sur votre tableau de bord, obtenez des informations complètes sur vos prospects, envoyez des e-mails automatisés et appelez-les.
Communication	Doit télécharger les données sur plusieurs outils en ligne	Suite de communication déjà construite.

1. Objectif:
   Lorsqu'il s'agit d'organiser et d'analyser des données, Excel prend les devants avec des fonctionnalités telles que la saisie de données, le tri, le filtrage et les calculs de base. En revanche, le CRM est spécialement conçu pour gérer efficacement les informations client, suivre les activités de vente et analyser les données client.     
2. Saisie de données:
   Une limitation majeure pour les entreprises qui utilisent Excel est la saisie manuelle des données. Tandis que le logiciel CRM rationalise les processus grâce à l'automatisation, s'intégrant de manière transparente dans différentes applications. Il extrait sans effort les données pertinentes de diverses sources, importe des contacts, archive les conversations des clients et gère une variété de tâches automatisées.     
3. Suivi des communications:
   Excel ne peut pas suivre efficacement la communication avec les prospects et les clients. Même l'enregistrement des dates et heures de vos interactions nécessite une saisie manuelle des données. Et le logiciel CRM excelle dans le suivi des communications. Les plates-formes CRM de qualité offrent des fonctionnalités telles que la journalisation des appels, l'intégration de la messagerie électronique, le suivi des appels mobiles, le suivi des SMS, etc., garantissant une gestion complète des communications.     
4. Valeur temporelle et évolutivité:
   Du temps est souvent perdu en saisie manuelle de données et en tâches répétitives, ce qui crée des inefficacités dans divers processus. À mesure que votre entreprise se développe et que les relations clients se développent, Excel échoue, ce qui peut entraîner des opportunités manquées. Les CRM offrent une plus grande évolutivité, permettant une identification et une capitalisation en temps opportun des opportunités de vente incitative.     
5. Expérience client:
   La segmentation standard des données entraîne souvent un retard dans la récupération de l'historique des prospects/clients, perturbant le flux de communication et diminuant l'expérience client. Les CRM offrent une vue complète de l'engagement client, permettant un accès transparent à une communication à jour. Cela permet un flux de conversation plus fluide, améliorant la satisfaction des clients et développant des relations plus solides. 
6. Documents et pièces jointes:
   Les utilisateurs d'Excel sont confrontés au défi de stocker les pièces jointes séparément, ce qui nécessite de basculer continuellement entre la feuille de calcul et d'autres applications pour référence. En revanche, les plateformes CRM offrent un stockage intégré pour différents fichiers et pièces jointes, garantissant que tout ce dont vous avez besoin est facilement disponible sur la plateforme sans avoir besoin de basculer entre les applications. 

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Quelques exemples de CRM largement utilisés :

Bien que le marché du CRM soit concurrentiel, quelques noms ressortent du lot, tels que :

1) Force de vente

Salesforce est un goliath de l’industrie CRM. Il est bien connu pour son ensemble complet de fonctionnalités et ses opérations basées sur le cloud.   

2) Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics s'intègre bien aux autres produits Microsoft et offre des fonctionnalités CRM et ERP complètes.

3) HubSpot CRM

HubSpot CRM est bien connu pour son interface utilisateur intuitive et ses fonctionnalités d'intégration. Il est particulièrement populaire auprès des petites et moyennes organisations.

4) Zoho CRM

Zoho CRM est apprécié pour son faible coût et sa large gamme de fonctionnalités, ce qui en fait un choix populaire pour de nombreuses petites entreprises.

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Pourquoi Excel n’est-il pas une option réalisable pour les équipes commerciales en croissance ?

À mesure que votre entreprise se développe, les feuilles de calcul traditionnelles comme Excel posent des limites. Au fil du temps, leurs limites deviennent difficiles, voire impossibles, à surmonter. Si vous souffrez des limites des feuilles de calcul, envisagez d'adopter un logiciel CRM.

Il offre un moyen plus efficace de gérer les clients, les prospects et les données financières, facilitant un partage transparent entre les équipes et les applications. Ces avantages améliorent les ventes et l’efficacité, augmentant ainsi vos résultats.

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En conclusion

Excel peut être populaire parmi les petites entreprises, mais les CRM sont spécialement conçus pour une gestion efficace des données clients, offrant une multitude de fonctionnalités et d'avantages. Si vous recherchez une gestion efficace de la relation client et des données de vente, optez pour un CRM plus de Excel mérite d'être considéré. CRM Les systèmes améliorent considérablement les performances de l'entreprise en automatisant les tâches et en fournissant des informations en temps réel.

Le logiciel regroupe les données et les communications des clients dans une base de données unique, fournissant des informations précieuses sur les souhaits et les préférences des clients. Cette stratégie rationalisée permet de se concentrer davantage sur la satisfaction client, permettant une collaboration plus efficace et un suivi proactif des problèmes récurrents.     

Pour une solution évolutive, sans erreur et sans tracas dans la gestion des données clients, un CRM intuitif comme Salesforce se démarque. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais améliore également la concentration, augmente la productivité, facilite la stratégie de vente, garantit la sécurité des données et permet des rapports approfondis. Si vous n'avez pas encore adopté de CRM, nous vous recommandons fortement de commencer dès aujourd'hui. Bien qu'Excel soit adapté à un usage personnel, il ne peut pas égaler la puissance et les fonctionnalités d'un CRM robuste.  

At Cynoteck, nous reconnaissons les limites des outils traditionnels comme Excel pour répondre à des besoins de vente complexes. C'est pourquoi nous exploitons des CRM avancés tels que Salesforce ainsi que Microsoft Dynamics 365 pour proposer des solutions globales. Contrairement à Excel, ces CRM fournissent une plateforme unifiée pour rationaliser et améliorer vos processus de vente.

De la gestion des leads au suivi des opportunités, notre approche sur mesure garantit que toutes vos exigences commerciales sont traitées efficacement au sein d'une application unique et intégrée. Cela améliore en outre votre expérience commerciale et libère un potentiel de croissance des ventes.

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FAQ (questions fréquemment posées)

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