Automatiser les processus manuels chronophages ainsi que la garantie d'une transparence opérationnelle maximale sont la dernière tendance dans le monde des affaires ces dernières années. Vous pouvez remarquer ces modifications presque dans tous les domaines aujourd'hui, et même dans les secteurs gouvernementaux, alors que ces avancées peuvent être particulièrement utiles dans le commerce électronique et la vente au détail.
L'influence des dépenses non maîtrisées sur les équipes financières est tangible : chiffres incorrects sur les dépenses engagées, factures imprévisibles pouvant saboter la trésorerie, voire immobilisation extrême du capital. Un bon système d'achat automatisé peut gérer chacun de ces problèmes. En changeant l'expérience des chefs d'entreprise - en donnant accès aux bons fournisseurs et en facilitant les approbations - les équipes financières auront un contrôle total et une visibilité sur les dépenses surengagées.
Lors de l'examen d'un système d'achat automatisé, il est important de comprendre les objectifs spécifiques des différentes parties prenantes. Améliorer le processus d'achat - de l'obtention des meilleurs fournisseurs à bord au rythme d'approbation des achats - car il a un impact sur tous les aspects de l'entreprise.
Comprendre les processus d'approvisionnement
Approvisionnement est une fonction commerciale vitale de toute entreprise, quel que soit son type ou sa taille. Cette fonction d'approvisionnement est constituée d'une séquence d'étapes qui sont menées par une organisation pour obtenir des biens ou des services, y compris l'approvisionnement, les achats, la négociation des conditions, le suivi de la réception des fournitures et la tenue de registres, et tout ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs commerciaux. et objectifs.
Reconnaître et exploiter avec les fournisseurs les plus appropriés pour acquérir des biens ou des services aux prix les plus raisonnables et de bonne qualité est l'objectif principal de la fonction d'approvisionnement. Lorsqu'il est géré efficacement et bien exécuté, il peut contribuer à accroître la rentabilité de votre entreprise.
La fonction d'approvisionnement se concentre en outre sur la gestion des risques et de la conformité, l'amélioration des performances des fournisseurs, la réduction de la durée du cycle d'approvisionnement et l'amélioration de l'utilisation des contrats.
D'autres grands domaines d'intervention du système d'approvisionnement automatisé comprennent l'acquisition d'une compréhension approfondie des exigences de toutes les unités commerciales, la mise en correspondance du bon fournisseur avec l'exigence, le suivi et l'évaluation des performances des fournisseurs et la négociation de contrats pour en tirer le meilleur parti.
La technologie peut diminuer les frais d'approvisionnement et les frais généraux administratifs en automatisant et en suivant les processus d'approvisionnement. Il est essentiel de surveiller et d'évaluer en permanence processus d'achat pour améliorer les inefficacités ou les points faibles.
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Avantages d'un système d'approvisionnement automatisé
La processus d'approvisionnement automatisé nécessite beaucoup d'efforts manuels, car les entreprises consacrent des ressources pour découvrir et obtenir des services, des biens ou des travaux auprès de sources externes.
Ces accords nécessitent une attention supplémentaire, tels que : les termes qui doivent être convenus, les contrats doivent être retirés, etc. Et ces contrats sont traités tout au long de la vie du fournisseur/fabricant relation.
Heureusement, des outils modernes ont permis aux fabricants de confier plusieurs de ces tâches manuelles à des solutions d'automatisation des achats. L'avancement du processus d'approvisionnement qui en résulte libère de précieuses ressources internes pour la prise de décisions critiques pour l'entreprise et d'autres efforts d'élaboration de stratégies.
Alors, automatiser le processus d'approvisionnement dans votre organisation présente de nombreux avantages, dont certains des plus importants sont définis ci-dessous :
1) Coût réduit
Gestion automatisée des achats diminue les efforts manuels et la paperasserie. Avec une plus grande capacité à atteindre un plus grand nombre de fournisseurs, à calculer les besoins d'approvisionnement et à gérer les contrats avec compétence, le principal avantage d'une fonction d'approvisionnement automatisée est la réduction des coûts.
Et toutes les demandes d'approvisionnement nécessitent des approbations, ce qui donne aux responsables la possibilité de s'assurer que la dépense est essentielle ou non. Il en résulte une diminution substantielle des coûts d'organisation et les redondances sont également éliminées, ce qui améliore encore l'efficacité.
2) Flux de processus rationalisé
Le premier effet perceptible de rationalisation des processus d'automatisation. L'ensemble du processus devient ici complètement autonome avec l'automatisation, depuis le remplissage des formulaires jusqu'à l'acheminement des demandes aux bonnes personnes dans le processus et en incitant les parties prenantes à terminer leur part. Finis les retards ou les réquisitions oubliées, les formulaires perdus.
Intervention humaine minimisée, uniquement là où elle n'est pas nécessaire, et réservée aux tâches où elle est nécessaire. Le processus d'approvisionnement automatisé commence alors à fonctionner comme sur des roulettes.
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3) Visibilité améliorée
Lorsque vous automatisez un processus, vous ouvrez la voie à une meilleure visibilité des processus. Lorsque toutes les informations relatives à un achat se trouvent au même endroit, le suivi des commandes devient beaucoup plus facile à gérer.
De plus, des tableaux de bord personnalisables vous permettent de surveiller plusieurs processus d'approvisionnement à la fois pour reconnaître et résoudre les erreurs ou les goulots d'étranglement en temps réel.
De plus, les données collectées vous offrent une meilleure transparence et clarté tout au long de votre chaîne d'approvisionnement, vous offrant une évaluation plus approfondie de la santé globale de votre chaîne d'approvisionnement.
4) Moins de risque
La liste des risques pour la chaîne d'approvisionnement s'allonge de jour en jour. Bien qu'une meilleure visibilité s'accompagne d'une meilleure connaissance de votre environnement d'approvisionnement. Une fonction d'approvisionnement automatisée vous permet de prédire d'où peut provenir le prochain risque et de vous entraîner en conséquence.
Les données disponibles à partir d'une chaîne d'approvisionnement automatisée vous permettent de déterminer plus rapidement les dépenses à haut risque et la concentration risquée des fournisseurs. Grâce à ces informations, vous pouvez réduire les risques du processus d'approvisionnement en proposant des sources alternatives.
5) Efficacité maximisée
Automatiser le fonction d'approvisionnement présente de nombreux avantages, le processus de commande s'accélère lors de l'automatisation de la fonction d'approvisionnement, ce qui signifie que les délais sont plus courts et que l'efficacité est considérablement accrue.
L'automatisation permet en outre aux responsables de positionner les membres de l'équipe dans les domaines dont ils ont le plus besoin, au lieu de leur attribuer les tâches quotidiennes de faible priorité qui sont facilement gérées par l'automatisation. Cela améliore même la communication avec les parties prenantes internes et les fournisseurs.
6) Supprimez les goulots d'étranglement d'approbation et évitez les retards de facturation et les paiements en double
A système de passation des marchés qui repose sur de nombreuses interventions manuelles et sur les e-mails et les feuilles de calcul est sujet à davantage d'erreurs humaines et d'autres risques associés. Alors que les gens essaient de faire les choses à leur manière, même en contournant les politiques et les procédures pour réduire les cycles d'achat.
D'autre part, une quantité adéquate outil d'approvisionnement électronique traite ces risques d'investissement avec une responsabilité mise en œuvre et une accessibilité basée sur les rôles, en protégeant les informations sensibles et en limitant les informations confidentielles aux parties prenantes concernées tout en maintenant le cycle d'approvisionnement à l'avenir.
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Quelles fonctionnalités devriez-vous rechercher dans un logiciel d'approvisionnement automatisé ?
Aujourd'hui, il existe un grand nombre d'outils sur le marché. Mais il est essentiel de comprendre ce dont vous avez besoin. Voici les principaux éléments à prendre en compte avant d'acheter un logiciel d'approvisionnement :
1) Automatisation
C'est la signification première des outils commerciaux modernes. Ils ne valent tout simplement pas votre temps s'ils ne peuvent pas vous décharger de certains des travaux les plus monotones. Ton système d'achat automatisé devrait automatiser les flux de travail pour :
- Améliorer la précision
- Réduire les erreurs humaines
- Libérez un temps précieux pour vous concentrer sur des initiatives plus stratégiques
- Accélérer les temps de cycle d'approvisionnement
L'automatisation des achats doit disposer d'un flux de travail pour gérer les bons de commande, obtenir les approbations des cadres et des responsables, et un suivi facile qui évite le besoin de saisie de données.
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2) Déploiement rapide et flexible avec une interface facile à utiliser
La mise en place de certaines plateformes d'approvisionnement peut prendre plusieurs mois voire des années pour un déploiement réussi.
Vous devez choisir une solution d'approvisionnement cloud robuste mais agile pour éviter ce délai de rentabilisation et ce déploiement lents.
Une interface facile à utiliser est très importante car le temps et l'argent consacrés à la formation ou à l'adaptation de votre équipe à une plate-forme trop compliquée ne peuvent jamais être récupérés.
Le logiciel d'approvisionnement doit être facile à utiliser, choisissez une plate-forme qui offre simplicité, mobilité et s'intègre parfaitement à vos opérations existantes.
3) Suivi des approbations et workflows
Logiciel d'approvisionnement devrait incorporer des règles concernant qui peut dépenser et sur quoi. S'il s'agit d'un cadre ou d'un gestionnaire, il n'est pas nécessaire de poser des questions.
Mais lorsque l'employé intermédiaire passe une commande, le responsable doit en être informé (automatiquement) et doit être tenu d'approuver avant l'avancement de la commande.
De plus, les flux de travail doivent être automatisés, sans intervention manuelle de l'utilisateur final et escalade à plusieurs niveaux.
Avec un système de flux de travail d'approbation automatisé, vous devenez capable de réduire considérablement le temps nécessaire pour approuver les demandes d'achat et d'atténuer les risques tout au long de la procédure d'approbation.
4) Intelligence d'affaires et visibilité
L'objectif premier des déploiements d'e-procurement est d'acquérir une visibilité des dépenses par catégorie de dépense.
La capacité d'analyser et de générer des rapports sur les données en temps réel et historiques est la clé pour comprendre comment votre entreprise augmente ses revenus et où réduire les coûts.
Cela fait de l'informatique décisionnelle un attribut fondamental du logiciel d'approvisionnement que vous devez poursuivre dans votre solution.
5) Intégrations transparentes
Vous devez choisir un logiciel d'e-procurement qui complète et étend les solutions de comptabilité ou le cloud ou l'ERP sur site, pour une efficacité de bout en bout de l'approvisionnement au paiement. En outre, votre logiciel d'e-procurement préféré doit fournir des intégrations avec les systèmes financiers, garantissant l'exactitude et l'efficacité des processus.
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Automatisation en entreprise - Pourquoi l'automatisation est la clé
Aujourd'hui, système d'achat automatisé automatisez plusieurs processus de gestion d'un restaurant ou d'un magasin ou de toute autre entreprise. De nouveaux progrès sont prévus dans la technologie POS en 2022, les vendeurs POS se concentrant sur le commerce électronique et d'autres entreprises, ayant des paiements sans contact.
La pandémie de coronavirus a changé à jamais les comportements et les habitudes d'achat. Les clients du monde entier sont à l'aise avec les achats en ligne et les détaillants n'ont d'autre choix que de s'adapter à ces changements. accord.
Voici quelques-unes des principales tendances qui façonneront la transformation numérique :
- Développement d'une culture prête pour le numérique.
- L'innovation sera démocratisée.
- Les entreprises seront composables pour plus d'agilité et de rapidité d'exécution.
- La sécurité des API prendra une importance plus importante.
- Les microservices seront mis à profit pour favoriser une plus grande innovation.
- La capacité de déverrouiller et d'utiliser les données déterminera la croissance et le développement organisationnels.
Approvisionnement est devenu la clé pour atténuer les éventuels effets négatifs sur votre entreprise, en particulier dans les conditions économiques actuelles, car les services et les produits d'approvisionnement deviennent essentiels au succès.
Les équipes d'approvisionnement dépendent de processus papier ou de systèmes obsolètes qui ne sont pas ouverts au changement. En utilisant ces systèmes, il devient impossible d'avoir un aperçu des milliers de fournisseurs avec lesquels ils travaillent et d'évaluer la continuité des activités.
Ainsi, l'automatisation du processus d'approvisionnement est un moyen pratique d'aider une fonction commerciale cruciale à travailler plus efficacement.
Les technologies numériques peuvent aider les achats à améliorer la collaboration et l'engagement tout au long de la chaîne de valeur des achats, qui comprend la planification, la gestion des contrats, l'approvisionnement, le contrôle des paiements, la livraison des commandes et la gestion des fournisseurs.
Certains avantages que la transformation numérique inclut sont :
- Améliorez la collaboration de vos équipes tout en mettant fin aux silos d'informations.
- Éradiquer des centaines d'e-mails et de feuilles de calcul.
- Construire un processus d'approbation plus rapide en réduisant les processus d'achat et les cycles d'approbation de bout en bout.
- Éliminer les erreurs humaines.
- Automatisation des tâches manuelles qui font gagner du temps aux employés.
- Entretenir et renforcer les relations avec les fournisseurs.
- Améliorer l'expérience utilisateur de toutes les parties prenantes.
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Conclusion
Pérenniser votre entreprise signifie mettre en œuvre système d'approvisionnement automatisé cela peut durer bien au-delà des pièges des progrès technologiques. Les processus d'achat modernes aident à garantir que l'entreprise obtient ce dont elle a besoin, au prix le plus approprié, dans les limites du budget, dans de bonnes conditions et sans aucune faute.
Il existe un lien important entre la viabilité financière et la gestion des bons de commande. Un approvisionnement efficace s'est avéré faire la différence entre une entreprise qui connaît un succès exceptionnel et qui s'effondre complètement.
Un système d'achat entièrement fonctionnel vous permettra de réduire les coûts, d'améliorer les relations acheteur-fournisseur, de prendre des décisions plus rentables basées sur les données, d'améliorer les performances globales et de développer votre entreprise.
Ces avantages et d'autres sont indispensables pour les entreprises qui s'efforcent de se développer jusqu'en 2022 et au-delà.
Ainsi, que vous soyez une entreprise de commerce électronique avec une rotation massive des stocks, une entreprise technologique gérant d'innombrables factures de différents fournisseurs, ou simplement une entreprise qui a besoin d'aide pour maintenir ses paiements en ordre, un système d'achat automatisé peut être précisément ce dont vous avez besoin.
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Questions fréquemment posées (FAQ)
Presque toutes les entreprises ont besoin d'une méthode pour recevoir et traiter les paiements des consommateurs, et systèmes de point de vente permettre aux entreprises de le faire efficacement, et bien plus encore. Cependant, les industries les plus courantes qui utilisent les systèmes de point de vente sont les entreprises en contact avec les clients comme la vente au détail, la restauration, etc.
Un système de point de vente rend l'expérience de paiement plus simple et plus rapide pour vous et vos consommateurs. Dès que vous commencez à vendre des biens ou des services en personne, votre entreprise a besoin d'un système de point de vente, peu importe la taille de votre entreprise, ce système réduit le temps nécessaire pour conclure une vente et réduit les erreurs humaines, comme les erreurs de calcul. De plus, les rapports en temps réel vous permettent de savoir quels articles sont vos meilleurs et vos pires vendeurs.
Il existe trois types de systèmes de point de vente. Le système qui vous convient dépend du type d'entreprise que vous dirigez. Voici vos trois options :
i) Systèmes de point de vente basés sur le cloud - Les systèmes Cloud POS sont simples à utiliser, vous pouvez les utiliser avec un appareil mobile ou une tablette. Ces systèmes sont populaires parmi les restaurateurs et les commerçants. Ici, tout est stocké en ligne et ces systèmes ont tendance à coûter moins cher que les autres types de systèmes de point de vente.
ii) Systèmes de point de vente basés sur serveur - Avec les systèmes basés sur serveur, le logiciel est installé sur un serveur situé sur site. Vous êtes responsable de l'installation, de la maintenance et de la sécurisation du système, ainsi que de la sauvegarde des données. Tout cela peut coûter cher.
iii) Systèmes de point de vente hybrides - Un système de point de vente hybride vous offre une combinaison des deux types de systèmes de point de vente : systèmes de point de vente basés sur le cloud et sur serveur. Un système de point de vente hybride utilise un serveur local, tandis que les données sont sauvegardées dans le cloud. Cela signifie qu'en cas de panne d'Internet, il n'y a pas d'interruption dans votre entreprise. Vous pouvez toujours continuer à vendre des articles.
Le système de point de vente le moins cher à intégrer est le système basé sur le cloud, car il est simplement prêt à l'emploi. Il vous suffit de vous connecter à Internet et de télécharger une application. Vous n'avez pas besoin d'acheter, de configurer et de maintenir un serveur.
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