En la actualidad, los representantes de ventas dedican mucho tiempo y esfuerzo a tareas menores como la entrada de datos, mover y mantener datos en dos lugares y volver a Organización de Salesforce para administrar correos electrónicos y bandejas de entrada para acceder y recopilar toda la información relevante sobre un prospecto, clientes potenciales y oportunidades.
El Integración de Salesforce con Outlook ha proporcionado una forma para que las empresas utilicen ambos Salesforce y Microsoft Office para cerrar la brecha de datos entre los dos programas. Salesforce para Outlook elimina la necesidad de transferir manualmente los datos de los clientes de una aplicación a otra mediante la sincronización automática de contactos, eventos y tareas.
Cuando se registran mensajes, eventos y contactos, Salesforce para Outlook los hace visibles en la línea de tiempo de actividad de Salesforce para que todos los miembros autorizados del equipo puedan acceder al contexto específico del cliente.
El Integración de Salesforce con Outlook facilita a los representantes de ventas realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes y minimizar la duplicación de esfuerzos. Esta integración hace posible cerrar transacciones, mejorar las relaciones con los clientes y optimizar la comunicación interna al actualizar automáticamente Salesforce con datos de clientes de Outlook.
Además, simplifica la adición de eventos y conversaciones por correo electrónico desde Outlook a una fuerza de ventas registro de contacto. Para ahorrar tiempo a sus empleados, esta integración incluso funciona con Captura de actividad de Einstein para automatizar el seguimiento de conversaciones desde Outlook a Salesforce.
En este blog, discutiremos cómo Integración de Outlook de Salesforce funciona, qué pasos están involucrados y cómo beneficia a su negocio.
Descripción general de Salesforce
Salesforce CRM es un Software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) basado en la nube sistema para administrar las relaciones con los clientes y ayudar a las empresas a mover clientes a través del embudo de ventas a una venta.
La plataforma proporciona servicio de atención y soluciones empresariales centradas en la automatización, con la intención de unificar marketing, ventas, comercio y servicio en una sola plataforma. Esto ayuda a las organizaciones que lo utilizan a obtener una visión integral de sus clientes y cómo acercarse a ellos.
Salesforce proporciona un Software como Servicio (SaaS), Infraestructura como Servicio (IaaS)y Plataforma como servicio (PaaS) soluciones además de Servicios en la nube para alojar aplicaciones. Nube de Salesforce es bien conocido por su escalabilidad y capacidad para ayudar a las empresas con interacciones tanto externas como internas.
Además, permite la planificación y seguimiento de campañas de marketing y ventas, así como la gestión de servicios, utilizando datos analíticos y relevantes.
Salesforce también ayuda a las organizaciones a automatizar las operaciones y mejorar las interacciones con los clientes con la ayuda de correos electrónicos y llamadas telefónicas personalizadas.
También, lea: Integración de RingCentral Salesforce: Guía paso a paso
Características clave de Salesforce:
Salesforce es uno de los más populares Plataformas CRM en el mercado, ofreciendo una serie de características útiles para abordar una variedad de Problemas relacionados con CRM. Ahora se usa ampliamente en todos los aspectos del desarrollo comercial, no solo en ventas y marketing.
Salesforce ofrece una variedad de beneficios que persuaden a las organizaciones a usarlo. Algunas de las funciones más importantes de Salesforce son las siguientes:
1) Charla
"Marcas de vibración' está disponible siempre que lo necesite, y eso también sin costo adicional. Puede unirse a una discusión existente o iniciar una nueva con 'Chatter'.
2) Herramientas de colaboración
Salesforce las capacidades de colaboración permiten la comunicación en tiempo real entre múltiples equipos. Estas comunicaciones regulares mantienen a cada equipo informado sobre el progreso de sus equipos asociados.
3) Aplicación móvil
Salesforce ahora también está disponible para dispositivos móviles, ¡para aquellos de ustedes que siempre están en movimiento! Los usuarios pueden controlar el flujo de trabajo, asignar tareas, cambiar roles y evaluar informes incluso mientras viajan.
4) Tableros dinámicos
Los clientes pueden rápidamente construir paneles e informes en tiempo real usando Salesforce. El beneficio más significativo de la función del tablero es que podrá ver todos los datos esenciales sin tener que perder demasiado tiempo buscándolos.
5) Intercambio de aplicaciones
Puede crear y publicar su aplicación en AppExchange de Salesforce, así como usar otras aplicaciones ya establecidas como plataforma e instalar aplicaciones para modificar su página de Salesforce.
6) Nutrición de leads
Nutrición de prospectos de Salesforce El proceso se enfoca en atraer clientes que han abandonado los carritos de compras o han visitado su sitio web. Aumenta los ingresos al enviar automáticamente boletines y correos electrónicos a los clientes.
7) Análisis en tiempo real
Salesforce Analytics te permite visualizar los datos de tus usuarios. Salesforce Los análisis pueden ayudar en la organización de datos complicados de una manera significativa y comprensible.
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Descripción general de Microsoft Outlook
Los usuarios pueden enviar y recibir correos electrónicos desde sus PC utilizando el software de correo electrónico microsoft Outlook. Se ofrece una pieza de software comercial llamada Microsoft Outlook de forma independiente y como componente del Paquete de Microsoft Office.
Con superior soporte corporativo y más funciones que no están disponibles en la versión gratuita, este producto es más completo que la edición gratuita. Puede crear su propia vista con las herramientas Selector de campo y Agrupar por cuadro, o puede usar una de las vistas predefinidas de Outlook.
Tiene un administrador de tareas, contactos y un calendario. Outlook es el método oficial de comunicación para todos los administradores, equipos y otros empleados. Puede organizar rápidamente sus comunicaciones para su uso posterior dentro de la aplicación mediante la creación de carpetas, y también puede mantener su calendario actualizado para evitar perder fechas límite.
Características clave de Outlook:
Las siguientes son algunas de las características clave de Microsoft Outlook:
1) Racionalizar el uso de carpetas
En Outlook, las carpetas se pueden usar para almacenar una variedad de elementos, incluidas páginas web completas, documentos de Word y Excel y mensajes de correo electrónico.
La Bandeja de entrada universal, que hace lo que su nombre implica, sirve como su carpeta principal de Outlook y es donde se reciben todos sus mensajes, ya sea en forma de correo electrónico, correo de voz, fax o multimedia.
2) Calendario compartido
Outlook le permite compartir su calendario con sus compañeros de trabajo. Esto le ayuda a ahorrar mucho tiempo al reservar reuniones. Simplemente puede mirar su calendario para determinar su disponibilidad en lugar de intercambiar correos electrónicos de ida y vuelta. Antes de levantarse y salir de la oficina, también puede verificar si su colega está en la oficina.
3) Gestión de correo electrónico
Outlook ofrece la opción de programar correos electrónicos. Puede usar esta función para enviar correos electrónicos por adelantado, lo cual es bastante útil. Cuando planifica la entrega de correo electrónico, puede escribir el mensaje y asegurarse de que llegue a tiempo a la bandeja de entrada del destinatario.
4) Compartir información fácilmente con funciones de trabajo en grupo
Outlook incluye varias funciones de software colaborativo que facilitan la comunicación constante entre los equipos. Una función de seguimiento realiza un seguimiento de todos los mensajes y cómo se distribuyen automáticamente en la organización.
Outlook tiene varias capacidades de trabajo en grupo que simplifican la comunicación continua del equipo. Las funciones de seguimiento supervisan automáticamente el flujo de mensajes a través de la empresa.
6) Personalizaciones de buzones
Los usuarios de Outlook pueden configurar reglas de buzón para categorizar automáticamente los correos electrónicos. Puede elegir dónde debe enviarse un correo electrónico de un remitente determinado.
Además, puede configurar una regla que automáticamente “hacia adelante” correos electrónicos de un remitente en particular o con una línea de asunto en particular a otro miembro de su equipo.
También, lea: Integración de Zoom Salesforce: beneficios, tipos y pasos
¿Por qué debería integrar Salesforce y Outlook?
Los usuarios pueden ver y controlar sus Datos de Salesforce desde adentro microsoft Outlook con la ayuda de Integración de Outlook de Salesforce. Instalando el Programa Salesforce para Outlook, que es una descarga gratuita, le permitirá lograr esto.
Los usuarios podrán ver sus contactos, clientes potenciales, prospectos y casos de Salesforce en Outlook una vez que se haya instalado la aplicación. Desde Outlook, también pueden agregar nuevos registros, editar registros actuales y eliminar registros.
Integración de Salesforce con Outlook tiene los siguientes beneficios:
- Puede ahorrar tiempo y ser más productivo al poder acceder y administrar sus datos de Salesforce desde Outlook. Como resultado, los representantes de ventas pueden pasar menos tiempo ingresando datos y cambiando entre aplicaciones.
- La integración de Outlook y Salesforce permite a los equipos de ventas realizar un seguimiento de las conversaciones de correo electrónico que son relevantes para los registros de Salesforce.
- Eliminar datos duplicados ingresando dos programas ahorra tiempo.
- Tiene la libertad de trabajar como quiera con la aplicación Salesforce for Outlook. Puede acceder a sus datos desde su hogar, la oficina o mientras viaja.
- Es útil diseñar plantillas de correo electrónico significativas y útiles para clientes y clientes potenciales.
- El acceso a importantes mensajes de correo electrónico de Outlook se facilita y se utiliza una ubicación para administrar todos los registros pertinentes de Salesforce.
La integración de Salesforce y Outlook se está volviendo cada vez más popular entre las empresas para solucionar estos problemas. Mejoran el rendimiento de los representantes de ventas al manejar los datos de Salesforce en Outlook en lugar de agregarlos al CRM.
También, lea: Una guía para la integración de DocuSign Salesforce y sus beneficios
Integración de Salesforce con Outlook
Las empresas frecuentemente necesitan integrarse Salesforce para Outlook en el entorno corporativo conectado de hoy en día para que estos sistemas se comuniquen entre sí. Desde que conecté el correo electrónico y Sistemas de CRM se ha convertido en una integración SaaS estándar, las empresas están más conectadas, basadas en datos y digitales que nunca.
¿Cómo puede configurar la integración de Salesforce con Outlook?
Instalación de Salesforce para Complemento de Outlook es el primer paso aquí. Debe iniciar sesión en su cuenta de Salesforce después de que se haya instalado el complemento para otorgarle acceso a sus datos.
A continuación, puede seleccionar qué elementos de la fuerza de ventas desea sincronizar con Outlook en ese momento. Además, puede decidir si desea recibir alertas en Outlook cuando Salesforce suceden eventos, incluso cuando vence una tarea o se cierra con éxito una oportunidad.
Puede utilizar la funcionalidad de ambas aplicaciones sin cambiar de un lado a otro, todo con la ayuda de esta integración de Outlook de Salesforce.
1) Primero tienes que ir las sitio web de la fuerza de ventas dirección y iniciar sesión.
2) Escoger "Crear" desde el "Construcción” haciendo clic en el “PrepararPestaña
3) Haz click en "Nuevo” después de seleccionar “Flujo de trabajo y aprobaciones."
4) Haz click en "Siguiente” después de proporcionar un nombre al flujo de trabajo.
5) Haz click en "Siguiente"Después de elegir el"Correo electrónico: saliente" opción.
6) Ahora, para agregar una nueva condición, haga clic en "+"Y elija"El estado del cliente potencial es Pendiente."
7) Escoger "Fin del día” en el menú desplegable debajo de “¿Cuándo debería ejecutarse esta regla?”
8) Para agregar una nueva acción, haga clic en el botón “+"Y elija"Cambiar el estado del cliente potencial."
9) Elija el menú desplegable "Pendiente – Calificado" opción.
10). Después de seleccionar "Guardar, "Seleccione"Cerrar."
También, lea: Integración de Salesforce con WordPress: Cómo realizar
Pasos para integrar Salesforce con Outlook:
Debe seguir los pasos enumerados a continuación para completar la integración de Outlook de Salesforce:
Paso 1) Abra Salesforce y elija Outlook
Inicie sesión en Salesforce yendo allí. En el menú desplegable, elija Preparar. Tipo Outlook y luego elige Integración y sincronización de Outlook en el cuadro de búsqueda rápida. Para habilitarlo, haga clic en el Sincronización relámpago y Integración de Outlook botones. Abierto Outlook y enciende el Función de correo electrónico mejorada.
Ahora, desde el opción desplegable, escoger Representantes activos y de notificación. Escoger Editar del desplegable MENÚ. Haga clic en Guardar botón después de configurar el Active y Casillas de verificación de Configuración avanzada de seguridad de correo electrónico a verdadero.
Paso 2) Configuración de Outlook
Paso i) Tipo de Propiedad Outlook una vez más y elige Configuración de Outlook en el cuadro de búsqueda rápida. En el menú desplegable, seleccione Nuevo Configuración de Outlook. Ahora escriba su Nombre seleccionado en la sección de información básica y establezca la marca Activa en verdadero.
Paso ii) A continuación, elija Usuarios en la sección Asignar usuarios y perfiles, luego elija los usuarios que desea proporcionar Permiso de sincronización de Outlook desde la sección Miembros disponibles. Luego, inclúyalos en la sección de Miembros asignados usando el botón Agregar a la izquierda.
Paso iii) Ahora, bajo la Asignar usuarios y perfiles, seleccione Perfil, y luego en la sección Miembros disponibles, seleccione el perfil al que desea ofrecer Permiso de sincronización de Outlook. Luego, inclúyalos en el área de Miembros asignados usando el botón Agregar a la izquierda.
Paso iv) En la sección Configuración de datos, seleccione la casilla junto a Establecer la configuración de sincronización predeterminada para sincronizar todos los elementos de Outlook. Según sea necesario, marque la opción Permitir a los usuarios elegir archivos adjuntos.
Paso v) Seleccione Sincronizar Ambos sentidos y conflicto en la dirección de sincronización de contactos. Siempre, cuando se trata de comportamiento, Outlook gana. Seleccione las casillas de verificación necesarias para permitir que las personas realicen cambios.
Paso vi) Complete el procedimiento para Eventos y Tareas siguiendo el paso anterior, luego presione el botón Guardar.
Paso 3) Configuración de Salesforce
Ahora, debe cambiar a Salesforce clásico. Desde opción desplegable al lado de Menú de configuración, escoger Mi configuración. Ahora, debe agregar su nombre de usuario. Tipo Outlook y elige Salesforce para Outlook en el cuadro de búsqueda rápida.
Para descargar Salesforce para Outlook, Vaya a la final de la página Y haga clic en el Botón Descargar (Versión). Si Microsoft Outlook está abierto, ciérrelo. Ahora lanza el Archivo de instalación en su PC.
Paso 4) Integración de Salesforce con Outlook
Paso i) En el momento que todos los DARWINs coticen incluyendo los deslizamientos Salesforce para Outlook se ha instalado correctamente en su PC, puede comenzar a usarlo. Inicie Microsoft Outlook en su computadora. Sincronice su dirección de correo electrónico con Microsoft Outlook. En el lado derecho del sistema, intente hacer clic en el botón de flecha superior en la barra de tareas.
Paso ii) En este paso, puede ver el Salesforce para Símbolo de perspectiva. Escoger "Ajustes" desde el "botón derecho del ratón” menú en el ratón.
Paso iii) Aquí se requiere el nombre de usuario y la contraseña de Salesforce. Ahora, debe hacer clic en el botón Iniciar sesión. Luego, debe hacer clic en el botón Permitir botón. "Sincronizar solo los elementos de Outlook que seleccione” debe ser elegido. Seleccione la selección predeterminada, luego haga clic en Siguiente. Si desea sincronizar todos los elementos de Outlook para los que no puede recordar la letra de sincronización, elija la opción superior.
Paso iv) Haga clic en el Guardar botón para guardar el archivo. Has completado Integración de Outlook de Salesforce exitosamente. Para modificar su configuración, haga clic con el botón derecho en la bandeja del sistema de Salesforce for Outlook y seleccione Opciones. Al seleccionar el Cerrar botón, puede cerrar la ventana.
También, lea: Integración con HubSpot Salesforce para obtener la máxima potencia de CRM
Conclusión
Es innegable que integrando Outlook con Salesforce es una técnica maravillosa para aumentar la eficacia de la organización porque los representantes de ventas pueden acceder a mensajes de correo electrónico de Outlook cruciales y registros de la fuerza de ventas en una ubicación. Como resultado, su equipo de ventas puede usar Salesforce en todo su potencial al enviar correos electrónicos a clientes potenciales y clientes. Además, simplifica el seguimiento de todos los contactos que hace su empresa con clientes potenciales, incluso aquellos realizados a través de Outlook.
La mayoría de las configuraciones requeridas se pueden encontrar en la página de configuración de Integración de Outlook y Lightning Sync de Salesforce. A los equipos les resultará más sencillo producir comunicaciones por correo electrónico dirigidas a los clientes potenciales, lo que a su vez aumentará los clientes potenciales y las ventas.
Aprovecha esto Integración de Outlook de Salesforce hoy y notará lo productivo que puede llegar a ser su negocio!
También, lea: Integración de Salesforce SharePoint: ¿cómo ayuda a maximizar el valor de ambos sistemas?
Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)
La razón clave es que la mayoría de los representantes de ventas dedican más tiempo a responder las preguntas de los consumidores. Por lo tanto, Salesforce le ha brindado a su representante de ventas acceso a esta herramienta para que pueda seguir respondiendo las consultas de los clientes y, al mismo tiempo, ver la información de los clientes, como cuentas y contactos, sin salir de Outlook.
La integración de Salesforce Outlook le permite mantener la información de sus clientes actualizada y sincronizada tanto en Outlook como en Salesforce. Además, le brinda la capacidad de rastrear correos electrónicos y eventos de calendario en Salesforce, para que pueda ver qué clientes interactúan con su equipo de ventas y con qué frecuencia. Al integrar Salesforce Outlook, también puede crear tareas y oportunidades en Outlook, que se sincronizarán automáticamente con Salesforce. En consecuencia, ahorrará tiempo al mantener toda la información de sus clientes en un solo lugar.
Entre Salesforce for Outlook y la integración de Outlook, existen algunas diferencias significativas.
En primer lugar, Salesforce for Outlook se creó especialmente para los vendedores que utilizan Microsoft Outlook como su principal programa de correo electrónico. Por el contrario, todos los que usan Outlook pueden usar la integración de Outlook, independientemente de su ocupación.
En segundo lugar, en comparación con la integración de Outlook, Salesforce for Outlook proporciona un conjunto de funcionalidades más completo.
Como resultado, aquellos que buscan una solución más completa pueden preferir Salesforce for Outlook, mientras que aquellos que buscan un método directo para integrar su cuenta de Outlook con Salesforce deberían preferir la integración gratuita de Outlook.
Puede tomar algún tiempo probar la integración de Outlook de Salesforce, pero es importante hacerlo bien. Dado que Outlook es una herramienta crucial para muchos usuarios comerciales, es esencial asegurarse de que se integre perfectamente con Salesforce. Afortunadamente, puede garantizar una prueba de integración exitosa siguiendo algunos procedimientos sencillos.
* Asegúrese de que Outlook esté actualizado y que esté instalado en su sistema.
* Ve a la "Configuración de Outlook” página en Salesforce después de eso.
* Primero debe ingresar su información de inicio de sesión de Outlook antes de elegir el método de sincronización que desea probar.
* Elegir "Conexión de prueba” en el menú después de completar este paso.
Si todo va según lo planeado, puede ver una notificación que indica que la conexión se realizó correctamente. De lo contrario, verifique su identificación nuevamente y vuelva a intentarlo.
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