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Nitin Dangwal, líder de equipo senior en Cynoteck, es un profesional experimentado de Salesforce con una destacada experiencia de más de 15 años en la industria de TI. Comenzó como desarrollador de Cobol y luego hizo la transición a Salesforce, reconociendo su enorme potencial en el ámbito de la computación en la nube. Los más de 15 años de experiencia de Nitin en Salesforce CRM han sido fundamentales en Leer Más
Somos un socio de Microsoft Gold con presencia en los Estados Unidos y la India. Somos un proveedor de servicios de TI dinámico y profesional que sirve a empresas y nuevas empresas, ayudándolas a enfrentar los desafíos de la economía global. Ofrecemos servicios en el área de Consulta e implementación CRM, Desarrollo de aplicaciones, Desarrollo de aplicaciones móviles, Desarrollo web y Desarrollo Offshore.
Guía definitiva para la optimización de licencias de Salesforce: reduzca costos y maximice el retorno de la inversión
Con la creciente adopción de Salesforce en organizaciones de todos los tamaños, la gestión de las licencias y los costes de Salesforce se ha convertido en una tarea crucial. Las licencias de Salesforce representan una parte importante del costo total de propiedad de Salesforce. Según un estudio, casi 37% de las empresas admiten haber gastado demasiado en Salesforce al comprar más licencias de las que necesitan.
En esta publicación de blog, analizaremos estrategias efectivas que pueden ayudarlo a optimizar sus licencias de Salesforce y lograr ahorros de costos de hasta un 30 %. Algunas de las estrategias clave que cubriremos incluyen la consolidación de múltiples organizaciones, la identificación y eliminación de usuarios inactivos, la alineación de las licencias de usuario con el uso real y el empleo de herramientas de configuración para realizar un seguimiento automático del uso de las licencias.
La implementación de estas estrategias requiere cierto esfuerzo inicial, pero puede proporcionar grandes beneficios a largo plazo. Los ahorros de costos logrados se pueden invertir en la compra de capacidades adicionales, capacitación de empleados o financiación de innovaciones. Con un enfoque bien definido para la optimización de licencias de Salesforce, puede asegurarse de aprovechar al máximo su inversión utilizando esta poderosa plataforma. ¡Entonces empecemos!
¿Qué es la optimización de licencias de Salesforce y por qué es necesaria?
La optimización de licencias de Salesforce se refiere a la práctica de administrar continuamente sus licencias de usuario de Salesforce para alinearse con sus necesidades comerciales actuales y reducir los costos generales de licencias.
A medida que las empresas crecen y evolucionan, los patrones de uso de Salesforce y los requisitos de los usuarios también fluctúan. Sin embargo, las compras, renovaciones y asignaciones de licencias de Salesforce a menudo ocurren en equipos aislados sin supervisión centralizada. Con el tiempo, esto provoca compras excesivas, compras insuficientes y una asignación ineficiente de licencias de Salesforce.
¿Cómo puede reducir los costos de suscripción de Salesforce y hacer un mejor uso de su contrato?
Se pueden reducir los costos de suscripción a Salesforce y ampliar el valor de su contrato mediante varios enfoques estratégicos. Aquí hay algunos enfoques eficientes para lograr esto:
Auditoría periódica de licencia: Realice una auditoría exhaustiva de sus licencias de Salesforce para identificar suscripciones infrautilizadas o innecesarias. Esto implica analizar la actividad de los usuarios y alinear los tipos de licencia con las necesidades reales de los usuarios. Al ajustar el tamaño de las licencias, puede eliminar costos innecesarios.
Negociar con Salesforce: Participe en negociaciones con Salesforce para explorar oportunidades de mejores precios o condiciones contractuales más favorables. Esto podría implicar consolidar licencias, ajustar los niveles de suscripción o discutir estructuras de precios alternativas basadas en las necesidades específicas de su organización.
Utilice las funciones disponibles: Asegúrese de que su organización esté utilizando plenamente las funciones y capacidades incluidas en su suscripción a Salesforce. Esto puede implicar brindar capacitación a los usuarios para maximizar su dominio de la plataforma y aprovechar todo su potencial.
Optimice el acceso y los permisos de los usuarios: Optimice el acceso y los permisos de los usuarios para alinearse con los requisitos comerciales. Al garantizar que los usuarios tengan el nivel de acceso adecuado según sus funciones, puede reducir potencialmente la cantidad de licencias de mayor costo necesarias.
Manténgase informado sobre actualizaciones y cambios: Manténgase al tanto de las actualizaciones, nuevas funciones y cambios en los modelos de licencias de Salesforce. Comprender estas actualizaciones puede ayudarlo a tomar decisiones informadas sobre su suscripción y aprovechar nuevas oportunidades para optimizar costos.
Salesforce ofrece una variedad de licencias para satisfacer las necesidades de diferentes usuarios y casos de uso. Algunos de los principales tipos de licencias incluyen:
Plataforma Salesforce - Para usuarios que necesitan acceso a aplicaciones personalizadas pero no a la funcionalidad estándar de CRM.
Salesforce CRM - Para usuarios de ventas, servicios y marketing.
Plataforma Uno de Salesforce - Proporciona acceso a aplicaciones personalizadas junto con CRM.
Desarrolladores de la plataforma Salesforce - Para que los desarrolladores creen y prueben aplicaciones personalizadas.
Espacio de trabajo/plataforma de Salesforce - Diseñado para clientes, socios y empleados que necesitan acceder a aplicaciones personalizadas.
¿Cuáles son las características y limitaciones de cada licencia?
Las licencias difieren significativamente en términos de las características y funcionalidades de Salesforce a las que brindan acceso. Por ejemplo, la licencia de Salesforce CRM permite el acceso a capacidades clave de CRM para gestionar el proceso de ventas, contactar clientes potenciales y oportunidades, herramientas de productividad para la integración de correo electrónico y calendario, etc.
Por el contrario, la licencia de plataforma más económica no incluye ninguna característica estándar de CRM. La licencia Platform es ideal para usuarios que solo necesitan acceso a aplicaciones personalizadas. Algunas limitaciones clave son la falta de acceso a clientes potenciales, oportunidades, campañas y otros objetos estándar.
Comprender estas distinciones para los diferentes tipos de licencias es muy importante para un aprovisionamiento óptimo de licencias. La asignación de licencias alineadas con los requisitos reales del usuario da como resultado menores costos de licencia.
¿Cómo identificar licencias innecesarias?
Para identificar licencias innecesarias, es esencial comprender algunos escenarios comunes en los que se compran licencias innecesarias, como por ejemplo:
Asignar una licencia de Salesforce CRM a los miembros del equipo de TI que solo acceden a la consola de Service Cloud para obtener tickets de soporte.
Proporcionar acceso al Portal de socios personalizado a través de costosas licencias de CRM en lugar de licencias de plataforma.
Dejar licencias asignadas a ex empleados que ya no necesitan acceso.
Administradores de Salesforce debe realizar revisiones periódicas de las licencias de usuario e identificar casos de uso en los que la plataforma u otras licencias más económicas podrían cumplir con los requisitos. La implementación de SSO en todas las aplicaciones también puede ayudar a correlacionar la asignación de licencias con los patrones de acceso a las aplicaciones.
Al evitar las licencias de estanterías que se pagan pero no se utilizan, las empresas pueden generar importantes ahorros de costos.
Evaluación del uso actual
Auditoría del uso actual de la licencia de Salesforce.
El primer paso hacia la optimización de las licencias de Salesforce es realizar una auditoría exhaustiva de sus licencias actuales de Salesforce. Esto implica crear una lista maestra de todas las licencias activas de Salesforce y revisar los siguientes elementos para cada una:
Tipo de licencia y productos/capacidades asociados.
El perfil de usuario al que está asignada la licencia.
Departamento y función del empleado para el que se proporciona la licencia.
Fecha en la que se aprovisionó la licencia por primera vez.
Cualquier actividad reciente o inicios de sesión en los últimos 3 a 6 meses.
La captura de estos datos proporciona visibilidad de varias licencias adquiridas, su distribución entre funciones y posibles licencias de estantería asignadas a usuarios inactivos o departamentos que no utilizan Salesforce de forma activa.
Análisis de la actividad y el compromiso del usuario
Además de auditar el uso de licencias, los administradores de Salesforce deben aprovechar los informes y análisis para determinar cuán activamente interactúan los usuarios con Salesforce. Algunas métricas clave para analizar por usuario de licencia incluyen:
Número de inicios de sesión mensuales.
Objetos y registros vistos/modificados recientemente.
Tendencias de uso a lo largo del tiempo.
Adopción de funciones clave como campañas, casos e informes.
Al superponer métricas de actividad sobre los datos de auditoría de licencias, puede determinar posibles rebajas o eliminaciones de licencias para usuarios mínimamente activos.
Identificación de licencias infrautilizadas
La correlación de los puntos de datos capturados en la auditoría de licencias y el análisis de actividad resaltará focos de licencias excesivas y subutilización en todo su entorno de Salesforce.
Algunos ejemplos comunes incluyen:
Licencias de estanterías asignadas a ex empleados o jefes de departamento.
Aprovisionamiento excesivo de licencias de CRM estándar en lugar de licencias de plataforma más económicas.
Compra de paquetes de licencias complementarias al por mayor debido a solicitudes internas no oficiales.
Racionalizar estas licencias subutilizadas reasignándolas o eliminándolas presenta una oportunidad de generar ahorros de costos tangibles.
¿Cómo implementar las mejores prácticas para la optimización de licencias de Salesforce?
Licencias de tamaño adecuado para usuarios:
El tamaño adecuado de las licencias para los usuarios es un aspecto crucial de la optimización de las licencias de Salesforce. Implica alinear las características y funcionalidades proporcionadas por una licencia con las necesidades reales y los patrones de uso de los usuarios individuales.
Al hacer coincidir el tipo de licencia correcto con los requisitos específicos de cada usuario, las organizaciones pueden evitar el aprovisionamiento excesivo y reducir costos innecesarios. Esta práctica garantiza que los usuarios tengan acceso a las herramientas que necesitan sin pagar por funciones que no utilizan.
Utilizar la jerarquía de roles de forma eficaz
Utilizar la jerarquía de roles de manera efectiva es esencial para administrar el acceso y los permisos de los usuarios dentro de Salesforce. Al establecer una jerarquía de roles clara y lógica, las organizaciones pueden controlar la visibilidad de los datos, el acceso a los registros y la experiencia general del usuario.
Esto no solo mejora la seguridad y la integridad de los datos, sino que también optimiza la experiencia del usuario al brindar acceso a la información correcta a los usuarios correctos en el momento correcto.
Optimización del acceso y los permisos de los usuarios
Agilizar el acceso y los permisos de los usuarios implica gestionar cuidadosamente los niveles de acceso otorgados a los diferentes usuarios en función de sus funciones y responsabilidades.
Al definir permisos y niveles de acceso claros, las organizaciones pueden garantizar que los usuarios tengan el acceso adecuado a los datos y funcionalidades dentro de Salesforce, promoviendo la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos.
Implementación de herramientas de monitoreo es esencial para una optimización eficaz de las licencias de Salesforce. Estas herramientas pueden ayudar a las organizaciones a rastrear el uso de licencias, identificar licencias infrautilizadas y monitorear la actividad de los usuarios para garantizar que las licencias se utilicen de manera eficiente.
Salesforce Optimizer es una de esas herramientas que puede ayudar a las organizaciones a comprender el uso de funciones y los permisos, permitiéndoles optimizar las tasas de uso de licencias de Salesforce entre sus usuarios.
Informes periódicos sobre el uso de licencias
Los informes periódicos sobre el uso de licencias son otro aspecto crítico de la optimización de licencias de Salesforce. Al generar informes periódicos sobre el uso de licencias, las organizaciones pueden identificar tendencias, realizar un seguimiento de los patrones de uso e identificar áreas donde las licencias se están subutilizando.
Luego, esta información se puede utilizar para optimizar la asignación de licencias y garantizar que los consumidores tengan acceso a las herramientas que necesitan sin tener que pagar por servicios que no utilizan.
Configuración de alertas para posibles problemas
Configurar alertas para posibles problemas es otra práctica recomendada para la optimización de licencias de Salesforce. Al configurar alertas para los umbrales de uso de licencias, las organizaciones pueden identificar de manera proactiva problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas importantes.
Por ejemplo, si un usuario se acerca al límite de su licencia, se puede activar una alerta para notificar al administrador, quien luego puede actuar para optimizar la asignación de licencias o comprar licencias adicionales según sea necesario.
Comprensión de los acuerdos de licencia de Salesforce:
Familiarícese con los detalles de sus acuerdos de licencia de Salesforce actuales, incluidos los términos, condiciones y posibles limitaciones. Comprender los detalles de su contrato lo empoderará durante las negociaciones.
Consejos para una negociación exitosa:
Describa claramente las necesidades y objetivos de su organización a los representantes de Salesforce. Comunique cualquier desafío o área en la que busque mejorar su estructura de licencias actual.
Resalte el compromiso de su organización con la plataforma y su potencial de crecimiento futuro, demostrando una mentalidad de asociación a largo plazo.
Esté preparado para analizar datos específicos sobre el uso, las necesidades de los usuarios y cualquier área en la que crea que el modelo de licencia actual puede no alinearse con los requisitos de su organización.
Explorando oportunidades de descuento:
Infórmese sobre posibles oportunidades de descuento en función de factores como el volumen de licencias, servicios adicionales o términos de contrato ampliados.
Explore la posibilidad de agrupar servicios o licencias para lograr ahorros de costos. Salesforce puede ofrecer descuentos para paquetes integrales que incluyan múltiples servicios o productos.
Formación y Adopción
Lograr que las partes interesadas internas se alineen sobre el valor de optimizar las licencias de Salesforce es clave para impulsar la adopción. Algunas recomendaciones incluyen:
Informe a los usuarios durante la incorporación sobre la selección de licencias alineadas con sus funciones.
Cree preguntas frecuentes que expliquen los tipos de licencia y cómo se realiza el seguimiento del uso.
Capacite a los gerentes de equipo sobre cómo solicitar los niveles de licencia adecuados.
Desarrollar políticas para iniciar casos de uso que requieran licencias no estándar.
Al fomentar una cultura de uso consciente de Salesforce, los equipos pueden gobernar conjuntamente una gestión eficiente de las licencias.
Promoción de mejores prácticas dentro de la organización
Además de los programas formales de capacitación, las promociones a través de diversos canales refuerzan continuamente las mejores prácticas para los usuarios:
Los administradores de Salesforce pueden mostrar los éxitos de optimización en boletines.
Las reuniones de liderazgo deberían resaltar el retorno de la inversión logrado.
Los canales sociales internos pueden mostrar ejemplos de licencias con el tamaño adecuado.
Esto crea impulso y responsabilidad en todos los niveles para defender el uso responsable.
Fomentar la retroalimentación de los usuarios para una mejora continua
Por último, reciba comentarios periódicos de los equipos empresariales para descubrir nuevas oportunidades de optimización:
Los representantes de ventas pueden sugerir que se eliminen complementos de productos infrautilizados.
Los agentes de servicio pueden marcar asignaciones de licencias redundantes.
Los analistas de negocios tienen visibilidad de las tendencias de adopción.
Esta información empodera a los usuarios y a los equipos de primera línea, refuerza el ciclo de optimización y mantiene actualizado su modelo de gestión de licencias.
La optimización de las licencias de Salesforce puede presentar varios desafíos para las organizaciones. Los desafíos comunes incluyen identificar licencias infrautilizadas, alinear las licencias con las necesidades de los usuarios y gestionar la complejidad de los diferentes tipos de licencias y funciones.
1. Estrategias para Superar Desafíos
Para superar estos desafíos, las organizaciones pueden implementar estrategias como realizar auditorías periódicas del uso de licencias, aprovechar herramientas de monitoreo para rastrear el uso y ajustar el tamaño de las licencias para los usuarios según sus necesidades específicas.
Además, la utilización efectiva de la jerarquía de roles y la optimización del acceso y los permisos de los usuarios pueden abordar muchos de los desafíos asociados con la optimización de las licencias de Salesforce.
2. Mejora continua para el éxito a largo plazo
La mejora continua es esencial para el éxito a largo plazo en la optimización de licencias de Salesforce. Al revisar y adaptar periódicamente la asignación de licencias en función de las necesidades cambiantes de los usuarios y los requisitos organizacionales, las empresas pueden garantizar ahorros de costos continuos y una utilización eficiente de las licencias.
Este enfoque iterativo permite a las organizaciones adaptarse a la evolución de las necesidades comerciales y los avances tecnológicos, maximizando el valor derivado de su inversión en Salesforce.
Obtenga la mejor manera de identificar áreas de mejora en el uso de licencias de Salesforce
Cynoteck es un socio consultor de Salesforce que puede ayudar a las empresas a optimizar sus licencias de Salesforce y lograr ahorros de costos. Ofrecen una variedad de servicios, que incluyen auditorías de uso de licencias, recomendaciones de optimización de licencias y servicios de asesoramiento en negociación de contratos.
El equipo de Cynoteck de Expertos en fuerza de ventas puede ayudar a las empresas a identificar licencias infrautilizadas y licencias del tamaño adecuado para los usuarios, y a gestionar eficazmente el acceso y los permisos de los usuarios. También pueden ayudar a las empresas a implementar herramientas de monitoreo y configurar alertas para posibles problemas, lo que garantiza una optimización continua de las licencias y ahorros de costos.
By Asociación Con Cynoteck, las empresas pueden lograr el éxito a largo plazo en la optimización de licencias de Salesforce y maximizar el valor derivado de su inversión en Salesforce.
Conclusión
Enfatizar la importancia del monitoreo y la adaptación continuos es crucial para el éxito sostenido en la optimización de las licencias de Salesforce. Al monitorear continuamente el uso de licencias, identificar problemas potenciales y adaptar la asignación de licencias en función de los requisitos cambiantes, las organizaciones pueden garantizar que su inversión en Salesforce siga siendo rentable y alineada con sus necesidades comerciales en evolución.
Es esencial alentar a las empresas a tomar medidas proactivas para ahorrar costos mediante la optimización eficaz de las licencias de Salesforce. Al implementar las estrategias descritas y monitorear y adaptar continuamente la asignación de licencias, las organizaciones pueden lograr importantes ahorros de costos y al mismo tiempo maximizar los beneficios de su inversión en Salesforce.
P. ¿Qué es la optimización de licencias de Salesforce y por qué es importante?
La optimización de licencias de Salesforce es la gestión estratégica de las licencias de Salesforce para mejorar la eficiencia y reducir costos. Es crucial ya que garantiza que las organizaciones paguen solo por lo que necesitan, lo que genera importantes ahorros financieros.
P. ¿Cómo pueden las organizaciones identificar licencias innecesarias de Salesforce?
Realizar una auditoría exhaustiva del uso actual de la licencia de Salesforce ayuda a identificar licencias innecesarias. El análisis de la actividad y la participación de los usuarios proporciona información sobre qué licencias están infrautilizadas, lo que permite una toma de decisiones informada.
P. ¿Cuáles son algunas estrategias efectivas para ajustar el tamaño de las licencias de Salesforce?
El tamaño correcto implica hacer coincidir las licencias con las necesidades del usuario. Las estrategias incluyen comprender las funciones de los usuarios, optimizar la jerarquía de funciones y optimizar el acceso y los permisos de los usuarios para garantizar que cada usuario tenga el nivel de acceso adecuado.
P. ¿Cómo pueden las organizaciones negociar con Salesforce mejores condiciones de licencia?
Comprender los acuerdos de licencia de Salesforce es clave. Las organizaciones deben prepararse investigando sus necesidades de uso y entablando una comunicación abierta con los representantes de Salesforce. Explorar oportunidades de descuento y demostrar un compromiso con una asociación a largo plazo puede generar condiciones favorables.
P. ¿Qué desafíos podrían enfrentar las organizaciones en la optimización de licencias de Salesforce?
Los desafíos comunes incluyen la resistencia al cambio, la falta de conciencia de los usuarios y la complejidad en el seguimiento del uso. Las soluciones implican capacitación integral, promoción de mejores prácticas y mejora continua para abordar los desafíos cambiantes en la gestión de licencias de Salesforce.
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Con la creciente adopción de Salesforce en organizaciones de todos los tamaños, la gestión de las licencias y los costes de Salesforce se ha convertido en una tarea crucial. Las licencias de Salesforce representan una parte importante del costo total de propiedad de Salesforce. Según un estudio, casi 37% de las empresas admiten haber gastado demasiado en Salesforce al comprar más licencias de las que necesitan.
En esta publicación de blog, analizaremos estrategias efectivas que pueden ayudarlo a optimizar sus licencias de Salesforce y lograr ahorros de costos de hasta un 30 %. Algunas de las estrategias clave que cubriremos incluyen la consolidación de múltiples organizaciones, la identificación y eliminación de usuarios inactivos, la alineación de las licencias de usuario con el uso real y el empleo de herramientas de configuración para realizar un seguimiento automático del uso de las licencias.
La implementación de estas estrategias requiere cierto esfuerzo inicial, pero puede proporcionar grandes beneficios a largo plazo. Los ahorros de costos logrados se pueden invertir en la compra de capacidades adicionales, capacitación de empleados o financiación de innovaciones. Con un enfoque bien definido para la optimización de licencias de Salesforce, puede asegurarse de aprovechar al máximo su inversión utilizando esta poderosa plataforma. ¡Entonces empecemos!
¿Qué es la optimización de licencias de Salesforce y por qué es necesaria?
La optimización de licencias de Salesforce se refiere a la práctica de administrar continuamente sus licencias de usuario de Salesforce para alinearse con sus necesidades comerciales actuales y reducir los costos generales de licencias.
A medida que las empresas crecen y evolucionan, los patrones de uso de Salesforce y los requisitos de los usuarios también fluctúan. Sin embargo, las compras, renovaciones y asignaciones de licencias de Salesforce a menudo ocurren en equipos aislados sin supervisión centralizada. Con el tiempo, esto provoca compras excesivas, compras insuficientes y una asignación ineficiente de licencias de Salesforce.
¿Cómo puede reducir los costos de suscripción de Salesforce y hacer un mejor uso de su contrato?
Se pueden reducir los costos de suscripción a Salesforce y ampliar el valor de su contrato mediante varios enfoques estratégicos. Aquí hay algunos enfoques eficientes para lograr esto:
Auditoría periódica de licencia: Realice una auditoría exhaustiva de sus licencias de Salesforce para identificar suscripciones infrautilizadas o innecesarias. Esto implica analizar la actividad de los usuarios y alinear los tipos de licencia con las necesidades reales de los usuarios. Al ajustar el tamaño de las licencias, puede eliminar costos innecesarios.
Negociar con Salesforce: Participe en negociaciones con Salesforce para explorar oportunidades de mejores precios o condiciones contractuales más favorables. Esto podría implicar consolidar licencias, ajustar los niveles de suscripción o discutir estructuras de precios alternativas basadas en las necesidades específicas de su organización.
Utilice las funciones disponibles: Asegúrese de que su organización esté utilizando plenamente las funciones y capacidades incluidas en su suscripción a Salesforce. Esto puede implicar brindar capacitación a los usuarios para maximizar su dominio de la plataforma y aprovechar todo su potencial.
Optimice el acceso y los permisos de los usuarios: Optimice el acceso y los permisos de los usuarios para alinearse con los requisitos comerciales. Al garantizar que los usuarios tengan el nivel de acceso adecuado según sus funciones, puede reducir potencialmente la cantidad de licencias de mayor costo necesarias.
Manténgase informado sobre actualizaciones y cambios: Manténgase al tanto de las actualizaciones, nuevas funciones y cambios en los modelos de licencias de Salesforce. Comprender estas actualizaciones puede ayudarlo a tomar decisiones informadas sobre su suscripción y aprovechar nuevas oportunidades para optimizar costos.
Salesforce ofrece una variedad de licencias para satisfacer las necesidades de diferentes usuarios y casos de uso. Algunos de los principales tipos de licencias incluyen:
Plataforma Salesforce – Para usuarios que necesitan acceso a aplicaciones personalizadas pero no a la funcionalidad estándar de CRM.
Salesforce CRM – Para usuarios de ventas, servicios y marketing.
Plataforma Uno de Salesforce – Proporciona acceso a aplicaciones personalizadas junto con CRM.
Desarrolladores de la plataforma Salesforce – Para que los desarrolladores creen y prueben aplicaciones personalizadas.
Espacio de trabajo/plataforma de Salesforce – Diseñado para clientes, socios y empleados que necesitan acceder a aplicaciones personalizadas.
¿Cuáles son las características y limitaciones de cada licencia?
Las licencias difieren significativamente en términos de las características y funcionalidades de Salesforce a las que brindan acceso. Por ejemplo, la licencia de Salesforce CRM permite el acceso a capacidades clave de CRM para gestionar el proceso de ventas, contactar clientes potenciales y oportunidades, herramientas de productividad para la integración de correo electrónico y calendario, etc.
Por el contrario, la licencia de plataforma más económica no incluye ninguna característica estándar de CRM. La licencia Platform es ideal para usuarios que solo necesitan acceso a aplicaciones personalizadas. Algunas limitaciones clave son la falta de acceso a clientes potenciales, oportunidades, campañas y otros objetos estándar.
Comprender estas distinciones para los diferentes tipos de licencias es muy importante para un aprovisionamiento óptimo de licencias. La asignación de licencias alineadas con los requisitos reales del usuario da como resultado menores costos de licencia.
¿Cómo identificar licencias innecesarias?
Para identificar licencias innecesarias, es esencial comprender algunos escenarios comunes en los que se compran licencias innecesarias, como por ejemplo:
Asignar una licencia de Salesforce CRM a los miembros del equipo de TI que solo acceden a la consola de Service Cloud para obtener tickets de soporte.
Proporcionar acceso al Portal de socios personalizado a través de costosas licencias de CRM en lugar de licencias de plataforma.
Dejar licencias asignadas a ex empleados que ya no necesitan acceso.
Administradores de Salesforce debe realizar revisiones periódicas de las licencias de usuario e identificar casos de uso en los que la plataforma u otras licencias más económicas podrían cumplir con los requisitos. La implementación de SSO en todas las aplicaciones también puede ayudar a correlacionar la asignación de licencias con los patrones de acceso a las aplicaciones.
Al evitar las licencias de estanterías que se pagan pero no se utilizan, las empresas pueden generar importantes ahorros de costos.
Evaluación del uso actual
Auditoría del uso actual de la licencia de Salesforce.
El primer paso hacia la optimización de las licencias de Salesforce es realizar una auditoría exhaustiva de sus licencias actuales de Salesforce. Esto implica crear una lista maestra de todas las licencias activas de Salesforce y revisar los siguientes elementos para cada una:
Tipo de licencia y productos/capacidades asociados.
El perfil de usuario al que está asignada la licencia.
Departamento y función del empleado para el que se proporciona la licencia.
Fecha en la que se aprovisionó la licencia por primera vez.
Cualquier actividad reciente o inicios de sesión en los últimos 3 a 6 meses.
La captura de estos datos proporciona visibilidad de varias licencias adquiridas, su distribución entre funciones y posibles licencias de estantería asignadas a usuarios inactivos o departamentos que no utilizan Salesforce de forma activa.
Análisis de la actividad y el compromiso del usuario
Además de auditar el uso de licencias, los administradores de Salesforce deben aprovechar los informes y análisis para determinar cuán activamente interactúan los usuarios con Salesforce. Algunas métricas clave para analizar por usuario de licencia incluyen:
Número de inicios de sesión mensuales.
Objetos y registros vistos/modificados recientemente.
Tendencias de uso a lo largo del tiempo.
Adopción de funciones clave como campañas, casos e informes.
Al superponer métricas de actividad sobre los datos de auditoría de licencias, puede determinar posibles rebajas o eliminaciones de licencias para usuarios mínimamente activos.
Identificación de licencias infrautilizadas
La correlación de los puntos de datos capturados en la auditoría de licencias y el análisis de actividad resaltará focos de licencias excesivas y subutilización en todo su entorno de Salesforce.
Algunos ejemplos comunes incluyen:
Licencias de estanterías asignadas a ex empleados o jefes de departamento.
Aprovisionamiento excesivo de licencias de CRM estándar en lugar de licencias de plataforma más económicas.
Compra de paquetes de licencias complementarias al por mayor debido a solicitudes internas no oficiales.
Racionalizar estas licencias subutilizadas reasignándolas o eliminándolas presenta una oportunidad de generar ahorros de costos tangibles.
¿Cómo implementar las mejores prácticas para la optimización de licencias de Salesforce?
Licencias de tamaño adecuado para usuarios:
El tamaño adecuado de las licencias para los usuarios es un aspecto crucial de la optimización de las licencias de Salesforce. Implica alinear las características y funcionalidades proporcionadas por una licencia con las necesidades reales y los patrones de uso de los usuarios individuales.
Al hacer coincidir el tipo de licencia correcto con los requisitos específicos de cada usuario, las organizaciones pueden evitar el aprovisionamiento excesivo y reducir costos innecesarios. Esta práctica garantiza que los usuarios tengan acceso a las herramientas que necesitan sin pagar por funciones que no utilizan.
Utilizar la jerarquía de roles de forma eficaz
Utilizar la jerarquía de roles de manera efectiva es esencial para administrar el acceso y los permisos de los usuarios dentro de Salesforce. Al establecer una jerarquía de roles clara y lógica, las organizaciones pueden controlar la visibilidad de los datos, el acceso a los registros y la experiencia general del usuario.
Esto no solo mejora la seguridad y la integridad de los datos, sino que también optimiza la experiencia del usuario al brindar acceso a la información correcta a los usuarios correctos en el momento correcto.
Optimización del acceso y los permisos de los usuarios
Agilizar el acceso y los permisos de los usuarios implica gestionar cuidadosamente los niveles de acceso otorgados a los diferentes usuarios en función de sus funciones y responsabilidades.
Al definir permisos y niveles de acceso claros, las organizaciones pueden garantizar que los usuarios tengan el acceso adecuado a los datos y funcionalidades dentro de Salesforce, promoviendo la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos.
Implementación de herramientas de monitoreo es esencial para una optimización eficaz de las licencias de Salesforce. Estas herramientas pueden ayudar a las organizaciones a rastrear el uso de licencias, identificar licencias infrautilizadas y monitorear la actividad de los usuarios para garantizar que las licencias se utilicen de manera eficiente.
Salesforce Optimizer es una de esas herramientas que puede ayudar a las organizaciones a comprender el uso de funciones y los permisos, permitiéndoles optimizar las tasas de uso de licencias de Salesforce entre sus usuarios.
Informes periódicos sobre el uso de licencias
Los informes periódicos sobre el uso de licencias son otro aspecto crítico de la optimización de licencias de Salesforce. Al generar informes periódicos sobre el uso de licencias, las organizaciones pueden identificar tendencias, realizar un seguimiento de los patrones de uso e identificar áreas donde las licencias se están subutilizando.
Luego, esta información se puede utilizar para optimizar la asignación de licencias y garantizar que los consumidores tengan acceso a las herramientas que necesitan sin tener que pagar por servicios que no utilizan.
Configuración de alertas para posibles problemas
Configurar alertas para posibles problemas es otra práctica recomendada para la optimización de licencias de Salesforce. Al configurar alertas para los umbrales de uso de licencias, las organizaciones pueden identificar de manera proactiva problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas importantes.
Por ejemplo, si un usuario se acerca al límite de su licencia, se puede activar una alerta para notificar al administrador, quien luego puede actuar para optimizar la asignación de licencias o comprar licencias adicionales según sea necesario.
Comprensión de los acuerdos de licencia de Salesforce:
Familiarícese con los detalles de sus acuerdos de licencia de Salesforce actuales, incluidos los términos, condiciones y posibles limitaciones. Comprender los detalles de su contrato lo empoderará durante las negociaciones.
Consejos para una negociación exitosa:
Describa claramente las necesidades y objetivos de su organización a los representantes de Salesforce. Comunique cualquier desafío o área en la que busque mejorar su estructura de licencias actual.
Resalte el compromiso de su organización con la plataforma y su potencial de crecimiento futuro, demostrando una mentalidad de asociación a largo plazo.
Esté preparado para analizar datos específicos sobre el uso, las necesidades de los usuarios y cualquier área en la que crea que el modelo de licencia actual puede no alinearse con los requisitos de su organización.
Explorando oportunidades de descuento:
Infórmese sobre posibles oportunidades de descuento en función de factores como el volumen de licencias, servicios adicionales o términos de contrato ampliados.
Explore la posibilidad de agrupar servicios o licencias para lograr ahorros de costos. Salesforce puede ofrecer descuentos para paquetes integrales que incluyan múltiples servicios o productos.
Formación y Adopción
Lograr que las partes interesadas internas se alineen sobre el valor de optimizar las licencias de Salesforce es clave para impulsar la adopción. Algunas recomendaciones incluyen:
Informe a los usuarios durante la incorporación sobre la selección de licencias alineadas con sus funciones.
Cree preguntas frecuentes que expliquen los tipos de licencia y cómo se realiza el seguimiento del uso.
Capacite a los gerentes de equipo sobre cómo solicitar los niveles de licencia adecuados.
Desarrollar políticas para iniciar casos de uso que requieran licencias no estándar.
Al fomentar una cultura de uso consciente de Salesforce, los equipos pueden gobernar conjuntamente una gestión eficiente de las licencias.
Promoción de mejores prácticas dentro de la organización
Además de los programas formales de capacitación, las promociones a través de diversos canales refuerzan continuamente las mejores prácticas para los usuarios:
Los administradores de Salesforce pueden mostrar los éxitos de optimización en boletines.
Las reuniones de liderazgo deberían resaltar el retorno de la inversión logrado.
Los canales sociales internos pueden mostrar ejemplos de licencias con el tamaño adecuado.
Esto crea impulso y responsabilidad en todos los niveles para defender el uso responsable.
Fomentar la retroalimentación de los usuarios para una mejora continua
Por último, reciba comentarios periódicos de los equipos empresariales para descubrir nuevas oportunidades de optimización:
Los representantes de ventas pueden sugerir que se eliminen complementos de productos infrautilizados.
Los agentes de servicio pueden marcar asignaciones de licencias redundantes.
Los analistas de negocios tienen visibilidad de las tendencias de adopción.
Esta información empodera a los usuarios y a los equipos de primera línea, refuerza el ciclo de optimización y mantiene actualizado su modelo de gestión de licencias.
La optimización de las licencias de Salesforce puede presentar varios desafíos para las organizaciones. Los desafíos comunes incluyen identificar licencias infrautilizadas, alinear las licencias con las necesidades de los usuarios y gestionar la complejidad de los diferentes tipos de licencias y funciones.
1. Estrategias para Superar Desafíos
Para superar estos desafíos, las organizaciones pueden implementar estrategias como realizar auditorías periódicas del uso de licencias, aprovechar herramientas de monitoreo para rastrear el uso y ajustar el tamaño de las licencias para los usuarios según sus necesidades específicas.
Además, la utilización efectiva de la jerarquía de roles y la optimización del acceso y los permisos de los usuarios pueden abordar muchos de los desafíos asociados con la optimización de las licencias de Salesforce.
2. Mejora continua para el éxito a largo plazo
La mejora continua es esencial para el éxito a largo plazo en la optimización de licencias de Salesforce. Al revisar y adaptar periódicamente la asignación de licencias en función de las necesidades cambiantes de los usuarios y los requisitos organizacionales, las empresas pueden garantizar ahorros de costos continuos y una utilización eficiente de las licencias.
Este enfoque iterativo permite a las organizaciones adaptarse a la evolución de las necesidades comerciales y los avances tecnológicos, maximizando el valor derivado de su inversión en Salesforce.
Obtenga la mejor manera de identificar áreas de mejora en el uso de licencias de Salesforce
Cynoteck es un socio consultor de Salesforce que puede ayudar a las empresas a optimizar sus licencias de Salesforce y lograr ahorros de costos. Ofrecen una variedad de servicios, que incluyen auditorías de uso de licencias, recomendaciones de optimización de licencias y servicios de asesoramiento en negociación de contratos.
El equipo de Cynoteck de Expertos en fuerza de ventas puede ayudar a las empresas a identificar licencias infrautilizadas y licencias del tamaño adecuado para los usuarios, y a gestionar eficazmente el acceso y los permisos de los usuarios. También pueden ayudar a las empresas a implementar herramientas de monitoreo y configurar alertas para posibles problemas, lo que garantiza una optimización continua de las licencias y ahorros de costos.
By Asociación Con Cynoteck, las empresas pueden lograr el éxito a largo plazo en la optimización de licencias de Salesforce y maximizar el valor derivado de su inversión en Salesforce.
Conclusión
Enfatizar la importancia del monitoreo y la adaptación continuos es crucial para el éxito sostenido en la optimización de las licencias de Salesforce. Al monitorear continuamente el uso de licencias, identificar problemas potenciales y adaptar la asignación de licencias en función de los requisitos cambiantes, las organizaciones pueden garantizar que su inversión en Salesforce siga siendo rentable y alineada con sus necesidades comerciales en evolución.
Es esencial alentar a las empresas a tomar medidas proactivas para ahorrar costos mediante la optimización eficaz de las licencias de Salesforce. Al implementar las estrategias descritas y monitorear y adaptar continuamente la asignación de licencias, las organizaciones pueden lograr importantes ahorros de costos y al mismo tiempo maximizar los beneficios de su inversión en Salesforce.
P. ¿Qué es la optimización de licencias de Salesforce y por qué es importante?
La optimización de licencias de Salesforce es la gestión estratégica de las licencias de Salesforce para mejorar la eficiencia y reducir costos. Es crucial ya que garantiza que las organizaciones paguen solo por lo que necesitan, lo que genera importantes ahorros financieros.
P. ¿Cómo pueden las organizaciones identificar licencias innecesarias de Salesforce?
Realizar una auditoría exhaustiva del uso actual de la licencia de Salesforce ayuda a identificar licencias innecesarias. El análisis de la actividad y la participación de los usuarios proporciona información sobre qué licencias están infrautilizadas, lo que permite una toma de decisiones informada.
P. ¿Cuáles son algunas estrategias efectivas para ajustar el tamaño de las licencias de Salesforce?
El tamaño correcto implica hacer coincidir las licencias con las necesidades del usuario. Las estrategias incluyen comprender las funciones de los usuarios, optimizar la jerarquía de funciones y optimizar el acceso y los permisos de los usuarios para garantizar que cada usuario tenga el nivel de acceso adecuado.
P. ¿Cómo pueden las organizaciones negociar con Salesforce mejores condiciones de licencia?
Comprender los acuerdos de licencia de Salesforce es clave. Las organizaciones deben prepararse investigando sus necesidades de uso y entablando una comunicación abierta con los representantes de Salesforce. Explorar oportunidades de descuento y demostrar un compromiso con una asociación a largo plazo puede generar condiciones favorables.
P. ¿Qué desafíos podrían enfrentar las organizaciones en la optimización de licencias de Salesforce?
Los desafíos comunes incluyen la resistencia al cambio, la falta de conciencia de los usuarios y la complejidad en el seguimiento del uso. Las soluciones implican capacitación integral, promoción de mejores prácticas y mejora continua para abordar los desafíos cambiantes en la gestión de licencias de Salesforce.
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