Una descripción general de los equipos de cuentas en Salesforce

La inclusión de Equipos de cuentas de Salesforce en el trabajo organizacional es para identificar y priorizar las necesidades del cliente. Todos somos conscientes de que la clave para un negocio exitoso es mejorar las experiencias de los clientes y, para lograrlo, es importante saber qué necesitan o quieren los clientes. Los equipos de cuentas de Salesforce ayudan a las empresas de todos los tamaños para mejorar su servicio al cliente, aumentar la productividad y lograr sus objetivos comerciales. 

Ahora, una de las características clave de los equipos de cuentas de Salesforce, permite a las organizaciones colaborar en las cuentas de los clientes y administrarlas de manera más efectiva. En este blog, tratamos de cubrir todo acerca de los equipos de cuentas y por qué uno debería adoptar el uso de esta función.  

¿Qué es el equipo de cuentas?

El equipo de cuentas es uno de los componentes clave del función de gestión de cuentas dentro de CRM. El equipo de cuentas permite a los usuarios tener acceso a las cuentas y poder trabajar juntos en un compromiso de cliente/cliente potencial. 

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¿Qué hace que los equipos de cuentas en Salesforce sean especiales? 

Los informes, la automatización de procesos y el uso compartido de acceso a nivel de registro son posibles gracias a equipos de cuentas en Salesforce. Además, los roles de equipo facilitan la determinación de quién está trabajando en una cuenta determinada y los miembros del equipo se muestran en listas relacionadas (en la página de detalles de la cuenta). 

Es importante tener en cuenta que un equipo de cuenta no puede ser el propietario de la cuenta. Para ver o actualizar registros, los miembros aún necesitan acceso a nivel de objeto que se haya otorgado a través de sus perfiles o conjuntos de permisos. Los miembros del equipo de la cuenta también tienen acceso a nivel de registro al objeto de la cuenta, así como a cualquier oportunidad, contacto o caso relacionado por parte de los propietarios de la cuenta (o administradores). (Solo lectura, solo lectura/escritura o acceso privado; ni creación ni eliminación). 

El acceso a los registros por parte de los miembros del equipo de cuentas avanza en la jerarquía de roles (como las reglas estándar de colaboración). El término "Equipo de cuentas” se refiere al sustantivo colectivo “Miembro del equipo de cuenta."  

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¿Cuándo usar los equipos de cuentas de Salesforce?

El uso ocurre cuando hay un requerimiento o necesidad. El equipo de cuenta es una característica opcional, por lo que si su empresa lo requiere, puede habilitarlo. Ahora, para una mejor asistencia, las siguientes son diferentes razones por las que uno podría necesitar equipos de cuentas:  

1. varios usuarios – Si hay varios empleados que requieren acceder a grupos seleccionados de cuentas. Entonces puedes optar por el equipo de cuenta. Esto suaviza todo el proceso y evita confusiones y retrasos.  

2. Informes Si su organización desea informar sobre cuentas y sus miembros del equipo de cuentas y roles de equipo relacionados. Esto también incluye ver a los miembros del equipo de cuentas en una lista relacionada. 

3. Intercambio basado en criterios: Los equipos de cuentas se pueden compartir automáticamente con personas en función de criterios establecidos gracias a una característica de Salesforce denominada uso compartido de equipos de cuentas basado en criterios. Al garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a la información adecuada, se mejora el trabajo en equipo y la productividad. 

4. Manual de subvenciones – Puede ser tedioso para el propietario de la cuenta revisar y otorgar permisos manualmente. Con la ayuda del equipo de cuentas, uno puede realizar fácilmente esta función.  

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¿Dónde se admiten los equipos de cuentas? 

Los equipos de cuentas son compatibles con las ediciones Enterprise, Performance, Unlimited y Developer y están disponibles en las experiencias Lightning y Classic. También se puede agregar como una lista relacionada dentro del diseño de la página de la cuenta. 

¿Por qué habilitar los equipos de cuentas de Salesforce? 

La respuesta más simple a esto es que el equipo de cuentas proporciona una forma centrada en el usuario de proporcionar varios niveles de acceso a diferentes usuarios mientras colaboran y tienen una visibilidad clara de sus privilegios de acceso. 

Los equipos de cuentas son diferentes del uso compartido manual en la cuenta, ya que permite (además del acceso a un registro): 

1. Usuario para definir el rol que se espera que el usuario desempeñe en un compromiso con el cliente. 

2. Variados niveles de acceso a varios usuarios. 

3. Posibilidad de agregar automáticamente miembros del equipo a la cuenta. 

4. Capacidad para asignar/desasignar/reemplazar asignaciones de cuentas en masa. 

5. Capacidad de filtrar cuentas en la vista de lista para mostrar solo aquellas cuentas, en las que el usuario actual se agrega como miembro del equipo. 

También, lea: Uso de Salesforce con el modelo de ingresos por suscripción

Una guía paso a paso para usar los equipos de cuentas de Salesforce: 

     Fuente:                     

1. Habilitar equipos de cuentas

Habilite los equipos de cuentas dentro de su instancia de Salesforce siguiendo los pasos que se mencionan a continuación:

• Ir a Configuración
• Utilice el cuadro de búsqueda rápida para buscar “Configuración del equipo de la cuenta"
• Haga clic en "Habilitar equipos de cuentas"
• Elija en qué diseños de página de cuenta desea incluir la lista relacionada Miembro del equipo de cuenta. También puede agregar esta lista relacionada a diseños de página personalizados.
• Guarda tu configuración.

2. Configurar roles de cuenta 

Cree roles de cuenta para permitir que los usuarios seleccionen roles de usuario apropiados mientras agregan dentro del equipo de cuenta.

• Ir a Configuración
• Utilice el cuadro de búsqueda rápida para buscar “Roles de equipo"
• Edite los valores de la lista de selección para que coincidan con su proceso comercial
• Guarda tus cambios
• Si necesita actualizar el valor de una lista de selección globalmente, use el cuadro Búsqueda rápida para buscar "Reemplazar rol de equipo” en Configuración. 

3. Configurar equipo de cuenta predeterminado

Esta es una configuración opcional. Los usuarios pueden elegir y agregar su equipo predeterminado (dentro de la página de detalles avanzados en la configuración). Esto permite al usuario: 

Agregue automáticamente usuarios dentro del equipo de cuentas, si un usuario crea una nueva cuenta (la función debe estar habilitada dentro de la configuración predeterminada del equipo de cuentas del usuario). 

Permita que los usuarios usen el botón Agregar equipo predeterminado dentro de la página de registro de la cuenta, para agregar automáticamente miembros del equipo predeterminados al equipo de la cuenta. 

Más información: https://help.salesforce.com/articleView?id=accountteam_default.htm&type=5 

Actualizaciones masivas y automatización 

Las actualizaciones masivas y la automatización son dos características de Salesforce que ayudan a las organizaciones a ahorrar tiempo y mejorar la productividad al permitirles realizar cambios en varios registros o automatizar tareas repetitivas: 

Entendamos cada característica en detalle: 

1. Actualizaciones masivas

Las actualizaciones masivas permiten a los usuarios realizar cambios en varios registros a la vez, en lugar de realizar actualizaciones individuales en cada registro. Por ejemplo, los usuarios pueden utilizar el Herramienta Cargador de datos en Salesforce para actualizar el estado de múltiples clientes potenciales o contactos a la vez, ahorrándoles tiempo y reduciendo el riesgo de errores. 

2. Automatización  

La automatización, por otro lado, permite a los usuarios automatizar tareas repetitivas en Salesforce, como enviar correos electrónicos de seguimiento o actualizar registros según ciertos criterios. Salesforce ofrece varias herramientas de automatización, como Process Builder y Flow, que permiten a los usuarios definir disparadores y acciones para automatizar varios procesos. 

Para comprender mejor esta característica, tomemos un ejemplo, un equipo de ventas puede usar Process Builder para automatizar la creación de una tarea para dar seguimiento a un cliente potencial después de que haya pasado una cierta cantidad de días desde la última comunicación. Esto ahorra tiempo y garantiza que las tareas importantes no se olviden ni se pasen por alto. 

Consideraciones / Consejos 

1. Solo los siguientes usuarios pueden agregar/quitar miembros al equipo de la cuenta: 

• Propietario de la cuenta 
• Usuarios por encima de la jerarquía de roles que el propietario de la cuenta 
• Los usuarios tienen que escribir todos los accesos a las cuentas, como Admin 

2. Si la función del usuario restringe el acceso a casos o contactos asociados con la cuenta, es posible que no se pueda agregar un equipo predeterminado a la cuenta. Artículo de conocimiento: https://help.salesforce.com/articleView?id=000313342&language=en_US&type=1&mode=1). 

3. Asegúrese de que el diseño de la página de la cuenta esté editado para mostrar listas relacionadas para equipos de cuentas. 

4. Asegúrese de que el diseño de la página del usuario esté editado para mostrar la lista relacionada con el Equipo de cuenta predeterminado dentro de la página de detalles del usuario. 

Ultimas palabras: 

Los equipos de cuentas son sin duda una característica útil de Salesforce y facilitan toda la función de mantenimiento de registros. Sin embargo, es una característica opcional y solo debe optarse por ella si es necesario. El objetivo principal de CRM es hacer que las tareas manuales diarias sean fáciles y más adaptables con la automatización. Espero que hayamos podido despejar todas tus dudas, aún así, si tienes más dudas, puedes comunicarte con nosotros para una mejor asistencia.  

También, lea: Uso de informes de canalización de Salesforce para realizar un seguimiento de su rendimiento de ventas

Preguntas frecuentes: 

Más aprendizaje–

https://trailhead.salesforce.com/en/content/learn/projects/protect-your-data-in-salesforce/set-up-account-teams

https://help.salesforce.com/articleView?id=accountteam_def.htm&type=5

Servicios de consultoría de Salesforce

Si es nuevo en la automatización y está confundido acerca de Workflow o Process Builder. No se preocupe, lo tenemos todo cubierto. Hable con nuestros expertos y aclare todos los pensamientos nublados sobre la automatización.

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