Udit Handa, un hombre que desempeña múltiples funciones, es un nombre muy solicitado en el mundo de la tecnología. Después de haber trabajado con algunas de las mejores empresas de Fortune 500, como Microsoft y JLL, el viaje del Sr. Handa comenzó con comienzos humildes en Dehradun, India. Después de desempeñar múltiples funciones como ingeniero y desarrollador de software, Udit finalmente supo qué Leer Más
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Cómo la automatización de órdenes de compra puede aumentar sus ingresos en 2021
Una vez que aumenta la demanda de su producto, es probable que sus procesos comerciales se vuelvan más complicados. En la etapa inicial de su negocio, simplemente puede solicitar materiales a sus proveedores por teléfono o por correo electrónico. Pero tan pronto como su negocio crece, la obtención de suministros se vuelve más difícil de administrar. Si ese es el problema que está atravesando actualmente. Es posible que desee considerar la automatización de las órdenes de compra.
¿Qué significa Automatización de órdenes de compra?
La automatización de órdenes de compra es el proceso de hacer uso de software centralizado para desarrollar un proceso de orden de compra que enviará automáticamente una solicitud de compra al miembro del personal adecuado para su reconocimiento y aprobación. Después de su aprobación, envía automáticamente el documento de orden de compra al proveedor. Reemplaza el uso normal de las órdenes de compra de papel tradicionales y simplifica el proceso.
Siempre que utilice el software de órdenes de compra para emitir órdenes de compra electrónicas en su sistema ERP, sus proveedores pueden aprobarlas y convertirlas automáticamente en facturas correctas que lo integran con el sistema de contabilidad. Y hará que sea más fácil para su departamento de cuentas por pagar (AP) controlar y administrar adecuadamente todos los pagos realizados.
El uso de Control de compras brinda una capa adicional de seguridad para su negocio, todo gracias a la combinación de tres vías. Al usar la orden de compra y la factura, su departamento de recepción se asegura de que solo reciba los materiales y productos que se pidieron, y también pagará los bienes y servicios que se recibieron.
Si ocurre un error en el que los bienes y servicios no se recibieron con éxito, o se enviaron los artículos incorrectos, el problema se identifica para que AP no pague las facturas sin saberlo, o deje las facturas pendientes durante mucho tiempo.
¿Cómo puede una orden de compra automatizada ahorrarle dinero?
Si su organización aún se enfrenta a una combinación desorganizada de procesamiento de pedidos en papel o sistemas obsoletos, el cambio a la automatización conlleva muchos beneficios. Esto es muy cierto sobre todo en las empresas multinacionales que se enfrentan principalmente a una complejidad adicional asociada con las barreras del idioma y los aranceles de importación. Las pequeñas empresas que desean no dedicar demasiado tiempo a sus procesos actuales pueden tener dificultades para mantenerse al día a medida que avanzan. Independientemente del tamaño de su organización, puede beneficiarse de la automatización de compras.
¿Cómo ayudan las órdenes de compra automatizadas a aumentar sus ingresos en 2021?
Manejar gastos inesperados
Haciendo uso de Ordenes de compra puede servir como un sistema de alerta temprana para cualquier gasto inesperado. Porque todos deben enviar una orden de compra para la mayoría de las compras. Para que exista un registro adecuado de cualquier gasto de inmediato, es necesario.
Suponga una situación en la que un departamento tiene muchos gastos que nunca habían planeado. Hacen un pedido, y luego las cuentas por pagar no lo saben hasta que reciben la factura. En esa etapa, hay un largo proceso de aprobación por el que AP intenta descubrir de dónde provino este gasto inesperado y si debería haber sido autorizado o no.
Poseer un sistema de orden de compra desvela los próximos gastos al público antes. Ayuda con la elaboración de presupuestos, la planificación y la comunicación eficaz entre departamentos.
Presupuesto mejorado
Si actualmente está planeando un proyecto masivo, las órdenes de compra pueden ayudarlo con el presupuesto. Para generar los pedidos de compra correctos, deberá calcular las cantidades de los pedidos antes de comenzar el proyecto. Hacer esto le ayuda a tener una mejor idea de cuánto presupuestará para el proyecto.
Las órdenes de compra no solo ayudan con proyectos grandes y masivos. Cuando se trata de compras diarias en el funcionamiento exitoso del negocio, los campos de precio y cantidad en las órdenes de compra le brindan ideas sobre cuánto necesita vender su empresa para obtener una gran ganancia.
También ayuda a fines presupuestarios que le permitirán mirar hacia atrás en los registros de compras. Estará mejor equipado para planificar presupuestos futuros si todo lo que tiene que hacer es mirar los registros de cuánto gastó en el pasado sin estrés.
Planificación adecuada
Comprar registros le ayuda a prever y planificar el futuro. Ofrecen información importante sobre el rendimiento de la empresa, lo que le proporciona las herramientas que necesita para examinar las tendencias de los productos, los ciclos del mercado y el gasto de la empresa.
La mayoría de los sistemas de órdenes de compra generarán información automáticamente. Sin embargo, no todos son igualmente buenos para simplificar el acceso a los datos. Todo lo que necesita es un buen sistema que sea bueno para controlar y administrar documentos digitales de manera efectiva.
Poseen un sistema de compras que guarda toda la información de compras automáticamente. Los informes estándar y personalizados ofrecen una visión completa y profunda de los datos esenciales. Además, el sistema guarda toda esta información de tal manera que acceder a ellos no será difícil. Esto le permitirá revisar registros detallados, así como realizar un seguimiento de presupuestos, recibos, facturas, etc. sin ningún tipo de estrés.
Mayor visibilidad
Con excelentes funciones de informes, tendrá una excelente visibilidad de los gastos de cada departamento. Podrá ver en qué gastan dinero y en todas las personas con las que lo gastan. Esto le permitirá obtener mejores acuerdos con sus proveedores o alertarle sobre cuándo debería considerar la posibilidad de trabajar con nuevos proveedores. Podrá tener una buena idea de cómo está funcionando toda la cadena de suministro y el desempeño del proveedor en general.
Eliminar errores
Las órdenes de compra ofrecen un registro de lo que ordenó y a qué precio para comunicar efectivamente cada uno de los detalles de una compra. Tener documentación como esta en su poder lo protege de cualquier error al realizar pedidos, por ejemplo, cuando alguien malinterpreta un pedido realizado por teléfono.
Los miembros de su equipo pueden hacer referencia a las órdenes de compra en cualquier momento en que haya un malentendido sobre lo que se ordenó o debería haberse pedido. Tener esta documentación le proporciona un dispositivo esencial para reparar cualquier daño que pueda ocurrir dentro de su organización y también cualquier problema que surja entre usted y sus proveedores.
Control del gasto
Al implementar un buen sistema de órdenes de compra, le permitirá controlar a quién se le permite realizar compras. Al seleccionar a la persona que accederá al sistema de compras, podrá evitar que personas no autorizadas realicen pedidos sin la autorización adecuada.
El desarrollo de políticas intensificadas automáticamente es un gran paso hacia el control del gasto inconformista. El sistema también puede restringir qué productos se compran a qué proveedor para garantizar que su equipo realice pedidos de proveedores preferidos.
El sistema de adquisiciones de Next Process proporciona una amplia personalización, lo que le permite restringir las compras de sus equipos a productos de toda la empresa o específicos por proveedor. Agregamos una bonificación, no cobramos por usuarios adicionales. Puede dar acceso al sistema de compras a tantos empleados como desee sin costo adicional.
Conclusión
Al automatizar completamente su sistema de órdenes de compra, puede ahorrarse numerosas horas, acelerar el proceso y ahorrar infinitos "ida y vuelta". Esto reduce la frustración, ahorra más tiempo y disminuye las inconsistencias que la mayoría de las veces frenan a las empresas.
Una vez que aumenta la demanda de su producto, es probable que sus procesos comerciales se vuelvan más complicados. En la etapa inicial de su negocio, simplemente puede solicitar materiales a sus proveedores por teléfono o por correo electrónico. Pero tan pronto como su negocio crece, la obtención de suministros se vuelve más difícil de administrar. Si ese es el problema que está atravesando actualmente. Es posible que desee considerar la automatización de las órdenes de compra.
¿Qué significa Automatización de órdenes de compra?
La automatización de órdenes de compra es el proceso de hacer uso de software centralizado para desarrollar un proceso de orden de compra que enviará automáticamente una solicitud de compra al miembro del personal adecuado para su reconocimiento y aprobación. Después de su aprobación, envía automáticamente el documento de orden de compra al proveedor. Reemplaza el uso normal de las órdenes de compra de papel tradicionales y simplifica el proceso.
Siempre que utilice el software de órdenes de compra para emitir órdenes de compra electrónicas en su sistema ERP, sus proveedores pueden aprobarlas y convertirlas automáticamente en facturas correctas que lo integran con el sistema de contabilidad. Y hará que sea más fácil para su departamento de cuentas por pagar (AP) controlar y administrar adecuadamente todos los pagos realizados.
El uso de Control de compras brinda una capa adicional de seguridad para su negocio, todo gracias a la combinación de tres vías. Al usar la orden de compra y la factura, su departamento de recepción se asegura de que solo reciba los materiales y productos que se pidieron, y también pagará los bienes y servicios que se recibieron.
Si ocurre un error en el que los bienes y servicios no se recibieron con éxito, o se enviaron los artículos incorrectos, el problema se identifica para que AP no pague las facturas sin saberlo, o deje las facturas pendientes durante mucho tiempo.
¿Cómo puede una orden de compra automatizada ahorrarle dinero?
Si su organización aún se enfrenta a una combinación desorganizada de procesamiento de pedidos en papel o sistemas obsoletos, el cambio a la automatización conlleva muchos beneficios. Esto es muy cierto sobre todo en las empresas multinacionales que se enfrentan principalmente a una complejidad adicional asociada con las barreras del idioma y los aranceles de importación. Las pequeñas empresas que desean no dedicar demasiado tiempo a sus procesos actuales pueden tener dificultades para mantenerse al día a medida que avanzan. Independientemente del tamaño de su organización, puede beneficiarse de la automatización de compras.
¿Cómo ayudan las órdenes de compra automatizadas a aumentar sus ingresos en 2021?
Manejar gastos inesperados
Haciendo uso de Ordenes de compra puede servir como un sistema de alerta temprana para cualquier gasto inesperado. Porque todos deben enviar una orden de compra para la mayoría de las compras. Para que exista un registro adecuado de cualquier gasto de inmediato, es necesario.
Suponga una situación en la que un departamento tiene muchos gastos que nunca habían planeado. Hacen un pedido, y luego las cuentas por pagar no lo saben hasta que reciben la factura. En esa etapa, hay un largo proceso de aprobación por el que AP intenta descubrir de dónde provino este gasto inesperado y si debería haber sido autorizado o no.
Poseer un sistema de orden de compra desvela los próximos gastos al público antes. Ayuda con la elaboración de presupuestos, la planificación y la comunicación eficaz entre departamentos.
Presupuesto mejorado
Si actualmente está planeando un proyecto masivo, las órdenes de compra pueden ayudarlo con el presupuesto. Para generar los pedidos de compra correctos, deberá calcular las cantidades de los pedidos antes de comenzar el proyecto. Hacer esto le ayuda a tener una mejor idea de cuánto presupuestará para el proyecto.
Las órdenes de compra no solo ayudan con proyectos grandes y masivos. Cuando se trata de compras diarias en el funcionamiento exitoso del negocio, los campos de precio y cantidad en las órdenes de compra le brindan ideas sobre cuánto necesita vender su empresa para obtener una gran ganancia.
También ayuda a fines presupuestarios que le permitirán mirar hacia atrás en los registros de compras. Estará mejor equipado para planificar presupuestos futuros si todo lo que tiene que hacer es mirar los registros de cuánto gastó en el pasado sin estrés.
Planificación adecuada
Comprar registros le ayuda a prever y planificar el futuro. Ofrecen información importante sobre el rendimiento de la empresa, lo que le proporciona las herramientas que necesita para examinar las tendencias de los productos, los ciclos del mercado y el gasto de la empresa.
La mayoría de los sistemas de órdenes de compra generarán información automáticamente. Sin embargo, no todos son igualmente buenos para simplificar el acceso a los datos. Todo lo que necesita es un buen sistema que sea bueno para controlar y administrar documentos digitales de manera efectiva.
Poseen un sistema de compras que guarda toda la información de compras automáticamente. Los informes estándar y personalizados ofrecen una visión completa y profunda de los datos esenciales. Además, el sistema guarda toda esta información de tal manera que acceder a ellos no será difícil. Esto le permitirá revisar registros detallados, así como realizar un seguimiento de presupuestos, recibos, facturas, etc. sin ningún tipo de estrés.
Mayor visibilidad
Con excelentes funciones de informes, tendrá una excelente visibilidad de los gastos de cada departamento. Podrá ver en qué gastan dinero y en todas las personas con las que lo gastan. Esto le permitirá obtener mejores acuerdos con sus proveedores o alertarle sobre cuándo debería considerar la posibilidad de trabajar con nuevos proveedores. Podrá tener una buena idea de cómo está funcionando toda la cadena de suministro y el desempeño del proveedor en general.
Eliminar errores
Las órdenes de compra ofrecen un registro de lo que ordenó y a qué precio para comunicar efectivamente cada uno de los detalles de una compra. Tener documentación como esta en su poder lo protege de cualquier error al realizar pedidos, por ejemplo, cuando alguien malinterpreta un pedido realizado por teléfono.
Los miembros de su equipo pueden hacer referencia a las órdenes de compra en cualquier momento en que haya un malentendido sobre lo que se ordenó o debería haberse pedido. Tener esta documentación le proporciona un dispositivo esencial para reparar cualquier daño que pueda ocurrir dentro de su organización y también cualquier problema que surja entre usted y sus proveedores.
Control del gasto
Al implementar un buen sistema de órdenes de compra, le permitirá controlar a quién se le permite realizar compras. Al seleccionar a la persona que accederá al sistema de compras, podrá evitar que personas no autorizadas realicen pedidos sin la autorización adecuada.
El desarrollo de políticas intensificadas automáticamente es un gran paso hacia el control del gasto inconformista. El sistema también puede restringir qué productos se compran a qué proveedor para garantizar que su equipo realice pedidos de proveedores preferidos.
El sistema de adquisiciones de Next Process proporciona una amplia personalización, lo que le permite restringir las compras de sus equipos a productos de toda la empresa o específicos por proveedor. Agregamos una bonificación, no cobramos por usuarios adicionales. Puede dar acceso al sistema de compras a tantos empleados como desee sin costo adicional.
Conclusión
Al automatizar completamente su sistema de órdenes de compra, puede ahorrarse numerosas horas, acelerar el proceso y ahorrar infinitos "ida y vuelta". Esto reduce la frustración, ahorra más tiempo y disminuye las inconsistencias que la mayoría de las veces frenan a las empresas.
