CRM vs Excel: ¿Por qué Excel no es un sistema escalable?

24 de noviembre.

24 de noviembre.

Abhishek Singh

CRM vs Excel: ¿Por qué Excel no es un sistema escalable?

Las industrias exploran continuamente diferentes herramientas comerciales para lograr el éxito y la confiabilidad en el dinámico y creciente panorama tecnológico actual. En este contexto, Excel y CRM destacan como poderosas herramientas beneficiosas para empresas de todos los tamaños. Si bien Excel puede resultar útil inicialmente para gestionar las relaciones, resulta notable que se queda corto a medida que el negocio crece.

Es importante reconocer que, a pesar de su popularidad, Excel no es formal sistema ERP y no debe reemplazar soluciones dedicadas como Business Central. Existen razones de peso por las que Excel no es un sustituto adecuado de una solución integral de CRM y ERP.

La elección Excel para gestionar las relaciones y los datos en la educación puede parecer accesible y rentable inicialmente. Sin embargo, es crucial reconocer sus limitaciones. Depender únicamente de Excel podría comprometer la eficiencia e impactar negativamente en las tasas de conversión. En cambio, dedicado Soluciones de CRM ofrecen ventajas únicas que Excel no puede ofrecer, lo que garantiza un enfoque de gestión más ágil y eficaz.

Continúe leyendo mientras analizamos una introducción completa a Excel y CRM. Navegaremos a través de sus funciones clave, resaltaremos las diferencias en características y capacidades, y resaltaremos sus aplicaciones prácticas en un entorno empresarial. Le brindaremos información valiosa para tomar decisiones informadas que lo ayudarán a impulsar el éxito de su organización.

CRM vs Excel: ¿Por qué CRM es mejor que una hoja de cálculo?

CRM, abreviatura de gestión de relaciones con los clientes, es un software diseñado para mejorar y agilizar sus interacciones con clientes potenciales y clientes. Gestiona la información del cliente, proporciona recordatorios de tareas y protege su base de clientes contra una eliminación accidental. La utilización de CRM permite las interacciones con los clientes, garantizando su satisfacción.

En particular, las habilidades avanzadas en hojas de cálculo, como la experiencia en Microsoft Excel, son poco comunes, lo que genera posibles errores al ingresar fórmulas.

Ahora, a medida que su negocio se expande, los desafíos de las hojas de cálculo que alguna vez fueron manejables pueden volverse abrumadores. Editar información de un solo cliente en varias hojas de cálculo lleva mucho tiempo. Si bien las celdas de una hoja de cálculo son versátiles y familiares, se vuelven inmanejables para una gestión extensa de datos.

Por el contrario, la interfaz fácil de usar de CRM proporciona información con mayor claridad, lo que facilita el análisis y la toma de decisiones.

CRM tiene una ventaja significativa sobre hojas de cálculo excel debido a su versatilidad. Profundicemos en lo que su software CRM puede lograr y exploremos las diferencias entre CRM y hojas de cálculo y las ventajas de CRM sobre las hojas de cálculo. 

1. Mantener los datos en un solo lugar 
   • CRM simplifica las operaciones con una interfaz unificada y almacena datos ilimitados de los clientes de forma segura en la nube para facilitar el acceso del equipo.
   • A diferencia de las hojas de cálculo con almacenamiento limitado, CRM agrupa la información en un solo lugar, eliminando la necesidad de navegar por varias hojas, duplicar datos y desperdiciar recursos.      
2. Seguridad de Datos  
   • En esta nueva tendencia de trabajo remoto y subcontratación, salvaguardar las operaciones y los datos de su empresa es importante.
   • Excel plantea riesgos de seguridad con posible corrupción de fórmulas y copia, uso compartido o eliminación sin restricciones.
   • CRM, por otro lado, le permite administrar los privilegios de acceso, mejorando la seguridad de los datos. El software CRM almacena datos de forma segura en plataformas en la nube, utilizando servidores remotos o servidores de respaldo para mejorar la accesibilidad.     
3. Planifica y organiza tus tareas
   • El software CRM va más allá del seguimiento de contactos y la gestión de oportunidades; además incluye herramientas para la planificación eficiente de tareas y la agilización de acciones manuales.
   • Por ejemplo, si tiene el número de teléfono de un nuevo cliente y planea hacer un seguimiento en una semana, puede configurar una tarea para garantizar un recordatorio oportuno.
   • Además, puede adjuntar archivos sin esfuerzo a registros de clientes u oportunidades, como guiones de llamadas, ilustraciones, documentos o cualquier otra información relevante para un acceso rápido y conveniente.     
4. Colaboración fácil
   • Diga adiós a los dolores de cabeza que supone realizar un seguimiento de las últimas actualizaciones de Google Sheets. Con CRM, acceder a la información más reciente se vuelve extremadamente fácil.
   • No más filtros en hojas de cálculo para comentarios y notas: CRM proporciona una función de chat instintivo con opciones para conversaciones privadas y grupales.
   • Además, puede dejar comentarios sin esfuerzo directamente en la cuenta CRM de su cliente, mejorando la comunicación y la colaboración dentro de su equipo.     
5. Paneles de informes para obtener información valiosa
   • Atrás quedaron los días en los que se tenía que lidiar con la entrada de datos en hojas de cálculo y confiar en expertos en tecnología para la creación de informes.
   • CRM simplifica el proceso: con solo unos pocos clics tendrá acceso a informes en tiempo real y fácilmente filtrados.
   • Ahora ya no es necesario realizar análisis manuales; este software interpreta los datos y resalta áreas de mejora, algo que Excel no puede igualar.     
6. Gestión mejorada de clientes potenciales
   • Las hojas de cálculo limitan la cantidad de información que se puede incluir en una celda, lo que plantea un desafío para las empresas que intentan resumir datos.
   • Pero CRM viene al rescate, permitiendo a las empresas no sólo registrar los detalles de los clientes sino también tomar notas detalladas según sea necesario. Esta característica permite una mejor organización y gestión de la información de los clientes potenciales.     
7. Automatización de Tareas Rutinarias
   • CRM es un cambio significativo que lo libera del esfuerzo de tareas repetitivas a través de una automatización perfecta.
   • Con la integración de la IA, las interacciones en las redes sociales y las tareas de las aplicaciones de mensajería, incluidos los chatbots, se simplifican, lo que reduce el riesgo de errores humanos.
   • Por otro lado, Excel requiere un esfuerzo manual, un proceso inmanejable y que requiere mucho tiempo que requiere una cuidadosa verificación manual de errores.     
8. Integración de terceros
   • El software CRM se integra perfectamente con diferentes aplicaciones empresariales, incluidas las redes sociales y el correo electrónico.
   • Recupera sin esfuerzo los datos de los clientes de estas plataformas y los almacena de forma segura en la nube. Los miembros del equipo pueden buscar contactos fácilmente sin la molestia de desplazarse por las hojas de cálculo, ahorrando tiempo y eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente.

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Excel vs CRM: una comparación explícita

Excel y CRM destacan como herramientas populares para las empresas. Aunque cada uno posee características distintivas, sus propósitos e idoneidad para diferentes negocios deben estar separados.

Para ilustrar por qué CRM puede vencer a Excel para un negocio en crecimiento, describimos puntos clave de comparación y brindamos una breve discusión sobre las diferencias entre los dos en cada punto.

Excel:

• Los datos no se guardan de forma segura.
• Más esfuerzos manuales implican un mayor riesgo de error.
• Es sencillo de manipular.
• Se crea una proyección de ventas.

Gestión de Relaciones con el Cliente:

• Los inicios de sesión seguros garantizan que no se roben datos.
• No hay manipulación ya que hay menos intervención manual.
• Se calcula la proyección de ventas.

Ahora, comparémoslo de varias maneras:

Feature	Excel	CRM
Entrada de datos	Entrada manual de datos	La automatización es posible.
Almacenamiento de archivos adjuntos	Imposible	Sencillo, con opción de conectarlos con contactos, negocios y oportunidades.
Administración de datos	Fórmulas y tablas dinámicas	Accede a toda la información con un solo clic.
Historia de modificaciones	Solo disponible a través de Office 365	Cada registro/tarjeta de CRM es extremadamente preciso y de fácil acceso.
Informes Avanzados	Manual y datos limitados solamente	Función automática de informes y análisis para informes sobre la marcha.
Seguridad y personalización de datos	Sin personalización, los datos a menudo se colocan localmente.	Interfaz totalmente personalizable y total seguridad, en la nube o en servidores dedicados.
Integraciones	No tiene integración con otro software empresarial.	Integración con diferentes aplicaciones como calendario, correo, contactos y suite de pagos.
Automatización	Inaplicable	En su panel, obtenga información completa sobre sus clientes potenciales, envíe correos electrónicos automatizados y llámelos.
Comunicación	Debe cargar datos en varias herramientas en línea.	Suite de comunicación ya construida.

1. Propósito:
   Cuando se trata de organizar y analizar datos, Excel toma la delantera con funciones como entrada de datos, clasificación, filtrado y cálculos básicos. Por el contrario, CRM está diseñado especialmente para gestionar hábilmente la información de los clientes, realizar un seguimiento de las actividades de ventas y analizar los datos de los clientes.     
2. Entrada de datos :
   Una limitación importante para las empresas que dependen de Excel es la entrada de datos manual. Mientras que el software CRM agiliza los procesos con la automatización, integrándose perfectamente entre diferentes aplicaciones. Extrae sin esfuerzo datos relevantes de diversas fuentes, importa contactos, archiva conversaciones de clientes y gestiona una variedad de tareas automatizadas.     
3. Seguimiento de comunicaciones:
   Excel no puede realizar un seguimiento eficaz de la comunicación con los clientes potenciales y los clientes. Incluso registrar las fechas y horas de sus interacciones requiere la entrada de datos manual. Y el software CRM sobresale en el seguimiento de las comunicaciones. Las plataformas CRM de calidad ofrecen funciones como registro de llamadas, integración de correo electrónico, seguimiento de llamadas móviles, seguimiento de SMS y más, lo que garantiza una gestión completa de las comunicaciones.     
4. Valor temporal y escalabilidad:
   A menudo se pierde tiempo en la entrada manual de datos y en tareas repetitivas, lo que genera ineficiencias en diversos procesos. A medida que su negocio se expande y se desarrollan las relaciones con los clientes, Excel se queda corto, lo que puede provocar la pérdida de oportunidades. Los CRM ofrecen una mayor escalabilidad, lo que permite la identificación oportuna y la capitalización de oportunidades de ventas adicionales.     
5. Experiencia del Cliente:
   La segmentación de datos estándar a menudo resulta en un retraso en la recuperación del historial del cliente potencial/cliente, lo que interrumpe el flujo de comunicación y disminuye la experiencia del cliente. Los CRM ofrecen una visión integral de la participación del cliente, lo que permite un acceso fluido a comunicaciones actualizadas. Esto permite un flujo de conversación más fluido, mejorando la satisfacción del cliente y desarrollando relaciones más sólidas. 
6. Documentos y anexos:
   Los usuarios de Excel enfrentan el desafío de almacenar archivos adjuntos por separado, lo que requiere alternar continuamente entre la hoja de cálculo y otras aplicaciones como referencia. Por el contrario, las plataformas CRM ofrecen almacenamiento integrado para diferentes archivos y archivos adjuntos, lo que garantiza que todo lo que necesita esté disponible en la plataforma sin la necesidad de cambiar entre aplicaciones. 

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Algunos ejemplos de CRM ampliamente utilizados:

Aunque el mercado de CRM es competitivo, se destacan algunos nombres, como:

1) fuerza de ventas

Salesforce es un gigante de la industria CRM. Es conocido por su amplio conjunto de funciones y operaciones basadas en la nube.   

2) Microsoft Dinámica 365

Microsoft Dynamics se integra bien con otros productos de Microsoft y ofrece una funcionalidad integral de CRM y ERP.

3) CRM de HubSpot

HubSpot CRM es conocido por su interfaz de usuario intuitiva y sus funciones de integración. Es particularmente popular entre organizaciones pequeñas y medianas.

4) ZohoCRM

Zoho CRM recibe elogios por su bajo costo y su amplia gama de funcionalidades, lo que lo convierte en una opción popular para muchas pequeñas empresas.

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¿Por qué Excel no es una opción viable para los equipos de ventas en crecimiento?

A medida que su negocio crece, las hojas de cálculo tradicionales como Excel plantean limitaciones. Con el tiempo, sus limitaciones se vuelven difíciles, si no imposibles, de sortear. Si tiene limitaciones en las hojas de cálculo, considere adoptar un software CRM.

Proporciona una forma más eficaz de gestionar clientes, prospectos y datos financieros, facilitando el intercambio fluido entre equipos y aplicaciones. Estas ventajas mejoran las ventas y la eficiencia, aumentando sus resultados.

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En conclusión

Excel puede ser popular entre las pequeñas empresas, pero los CRM están diseñados específicamente para una gestión eficaz de los datos de los clientes y ofrecen una multitud de funciones y beneficios. Si buscas una gestión eficiente de las relaciones con los clientes y de los datos de ventas, optar por un CRM Más de Excel vale la pena considerarlo CRM Los sistemas mejoran significativamente el rendimiento empresarial al automatizar tareas y entregar información en tiempo real.

El software agrupa los datos y las comunicaciones de los clientes en una única base de datos, proporcionando información valiosa sobre los deseos y preferencias de los clientes. Esta estrategia optimizada permite centrarse más en la satisfacción del cliente, lo que permite una colaboración más eficiente y un seguimiento proactivo de los problemas recurrentes.     

Para una solución escalable, libre de errores y sin complicaciones en la gestión de datos de clientes, un CRM intuitivo como Salesforce destaca. No solo ahorra tiempo, sino que también mejora la concentración, aumenta la productividad, ayuda en la estrategia de ventas, garantiza la seguridad de los datos y permite generar informes detallados. Si aún no ha adoptado un CRM, le recomendamos encarecidamente que comience hoy. Aunque Excel es adecuado para uso personal, no puede igualar la potencia y las funciones de un CRM sólido.  

At Cynotek, reconocemos las limitaciones de las herramientas tradicionales como Excel para abordar necesidades de ventas complejas. Es por eso que aprovechamos los CRM avanzados como Salesforce y Microsoft Dynamics 365 para ofrecer soluciones integrales. A diferencia de Excel, estos CRM proporcionan una plataforma unificada para optimizar y mejorar sus procesos de ventas.

Desde la gestión de clientes potenciales hasta el seguimiento de oportunidades, nuestro enfoque personalizado garantiza que todos sus requisitos de ventas se gestionen de manera eficiente dentro de una única aplicación integrada. Esto además mejora su experiencia comercial y libera el potencial de crecimiento de las ventas.

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Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)

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