¿Quiere que sus documentos se firmen digitalmente desde su instancia?
¡Aquí está la solución!
Adobe Sign permite una solución de integración plug-and-play con Microsoft Dynamics CRM. Esta integración proporciona los siguientes beneficios:
- Acelera el proceso de cotización a efectivo mediante el envío de acuerdos, como documentos de ventas y contratos, desde Dynamics con un solo clic.
- Fusiona automáticamente datos de entidades de Dynamics, como contactos y cuentas, en acuerdos y envía los datos a Dynamics 365, recopilados de los firmantes durante el proceso de firma.
- Proporciona una manera simple y fácil para que los destinatarios firmen en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo
- Hace posible realizar un seguimiento de los documentos enviados para su firma desde dentro de Dynamics 365
- Elimina los pasos manuales en todo el proceso.
Instalación
La versión en línea de Adobe Sign se puede obtener fácilmente de Microsoft AppSource.
- Haga clic en Obtenerlo ahora.
- Te pedirá la información del perfil y tu consentimiento para la misma. Marque las casillas de verificación y sigamos adelante.
- Seleccione la instancia adecuada de Dynamics 365 en la que le gustaría instalar Adobe Sign.
Ha instalado correctamente la solución Adobe Sign en su instancia y también se agregará una nueva área de Adobe Sign a su mapa del sitio.
Configuración de Adobe Sign
Conectemos su cuenta de Adobe Sign con su instancia de Dynamics 365.
Cada nueva instalación necesita que se genere una clave de integración en Adobe Sign y luego se guarde en Dynamics 365. Esta clave funciona como el token de acceso para autenticar los entornos de Dynamics 365 y Adobe Sign para confiar entre sí y compartir contenido. Para generar una clave de integración en Adobe Sign:
- Inicie sesión en su usuario administrativo para su cuenta de Adobe Sign
- Navegue hasta Cuenta> API de Adobe Sign> Información de API
- Haga clic en el Clave de integración enlace en el medio de la página.
- Una vez que haga clic en el enlace Integración, se abrirá una interfaz para crear la clave.
- Proporcione el nombre de la integración y habilite los permisos según la siguiente imagen:
- Presiona Guardar.
- Aparecerá la página del token de acceso mostrando la clave de su cuenta.
- Haga clic en la clave de integración y copie la clave.
- Ha terminado con la cuenta de Adobe Sign. Vayamos a nuestra instancia de Dynamics 365.
Inicie sesión con su cuenta administrativa en la instancia de Dynamics 365.
Navegue hasta Adobe Sign Área> Configuraciones de administración
On Configuraciones de administración página:
- Pega tu llave en el Clave de integración campo
- Haga clic Validar clave en la cinta
- Una vez que su clave sea validada, el botón Validar clave no estará allí y el botón Quitar clave se agregará a la cinta.
Habilitar fuentes de actividad en la entidad del acuerdo de Adobe
Habilite la fuente de actividad para la entidad del Acuerdo de Adobe para obtener todos los eventos realizados relacionados con cualquier acuerdo en la sección Publicar de la entidad respectiva, como Cuenta, Contacto y más.
- Navegue hasta Configuración> Configuración de fuentes de actividad
Se carga la página Configuraciones de publicaciones:
1. Hacer clic en Refrescar para asegurarse de que todas las configuraciones estén cargadas
2. Haga clic en el acuerdo de adobe grabar para seleccionarlo y luego haga clic en Activar
Haga clic Activar para confirmar.
Y aquí ha terminado con los pasos de configuración requeridos.
Para lograr autenticidad fue clave trabajar con Acuerdos de Adobe
Para enviar acuerdos desde dentro de dynamics 365, debemos realizar los siguientes pasos:
- Crear mapeo de datos
- Crear plantilla de acuerdo
Vamos a sumergirnos.
Crear mapeo de datos
Supongamos que le gustaría enviar un Acuerdo a sus clientes desde los registros de la Cuenta. Para lograr esto, primero necesitamos crear un mapeo de datos.
- Navegue hasta Área de Adobe Sign > Haga clic en Entidad de mapeo de datos
- Cree un nuevo registro de mapeo haciendo clic en Nuevo en la cinta.
- En la pestaña General, complete la información requerida, como el Nombre del mapeo y seleccione la entidad de destino como se muestra en la imagen a continuación:
- Haga clic en el Pestaña Asignación de datos.
- Aquí, debe proporcionar el mapeo de campo. Seleccione el campo de entidad de CRM y asígnelo a su campo de acuerdo.
Una vez mapeado, se verá así:
Si desea volver a asignar cualquier campo de acuerdo al campo de dinámica, debe configurarlo en el mismo registro de asignación de datos de la siguiente manera:
Guarde el registro de asignación de datos.
Además, lea: Implementación, metodología y plan de proyecto de Microsoft Dynamics
Crear plantilla de acuerdo
Para crear la plantilla de acuerdo, siga los siguientes pasos:
- Navegue hasta la entidad Plantilla de acuerdo y haga clic en Nuevo para crear una nueva plantilla de acuerdo.
- Completa la plantilla nombre y objetivo entidad (Cuenta en nuestro ejemplo).
Una vez que complete estos dos detalles, se mostrará algo de Procesamiento durante un tiempo y se le solicitarán más campos para completar.
- Seleccione el creado previamente Asignación de datos en el campo Asignación de datos.
- Asegúrate de leer Active casilla de verificación para activar su plantilla.
- Asegúrate de leer Un click casilla de verificación para reducir un paso al momento de enviar el acuerdo desde el registro. (Cubrirá más tarde)
Una vez que complete todos los detalles, se verá así:
- Presiona Guardar.
- Vaya a la pestaña Destinatarios y agregue el destinatario del acuerdo. Puede agregar un destinatario personalizado o de la entidad relacionada.
- Al llegar a la tercera pestaña, aquí debemos cargar nuestra plantilla de acuerdo y configurar el mensaje que queremos que vean nuestros destinatarios al momento de firmar el documento.
- Junto con él, podemos establecer otras configuraciones como el Orden de firma, el Tipo de firma y Vista previa antes de enviar para firma e igualmente.
Una vez realizados todos estos pasos, estamos listos para enviar el Acuerdo desde el registro de la Cuenta.
Envío del acuerdo
- Navegue hasta la entidad de destino. Es Cuenta en nuestro ejemplo.
- Abra cualquier registro y haga clic en puntos suspensivos (…), haga clic en Enviar para firma del botón.
- Seleccione la plantilla que desea enviar.
Al hacer clic en el Plantilla, Adobe Sign lo enviará automáticamente a los destinatarios según se define en la Plantilla de acuerdo.
Si hemos desmarcado el Un click en la plantilla de acuerdo, nos redirigirá a la página de acuerdo después de hacer clic en la plantilla del registro de cuenta, y tendremos que hacer clic en el botón Enviar nuevamente en el registro de acuerdo.
También, lea: ¿Qué solución de Microsoft Dynamics 365 será mejor para su empresa?
Documento firmado
Una vez que todas las partes firmen el Acuerdo, Adobe sign informará a todas las partes sobre el Acuerdo firmado por correo. Adobe adjuntará el Acuerdo en formato pdf con el correo para que todas las partes lo sigan.
Una vez firmado por todas las partes, el acuerdo se ve así,
Todos los eventos relacionados con el envío y la firma de acuerdos se pueden rastrear fácilmente en el registro de acuerdos de Dynamics 365 como:
Siguiendo todos los pasos anteriores, hemos enviado correctamente una plantilla de acuerdo desde nuestra instancia de Dynamics 365.
Feliz CRMing !!!
Referencia: https://helpx.adobe.com/in/sign/using/microsoft-dynamics-integration-installation-guide.html#OptionalConfig
Consultoría de Microsoft Dynamics 365
Cynoteck Technology es un experto líder en Microsoft Dynamics 365 y brindamos una variedad de servicios de consultoría de Dynamics 365 para empresas de todos los tamaños. Póngase en contacto con nosotros para conocer las últimas actualizaciones de Dynamics 365.
Buen blog, ¿podemos personalizar el botón Firma?